工程项目采购管理的成本控制

第25卷第13期2009年7月

甘肃科技

Gansu Science and Techno logy

Vol.25N o.13

Jul.2009工程项目采购管理的成本控制

陈进伟1,王尔翟1,陈其常2

(1.海油(北京)能源投资有限公司,北京100010;

2.长庆油田分公司矿区服务事业部兴隆园事业服务处,陕西西安710021)

摘要:项目管理(P M C)方兴未艾,已成为当今中国一个备受关注的领域,项目采购管理又是其中一个重要的管理内容,本文探讨的是在工程项目采购管理中,从管理方式和资金使用的角度出发,降低工程项目采购成本,有效进行工程项目投资控制。

关键词:采购管理,成本控制,项目管理

中图分类号:TU723.3

1工程项目采购管理发展趋势及关键环节

工程项目管理是以项目及其资源为对象,运用系统的理论和方法对项目进行高效率的计划、组织、实施和控制,以实现项目目标的管理方法体系。设备和材料采购是其中一个重要的管理内容,影响着工程项目的许多相关物流活动,至少具有以下作用结果:控制单位成本的需要;节省获得物资的总成本;供应商的影响力不断增大。

1.1项目采购管理发展趋势

工程项目采购管理是与工程项目管理模式紧密相关的,目前,国内工程项目采购主要有四种管理模式:

(1)业主自行采购模式。业主既是项目投资主体,又是项目的管理主体。项目采购由业主自行负责实施和管理。

(2)工程项目总承包建设模式。在EPC工程项目管理制下,E指设计、P指采购、C指施工,也就是由一家总承包商负责设计、采购和施工。业主只负责采购监督、检查。

(3)业主委托承包商代采购关键设备,业主付款模式,简称:CFRE(C ONTRACTOR FUN I SHED RE I M B URESABLE EQU I P MENT)。承包商按业主的要求代采购工程项目关键设备,采购费用由业主支付。承包商负责采购管理,收取采购服务费。

(4)业主聘请工程项目管理承包商采购管理模式。在P M C(工程项目管理承包商)工程项目管理制下,业主聘请工程项目管理承包商作为业主代表或业主的延伸对工程项目进行全面的管理承包。P MC作为业主代表或延伸主要负责工程项目的全面管理工作,而具体的工程项目实施则由EPC或EP+C、E+PC总承包商来承担。P MC负责采购管理、监督、检查,承包商负责采购实施。

1.2工程项目采购管理的关键环节

(1)根据不同工程项目或各工程项目工作包的特点,充分考虑成本控制、设计、施工等因素确定工程项目管理模式从而确定工程项目采办模式,便于采办成本控制。

(2)实施工程项目采购预算制,有了采购预算的约束,能提高工程项目资金的使用效率,优化工程项目采购管理中资源的调配,从而达到控制工程项目采购成本目的。

(3)供应商的优化选择和管理。工程项目前期供应商一旦选错,将给工程项目建设造成严重影响,因此,招投标尤其是国外设备招投标要特别慎重。可通过最大化使用本地资源,降低工程项目采购成本。要保证工程项目质量控制工程项目成本要加强供应商的管理,对供应商的供应商也要加以控制,对供应商的材料购进进行必要的控制。

(4)采购包的划分。要根据设备材料的性质、市场供货商的供应能力和经济批量划分采购包。合理划分采购包,可降低采购价格。

(5)充分利用好工程项目内外部环境。在工程项目采购管理中充分利用采购环境,同样是有效降低采购成本的途径之一。

(6)确立采购全流程成本的概念,应该关注的是整个工程项目流程中的成本降低,是对总成本的控制,而不是单一的针对采购货物或服务的价格。

2常用的承包商采购模式

根据不同工程项目或不同工程项目工作包设计、货源情况、工期长短、工程量大小等因素综合考虑采选则一种有效的承包商采购模式,从而工程项目采购上给业主节约投资。

2.1EPC总包下承包商采购模式

EPC总包是交钥匙工程。业主一般只对工程项目的整个过程实施监督,采购也是由业主的采办部门监督承包商进行,EPC承包商必须按照与业主签订的EPC承包合同要求去采购相应的器材。业主在工程项目中如何适量选择器材的类别、如何选则供应商是工程项目成功与否的关键,对EPC承包商限制过多,直接影响其积极性;限制过小又不利于控制采购成本。

