行政公文如何写(转)

行政公文如何写（转）

行政公文是国家各级行政机关在行政管理过程中，按照确定程序和特定体式形成的具有相应效力的文字材料，是行政管理工作不可或缺的重要书面工具。行政公文是所有公文中发文数量最大、使用频率最高的一类公文。熟练并准确掌握每种行政公文的写法，对日常工作和学习是非常重要的。

写作行政公文时，应考虑以下几方面：

一、确定行政公文的种类

《国家行政机关公文处理办法》指出：行政机关的公文，是行政

机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。行政机关的公文种类主要有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

《办法》规定了公文主要有13种，而我们在实际写作中，有时会张冠李戴。如果公文种类确定有误，那么整篇文章就是错误的，这

会导致如下结果：标题中的文种是错误的，制作机关与主送机关的上下级关系有可能是颠倒的，整篇公文中的写作语气有可能是错误的，

结尾处惯用语的使用是错误的。例如：本应写成“通知”而错写成了“报告”，那么，标题的“文种”是错误的，惯用语“特此通知”会写成“请审阅”。文章本应使用上级对下级的命令语气，变成了上级对下级的尊

重语气。

怎样才能确定公文的种类呢？

1、按照公文内容来确定

如果要写请示的内容，考虑使用“请示”文种，如果要答复请示事项，考虑使用“批复”文种。这只是泛泛而谈，真正准确判断使用哪个文种，必须首先掌握《国家行政机关公文处理办法》对13种行政公文的规定（适用范围），只有彻底了解弄清其含义，才能准确判断。

有时不能仅凭公文内容来确定公文种类。如围绕请求批准的内

容，有2个文种可以选择：一是请示，二是函（请批函），这就需要看发文机关与主送机关是上下级还是平级关系，如果是上级写给下

级，用请示，如果是平级间行文，用函（请批函）。

2、按照发文机关与主送机关的关系来确定

公文按照发文机关与主送机关的关系分为上行文、下行文、平行文。发文机关与主送机关是下级与上级关系时所发公文是上行文，是上级与下级关系时是下行文，是同级或不相隶属关系时是平行文。那么13种公文可做以下归类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、批复、公议纪要8种是下行文；报告、请示2种是上行文；议案1种是平行文；意见、函2种是泛行文（可以是上行文，也可以是下行文，还可以是平行文）。

清楚这些分类以后，可以根据发文机关与主送机关的关系来确定其类型。如发文机关是上级、主送机关是下级时，便可以判断这是下

行文，文种可以在下行文范围选择，由13种缩小为8种。如发文机关是下级、主送机关是上级时，便可以判断是上行文，范围在报告、

请示2种之中选择。意见、函2种是极特殊的文种，不管什么情况下都要考虑在内。

3、根据各文种发文机关的“适用范围”来确定文种

每个文种的发文机关都有具体的规定。如：命令（令）的发文机

关是全国人民代表大会及其常务委员会委员长、中华人民共和国主

席、国务院、国务院总理、国家机关各部委、各部部长、各委员会主

任以及地方人民代表大会常务委员会和地方各级人民政府。其他国家机关、党的各级领导机关以及企业事业单位、社会团体及其首长都不能发布命令（令）。决定是行政机关指令性公文中仅次于命令的高等

级公文。非遇到重大事项，不得轻易使用。能用通知、通报等文种解

决的事项，就不能用决定来解决。公告的发文机关是高级行政机关。

司法机关、税务、海关、新华社等机关也可用公告宣布有关的规定或

决定的事项。是最高等级告知性公文，一般的基层单位不允许使用（本应用启事、海报等公布的事项，就不能滥用公告）。通告的发文机关是地方各级政府、行政主管部门和企业事业单位。通知的发文机关是国家行政机关、人民团体、企业和事业单位。议案的发文机关是国家法定机关、人大代表或人大常务委员。会议纪要的发文机关是主办某会议的单位。通报、报告、请示、批复、意见、函的发文机关无具体

要求。

根据以上规定可以了解到，命令（令）、决定、公告3种公文，

一般的机关、企业、事业单位就不能使用。议案、会议纪要2种公文，必须是在特殊的条件下才能使用（召开两会、重要会议）。其它像通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函8种可以说是比较常见的行政公文，在写作时可以首先考虑选用。其中的通告、通知、通报、批复是下行文，报告、请示是上行文，意见、函是泛行文。

二、按照公文的格式进行写作

1、行政公文的格式

完整的行政公文格式是由眉首、主体、版记三部分组成的。本文

仅就其中的“主体部分”进行分析。13种行政公文的写法大致相同，由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注7个部分构成。其中，主送机关、附件说明、附注3个部分有时可以省略，标题、正文、成文日期、印章是必须具备的。在写作时，必须按照以下

各部分的构成要素、排版要求、字体字号等规定来进行。

标题。由发文机关、事由、文种3要素构成，如《吉林广播电视大学关于深化教学模式改革的意见》。在红色反线下空2行（红色反线是眉首部分与主体部分之间的一条线），可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

主送机关。指公文的主要受理对象，使用全称或规范化简称、统称。在标题下空1行顶格来写，后面使用全角冒号。

正文。由开头、主体、结尾3部分组成。

开头，一般为第一自然段，采用目的式（为了……）、根据式（根据……）等开头方式。常用的有以下3种：“为了……，……。”、“根

据……，……。”、“为了……，根据……，……。

主体，一般是分条列项来写具体内容。每一条成一自然段，如：“一、……。二、……。”。

结尾，一般使用惯用语。有些惯用语由“特此”加文种名称构成。

如“特此公告。”（公告）、“特此通知。”（通知）、“特此批复。”（批复）。多数文种都有其特定的惯用语，如报告用“请审阅。”，请示用“以

上请示，当否，请批复。”，函使用“特此函告。”。有的文种的惯用

语有多个，要求写作者准确掌握每个文种的惯用语。结尾要求自成一

个自然段，使用惯用语，后面加句号。如“特此复函。

正文在主送机关下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、

年份不能回行。

附件说明。行政公文如附加了某些文件或表格，要用附件说明。附件

说明由3部分组成：标识“附件：”（冒号用全角）、附件顺序号、名

称。如有2个或以上附件时用阿拉伯数码，如“附件：1.×××××××”

，

，第二个附件的序数“2”应与第一个附件的“1”

回行后写“2.×××××××”

。

上下对齐。如只有1个附件，顺序号可省略，直接写“附件：×××××××”附件说明在正文下一行左空2字。行政公文中如有“附件说明”，必须

按照“附件说明”列出的名称把材料放到行政公文的后面一起装订。

成文日期。用汉字的10个字“一、二、三、四、五、六、七、八、

九、○”加“年”、“月”、“日”来表示，如“二○一○年二月十七日”。“零”

用“○”

来表示，如“二○一○年”不能写成“二零一零年”。行政公文的成

文日期不能使用阿拉伯数字。成文时间写在附件下几行，右空4字。