文书档案管理培训课件(36页)
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《文书档案管理》PPT课件
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收集工作的重要性
• 收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一 个环节，为文书档案工作提供了实际管理对象。 有了档案，档案室才能开展档案的整理、编目、 鉴定、保管、统计和提供利用工作。（前提和基 础）。
• 收集工作做的不好，档案工作的其他环节就无法 开展。
6
பைடு நூலகம்
收集工作的普遍性和全员性
• 每个岗位的工作都会源源不断地产生大量文件材 料，最后成为档案，这就决定了档案工作在机关 工作中的普遍性和全员性。每个科室的人员要根 据本科室的工作职能，清楚本部门一年做了哪些 工作，每项工作会产生什么文件，哪些文件应该 归档。不要应归未归，认为材料在自己科里放着 方便，这种做法与《档案法》实行集中统一管理 的要求是相违背的。
11
修订的重点
• 从永久、长期、短期到永久、30年、10年。从模糊的期限到明确的年份，便 于对到期档案进行处置。
• 与个人权益有关的档案调整为永久保管。如党团组织关系介绍信及存根，各 单位职工住房公积金汇缴清册。
12
机关文件材料归档范围
• 1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的， 对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价 值的文件材料；
• 2.本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务 性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿， 无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电 话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼 任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作 参考的文件材料；
• 3.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不 需办理的抄送文件材料；
综合统计报表等；
15
• 5.本机关机构演变、人事任免等文件材料； • 6.本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、
收集工作的重要性
• 收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一 个环节，为文书档案工作提供了实际管理对象。 有了档案，档案室才能开展档案的整理、编目、 鉴定、保管、统计和提供利用工作。（前提和基 础）。
• 收集工作做的不好，档案工作的其他环节就无法 开展。
6
பைடு நூலகம்
收集工作的普遍性和全员性
• 每个岗位的工作都会源源不断地产生大量文件材 料，最后成为档案，这就决定了档案工作在机关 工作中的普遍性和全员性。每个科室的人员要根 据本科室的工作职能，清楚本部门一年做了哪些 工作，每项工作会产生什么文件，哪些文件应该 归档。不要应归未归，认为材料在自己科里放着 方便，这种做法与《档案法》实行集中统一管理 的要求是相违背的。
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修订的重点
• 从永久、长期、短期到永久、30年、10年。从模糊的期限到明确的年份，便 于对到期档案进行处置。
• 与个人权益有关的档案调整为永久保管。如党团组织关系介绍信及存根，各 单位职工住房公积金汇缴清册。
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机关文件材料归档范围
• 1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的， 对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价 值的文件材料；
• 2.本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务 性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿， 无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电 话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼 任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作 参考的文件材料；
• 3.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不 需办理的抄送文件材料；
综合统计报表等；