2.2EP+C模式下承包商采购模式

业主选择一家承包商负责设计与采购,另一家承包商负责施工,工程项目的设计与采购由一家承包商负责,可使该承包商在设计阶段就能够使工程器材的概算尽可能即满足工程的要求,可有效的从设计源头控制工程材料预算。

2.3E+PC模式下承包商采购模式

业主选择一家承包商负责采购与施工,另一家承包商负责设计。整个工程项目设备材料由采购与施工承包商统一购入,一是便于承包商开展质量管理;二是有利于承包商根据业主的采购决策制定出最佳经济批量,可以明显降低采购成本。

任何采购模式,业主对采购承包商的控制都必不可少,如:承包商必须向业主报采购方案,业主根据工程进度审批;业主审批标书主要条款;关键器材由业主指定供应商(如:CFRE);进口器材的境外运输及港口报关都由业主指定承包商等等,确保采购整个过程受控。

3工程项目采购预算与估计成本

工程项目采购预算是对工程项目的采购对象及其采购各环节进行资金的有效计划,在工程项目管理中由负责采购管理、监督、检查的一方制定并推动实施。具体实施工程项目采购之前,有关人员对工程项目采购成本进行估计和预测。建立起一个工程项目采购资金使用的标准,业主和采购人员可以对采购实施行为中的资金使用进行即时的检查与控制,保正工程项目资金在合理的范围内浮动。有了采购预算的约束,有利于提高工程项目资金的使用效率,优化工程项目采购管理中资源的调配,查找资金使用过程中的一些例外情况,有效地控制工程项目资金的流向和流量,从而达到控制工程项目采购成本目的。

4供应商的选择与管理

供应商管理是工程项目采购管理中的一个重要组成部分,包括选择供应商的方式、选择供应商的数量、对供应商的考核和与供应商的关系。给所有符合条件的承包商提供均等的机会,一方面体现市场经济运行的规则;另一方面也能对采购成本有所控制,提高工程项目实施的质量。因此,在供应商的选择方面就有如下两方面的问题值得关注。

4.1选择供应商的方式

选择供应商的方式主要是竞争性谈判采购和招标采购。工程项目采购时让符合条件的供应商公平竞争,充分利用供应商之间的竞争来压价格,使工程采购以最低价格取得符合要求的器材;并且有利于提高工程采购的透明度和采购效率,从而有利于有效的控制采购成本。

4.2选择供应商的数量

单一供应商增加了工程项目供应的风险,也不利于对供应商进行压价,缺乏采购成本控制的力度。而从供应商来说,批量供货由于数量上的优势,可以给采购方以商业折扣,减少货款的支付和采购附加费用,有利于减少现金流出,降低采购成本。因而,在进行供应商数量的选择时既要避免单一货源,寻求多家供应,同时又要保证所选供应商承担的供应份额充足,以获取供应商的优惠政策,降低物资的价格和采购成本。这样既能保证采购物资供应的质量,又能有力地控制采购支出。一般来说,供应商的数量以4)5家为宜。

5采购环境的利用

工程项目的外部环境策略的制定对采购计划的实施会产生重要影响,外部环境包括宏观环境和微观环境。宏观环境是指能对工程项目组织怎样及如何采购产生影响的外部变化,包括市场季节性的变化、国家宏观经济政策的经济、国家财政金融政策的调整、市场利率及汇率的波动、通货膨胀的存在等各种因素。而微观环境则是指工程项目组织的内部环境,包括工程项目组织在采购中可能采取的组织政策、方式和程序,即实施采购的过程和程序。在符合微观环境原则的前提下,一个好的工程项目采购策

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