对于施工单位如何做好竣工资料的收集与整理

对于施工单位如何做好竣工资料的收集与整理

摘要:随着工程科学化管理水平的提高,工程竣工档案要求越来越高,施工单位竣工资料整理在工程施工管理过程中越来越显得尤其重要。本文就施工单位如何做好竣工资料的收集与整理谈一些体会。

关键词:施工单位竣工资料收集整理

随着工程科学化管理水平的提高,工程竣工档案要求越来越高,施工单位竣工资料整理在工程施工管理过程中越来越显得尤其重要。在工程施工管理过程中,施工单位要充分认识到竣工资料整理的重要性,从工程项目开工抓起,建立健全竣工资料管理制度,并加大投入,加强与监理和业主之间的沟通,真正的实行”三同步”,就能做出“一流”的竣工档案资料。

一、目前施工单位竣工资料整理存在的问题

1、项目部重视不够,强调抓工程建设而忽视资料整编工作公路工程是一个看得见、摸得着的、实实在在的东西,是一个“硬件”,大家的目光都聚集到那里,不仅工程参建各方一致努力,而且领导也在关心,社会各界也在关注;而工程资料只是一个“软件”,往往容易被忽视。所以在建设过程中,更多的精力都放到了前者上,抓进度,抓质量,抓关键目标的实现。经常是等到面临验收了,才抽调人员,加班加点进行突击。由于先天不足,靠后天的弥补是难以达到满意的效果的。由此可见,竣工资料整编工作能否作好,主要取决于项目部及有关部门的领导思想重视程度,及有关专业技术管理人员的思想重视程度。

2、平常的资料管理不规范

在工程实施过程中,平常在资料管理方面虽然花费了一定的人力、物力,做了一定的工作,但主要是围绕工程的实施,侧重于满足日常工作的需要,并未将其与最后的整编归档有机结合起来,资料的管理深度不够,规范程度较低。很多资料由于保存不当,或是管理人员变动,在竣工资料归档时,发现资料不全、遗失。有些资料在生成时就不符合竣工归档要求,如资料签名用蓝色签字笔、圆珠笔书写,资料纸张大小、材质不符合要求等。在竣工整理时,补做、重做归档资料,造成时间、人力、物力浪费。

3、资料管理制度不健全虽然建立了一些资料管理方面的制度,但一般都不够健全,难以保证资料整编工作的有效开展。如在文件、技术通知的管理方面没有统一规定,编号不系统甚至混乱,其规格大小也往往不统一,给整编造成困难;

没有定期的资料整理、分类制度,没有规范的资料查询、索引体系,没有资料的保管与移交专门制度,由于建设周期长、人员变动较频繁,人员变动时资料交接手续不到位,往往造成资料的遗失,最后只有写“回忆录”,给归档工作造成很大的困难。6、施工原始验收签证资料填写不规范

原始验收签证资料,也有桩号、高程、工程量等项目与实际施工情况不相符,验收项目有空白栏出现,签字笔迹龙飞凤舞和随意涂改等现象,降低了竣工资料的使用价值。

二、竣工资料整编和归档工作的对策

1建立完善的资料管理制度

施工单位在资料整编中占据非常重要的地位,从工程施工开始,就应设专人负责施工过程资料的收集、整编、移交。按照国家和行业主管部门的有关规范、标准,制定相应的管理制度。从文件资料的形成、日常管理到收集整编、移交保管,形成一套完整的制度。在施工过程中,还应根据情况的变化对管理制度进行补充和调整。

(1)分工明确、责任到人。根据现场施工需要,项目部一般将技术部门分为总工室、工程部、质检部、安检部、合同计划部、实验室、测量队。总工室负责全面技术指导,编制施工组织计划,拟订施工方案,编制设计变更等;工程部主要负责现场施工管理,施工技术指导及协调其他技术部门的工作;质检部负责施工质量检查,质检资料填报,往来资料归档管理及竣工资料编制协调;安检部负责施工安全检查;合同计划部负责施工计划组织,拟订施工合同或协议,填报合格计量报表;实验室负责试验、检测报告,指导施工;测量队负责施工放样,指导施工。根据以上分工,各部门认真编排工作计划,组织人员,具体分工,责任到人。要求技术人员按时按量完成施工任务,及时填报相关报表,通过验收和返回的资料应及时完整交质检部归档管理。质检部设专人负责资料归档管理,及时将资料进行分类归档。总工室应定时会同其他技术部门对资料进行检查,以确保资料完整。

(2)各部门间的协作和制约。各部门间加强技术协作的同时,应加强相互间的监督与检查力度,制定相关制度,以求达到最佳效果。如工程部完成某个施工项目应及时报质检部或安检部进行验收,质检部或安检部要根据施工规范认真严格检查,及时发现问题,并提出整改措施。质检部或安检部完成质检后,及时填报质检报表,并交工程部核查,以确保资料准确真实反映施工情况,最后由质检部上报驻地监理组验收。

(3)建立检查、约束机制。从强化经济责任制考核入手,将竣工文件工作纳入基建工程目标管理,并将其纳入工程技术部门的职责范围和总工程师、技术人员的岗位责任制,作为技术管理工作的重要组成部分,明确责任指标,严格考核,

并将竣工文件编制工作列为先进评比的条件,不断强化技术人员收集原始资料的意识。引进激励竞争机制,奖励先进;对劣质资料进行严厉的经济处罚。2、强化日常资料管理工作日常的资料管理工作好坏,对资料的最后整编和归档有着非常大的影响。做好平时的工作,保证基础资料规范、系统、完整,整编时可以减少很多工作量。日常资料管理中应注意的事项很多,如记录按要求填写,文件规格统一、分类存放,施工原始资料及时收集、专人保管,对设计图纸和设计变更加强管理、做好登记。3、分阶段对竣工资料进行整理归档(1)注意施工准备阶段的资料整理。

①熟悉施工图纸,提出疑问并解决。工程开工前的准备是最重要的,首先熟悉设计施工图、设计说明,从事不同的工作就从不同的角度去看,抓住重点。

②填写和准备工程开工必备的资料。填写工程施工安全开工条件验评表、工程文明施工开工条件验评表、工程质量保证体系审查表(附七大员责任制)、开工报告、见证取样计划表、施工组织设计、安全施工组织设计,资料准备齐全后就找相关单位办理签字、盖章、审核的手续。

③分类存放各种资料。为便于日后竣工资料的整理,在平日的资料收集过程中就按照档案馆的工程竣工档案检查清单顺序分类归档;对于施工中与业主、监理等相关单位的来往资料虽不归档,也应分类整理;对于用于施工中的各种表格分编号、单位放好,便于使用时拿取。工程资料分为施工技术管理材料、工程质量保证材料、工程质量检验评定材料和竣工图四部分。