档案收集流程
整理档案工作八个流程
整理档案工作八个流程1.搜集档案资料：这是整理档案工作的起点，需要对各个部门、个人收集档案资料。
这可以通过调查、调阅文件、采访等方式进行，确保收集到全面、准确的档案资料。
同时，对资料进行标记，以便后续的整理和归类。
2.整理档案资料：整理工作是对档案资料进行分类、编目和归档的过程。
首先，需要对收集到的资料进行分类，如按照时间、地点、主题等进行归类。
然后，对每个分类进行编目，即对每个文件进行编号、标注文件类型、时间、重要性等信息。
最后，将资料按照分类和编目的结果进行归档，确保档案文件的有序保存。
3.录入电子化系统：现代科技手段的发展使得电子化档案管理成为可能。
在整理档案工作中，需要将整理好的档案资料录入电子化系统中。
这包括将纸质文件进行扫描、转化为电子文件；将编目信息输入系统，以便进行档案查询和管理；对重要的电子文件进行备份和存档等。
电子化系统的运用可以提高档案的管理效率和安全性。
5.修复和保管：在整理档案的过程中，可能会遇到一些老化或损坏的文件。
为了保护这些档案文件，需要进行修复和保管工作。
修复工作包括对纸张进行清洁、去黄、补裂等；对字迹模糊的文件进行防脱墨处理等。
同时，需要选择合适的保管设施，如档案柜、防火防潮的储存箱等，确保档案的安全保存。
7.归档鉴定和破除：在一些特殊情况下，如司法调查、历史研究等，可能需要对一些档案文件进行鉴定和破除。
鉴定工作包括对档案的真实性、合法性等进行认定，以确定其在司法决策和历史研究中的价值。
破除工作则是为了解开一些受限于机密等原因的档案文件，以展现实际的历史面貌。
8.定期检查和更新：整理档案是一个持续的工作，需要定期进行档案的检查和更新。
定期检查可以确保档案的完整性和准确性，及时发现可能存在的问题并进行处理。
同时，根据工作和需要的变动，还需要对已整理的档案进行更新和补充，以保持档案的及时性和可用性。
总之，整理档案工作包括搜集档案资料、整理档案资料、录入电子化系统、鉴定和摄影、修复和保管、知识服务和利用、归档鉴定和破除、定期检查和更新等八个流程。
机关档案管理制度及流程
一、制度概述为加强机关档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》等相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。
二、档案管理职责1. 机关档案管理工作由档案管理部门负责，各部门负责人对本部门档案工作负总责。
2. 档案管理部门负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计、编研、提供利用等工作。
3. 各部门应积极配合档案管理部门的工作，按时、按质、按量完成档案收集、整理和归档工作。
三、档案管理流程1. 档案收集（1）各部门在日常工作中形成的具有查考价值的文件、资料、图表、声像、电子信息等，均应归档。
（2）档案收集应遵循完整性、准确性、系统性的原则。
2. 档案整理（1）档案整理应按照《档案分类法》进行分类，做到层次分明、条理清晰。
（2）档案整理应遵循统一的标准，确保档案的完整性和准确性。
3. 档案归档（1）档案归档应按照《档案归档范围和档案保管期限表》执行。
（2）档案归档时应附具归档说明，注明档案的形成时间、来源、内容、数量等。
4. 档案保管（1）档案保管应遵循防潮、防霉、防火、防盗、防虫、防鼠的原则。
（2）档案管理部门应定期对档案进行检查，确保档案安全。
5. 档案鉴定（1）档案鉴定应按照《档案鉴定办法》执行。
（2）档案鉴定应定期进行，对已到期或失去保存价值的档案进行销毁。
6. 档案编研（1）档案编研应遵循真实性、准确性、全面性的原则。
（2）档案编研成果应经档案管理部门审核批准后方可发布。
7. 档案提供利用（1）档案提供利用应遵循公开、合法、便民的原则。
（2）档案提供利用应确保档案的完整性和准确性。
四、档案管理要求1. 档案管理部门应建立健全档案管理制度，确保档案工作的规范化、制度化。
2. 档案管理人员应具备一定的档案管理知识和技能，提高档案管理效率。
3. 档案管理部门应定期对档案工作进行总结、分析，不断改进档案管理工作。
4. 档案管理部门应加强与各部门的沟通协调，确保档案工作的顺利进行。
档案管理流程及流程图
（1.2）建立人事副档：
责任人
档案管 理专员
档案管 理专员
3、人事副档建立的时限（1.3） 4、人事副档建立的权限
A. 新员工入职 按照员工入职年、月进行编号、排序建档。 B. 人员调配（分部与分部、分部与大区、分部与总部）将原有的人事副档按照分部的编号重新建立并
存档。
（1.3）人事副档建立的时限：
细 工 作 流
号,将文件编号写在借阅单上—文件借出后,档案室依照借阅单在文件借阅登记表上及电子版借阅未归还目录中登记—已到借阅预计 归还日期,档案室电话通知其归还或办理续借—文件归还时检查是否完整无损，完好无损,档案室在实际
归还日期中写明归还日期,注销其借阅手续—档案室将归还文件整理归档
程
具体工作
合同接收
A. 对于新入职员工的招聘资料和入职资料，人力资源部门应在员工入职之日起七个工作日内，将与员 工个人有关的材料，整理、编号、装订，进行建档。
