整理装订要求(市城建档案馆培训) (1)

●卷内目录的编写 1、序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次排列。 2、名称：档案文件标题或内容的全称，若标题太长可简 写，但须写清楚主题词和文号。 3、形成单位：工程文件的直接形成的主体单位或审批单 位。 4、形成日期：工程文件的定稿日期或审批日期。 5、所在页号：工程文件在案卷内的起止页号，用阿拉伯 数字表示。仅有1页的，只写所在页号，多于1页的，要求 写清开始和终止页号。 6、图纸目录不允许充当卷内目录，须按要求填写卷内目 录。
3、页号要用号码机打出，用蓝色或黑色均可，不许徒 手书写编号。
●编写案卷封面 1、案卷名称是对案卷内容的概括，应简明、准确。对于
一般工程档案，案卷提名原则为：工程名称（建设单位名称 ＋项目名称）+专业名称+案卷内容概括（详见工程文件的归 档范围的提名）。如：西安唐明宫置业有限公司华远海蓝城 三期7#土建工程施工文件（材质证明及复试报告）。
(3)卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分 别组卷。
●卷内文件的排列 1、文件材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示
与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并 按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、 附件在后的顺序排列。
2、图纸材料按专业排列，同一专业按竣工图图号排列。 图纸目录应在最前面，若有变更图，则应插排在相应的图号 之后。变更通知单不能和图纸排列在一起，应与其他施工文 件材料共同组卷，变更通知单量大时可考虑单独组卷。
城建档案归档内Hale Waihona Puke 简介及档案整理西安市城建档案馆
建设工程文件的分类
一、工程准备阶段文件（建设单位） 二、监理文件（监理单位） 三、施工文件（施工单位） 四、竣工图（施工单位） 五、竣工验收文件（建设单位）
重要概念
★建设工程项目 经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，
行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。 它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。 例如：风景御园（一期）、华远海蓝城
装订时若案卷左右不平，可在左侧加垫条，使案卷四周 均衡。注意垫条一定要加均匀，不可多个垫条加在一处， 垫条要求质量优良。
装订好的案卷要求右边和下边平齐，四周厚度基本一 致。
横写的材料，一律把文件头放在装订线一侧装订。 装订所用装具必须是由城建档案馆根据国家规定统一印 制的标准装具。常用为卷盒、斜脚袋。
4、立卷过程中还应遵循下列要求： (1)工程项目文件材料必须准确反映工程项目从立项、
设计、施工到竣工的全过程，做到图物相符，有关盖章、 签字手续齐备，技术数据准确可靠。
(2)案卷厚度不宜过薄或过厚，一卷厚度要求15mm～ 20mm之间。 “一般”不超过40cm，“一般”指的是印刷 成册的科技文件，如岩土工程勘察报告、环评书等。
竣工图的质量要求：
1、竣工图应为晒制的蓝图。
2、所有竣工图均应加盖竣工图章，竣工图章样式符合标 准，签字完整。
3、利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡 施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部 分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。
4、不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方 法》统一折叠成A4幅面（297mm*210mm）,图标栏露在外 面。
4、密级、期限：由建设单位按照建设部《关于城建档案 密级划分和保管期限确定的规定》填写。一般分为永久、 长期、短期三种期限。
永久是指工程档案须永久保存。 长期是（一般指20年以上60年以下）工程档案保存期 限等同于该工程的使用寿命。 短期是指工程档案保存20年以下。 同一案卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限应 从长。 密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷有不同密 级的文件，应以高密级为本卷密级。
●备考表的填写 立卷人和审核人：必须是案卷编制单位的责任人和负责
人。如工程准备阶段文件和竣工验收文件为建设单位的责任 人和负责人、勘察、设计文件一般为勘察、设计单位的责任 人和负责人。监理文件为监理单位的责任人和总监。施工文 件和竣工图为施工单位的资料员和技术负责人。
卷内备考表说明必须由立卷单位对案卷的完整、准确、 系统情况及复印件情况做出明确说明。
案卷采用三孔双线装订法。260×185㎜规格的案卷三 孔间距为7㎝，297×210㎜的间距为9㎝。三个孔保持正确间 距，上下居中，三点一线，装订线在距案卷左边缘1至1.5㎝ 处（以不影响查阅卷内内容又美观牢固为原则），打直径为 1—2㎜(不许过大，以免影响美观和牢固)的小孔，然后用腊 光线双线装订，结头打死结，位置在案卷背面中孔部位，余 线长短与案卷左边平齐，砸平线疙瘩并劈开线缝，使双线同 轨。
7、各专业竣工图要将所有变更通知单、图纸会审纪要、洽 商记录的内容如实绘制在新的施工图蓝图上。并加盖竣工图 章，按《建设工程文件归档规范》要求填写竣工图章的内容。 竣工图章需要监理部门签字确认，监理对竣工图的真实性负 责。竣工图章颜色为不易腿色的红色印泥。竣工图章盖在图 标的上方空白处，图标的上方没空白可盖在图标的左边，如 正面没有空白处，可将竣工图章盖在反面图标的地方。
★单位工程 具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程
