高级文秘必备技能

第二章：必备基本技能

第一节计划管理能力：

一、目标与计划制订要点：

1.确定目标：制订计划的基础。还可以作为标准来衡量实际的绩效。制订目标应遵循的SMART原则包括具体的、可衡量的、可达成的、具相关性的、按时间划分这五个要素。

S——Specific，具体的；

M——Measurable，可衡量的；

A——Attainable，可达成的；

R——Relevant，具相关性的；

T——Time-based，按时间划分的。

2.制订计划：

（1）计划的内容：

a.目前的情况,现在所处的位置.

b.前进的方向——做什么，向哪里前进。

c.行动——需要怎么做才能达到。

d.人员责任——由谁来做。

e.开始日期。

f.计划的阶段性反馈，或突发事件发生时，紧急处理程序。

g.结束日期。

h.预算成本。

（2）计划的制作技巧：

a.分析要达到的工作目标。

b.判断所处的工作环境。

c.找出影响目标实现的决定性因素。

d.分析所有的资源，如人员情况、产品优势、资金、时间等。

e.依据所拥有的资源和决定性因素，分析研究各种达到目标的可能方法，选择最有可能的方法。

f.根据所选定的方法拟定具体的实施方案，将各项工作分配给各个人员，并建立相应的评估和考核方，以此对相应人员的工作进行考评。

g.对行动进行有效而合理的排序，如哪些行动可以同时进行，哪些行动必须要按照一定的顺序进行等。

h.决定完成各个行动项目所要的时间，并得出整个计划完成所需要的时间。

i.建立追踪计划、评估和修正的方法和程序，有利于及时发现来自执行人员自身由于工

作能力、经验等方面原因造成的问题，从而进行辅导、人员补充或调换。

（3）制订计划的常见错误：

1.一说到工作计划就认为是长期计划。

2.没有弹性；。

3.没有充分考虑实现计划所需要的人员、资源、时间和期望等条件，不符合实际。

4.没有包括一套处理各种情况的方案，在制订计划时没有统一意见。

5.制订计划时过于注重时间性安排，而忽略了其他的因素。

6.注重计划的可操作性。

7.没有使参加行动的人员了解。

8.没有明确对下属的工作标准。

9.对于涉及的相关部门和同事的情况，在制订计划时没有同未来的合作者进行沟通。

好计划一般具有以下特征：

1.详尽并且清晰，使目标不存在如下疑问：要完成什么？由谁来完成？什么时间完成？

2.完整，以避免行动中造成脱节。

3.要符合实际，以现有的人员、资源、时间可以做得到。

4.要有弹性，使这个计划能够配合新的情况或者能够充分利用新出现的各种机会。

5.列出优先顺序，使行动成员都能了解什么事情是最重要的。

6.界定行动，使成员能明白哪些活动是希望他做到的，哪些是一定要做到的。

7.附有衡量该计划成功的标准。

8.事先与合作者进行充分的沟通。

9.定出日期以便定期检查计划的进展情况。

二、任务展开，组织实施计划

在根据计划开展工作任务之前，高级文秘应该多从6W3H的角度来思考问题。

三、设置计划控制点，纠正偏差：

1.设置阶段性里程碑——作为一种监控机制，通过定期的检查及时发现问题。

2.工作日记。