B. 其它建档的资料，由人力资源部门相关人员在该事项完成后的七个工作日内，将相关材料装订，存 入该员工的人事副档。以发文形式生成的资料，应在发文日期后的十个工作日内存入人事副档。
分部副经理级以下人员人事副档存放在分部人力资源部。 B. 门店店长、门店副店长及门店副店长及一下人员人事副档存放在分部人力资源部。
人事档案管理制度及流程
一、制度目的为确保公司人事档案的完整性、准确性和安全性，便于档案资料的有效利用和管理，特制定本制度。
二、制度适用范围本制度适用于公司所有员工的人事档案管理。
三、档案管理职责1. 人事部门负责公司人事档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
2. 各部门负责人负责对本部门员工的人事档案进行监督和管理。
四、档案管理流程1. 档案收集（1）新员工入职时，由人力资源部负责收集其个人简历、身份证、学历证书、资格证书等相关资料。
（2）员工离职时，由人力资源部负责收集其离职申请、离职证明等相关资料。
2. 档案整理（1）按照档案类别对收集到的资料进行分类整理。
（2）对档案资料进行编号、登记，确保档案的完整性和可追溯性。
3. 档案归档（1）将整理好的档案资料按照规定时间、规定顺序归档。
（2）归档过程中，对档案资料进行再次检查，确保档案的准确性。
4. 档案保管（1）档案库房应保持通风、干燥，防止档案资料受潮、霉变。
（2）档案资料应按照类别、编号进行存放，便于查阅。
（3）档案资料应定期进行清理、消毒，确保档案的清洁卫生。
5. 档案利用（1）员工本人需查阅档案时，应经本人申请，经部门负责人审批后，由人力资源部提供。
（2）非员工本人需查阅档案时，应经本人申请，经部门负责人审批后，由人力资源部提供。
6. 档案销毁（1）档案资料达到销毁期限或无保存价值的，由人力资源部提出销毁申请，经部门负责人审批后，进行销毁。
（2）销毁档案资料时，应采取焚烧、碎纸等方式，确保档案信息不被泄露。
五、档案管理要求1. 严格遵守国家档案管理的法律法规，确保档案的完整性和安全性。
2. 档案管理人员应具备一定的档案管理知识和技能，提高档案管理水平。
3. 各部门负责人应加强对本部门档案管理的监督，确保档案资料的真实、准确、完整。
4. 档案管理人员应定期对档案进行清理、检查，确保档案的整洁、有序。
六、奖惩措施1. 对在档案管理工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。
提档案流程
提档案流程提档案是指将某一特定个案或事件的相关材料进行整理、归档、保管，以备后续查阅或处理的过程。
下面将介绍一个典型的提档案流程。
1. 收集相关材料：首先，需要收集与该个案或事件相关的所有材料，包括文件、报告、证据等。
这些材料应该是全面的、完整的，以确保后续的查阅和处理工作的准确性和可靠性。
2. 组织材料：在收集到相关材料后，需要对其进行组织和整理。
可以按照一定的分类标准，如时间顺序、主题等进行分类整理，以便后续查阅时更加方便快捷。
3. 审查材料：在组织和整理完材料后，需要对其进行审查。
审查的目的是确保所收集到的材料的准确性和完整性，有无遗漏或错误。
4. 编制档案号：在审查完材料后，需要给每个案件或事件编制唯一的档案号。
档案号应该由一定的规则和标准确定，以便于后续的查阅和管理。
同时，需要制定档案目录，明确每个档案号所对应的具体内容和所属分类。
5. 归档材料：将经过编制档案号的材料进行归档，可以按照档案目录的规定将其放置在相应的卷宗或文件夹中，并做好相应的标识和标签。
6. 存储和保管：归档完成后，需要将其进行存储和保管。
可以选择在现场保存或送交给专门的档案室进行保管。
无论是现场保存还是专门保管，都需要做好环境和安全管理工作，以确保档案的安全和完整。
7. 查阅和利用：一旦档案被存储和保管起来，后续的工作人员就可以根据需要进行查阅和利用。
查阅可以通过查询档案目录，找到所需的档案号，然后根据档案号去相应的位置找到具体的材料。
利用可以是复印、扫描、提供给相关部门或个人等。
8. 档案更新和销毁：随着时间的推移和案件的进展，可能会有新的材料产生。
对于这些新的材料，需要按照相同的流程进行整理、整编、归档。
同时，对于已经不再需要保留的材料，可以根据相关规定进行销毁。
总之，提档案是一个繁琐而重要的工作，需要经过收集、整理、审查、编制、归档、保管等一系列流程。
只有做好这些流程中的每一个环节，才能确保档案的完整性、准确性和可靠性，为后续工作的开展提供有效的支持。
档案整理流程以及注意事项
档案整理流程以及注意事项档案整理是指对各种类型的文件和资料进行分类、整理、归档和保存的过程。
它是信息管理的重要环节，对于保护文件的完整性、提高工作效率以及便于查阅和利用具有重要意义。
下面将介绍档案整理的流程以及需要注意的事项。
一、档案整理流程1. 确定整理目标：首先明确整理的目的和范围，确定整理的文件种类和数量，并制定整理的时间计划。
2. 收集档案材料：根据整理目标，收集需要整理的文件和资料，并进行初步分类，分为已归档和未归档的文件。
3. 分类归档：将收集到的文件按照一定的分类标准进行整理，可以根据文件的内容、形式、用途等进行分类，然后为每个分类建立相应的文件夹或档案盒，并标注清楚文件的名称、编号和存放位置。