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• 5.本机关机构演变、人事任免等文件材料； • 6.本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、
文书档案专题培训讲座(PPT28页)
件 责任者 文
号
号
文件目录
题名
年度：
日 页 期 承办 备 期 数 限 部门 注
备考表的编制
• 备考表置于盒内文件之后。填写备考表 项目时字迹材料应符合存档要求。
• 备考表项目包括盒内文件情况说明、责 任者和日期，用于填写本盒文件缺损、 修改、补充、移出、销毁等情况。
备考表
盒内文件材料情况说明：
责任人： 填表时间：
1、本部门的职能活动 2、文件办理完毕 3、具有查考利用价值
归档文件的收集（三）
具体收集的范围包括以下几个方面： • 1 本单位年度归档的文件材料。 • 2 本单位历史上应归档而未归档的零散
文件材料。 • 3 本单位直属的撤销单位的全部档案。 • 4 其它有关的应收集的文件材料。
归档文件的收集（四）
归档文件的整理
• 定义
整理：将归档文件以件为单位进行装订、分 类、排列、编目、装盒，使之组成有序体系的 过程。
• 整理原则 • 质量要求 • 整理方法
归档文件质量要求
• 总要求：归档文件应齐全、完整。
1、书写材料：纸质文件字迹材料应符合存档要求；字 迹模糊或易褪变的应复制，并附于原件后一并归档。 。 2、用纸规格：归档文件用纸尺寸须采用国际标准A4纸 规格，纸张幅面尺寸超过标准A4型的按A4型规格折叠
。对于已破损的应予以修复。对于小于16K的文件如
合格证、证明书、介绍信等应使用A4纸进行托裱（注 意：两面均有字的仅贴角）。
归档文件整理方法
装订
分类
排列
编号
装盒
编目
一、装订（一）
1、以件为单位进行装订 件的定义：一份文件为一件。其中：文 件正本与定稿为一件；正件与附件为一 件；原件与复制件为一件；转发文与被 转发文为一件；请示与批复为一件；发 文稿纸及有关领导重要批示或有处理结 果的文件处理单与被处理文件合为一件 ；报表、名册、图册等，一册（本）为 一件；会议纪要或会议记录一年为一件
文书档案整理培训教材(PPT 83张)
13、案卷级整理过程中应注意的
案卷厚度一般要求50页，太厚的 订，从案卷题加以区分，如年度会 等。
有金属物的一定要去掉，有些文 式无金属的可不拆，塑料一般无大 装订。但办公用的塑料夹必须剔除
三、归档文件整
将归档文件以件为单位进行装订
编号、编目、装盒，使之有序化的
归档文件是指立档单位在其职能
完毕，应作为文书档案保存的各种
件号：填写室编件号。 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发 文号：文件的发文字号。 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的， “〔 〕”号。
全宗号：档案馆给立档单位编制的 年度：文件形成年度，以四位阿拉 年，如1978。 保管期限：归档文件保管期限的简 件号：文件的排列顺序号。件号包 件号，分别在归档文件整理和档案移交 件号的编制方法为：在分类方案的最低 件排列顺序从“1”开始标注。馆编件 机构(问题)：作为分类方案类目的
⑤编目：归档文件应依据分类 序编制归档文件目录。 归档文件目录设件号、责任者 期、页数、备注等项目
6、拟写案卷题名
○○×××××××××××× ×××××××××××××× ××
内
责任者（通讯者）+（时间）+问题+文
责任者写全称或规范化简称，忌“本局
时间用阿拉伯数字，忌“99年” 、“
问题应系统归纳或重点列举，忌 “20 “2006年政府文件” 适当借用“关于”等辅助介词
7、填写案卷封面
机
案卷题名
文
8、填写卷内备考表
本
填写本 出、销
9、装订成卷
“三孔一线”
下对齐、右对齐
10、案卷排列与编号
不同的分类方法决定了案卷排 用“保管期限——年度——组织机 方法，案卷排列应在同一保管期限 排列，然后在同一年度内按机构或 管期限内的案卷从“1”开始大流水
文书档案管理培训课件
2002年办公室、人事处、管理处… 2003年…… 长期： 2001年办公室、人事处、管理处… 2002年办公室、人事处、管理处… 2003年…… 短期： 2001年办公室、人事处、管理处… 2002年办公室、人事处、管理处… 2003年……
保管期限表
规定档案保管期限的文件。 档案局8号令
文书档案的保管期限定为永久、长期和短 期三种。长期（15-50年），短期（1-15 年）。
•
7、最具挑战性的挑战莫过于提升自我 。。20 20年9 月上午1 2时19 分20.9.1 200:19 September 12, 2020
•
8、业余生活要有意义，不要越轨。20 20年9 月12日 星期六1 2时19 分35秒0 0:19:35 12 September 2020
•
9、一个人即使已登上顶峰，也仍要自 强不息 。上午 12时19 分35秒 上午12 时19分 00:19:3 520.9.1 2
d不要随意裁切文件，尽量保持文件原貌。
其他应注意的问题 大于A4型的报表、图样等文字材料，按
照A4型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠， 尽量减少折叠层次，折痕处应尽量位于字 迹之外。
破损文件需要进行修复，太小的文件需 要托裱。
字迹模糊或褪变的文件需要复制，复制 件附于原件后一并归档
去除原装订文件用的易锈蚀的金属物
