学校公文处理实施细则

学校公文处理实施细则

第一章总则

第一条为推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），结合学校实际，制定本实施细则。

第二条本细则适用于学校党委、行政，机关党委、各党总支，各职能部门及直属单位，各教学学院公文处理工作。

第三条学校公文是学校在实施领导、履行职务、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是学校传达和贯彻党和国家的方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第四条公文处理工作指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作；应坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条学校办公室负责学校公文处理工作的归口管理，并对各单位公文处理工作进行业务指导和督促检查。各单位应高度重视公文处理工作，严格遵守本细则并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。

第二章公文种类

第六条学校常用的公文种类主要有：

（一）决议。适用于学校重要会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对学校重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（三）通告。适用于一定范围内公布应遵守或周知的事项。

（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。

（六）通报。适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于向上级部门汇报工作、反映情况，回复上级部门的询问。

（八）请示。适用于向上级部门请求指示、批准。

（九）批复。适用于答复下级单位的请示事项。

（十）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章公文格式

第七条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应标注份号。

（二）密级和保密期限。涉密的公文应根据涉密程度分别标注“绝

密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应分别标注“特急”“加急”。

（四）发文单位标志。由发文单位全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可单独使用主办单位名称。

以学校名义印发的上行文使用“”版头纸，下行文使用“”和“湖北第二师范学院文件”版头纸。学校办公室发文使用“”版头纸。

（五）发文字号。由单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。

以学校党委名义印发的公文，由学校办公室负责统一编号管理。上行文为“”，下行文为“”或“”。

以学校行政名义印发的公文，由学校办公室负责统一编号管理。上行文为“”，下行文为“”。

以学校党委或行政名义印发的平行文，以及授权学校办公室印发的对外平行文，按发文年度统一编号，为“”。

（六）签发人。请示、报告等上行文应标注签发人姓名。

（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

（八）主送单位。公文的主要受理单位，应使用全称、规范化简称或同类型单位统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文如有附件，应注明附件顺序和名称。

（十一）发文单位署名。署发文单位全称或规范化简称。联合发文时，先编排主办单位署名，其余发文单位署名依次编排。

（十二）成文日期。署会议通过日期或发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全。

（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应加盖发文单位印章。联合发文时，应在对应发文单位署名上用章。

（十四）附注。需要说明的其他事项，应加括号标注。请示等上行文、需要受理单位答复的平行文，以及需要接受咨询、回复的下行文应将联系人、联系方式作为附注。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

附件应另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。附件的顺序号及其标题应与附件说明的表述一致。如附件和正文不能一起装订，应在附件左上角编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应使用全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第八条公文的版式按照《党政机关公文格式》（2012年6月29日发布）国家标准执行；用纸幅面采用国际标准A4型。

第四章行文规则

第九条行文应确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应同时抄送被越过单位。

第十一条向上级部门行文，应遵循以下规则：

（一）向上级机关行文原则上主送一个上级机关，根据需要可抄送其他相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（二）学校各单位向上级主管部门请示、报告重大事项，应经学校党委、行政同意或者授权，并报分管校领导审批，党委书记或校长签发后，由学校办公室行文。

（三）以学校党委、行政名义向上级机关行文，按职责分工，由各职能部门及直属单位拟稿，分管校领导签批，报党委书记或校长签发后，由学校办公室统一编号对外行文。

（四）各类经验材料、总结、法律文书、统计报表等非规范性公文，根据内容要求，由相关单位负责起草、填写后，报学校办公室审定，党委书记、校长或委托分管校领导按程序签批后上报。各单位不得擅自报送。

（五）请示应一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（六）除上级机关负责人直接交办事项外，原则上不以学校名义向上级部门负责人报送公文、不以学校负责人名义向上级部门报送公文。