4. 整理文件顺序：按照文件的编号或时间顺序，将文件逐一整理放入相应的文件夹或档案盒中，确保文件的有序排列。
5. 标识和装订：为每个文件夹或档案盒进行标识，标明文件的名称、编号和存放位置，以便于查找和利用。
对于重要文件，可以采用装订的方式进行保存，确保文件的安全性和完整性。
6. 建立档案目录：根据整理后的文件，建立相应的档案目录，记录文件的名称、编号、日期和内容等信息，便于查阅和管理。
7. 存放档案：将整理好的档案按照一定的分类标准进行存放，可以根据文件的重要性和使用频率进行划分，然后选择适当的存放地点，如文件柜、档案室等。
8. 档案管理和维护：建立档案管理制度，制定档案的保管期限和销毁规定，定期检查和维护档案，确保档案的安全性和可用性。
二、注意事项1. 确定整理目标时要明确具体的目的和要求，不能模糊或主观。
2. 在收集档案材料时要仔细核对文件的完整性和准确性，确保没有遗漏或错误。
3. 分类归档时要根据文件的特点进行科学合理的分类，避免过于复杂或混乱。
4. 整理文件顺序时要按照一定的规则进行，不要随意更改文件的顺序。
5. 标识和装订时要使用清晰、持久的标识方式，确保标识不易脱落或模糊。
6. 建立档案目录时要准确记录文件的相关信息，不要遗漏或错误。
档案工作八个流程
档案工作八个流程档案工作，有狭义解释和广义解释之分。
从狭义上说，档案工作是指管理档案和提供档案信息为各项社会实践服务的一项专门业务。
从广义上说，包括档案事业管理工作、档案室工作、档案馆工作、档案专业教育、档案科学技术研究、档案宣传出版、档案国际交往活动等。
(1)档案的收集。
是档案室和档案馆接收和征集档案的总称。
包括档案室对本单位归档案卷的接收，档案馆对现行机关或撤销机关移交档案的接收、对社会人士捐赠档案的接收、对分散在社会上的珍贵档案的征集。
档案收集的任务，是解决档案分散状况与保管、利用档案要求合理集中的矛盾，只有“化分散为集中”，才便于保管和利用。
(2)档案的整理。
是将零散文件分门别类地组成档案有机体的一项工作。
包括分类、立卷、卷内文件排列、案卷封面的编制、案卷的排列、案卷目录的编制等一系列工作程序。
档案整理的任务，是解决档案零散状态与保管、利用档案要求系统化的矛盾，只有“化零散为系统”，使档案由无序状态转化为有序状态，才便于保管和利用。
(3)档案的鉴定。
指档案保存价值的鉴定，是鉴别档案价值的大小、确定档案保管期限、决定档案保存与销毁的一项工作。
档案鉴定的任务，是解决档案的量大质杂与保管、利用档案要求优质化的矛盾，只有“化质杂为优质”，淘汰档案中的无用部分，存留其有用部分，才便于保管利用。
(4)档案的保管。
是保护档案的安全、延长档案寿命的一项工作。
包括档案保护技术工作和库房管理工作。
档案保管的任务，是解决档案的易损性与社会要求长远保管和利用档案的矛盾，只有最大限度地增长档案原件的寿命，或者通过缩微复制保护档案信息，使之久传，才能保证社会长远利用。
(5)档案的编目。
又称档案检索。
是对档案内容和形式进行分析、选择、浓缩和记录，并按照一定次序编排成为各种目录的工作过程。
包括馆藏目录、检索性目录和介绍性目录的编制。
编目工作的任务，是解决档案数量庞大、内容复杂和利用者对档案信息特定需求之间的矛盾。
各种档案目录可帮助利用者了解馆藏档案的内容和成分，检索到所需要的档案信息，也用于档案馆(室)的档案管理。
档案收集
四 收集工作的要求
1 归档和进馆档案应齐全完整：保证归档和进馆档案的齐 全和完整是贯穿档案收集工作始终的一个重要要求。 2 加强馆（室）外的调查和指导：这就要求在收集工作中
重视馆（室）外的调查，主要是掌握应该收入档案馆（室）档案的 分散、流动、管理、使用等方面的信息，对形成档案的种类、内容、 成分、数量、保存价值以及它的整理、保管等等情况有一个清楚的 了解，然后在调查研究的基础上确定接收档案的时间、范围，同时 在接收前还应该做好业务指导，以保证接收档案的质量。
要保持全宗与全宗群的不可分散性。 全宗：指一个机关或者独立法人的档案有机整体， 这个整体是不可分割的。档案馆接收档案时必须把一 个机关新形成的档案作为一个全宗，集中在一个档案 室或者档案馆，不允许人为地分割。 4 推行入馆档案的标准化。
3
五、档案收集工作的范围 1、政府机关、企事业单位的档案室对本单位应 归档的档案的接收 2、政府机关、企事业单位对未及时归档的档案 补充收集 3、档案馆对现行机关、撤销机关的具有长久保 存价值档案的集中和接收 4、档案馆对建国前各历史时期形成的档案的接 收与征集
二 归档制度的内容 (一) 归档范围
1 根据2006年国家档案局8号令《机关文件材料范围和 文书档案保管期限规定》第三条规定机关文件的归档范 围： (1) 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌， 对本机 关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。 (2) 在机关活动中形成的，在维护、集体和公民权利等 方面具有凭证价值的文件材料。 (3) 本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件 材料，下级机关报送的重要的文件材料。 (4) 其他对本机关工作有查考价值的文件材料。总之， 以本机关形成的文件材料为主。