效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。 例如：风景御园（一期）1#楼、华远海蓝城地下车库。
立卷的原则： 1、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程 文件应按单位工程组卷。
2、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持 卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
城建档案的案卷质量要求
一、档案要完整、准确、系统，具有真实 性； 二、案卷质量要高，方便查阅利用和永久 保存。
为保证城建档案的案卷质量，要从两方面严格 要求
一、归档资料内容（内在）
二、归档资料的整理（外在）
归档资料内容的质量要求： 1、归档的工程文件应为原件。其中国有土地使用证、建设 用地规划许可证、建设工程规划许可证和竣工规划验收合格 证可以是复印件。建设工程施工许可证要求是原件副本。 2、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关勘察、设计、 施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。建设工程文件 依照《建设工程文件归档规范》GB/T50328—2014 编制。 3、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图标整洁，签字盖章 手续完备。
4、工程文件应采用耐久性的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水。 不得使用易退色的书写材料，如红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、 复写纸、铅笔。 5、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面 （297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。 6、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的 纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应为新蓝图。计算机出图 必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
三、整理 去掉各类金属物、硬皮、彩页、空白页和其他不符合要求
的材料。 托裱：对于幅面达不到297mm×210mm（A4）或破损的档案
材料均应托裱。 具体操作是将小幅面的文字材料表糊在297mm×210mm（A4）
的白纸上，不可层层叠压托裱，四周粘贴切实，双面有文字又 需托裱的，可只粘贴左边或上边。在一张白纸上可裱糊一张或 几张小幅面的文字材料如：合格证、票据、存根等，但要求排 列整齐并留出装订线位置。
2、编制单位按实际情况填写全称，应填写案卷内全部文 件的形成单位或主要责任人。如：工程准备阶段的文件、 竣工验收文件编制单位填写为建设单位；监理文件编制单 位填写为监理单位；施工文件、竣工图编制单位填写为施 工单位；岩土工程勘察报告填写为勘察设计单位；人工地 基检测报告填写为检测单位。 3、编制日期：依照卷内全部文件形成的起止日期填写。 竣工图的开始形成日期为施工图设计日期，最后形成日期 按竣工图的编制日期填写。
破损图纸的裱糊要求整齐，以尽量不破坏图纸内容、便于 长期保存为原则。
折叠：对于幅面大于297mm×210mm（A4）规格的档案材 料均应折叠。按《技术制图复制图的折叠方法》 （GB/10609.3—89）统一折叠成297mm×210㎜（A4）大小。 折叠使用手风琴式折叠法，图面向里，先上折再下折，然后 左右折。注意上折下折要错开，以免出现案卷上下厚度不一， 不装订时左侧可不留装订线位置。图标一定要外露，以便查 阅。对于边框不齐或破损的图纸，应把边框剪裁、修补整齐 后折叠。
文字或文图混合卷可整理、折叠成297mm×210㎜（A4） 的规格。折叠要求整齐，以尽量方便查阅和保存为原则。
案卷整理中添加的所有文字一律用碳素墨水书写，字迹 工整，原则上要求用仿宋字体。
四、装订 案卷可采用装订和不装订两种形式。文字卷和图文混合卷
必须装订，图纸卷可以装订，也可以不装订。不装订时仍按要 求填写卷皮、卷内目录和备考表，与整理好的案卷一同装入斜 角袋。
3、图文混合卷一般是文字在前，图纸在后，但应注意 主次。
二、编目 ●编写卷内文件材料页号
1、案卷内档案材料均按有书写内容的页面编写页号， 各卷独立编号，每卷页号都从“1”开始。
2、页号编写位置：单面书写的材料页号编在右下角， 双面书写的正面编在右下角，背面编写在左下角。图纸若 折叠，页号就编写在折叠后的图纸右下角。
归档资料整理的质量要求 一、立卷
立卷是指按照一定的原理和方法，将有保存价值的文件分门别类整 理成案卷，亦称组卷。
●立卷的原则和方法： 1、立卷的基本原则：应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文 件的有机联系，便于档案的保管和利用。 2、一个建设项目由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组 卷。 3、立卷可采用如下方法：对于工程文件按照建设程序划分为工程准 备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。 工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷。 监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。 施工文件可按单位工程、分部工程、专业阶段等组卷。 竣工图可按单位工程、专业组卷。 竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。