法律文书格式要求

文书排版的一般常用格式和应用
自2000年11月《国家行政机关公文格式》（国务院办公厅秘书局编2000.11）发行以来，国家机关单位对外公文都日趋规范化，正式文书的规范化亦逐渐普及。

现针对我所对机关单位的常用重要文书（如诉状、答辩书、法律意见等，限中文版式）的一般排版格式及WORD文档常用功能应用简略说明如下：
一、文书排版格式
（一）纸张：采用国际标准60g/m2—80g/m2的A4白纸（210mm×297mm，
白度为85%—90%）。

（我所用的是80G特级A4纸）
（二）页边与版心尺寸：天头（上白边）为：37mm±1mm；订口（左白边）为：28 mm±1mm；版心尺寸为：156 mm×225mm（不含页码）。

（三）标题：上空1行，用2号（或小2号）宋体，加粗，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距要恰当（可以通过字间距来调节）。

标题下空1行。

（四）正文：用3号（或小3号）仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。

主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年分不能回行。

未作特殊说明图文的颜色均为黑色。

（五）行间距：一般每页排22行，每行排28个字（即行间距为单行倍或固定值30—32磅间，标准字间距）。

（六）附件：在正文下空1行空2字用3号（小3号）仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码；
（七）级别符号：文中标题遵循的序号一般分五级，即：一、（一）、1、（1）、①。

标题非一句话时，一般不加标点符号（注意：电脑一般设定为自动生成级别符号，如果级别符号不是太多，输入不要用自动生成级别符号，在输入“一”前回车留下空格，输完“一”后不能用回车键，用下标键换行；如果级别符号太多，可以在“格式”窗口的“项目符号和编号”中选多级符号或编号，可以自定义）。

（八）页码：2页以上要插入页码，在“插入”栏中直接页码即可。

插入页码放居中位置或右下角（同个文件插入不同页码页眉页脚“应用”的页眉和页角部分有说明）。

（九）引用名称：全文第一次出现一个法规名称或公司名称时用全称，之后可在括号内写明用简称。

例如：《中华人民共和国刑法》（以下简称“《刑法》”），广东广大律师事务所（以下简称“广大所”）。

（十）主题词：用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

（十一）文件名的编制及分类存档：归纳文件的纲要内容作为文件名，并在后面加上日期。

文件按类别归入不同文档的文件夹中。

（十二）装订：左侧装订，一般采用平订，订位为两钉锯外订眼跟书芯上下各1/4处，允许误差4±mm。

二、WORD文档格式的应用
（一）页眉和页脚
1、插入常规的页眉和页脚时，在“视图”菜单栏中执行“页眉页脚”按键面提示在页眉或页脚插入所需文字或图片即可（如制作单位函头纸、传真头、个人信笺）；
2、已经插入页眉或页脚的文档也可以去掉，即选定页眉页脚的文字或图片内容再按删除键（包括空白位置，如果不删除完全会留下一条横线）；
3、如果在Word文档中创建了页眉、页脚，那么在默认情况下，一篇文章从头到尾的页眉页脚都是一样的。

但在长文档中，常常会遇到第一页是封面或类似性质的在同一个文档中需有多个不同的页眉或页脚的情况：
（1）首页或奇偶页不同，在“文件”菜单中打开“页面设置”（有的WORD版在“页眉和页脚”命令中就有“页面设置”），切换到“版式”，在“页眉页脚”选“首页不同”或“奇偶页不同”处打勾，再到“视图”菜单下的“页眉和页脚”按命令进行页眉和页脚的编辑即可。

（2）需要让文章有多个不同的页眉和页脚，则需要使用不同格式的页眉页脚的文章相应的分节，这样就可以实现每个章节用上不同的页眉或页脚了。

首先将光标定位于每个需要使用新页眉（脚）的位置，然后执行“插入”菜单下的“分隔符”下的“分节符类型”中的“下一页”命令，等整个文章分好节以后，就可以点“视图”菜单下的“页眉和页脚”的命令进行页眉或页脚的编辑模式了。

在输入完页眉（脚）后，点击页眉与页脚工具栏中的“链接到前一个”按钮，切断本节与前一节的页眉内容联系，然后再输入本节的页眉。

对于需要多个页眉页脚的文档可以插入多个分节符，按照上面的方法操作即可。

如果是插入不同页码，则是在分节后后“链接到前一个”，
然后再插入页码，并设定起始页码即可。

（二）分栏符
同一个文档中有时候需要分为多栏，如在编辑书刑杂志就常用到。

即选定所需设定文档内容，在“格式”窗口中“分栏”,并按所需选定或设定栏数即可。

还可设定栏的宽度和间距。

亦或选择整篇文章或插入点之后。

（三）批注（审阅）、修订、脚注
1、批注：是阅读者对他人所写内容的看法和意见。

它只存在于电子文档，不存在于书面文档。

加入批注，首先圈选欲批注文句，点击“插入-批注”，视窗分裂为上下两半，上半段是文档内容，下半段是批注视窗，视窗会列出批注者名称并自动对批注编号。

如需要修改或删除批注，点击右键完成。

写批注时将日期时间加入去，可以点击“插入-日期和时间”。

（是否打印批注可以在打印选项中设置；作清洁稿时可以选定删除）
2、修订：文档的完成过程中需要频繁地沟通协商进行修订，可点击“工具”——“修订”——“突出显示修订”决定修订记录显现与否。