档案管理工作流程
一、立卷归档
档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。
二、借阅
1、本单位人员借阅档案
由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。
2、外单位人员查阅档案
查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。
三、收集、交接、整理、统计工作
4、三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导
7、档案室对案卷进行分类、整理
8、编制档号
9、编制案卷目录等各种检索工具
10、入库
11、做好档案的统计、保安
12、开展档案的利用
13、进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工
四、鉴定销毁
档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组(由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成)进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——主管领导裁签字批准——一把手签字批准——档案室及相关部门到指定地点2
人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。
公司档案管理制度及流程
一、目的为加强公司档案管理，规范档案的收集、整理、归档、保管和利用，确保档案的完整性、准确性和安全性，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有部门、项目和个人产生的具有保存价值的文件、资料、图表等。
三、档案管理职责1. 行政部：负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导各部门档案管理。
2. 各部门：负责本部门档案的收集、整理、归档和保管工作，并配合行政部做好档案管理工作。
3. 档案管理员：负责档案的收集、整理、归档、保管、统计和提供利用等工作。
四、档案管理流程1. 档案收集：- 各部门在产生档案材料时，应按照档案收集范围及时收集齐全。
- 档案收集范围包括：公司内部文件、合同、协议、会议记录、财务报表、项目资料、人事档案等。
2. 档案整理：- 档案管理员对收集到的档案材料进行分类、编号、装订，并填写档案目录。
- 档案整理应遵循分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范的原则。
3. 档案归档：- 档案管理员按照档案分类和编号，将整理好的档案材料定期归档。
- 归档时，应核对档案袋内的信息与封皮记录是否一致，并对不一致的部分退回让其重新整理。
4. 档案保管：- 档案管理员负责档案的保管工作，确保档案的完整、准确和安全。
- 档案保管应遵循以下原则：- 按照档案类别分别存放，保持档案室通风、干燥、防潮、防尘、防虫蛀。
- 定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。
- 建立档案借阅制度，规范借阅手续，确保档案安全。
5. 档案利用：- 档案利用应遵循以下原则：- 严格按照档案利用范围和审批程序进行。
- 保障档案的完整性和安全性。
- 遵守保密规定，不得泄露档案内容。
6. 档案销毁：- 档案销毁应严格按照档案销毁程序进行，确保档案的彻底销毁。
- 档案销毁前，应填写档案销毁清单，并由档案管理员和销毁人员共同签字确认。
五、附则1. 本制度由行政部负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
通过以上档案管理制度及流程，我们旨在确保公司档案得到有效管理，为公司的持续发展提供有力保障。
档案管理工作流程
档案管理工作流程档案管理是组织中非常重要的一项工作，它涉及到信息的收集、整理、存储、检索和利用。
一个高效的档案管理工作流程能够帮助组织更好地管理和利用信息资源，提高工作效率，保障信息安全，提升组织的竞争力。
下面我们就来详细介绍一下档案管理的工作流程。
第一步，信息收集。
档案管理的第一步是信息的收集。
在信息收集阶段，需要明确收集的信息内容和范围，确定信息的来源和获取途径。
同时，还需要建立信息收集的标准和规范，确保收集到的信息准确、完整、及时。
第二步，信息整理。
收集到信息后，需要对信息进行整理。
这包括对信息进行分类、归档、编目和编号，建立信息档案。
信息整理的目的是为了方便信息的管理和利用，提高信息的可检索性和可利用性。
第三步，信息存储。
信息整理完成后，需要将信息进行存储。
信息存储可以采用物理存储和电子存储相结合的方式，根据信息的特点和需求选择合适的存储方式。
在信息存储过程中，需要注意信息的安全性和保密性，采取相应的措施保障信息的安全。
第四步，信息检索。
信息存储完成后，需要建立信息检索的机制，方便用户进行信息的检索和利用。
信息检索可以通过建立检索工具和系统来实现，提高信息的检索效率和准确性。