2009年：党群类…永久、长期、短期 业务类…永久、长期、短期 行政类…永久、长期、短期 ……
2010年：……
年度—— 保管期限
例3： 2001年：永久、长期、短期 2002年：永久、长期、短期 2003年：永久、长期、短期 ……
保管期限—年度—机构 例4：永久： 2001年办公室、人事处、管理处…
保管期限表
规定档案保管期限的文件。 档案局8号令
文书档案的保管期限定为永久、长期和短 期三种。长期（15-50年），短期（1-15 年）。
•
7、最具挑战性的挑战莫过于提升自我 。。20 20年9 月上午1 2时19 分20.9.1 200:19 September 12, 2020
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8、业余生活要有意义，不要越轨。20 20年9 月12日 星期六1 2时19 分35秒0 0:19:35 12 September 2020
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9、一个人即使已登上顶峰，也仍要自 强不息 。上午 12时19 分35秒 上午12 时19分 00:19:3 520.9.1 2
d不要随意裁切文件，尽量保持文件原貌。
其他应注意的问题 大于A4型的报表、图样等文字材料，按
照A4型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠， 尽量减少折叠层次，折痕处应尽量位于字 迹之外。
破损文件需要进行修复，太小的文件需 要托裱。
字迹模糊或褪变的文件需要复制，复制 件附于原件后一并归档
去除原装订文件用的易锈蚀的金属物
2009年：党群类…永久、长期、短期 业务类…永久、长期、短期 行政类…永久、长期、短期 ……
2010年：……
年度—— 保管期限
例3： 2001年：永久、长期、短期 2002年：永久、长期、短期 2003年：永久、长期、短期 ……
保管期限—年度—机构 例4：永久： 2001年办公室、人事处、管理处…
文书档案管理培训课件
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
6
（四）归档文件整理方法
主要内容 1、装订 2、分类 3、排列 4、编号 5、编目 6、装盒
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
7
1、装订
归档文件应按“件”装订 “件”内排序
正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发件在前，被转发件在后； 复文在前，来文在后； 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。
2010年：……
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
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年度—— 保管期限
例3： 2001年：永久、长期、短期 2002年：永久、长期、短期 2003年：永久、长期、短期 ……
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
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保管期限—年度—机构 例4：永久： 2001年办公室、人事处、管理处…
2002年办公室、人事处、管理处… 2003年…… 长期： 2001年办公室、人事处、管理处… 2002年办公室、人事处、管理处… 2003年…… 短期： 2001年办公室、人事处、管理处… 2002年办公室、人事处、管理处… 2003年……
b: 同一事由的归档文件排列，可按文件形成时 间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排 列。
c: 不同事由的归档文件排列，可按文件形成时间 的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列 。
d: 对具有保存价值，但未及时归档的零散文件
，应排列在相应类别归档文件的最后，或与
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
相关的某件归档文件装订成一件，并在归档
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
8
对齐方式 装订前应将“件”内的各页按一定方式
对齐，便于将来翻阅利用。
采用左上角装订的，应将左上侧对齐 。
文书档案管理实务操作培训课件(系统,直接上手可用)
• 每盒内文件的末端（一盒一张）应放置一张备考表，项目包括： 盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期。盒内文件情况说 明填写盒内归档文件需要说明的情况，包括齐全完整程度、盒 内文件修改、补充、移出、销毁等情况；整理人填写负责整理 该盒归档文件的人员姓名；检查人填写负责检查验收归档文件 质量的人员姓名，一般由档案人员填写；日期填写整理归档文 件完成的日期。
30
31
组件
• 组件即件的组织，包括件的构成和件内文件排序，即件由哪几 部分构成的，这些构成部分的排序原则，也就是件内文件如何 排序。