用户可以通过点击“工具-修订-接受或拒绝修订”来决定是否接纳修订。

3、脚注：是正文的补充（论文中常用到），脚注可以是数字也可以是符号，页面最下方以横线分隔的为脚注文本。

光标移到插入脚注的地方，点“插入-脚注和尾注”。

脚注是处于页面底端，尾注则处于文档结尾。

两者之间的转换可以通过点“插入-脚注和尾注”，点击“选项”，再点击“转换”来实现。

（四）插入文件或图片
1、在编辑文章时会经常用到插入其它已存在于文档中的文件，如果用插入方式更为直接方便，即在把光标移至需添加文件的当前位置，在“插入”菜单中执行“文件”，选择文件源并确定插入的文件即可。

2、在WORD文档中插入图片：点击“插入”菜单中的“图片”选项，有“剪贴画”、“来自文件”、“来自扫描仪或照相机”、“图表”等8个选择文件源，按需要选择图片源并确定插入图片。

图片插入后在点击右键选择对话的“显示‘图片’工具栏”，在工具栏的“文字环绕”选定“嵌入型”或各式“环绕型”，如果是“嵌入型”的还可能按需要用到“衬于文字下方”或“浮于文字上方”。

插入图片后还可在“设置图片格式”中按需要修改图片的大小、颜色、线条等。

如果是制作数据统计表则经常会用到图表来表述。

即在“插入”菜单栏中选定“图表”并按设定需要选择“图表类型”，在随即跳出来的“数据表”上修改数据及文字
确定，即可完成一张直观简洁的数据统计表。

常用的图表类型有“柱形图”、“条形图”、“饼图”、“折线图”等，柱形图和条形图一般用于多组数据的对比，饼图为百分比分配图，折线图为某段时期的数据走向图。

（五）绘制流程图的制作
首先从视图中选“工具栏”——“绘图”，然后按设定图形在“绘图”的“自选图形”中选择相应图形或条线或箭头，图形大小、位置、方向可以随意拉动调整。

要注意的是：
1、制图前要先在文档中预留一块制图位置，即在文档中点击多下回车键，因为有可能图的下方还要编辑文字等内容，另外也方便有需要时复制整段文档内容；
2、非文字图形若需添加文字时按鼠标右键选择添加文字，或点绘图选择叠放次序，图形衬于文字下方（贴艺术字时则不需要）。

（六）自动生成文章目录的制作
1、在任一个WORD文档的“格式”窗口中选“样式与格式”。

2、在“样式格式”栏中，分别选择“标题1”或“标题2”、“标题3”。

“标题1”代表目录的第一级，“标题2”代表目录的第二级，相应类推。

把按级别标题级应用到文中各个章节的标题上。

例如：文中的最大标题用“标题1”定义，第二大题题用“标题2”定义，依此类推一直到全文结尾。

3、“标题1”、“标题2”，“标题3”的属性（如字体大小，居中，加粗，等等）可以自行修改的。

修改方法：右键点击“标题1”选“修改”，会弹出修改菜单，可以根据自己的要求自行修改。

4、当都定义好后，就可以生成目录了。

把光标移到文章最开头你要插入目录的空白位置，在“插入”窗口中选“引用”—“索引和目录”即完成自动生成目录了。

5、生成自动目录后还需要修改文章内容的，改动较大的无疑页码有相应变动，则可以再选定生成的目录后点击右键按需要选择“更新域”或“编辑域”、“切换域代码”即可。

（七）在WORD文档中制表
对于数据少、无需公式计算、用文字表述部分较多的表格一般采用WORD制表更为简便、直观，便于文字的表述。

1、WORD提供了多种表格格式供选择。

即点击“表格”—“插入”—“表格”，
在对话框中点选“自动套用格式”进行选择适用的格式。

2、也可在插入“表格”后，设定“行”数和“列”数即可成表。

行和列可以按需要自由合并和拆分，行、列的高宽亦可在“表格属性”中按需要设定数值或自由拉动。

3、最简捷的制表方法就是手绘表格，即在工具栏上点击“绘制表格”按设定需要画上即可。

4、纵向排版文档中插入横向表格或横向表中插入纵向表：光标放在所需插入表格页的顶端，在“页面设置”选择“插入点之后”选择页面的横向或纵向，页面即改变了原来的纵、横向，就可以绘制表格了。

5、EXCEL表格和WORD表格是可以通过复制——粘贴互为转换的，包括在EXCEL中制作的饼形图、圆柱形、折线形图等都可以复制到WORD文件中。

文本和表格亦可以在“表格”栏中选择“转换”来实现的。

（八）阅读权限设置
一个文件完成之后如果是涉及保密资料应当设置阅读权限。

即打开文件在“文件”菜单中选择“另存为”—“工具”—“安全措施选项”，再设定“打开文件的密码”，并最后确定即完成阅读权限的设置了。

WORD文档的编辑功能丰富繁多，在此不复一一例举。

以上仅为重要文书排版的一般常用基本格式及功能应用的粗略简述，尚有待在工作中不断加深学习和提高，逐渐熟练掌握排版技巧。

广东广大律师事务所
行政办公室：毛燕秋
2008年12月15日。