第五步，信息利用。
最后一步是信息的利用。
信息的利用是档案管理的最终目的，通过信息的利用能够为组织的决策和工作提供支持。
在信息利用过程中，需要注重信息的更新和维护，确保信息的及时性和准确性。
档案管理工作流程的建立和实施，能够有效地提高信息资源的管理和利用效率，保障信息的安全和完整性，为组织的发展和决策提供有力支持。
因此，组织需要重视档案管理工作流程的建设，不断优化和完善工作流程，提高档案管理的水平和质量。
企业档案管理工作流程
企业档案管理工作流程企业档案管理工作流程是指根据企业档案管理的目标和要求，通过一系列的组织措施和工作程序，对企业档案进行规范化、标准化、系统化的管理。
下面是一个典型的企业档案管理工作流程，主要包括档案采集、档案整理、档案存储、档案利用和档案销毁等环节。
一、档案采集档案采集是指对企业内部产生的各类文件、资料进行收集、整理、归档的过程。
该过程包括以下环节：1.确定档案管理责任人和工作人员，明确各岗位的职责和权限；2.建立档案采集与登记制度，设立相应的档案登记表格，规定各类档案的采集要求；3.根据业务部门的需求，制定各类档案的采集计划；4.组织人员进行实地采集，对档案进行初步整理和分类；5.开展档案检查工作，确保采集的档案内容准确完整；6.对采集到的档案进行登记和编号，建立档案目录，方便后续管理和查找。
二、档案整理档案整理是指根据档案管理的需求和标准，对采集到的档案进行进一步整理、分类、归档的过程。
该过程包括以下环节：1.制定档案分类与归档制度，即根据档案的性质、用途、形式等特点进行分类，明确各类档案的归档要求；2.对已采集到的档案进行分类，按照一定的规则进行编号和命名；3.制定档案文件夹、盒或柜的安排和布局，确保档案的存放有序化；4.制定档案借阅制度，明确借阅权限和流程，确保借阅档案的安全性和及时性；6.建立档案室的档案柜、架布局图，确保档案的存放位置清晰明确。
三、档案存储档案存储是指选择适当的场所和设备，对档案进行长期存放和管理的过程。
该过程包括以下环节：1.选择合适的档案室，确保室内环境干燥、通风、温度适宜，并配备合适的防火设施和安全防护措施；2.确定档案存放位置，建立明确的存放规定，避免档案堆放混乱；3.建立档案存储档案库房的布局图，确保档案存储的有序性；4.建立档案室和档案库房的出入管理制度，设立出入证、门禁系统等，防止未经许可人员进入；5.定期进行档案保管环境的检查和维护，保持室内环境的稳定和安全。
档案收集的方法
档案收集的方法：
1.接收制度：这是指根据规定的程序，由档案管理部门负责接收并收集分散在
不同机关、部门、个人手中的档案。
这通常需要相关部门的配合和监督，以确保档案的准确性和完整性。
2.征集方法：当档案分散且数量较多时，可以通过征集的方式进行收集。
这种
方式涉及到的具体操作可能包括发布征集公告、确定征集对象、提交相关材料等步骤。
3.寄存方法：寄存指的是将档案暂时放置在一个安全的地方，以便后续的处理
和管理。
寄存可以是临时性的，也可以是长期性的，取决于档案的性质和需求。
4.协议接收：在与有关单位合作时，双方可以根据实际情况签订协议，明确各
自的责任和权利，以此为依据进行档案的移交和接收。
5.社会捐赠和寄存：通过鼓励社会各界人士捐赠或寄存他们认为有保留价值的
档案，也可以增加档案收集的来源。
6.有选择地购买：在某些情况下，如果档案馆的资金允许，也可以通过支付一
定的费用来购买那些市场上难以获得的档案材料。
7.主动生成：档案馆还可以通过主动参与重大的活动或工程项目，如拍照或录
制视频，从而生成新的档案材料，以弥补馆藏的不足。
8.全面收集：在收集过程中，不仅限于本机关单位产生的档案，还包括其他来
源的档案，如上级机关或其他组织的文件材料。
(档案管理)档案收集及归档程序
1 范围本程序适用于对档案在收集和归档活动中全过程的控制。
本程序适用于重庆长安汽车股份有限公司（以下简称“公司”）本部、全资及控股子公司。
2 目的统一、规范公司在档案收集和归档的流程和要求，及时发现在档案的收集和归档活动中出现的问题，有效地维护档案的完整、准确、系统和安全。
3 术语和定义3.1 企业档案：企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。
3.2 档案管理：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。
3.3 收集：档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。
3.4 科学技术档案（以下简称科技档案）：企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。
3.5 文书档案：是反映党务、行政管理等活动的档案。
通常是记录企业所从事的党群管理、生产管理、行政管理等各类管理活动办理完毕的有保存价值的具有完整体式和处理程序的文件材料。
3.6 照片档案：企业在各项活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。
照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。