• “件”是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。 • 正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文
件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与 复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件； 报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除 外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一 般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；
编制备考表
备考表：一般指对盒内文 件的描述说明，尤其是重 要事项，如缺页，遗失文 件等。 最后由整理人签字，“检 查人”类同监交人，签字， 写明当天的日期，放入案 卷内留存。
21
第三部分： ◆归档程序
装入档案盒
全宗名称：是机关、 企业、事业单位或人 民公社在工作或生产 活动中形成的全部档 案。
这里是指立档单位的 全称，例如：“中国 **财产保险股份有限 公司**分公司”。
报告、函、批复、批转文件等； 2、“白头文件”，如会议有关的文件材料（包括会议通
知、会议记录、领导讲话等）； 3、公布性文件，如公告、通告、布告等； 4、内部使用文件，如规章制度、计划、总结、登记表、
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组件
• 组件即件的组织，包括件的构成和件内文件排序，即件由哪几 部分构成的，这些构成部分的排序原则，也就是件内文件如何 排序。
• “件”是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。 • 正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文
件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与 复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件； 报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除 外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一 般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；
编制备考表
备考表：一般指对盒内文 件的描述说明，尤其是重 要事项，如缺页，遗失文 件等。 最后由整理人签字，“检 查人”类同监交人，签字， 写明当天的日期，放入案 卷内留存。
21
第三部分： ◆归档程序
装入档案盒
全宗名称：是机关、 企业、事业单位或人 民公社在工作或生产 活动中形成的全部档 案。
这里是指立档单位的 全称，例如：“中国 **财产保险股份有限 公司**分公司”。
报告、函、批复、批转文件等； 2、“白头文件”，如会议有关的文件材料（包括会议通
知、会议记录、领导讲话等）； 3、公布性文件，如公告、通告、布告等； 4、内部使用文件，如规章制度、计划、总结、登记表、
文书档案管理培训课件
法规和规章;宣布实行重大强制性行政措施；嘉奖有 关单位及人员。 2、决议:党的机关用于经会议讨论通过的重要决策 事项。 3、决定:党和国家机关用于对重要事项或重大行动 做出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤 销下级机关不适当的决定事项。
第二节 公文的种类
4、指示:党的机关用于对下级机关布置工作， 提出开展工作的原则和要求。
称、事由和文种构成；另一种是事由和文种构成。 2、请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每
件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。 3、正文的结构一般由开头、主体和结语等部分组成。（开
头要交代请示的原由；主体要说明请求事项；结语要另起一 段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”， “以上请示，请予审批”等）；落款包括署名和成文时间两 项内容。
第二节 公文的文种
一、什么是文种（通用公文） 文种是经统一规范，用以表明不同性质、功
能、作者权限、行文关系、目的要求和使用 范围等的公文类别的名称。所以，也称公文 名称或文别。
第二节 公文的种类
二、通用公文的主要文种
<一>党和国家规定的主要文种： 1、命令(令):国家机关用于依照有关法律,公布法律、
