档案目标管理

档案目标管理

摘要：本文对工程档案管理促进建设工程质量的作用进行了全面研究，提出了工程档案是建设工程的有机组成部分，是工程质量的直接反映。档案目标管理中的应用获得了较高的经济效益,达到了一定的社会效应,这说明先进技术应用于档案管理所具有的重要性和必要性,从而证明了档案管理工作在企业各项管理工作中所起到的基础作用。

关键词：档案管理;企业档案;目标管理

引言

工程档案管理是工程质量控制的关键环节，是提高工程质量的重要手段等观点；对提高建设工程中建设、设计、施工、监理等各方面人员的档案意识，促进工程档案管理进一步融入工程质量保证体系具有较强的参考价值。

1工程档案的意义

基建工程档案是在建设活动中直接形成的原始资料，其对此后的工程项目新建、改建、维护都具有十分重要的参考意义。基建档案承载了建设工程的大量信息，基建档案是在基建过程中积累起来的文字、图表资料，主要包括综合管理、项目的可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、工程监理文件、施工文件、竣工文件等。

2工程档案是建设工程质量的直接反映

建设工程档案是反映建设工程质量和工作质量状况的重要依据，是评定工程质量等级的重要依据，也是单位工程在日后维修、扩建、改造、更新的重要档案材料。建设工程档案一般分为四大部分：工程准备阶段文档资料、建立文档资料、施工阶段文档资料和工程竣工文档资料。建设工程档案是城建档案的重要组成部分，是建设工程进行竣工验收的必要条件，是全面反映建设工程质量状况的重要文档资料。随着建设工程项目广泛实施和现代科学管理思潮的发展，对建设工程质量有了严格的定义，即建设工程质量是指工程满足业主需要的，符合国家法律、法规、技术规范标准、设计文件及合同规定的特性综合，包括：适用性、耐久性、安全性、可靠性、经济性、与环境协调性六个方面。特别是随着量化分析和精细化管理的推动，对建设工程质量有了一系列精确的评价体系。当我们的评价由感受性的经验模式上升到以数据和现状图纸为依据的体系化模式时，对建设工程质量的评价就不再是以到工程现场看看就行了，而是以建设工程档案为基础，以指标的量化统计分析为手段，进行综合测评了。这实际上是说，建设工程档案直接反映了建设工程质量，我们应以建设工程档案为依据来全面评价工程质量。

3组织管理方面

我局的档案组织管理工作，做到了领导重视，机构健全，制度落实，责任明

确。

3.1成立了综合档案室和档案工作领导小组。明确一名副局长分管档案工作，综合档案室归口办公室管理，配备了主任、副主任和专职档案员，制订了档案管理制度，局综合档案室负责对职能处室和二级机构的档案业务工作进行监督、指导和检查，并对本局的企业管理、基建、科技、声像、已故人员档案实行了集中统一管理，会计档案因工作需要分室存放，实物档案设专室（荣誉室）保管。

3.2档案工作纳入规划、计划，明确职责，形成网络。档案工作纳入本局的发展规划，从1998年开始，我局档案工作均列入企业年度计划，并制订有档案工作“十五”规划和档案工作年度计划、总结。分管档案工作的局领导经常检查档案工作，为档案工作排忧解难，使档案工作顺利开展。同时，综合档案室设有档案业务指导。

3.3配备与本局档案工作相适应的专兼职档案员，保证档案工作正常开展。为了搞好档案工作，配备了一名专职档案员和10名兼职档案员，专兼职档案员的学历、专业技术职务均达到指标要求，适应档案工作的需要。建立了档案工作人员岗位责任制，档案人员享受与专业技术人员同等待遇。

3.4贯彻国家档案工作法律、法规，健全完善本局档案工作规章制度。为提高中层以上管理干部和专兼职档案员的档案意识，我局定期组织各科室的科长、副科长和专兼职档案员学习《档案法》、《档案管理规定》等档案法律、法规，通过学习，增强了知法、守法的自觉性。为使我局的档案工作沿着制度化、规范化的方向健康发展，我局还制订了档案综合管理实施细则，各门类档案的归档制度，档案的收集、整理、保管、保密、利用制度，档案工作“三纳入”、“四参加”制度等，并把这些制度汇编成《湖北省气象局档案工作制度汇编》、《湖北气象》等分发到各科室、省市内各单位及其它县市。使我局的档案工作有章可循，规范档案的各项工作。

4设施设备方面

我局十分重视档案的硬件建设，安排九楼的两间室作为档案用房，面积共112平方米，档案库房、办公室、阅览室实行三分开，库房面积满足需要，“八防”措施落实，购置了97套铁皮档案箱、五个资料柜，安装了防盗门，综合档案室还配有温湿度计、空调机，库房温湿度达到国家标准范围，档案卷皮、卷盒符合国家要求，使用无酸纸盒，档案室配备有专用的电脑和档案管理软件，2006年新购置激光打印机一台，更换电脑一台、书柜两只，为我局档案的现代化管理创造良好条件。

5基础业务建设方面

5.1文件材料的收集归档工作

我局的各类档案做到按时归档，文件材料交接时手续完备，归档的文件材料

质量符合要求，并做到完整、准确，近几年档案归档率达100%，完整率99%,准确率99%。

5.2整理和保管工作

为做好文件材料的整理工作，我们根据国家档案局《省直机关档案分类试行规则》要求，参照文书档案和供电企业的分类方法，并结合本局的档案工作实际情况，制订了档案分类编号方案，做好档案的整理，做到组卷、编目规范，文件排列系统。档案的保管安全，没有出现霉变、褪色、污损、虫蛀、失泄密及水、火事故等现象。至2005年底，综合档案室保存各门类档案共有22034卷、图书资料320册。其中：企业管理档案505卷，会计档案20002卷（册）、基建档案1156卷、科研档案16卷、声像档案29卷（盒）、实物档案277件、已故人员档案49卷。这些档案中（不含会计及实物档案），属永久保管的1111卷、长期791卷（含图书资料320册）、短期409卷。

5.3档案的鉴定与统计

成立了档案鉴定小组，制订有本局的档案鉴定销毁制度。档案未到销毁期限。综合档案室设有档案管理台帐及利用效果登记簿，按时做好档案的统计，并及时向省档案局报送有关统计报表。

5.4档案现代化管理

本局的档案工作逐步实现与企业管理现代化同步。目前，我们已利用电子计算机对1996—2005年管理类档案进行了文件级存贮，对全部基建档案分类目录进行计算机输入存贮、检索，提高了我局档案管理的现代化水平。

6.开发利用方面

近几年，我局重视开发档案信息资源，利用档案信息为企业生产、基建和各项工作服务。为方便利用者查阅档案，综合档案室编制了各门类档案检索目录共27本，满足利用者需要。同时，专职档案员熟悉档案业务及档案分布情况，调卷迅速、准确，服务态度好，查全率、查准率达100%。在搞好档案提供利用的基础上，还对库存档案进行深层次的开发加工，根据我局的实际续编写了2003—2005年度的组织沿革、大事记、全宗介绍，电价政策、干部任免专题目录，工作制度汇编、发文汇编、基础数字汇编、档案利用实例等有实用价值的编研材料，并在档案利用中取得较好的经济效益及社会效益。

7结束语

工程档案是一个静态的概念，而工程档案管理则是一个动态的过程。一般来说。这一过程的目的和结果都是建立真实、完整、系统的工程档案。但对这一过程进行深入、清晰的研究，我们会发现，工程档案管理实际上不是一个单独的、孤立的行为，而是工程项目管理的一部分。更进一步，我们从工程质量控制的角