3.7 会计档案：对记录和反映公司经济业务的重要史料和证据，包括会计凭证、会计账簿、财务报告、查账报告、验资报告以及与经营管理和投资者权益有关的其它重要文件，如合同、章程、董事会资料等各种会计资料。
3.8 人事档案：是组织、人事、劳动等部门在了解人、使用人过程中形成的，记述和反映个人经历、德才状况的，以个人为单位由组织统一整理、保存起来以备查考的人事材料。
3.9 归档：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室（馆）保存的过程。
4 职责4.1企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成,应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制，即“三纳入”。
4.2 企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统，即“四参加”。
(完整版)社区学生档案流程
(完整版)社区学生档案流程
本文档旨在介绍社区学生档案流程的详细步骤和相关注意事项。
1. 学生档案收集
- 学生入学时，社区学校应收集学生的基本信息、家庭背景和
联系方式。
- 学校要定期更新学生档案，包括学生成绩、考试记录和奖惩
情况等。
2. 档案存储
- 学生档案应妥善存放，确保保密性和不丢失。
- 学校可以选择使用电子或纸质形式存储学生档案，但需保证
存储方式的可靠性。
3. 档案查询与共享
- 学生本人或其监护人可查询学生个人档案，提出需要查阅的要求。
- 学校应确保学生档案的安全性，只允许有权人员查看和共享档案内容。
4. 档案传递
- 当学生由一所学校转至另一所学校时，原学校应将学生档案及时传递给新学校。
- 学校应确保传递的档案完整、准确，并在传递过程中保护学生信息的安全。
5. 档案更新
- 学生档案应随时更新，包括学生成绩、课程选择和个人信息等。
- 学校应设立专门部门或负责人，负责档案的更新和维护。
6. 档案保管期限
- 学生档案应依照法律法规规定的时限进行保管。
- 学校应严格遵守相关规定，确保学生档案的合法性和有效性。
请注意，本文档仅供参考，具体社区学生档案流程可能根据实
际情况有所调整和变化。
如需进一步了解，请咨询学校相关负责人
或法律专业人士的意见。
更新档案管理制度及流程
随着社会经济的快速发展，档案管理工作的重要性日益凸显。
为了适应新形势下的工作需求，提高档案管理的效率和质量，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本更新后的档案管理制度及流程。
一、总则1. 目的：规范档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，为单位的决策提供科学依据。
2. 依据：依据《中华人民共和国档案法》、《机关档案管理规定》等相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
3. 适用范围：适用于本单位的各类档案，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。
二、档案管理组织机构及职责1. 档案管理部门：负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、开发利用等工作。
2. 档案管理人员：负责具体档案的收集、整理、归档、鉴定、借阅、销毁等工作。
3. 职责：- 档案管理部门：a. 制定档案管理制度及流程；b. 组织实施档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、开发利用等工作；c. 对档案管理人员进行业务培训；d. 对档案工作进行检查、监督和指导。
- 档案管理人员：a. 负责档案的收集、整理、归档、鉴定、借阅、销毁等工作；b. 严格执行档案管理制度及流程；c. 定期对档案进行整理和鉴定；d. 及时向档案管理部门汇报档案工作情况。
三、档案收集与整理1. 收集：- 收集范围：包括本单位产生的各类档案，如文书、科技、人事、财务、声像等。
- 收集要求：确保档案的完整性、准确性、真实性和时效性。
2. 整理：- 分类：按照档案的性质、内容、来源等进行分类。
- 编号：采用统一编号规则，确保档案编号的唯一性。
- 编目：编制档案目录，包括档案名称、编号、日期、页数、保管期限等。
四、档案保管与利用1. 保管：- 保管场所：档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉等条件。
- 保管设施：配备必要的档案柜、档案架、温湿度计、灭火器等设施。
- 保管期限：按照国家档案管理部门的规定，确定档案的保管期限。
2. 利用：- 借阅：办理借阅手续，填写借阅单，明确借阅目的、期限等。
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4、全宗构成的条件和立档单位：形成全宗的机关，称为立档单位，又称全宗的构成者。
一个机关就是一个立档单位，一个立档单位形成的全部档案就构成一个全宗。