字可省去。另外，对上级用“要求”的口吻也不妥当。第二，“解决学生宿舍拥 挤问题”不明确，既可以是增加学生宿舍，也可以减少住宿生人数，根据本请示 内容，应该直接写明是“下拨建造学生宿舍楼经费”。第三、“等问题”不符合 请示应当是“一文一事”的要求，应该删去“等”字。 2、在主送机关方面：第一、请示一般只写一个主送机关，根据“谁主管，请示 谁”的原则，应该是“市教育局”，删去“市人民政府”。 3、在请示原由方面：第一、“已有的学生宿舍已无法容纳”表述不够准确，可 改为“造成学生住宿十分困难”。第二、“基本上”不够明确，应写明“有XXX 人是一个床位两个人睡的”。第三、“我校决定再建一栋学生宿舍楼”，应讲明 白楼高和建筑面积是多少。同时，用“决定”一词也不妥，可改为“准备”。第 四、应补充说明建造学生宿舍楼的经费情况。 4、在请示事项方面：第一、应明确写明“为此，我们恳请市教育局下拨给我校 建造学生宿舍楼经费XXX万元”。第二、“另外……给予适当支持”应删去。 5、在结束语方面：应改为“特此请示，请批复。”
第二节 公文的种类
4、指示:党的机关用于对下级机关布置工作， 提出开展工作的原则和要求。
称、事由和文种构成；另一种是事由和文种构成。 2、请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每
件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。 3、正文的结构一般由开头、主体和结语等部分组成。（开
头要交代请示的原由；主体要说明请求事项；结语要另起一 段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”， “以上请示，请予审批”等）；落款包括署名和成文时间两 项内容。
第二节 公文的文种
一、什么是文种（通用公文） 文种是经统一规范，用以表明不同性质、功
能、作者权限、行文关系、目的要求和使用 范围等的公文类别的名称。所以，也称公文 名称或文别。
第二节 公文的种类
二、通用公文的主要文种
<一>党和国家规定的主要文种： 1、命令(令):国家机关用于依照有关法律,公布法律、
字可省去。另外，对上级用“要求”的口吻也不妥当。第二，“解决学生宿舍拥 挤问题”不明确，既可以是增加学生宿舍，也可以减少住宿生人数，根据本请示 内容，应该直接写明是“下拨建造学生宿舍楼经费”。第三、“等问题”不符合 请示应当是“一文一事”的要求，应该删去“等”字。 2、在主送机关方面：第一、请示一般只写一个主送机关，根据“谁主管，请示 谁”的原则，应该是“市教育局”，删去“市人民政府”。 3、在请示原由方面：第一、“已有的学生宿舍已无法容纳”表述不够准确，可 改为“造成学生住宿十分困难”。第二、“基本上”不够明确，应写明“有XXX 人是一个床位两个人睡的”。第三、“我校决定再建一栋学生宿舍楼”，应讲明 白楼高和建筑面积是多少。同时，用“决定”一词也不妥，可改为“准备”。第 四、应补充说明建造学生宿舍楼的经费情况。 4、在请示事项方面：第一、应明确写明“为此，我们恳请市教育局下拨给我校 建造学生宿舍楼经费XXX万元”。第二、“另外……给予适当支持”应删去。 5、在结束语方面：应改为“特此请示，请批复。”
集团公司文书档案管理培训课件
。
原因分析
分类不明确的原因可能包括分 类标准不统一、分类方法过于 复杂、分类信息不完整等。
解决方案
制定统一的分类标准和方法， 简化分类流程，确保分类信息
的完整性和准确性。
预防措施
加强分类标准的宣传和培训， 定期对分类结果进行检查和审
核。
文书档案利用效率低下问题
总结词
文书档案利用效率低下会降低档案的 价值和作用，影响公司业务的正常运 转。
司之间的顺利移交。
安全保障
加强移交过程中的安全保障措施 ，防止文书档案的丢失和泄密。
03
集团公司文书档案 管理规范与标准
文书档案的编号与命名规范
编号规范
为确保文书档案的唯一性和有序性，应采用分级编号的方式，按照组织结构、 业务领域或时间顺序进行编号。编号应简洁明了，易于识别和记忆。
命名规范
文书档案的命名应准确反映档案内容，采用简洁明了的标题，避免使用模糊或 过于冗长的词汇。同时，应遵循统一的命名规则，确保档案名称的一致性和规 范性。
维护合法权益
文书档案是企业的重要法律依据， 能够证明企业的合法权益，维护企 业的合法权益。
文书档案的分类与归档
文书档案分类
按照档案的内容、来源、时间、形式 等特点，将文书档案分为不同的类别 ，如行政管理类、经营管理类、人事 管理类等。
文书档案归档
根据分类结果，将具有保存价值的文 件材料进行整理、立卷、归档，形成 完整的档案管理体系。
访问权限
应根据档案的密级和重要性，对不同的人员设定不同的访问权限。权限设置应合 理、明确，并定期进行审查和调整。
加密措施
对于涉密或敏感的文书档案，应采取适当的加密措施，以确保档案内容不被非法 获取或篡改。加密算法应安全可靠，密钥管理应严格规范。
原因分析
分类不明确的原因可能包括分 类标准不统一、分类方法过于 复杂、分类信息不完整等。
解决方案
制定统一的分类标准和方法， 简化分类流程，确保分类信息
的完整性和准确性。
预防措施
加强分类标准的宣传和培训， 定期对分类结果进行检查和审
核。
文书档案利用效率低下问题
总结词
文书档案利用效率低下会降低档案的 价值和作用，影响公司业务的正常运 转。
司之间的顺利移交。
安全保障
加强移交过程中的安全保障措施 ，防止文书档案的丢失和泄密。
03
集团公司文书档案 管理规范与标准
文书档案的编号与命名规范
编号规范
为确保文书档案的唯一性和有序性，应采用分级编号的方式，按照组织结构、 业务领域或时间顺序进行编号。编号应简洁明了，易于识别和记忆。
命名规范
文书档案的命名应准确反映档案内容，采用简洁明了的标题，避免使用模糊或 过于冗长的词汇。同时，应遵循统一的命名规则，确保档案名称的一致性和规 范性。