（1）构成条件：第一，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；第二，是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；第三，设有管理人事的机构或人员，并有一[定的人事任免权。
三个条件是统一的，是从不同侧面反映一个单位的独立性。
最基本的是第一个条件。
在分析或研究一个组织单位能否构成一个立档单位时，应当明确，机关的大小和档案数量的多少，并不影响它成为立档单位。
有的组织单位也可能不完全具备上述三个条件，但它实际上却是一个独立的机关，或由于某种特殊需要，它所形成的档案也可以构成一个全宗。
（2）立档单位。
5、立档单位的变化和全宗的划分：机关单位的增设、撤销、合并以及机关名称的改变、职权范围和隶属关系的调整等各种变化。
这些情况，有的会影响全宗的划分，有的则不涉及全宗的变化。
研究某一立档单位是否有根本性的变化，主要应该从立档单位的政治性质、生产关系性质和基本职能等几个方面去考察。
6、人物全宗：就是社会知名人士（如社会活动家、科学家、作家、艺术家、教育家等）在其一生活动中形成的档案整体。
人物全宗包括个人的著作、手稿、日记、信件、遗嘱以及记载个人（包括家族、家庭）社会活动的全部材料，还包括别人所写的和收集的与人物全宗构成者个人、家庭、家族有关的材料，以及直系亲属能够说明立档单位情况的材料。
7、全宗的补充形式：（1）联合全宗。
是若干独立机关形成的档案，由于混在一起难以区分立档单位而联合组成的一个全宗。
（2）全宗汇集，就是由档案数量极少的若干全宗，按照一定的特点组成的一个全宗集合单位。
（3）档案汇集，就是由不明所属全宗的零散残缺文件，按照一定的特点集中起来的混合体。
8、全宗群：整理和管理档案，不仅要注意全宗的完整性，还应该注意全宗之间的相互联系。
10、全宗的编号与排列：（1）通常涉及档案管理中的三个环节：A全宗的编号一般是在档案馆接收全宗时，于全宗名册上登记编定的，它属于统计工作的一个具体的技术项目；B全宗在库房内如何排列存放，属于保管工作的范畴；C全宗号的编定，它作为档号的组成部分填写于案卷封面，全宗的系统排列等也属于档案的基本编目和系统化的课题。
（2）全宗号的编制和使用方法：A按国家档案全宗的三部分各依全宗进馆的时间顺序分编流水号；B按本馆全宗的时间、地区、性质等分编流水号；C所有全宗一律按进馆顺序统一编定流水号；D按全宗的重要程度编号；E按全宗群连续编号；F按全宗群留空统编全宗号；G分组单编全宗号；H多级分类单编全宗号；I编大全宗号；J对一部分全宗实行等级分类编号，另外一部分全宗实行序时流水编号。
尽管十多种具体的编号方法各不相同，但就其主要特点来说，可概括为两种类型：序时流水编号法和体系分类编号法。
前者也可简称流水法，后者可简称分类法。
流水法，无论是一律大流水，还是先分类别，而对每个具体全宗的排序和给号，都是依时顺列。
分类法，无论是统编号还是分编号，无论是一次划分还是多层分类，而对每个具体全宗的排序和给号，主要不以序时方法，而用逻辑方法。
对全宗编号，主要应采用流水编号的方法。
12、分类的一般方法：（1）按文件的产生时间分类，具体包括年度分类法、时期分类法两种；（2）按文件来源分类，包括组织机构分类法、作者分类法、通讯者分类法三利；（3）按文件的内容分类，包括问题分类法、实物分类法、地理分类法三种；（4）按文件的形式分类，包括按文件的种类来分类、按文件的制成材料分类、按文件的形状分类三种。
13、常用的分类方法：（1）年度分类法：也称年代分类法，就是根据形成和处理文件的所属年度将全宗内档案分成各个类别。
（2）组织机构分类法，就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类，即按照立档单位的内部组织机构将全宗内档案分成各个类别。
（3）问题分类法，就是按照档案内容所说明的总是将全宗内档案分为各个类别。
14、分类法的选择和分类方案的编制：（1）组合分法：年度-组织机构分类法；组织机构-年度分类法；年度-问题分类法；问题-年度分类法。
（2）分类方案：为了便于对全宗内档案具体地进行分类，在选定某种分类方法之后，就应编制一份“分类方案”。
分类方案，就是标列各个类目名称，表示全宗内档案分类体系的纲要，所以又称“分类大纲”。
分类方案的类目力求明确和具有系统性。
15、机关内党、政、工团档案分类：（1）在一个全宗内，首先将档案分成党政工团等若干部分，在每一部分中再行分类整理；（2）在全宗内，先将机关内最高机构和各单位的档案分别分成党政工团若干部分，再在每一部分中继续分类整理；（3）全宗之内的档案首先按年度分类，每年度分成党政工团若干部分，再继续分类整理；（4）在全宗内，只分党政两大部分，或在每一年分两部分。
16、人物全宗内档案的分类：（1）生平传记材料；（2）创作材料；（3）公务活动材料；（4）个人书信；（5）经济材料；（6）亲属材料；（7）评价材料；（8）音像材料；（9）其他材料。
17、立卷：（1）定义：一个全宗的文件经过分类之后，各个类内都有相当数量的文件，还要进一步系统化，将若干文件组成案卷，称为立卷（也称组卷）。
（2）立卷工作的内容：组成案卷单位，拟写案卷标题，卷内文件的排列与编号，填写卷内文件目录与备考表，案卷封面的编目与案卷的装订。