维护合法权益
文书档案是企业的重要法律依据， 能够证明企业的合法权益，维护企 业的合法权益。
文书档案的分类与归档
文书档案分类
按照档案的内容、来源、时间、形式 等特点，将文书档案分为不同的类别 ，如行政管理类、经营管理类、人事 管理类等。
文书档案归档
根据分类结果，将具有保存价值的文 件材料进行整理、立卷、归档，形成 完整的档案管理体系。
访问权限
应根据档案的密级和重要性，对不同的人员设定不同的访问权限。权限设置应合 理、明确，并定期进行审查和调整。
加密措施
对于涉密或敏感的文书档案，应采取适当的加密措施，以确保档案内容不被非法 获取或篡改。加密算法应安全可靠，密钥管理应严格规范。
文书档案培训 ppt
或 年度—期限
-
10
八、归档文件保管期限
文书保管期限分为永久、30年、10年 永久：
凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、 国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久 保管。（它主要包括：本机制定的属于法规政策性文件 ， 处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文 件材料，重要的请示、报告、总结，综合统计报表，机 构演变、机关领导人任免的文件材料；直属上级机关颁 颁发的属于机关主管业务并贯彻执行的重要文件材料）
来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可 为一件。
请示经过若干层次形成的批复，各为一件，可作为同一事 由排列在一起；
计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出 的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发 文稿纸必须归档,且与正文合为一件；
-
6
五、归档文件的修整
对破损文件进行修裱；
-
13
九、归档文件划分科室
以各个科室职责为准，来文时一般以批示意 见批到的科室为准，发文以发文稿纸批示意见批 到的科室为准。原则上以哪个机构名义发文的文 件就归入哪个机构的类中。有些文件是由几个机 构共同处理的，如何归类则须视具体情况而定； 有主办者的一般归入主办机构；以机关名义发出 的文件，则归入有关机构中。如果机关单位内设 置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的 归档文件归入该类保存。
等
本簿簿 员 、
））
花计
名划
-
3
三、归档文件归档时间
归档工作要求在次年 的五月底之前完成
确保按时完成一般运 用三种形式结合收集：
A、随办随归； B、定期收集； C、年终集中收集。
-
4
四、“件”概念
-
10
八、归档文件保管期限
文书保管期限分为永久、30年、10年 永久：
凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、 国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久 保管。（它主要包括：本机制定的属于法规政策性文件 ， 处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文 件材料，重要的请示、报告、总结，综合统计报表，机 构演变、机关领导人任免的文件材料；直属上级机关颁 颁发的属于机关主管业务并贯彻执行的重要文件材料）
来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可 为一件。
请示经过若干层次形成的批复，各为一件，可作为同一事 由排列在一起；
计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出 的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发 文稿纸必须归档,且与正文合为一件；
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五、归档文件的修整
对破损文件进行修裱；
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九、归档文件划分科室
以各个科室职责为准，来文时一般以批示意 见批到的科室为准，发文以发文稿纸批示意见批 到的科室为准。原则上以哪个机构名义发文的文 件就归入哪个机构的类中。有些文件是由几个机 构共同处理的，如何归类则须视具体情况而定； 有主办者的一般归入主办机构；以机关名义发出 的文件，则归入有关机构中。如果机关单位内设 置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的 归档文件归入该类保存。
等
本簿簿 员 、
））
花计
名划
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3
三、归档文件归档时间
归档工作要求在次年 的五月底之前完成
确保按时完成一般运 用三种形式结合收集：
A、随办随归； B、定期收集； C、年终集中收集。
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四、“件”概念