（3）意义：案卷是密切联系的若干文件的组合体，它是档案的保管单位，通常也是统计档案数量和进行检索的基本单位之一。
案卷是组成全宗的基本单位。
立卷是档案整理工作的重要基础。
18、案卷组合方法：主要是根据文件构成的特点，将具有某方面共同点和联系密切的文件综合在一起组成一个案卷；一些具有不同特点、联系不密切的文件，可以分别组成案卷。
立卷的“六个特征”。
（1）按问题立卷；（2）按作者立卷；（3）按文件（名称）立卷；（4）按时间立卷；（5）按地区立卷；（6）按收发机关立卷。
六个特征综合运用。
19、卷内文件整理：内容：卷内排列和编号，填写卷内文件目录和备考表。
20、案卷封面编目和案卷装封：（1）主要项目包括：立档单位名称、组织机构名称、案卷标题、卷内文件的起止日期、总页数、保管期限以及全宗号、案卷目录号、案卷号等。
（2）拟写案卷标题以及整个案卷封面编目的基本要求：A历史观点和政治上的正确性；B文字简练，表达准确；C标题基本结构力求完整。
21、类内案卷排列和案卷目录：（1）案卷排列：全宗内档案，经分类、立卷以后（或档案馆、档案室接收的案卷），还必须进行系统的排列。
全宗内各类的序列，已在分类方案中排定，所以通常所说的案卷排列，就是根据一定的方法，确定每类内案卷的前后次序和安放的位置，保持案卷与案卷之间的联系。
（2）案卷排列的方法：A可以按照案卷所反映的工作上的联系来排列；B可以按照案卷内容所反映的一定问题来排列；C可以按照案卷所属的起止日期（时间）来排列；D也可以按照文件的作者、收发文机关以及文件内容所涉及的地区来排列；E事档案或监察、信访等按人头立成的案卷，还可以按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列。
（3）案卷目录：一个全宗内的全部档案，经过分类、立卷进行了系统的排列以后，应当将案卷逐个登记到案卷目录上。
案卷目录也就是案卷的名册，是著录案卷内容成分并按一定次序编排的一览表。
（4）案卷目录的作用：A固定全宗内档案的分类体系和案卷排列顺序，最后完成档案整理工作；B介绍全宗内案卷的内容和成分，是查找利用档案最基本的检索工具，也是编制其他检索工具的基础；C 它是档案登记的基本形式，也是统计和检查档案的重要依据。
（5）案卷目录的类型和选择：综合目录和分册目录。
分册目录又可分为：A以全宗内档案分类的类别为单位编制的案卷目录；B按保管期限编制的案卷目录；C按保管期限结合分类方案编制的案卷目录；D 按机密程度分别编制。
（6）案卷目录的结构：封面和扉页，目次，序言或说明，简称表，案卷目录表，备考表。
至少一式两份，一般一式四份为好。
以全宗为单位编定各本目录的顺序号，称作“案卷目录号”，简称“目录号”，是“档号”的重要组成部分。
22、档案整理工作的组织：（1）档案整理工作基本程序：区分全宗、分类、案卷的编立、案卷排列以及编制案卷目录等主要步骤。
（2）档案的系统化与基本编目。
（3）现行机关档案整理工作的组织：归档制度与档案室档案整理工作的关系；档案形成过程中划分全宗和分类；档案形成过程中案卷的编立和目录的编制工作。
（4）积存档案和零散文件整理工作的组织：整理工作方案，对立档单位的历史沿革和档案状况的态度，零散文件的整理程序。
23、档号：（1）使用的混乱现象：一是档号残缺不全，馆内许多全宗没有全宗号，全宗内许多案卷目录没有目录号；二是编号重复，一个馆内有相同的全宗号，一个全宗号内有相同的目录号，一本案卷目录中有相同的全宗号，一卷之内有相同的文件页码。
（2）组成：全宗号、案卷目录号、案卷号和卷内文件页（张）号。
对不装订的案卷，往往还编有文件的件号。
（3）档号的使用规则要求：档号要完整成套，一般说上述几部分档号均应编排；一个档案馆内的全宗号不能重，一个全宗内的案卷目录号不能重，一本案卷目录中的案卷号不能重，一个案卷之内的文件件号、页号也不能重。
三、档案鉴定1、档案鉴定工作的内容：一方面确定哪些档案应该保存，保存多长时间；另一方面确定哪些档案不予保存，进行销毁。
2、档案鉴定工作的意义：（1）如果无论档案有无价值和价值的大小，全部加以保存，而且还会源源不断地涌进新的档案，这样首先就会使原有的档案体系逐渐拥塞庞大起来，有价值的珍贵的档案淹没于大量失去价值的档案之中，不易被人发现和难以找到，因而也就影响了效率，并使档案的效益不能得到充分发挥；（2）大量失去价值的档案充塞库房，与有价值的珍贵的档案同样进行整理和保管，无疑是浪费人力和物力，相对地延缓有价值的档案的整理速度，妨碍有价值档案保管条件的改善；（3）如发生突然事变，就不易及时抢救出重要的珍贵的档案。
为了有区别、有重点地保存档案，必须鉴别各种档案的价值，去粗取精，使保存的档案具有较高的质量。
3、决定档案保存价值的因素：一方面，档案自身的特点和状况是决定档案保存价值的基础；另一方面，社会利用需要是档案发挥作用的必要条件，是决定档案保存价值的社会因素。
两方面的因素是相互作用、辩证统一的。
档案客体，是档案社会价值的物质承担者；利用档案的需要，是档案价值实现的社会条件。
两方面的因素，都是客观存在的。
鉴定档案的保存价值，就是鉴别和分析决定档案保存价值的客观因素，估计和预测每份文件、每个案卷、每部分档案是否有作用，能起什么样的积极作用，以及这种作用的时限，从而确定它们是否需要继续保存，需要保存多长时间。