讲座活动策划流程

讲 座 项 目 策 划 流 程
——仅以此做为负责《如何获取实践实习机会》讲座的工作总结
接手一个讲座项目后，应该在讲座前的十天开始准备，包过项目组的成立，项目组开会互相熟悉并对该项目有大体了解。项目负责人应该在策划上总体上把握好，并将所有应该做的工作列出来，让项目组其他成员补充，完善后，将工作具体分配下来，让每个人都知道自己所负责的部分以及该部分完成的时限。同时，项目负责人还应该时刻与项目组成员保持联系，确保大家都能依时完成自己的那部分工作，保证整个活动的顺利进行。
项目的重点有三点：
第一点：与公司的交涉。必须全面了解该合作公司的情况，将清楚我们这次合作的协议并落到纸上，同时应让双方都明确各自（特别是针对公司方面）在准备过程中的责任（比如提供横幅和海报、帮忙印传单、报销哪些费用等等，这些最好都写入协议中）。
第二点：与团委的沟通。必须将这个讲座和团委说清楚，看看团委是否同意让我们举办这个活动，同时申请在公告栏上发通知和是否能够盖章之类的。
第三点：必须组建一个项目小组，推荐人数为5~6人，让项目负责人团结这个项目小组全部负责这个活动。在一开始要有一个全员会议，明确项目内容和个人分工。
建议前期的所有准备都在活动宣传之前（提前三天）处理好，剩下的时间就只处理宣传方面的东西，以及应付可能的突发事件，同时也给项目组的同学留下足够的空间——而不用将时间挤得太紧，这样大家都会很累的。
以下有我举办过一次讲座后的策划流程，希望对协会以后其他负责讲座项目的负责人和成员有所帮助，不必再摸石头走弯路。当然每次讲座都有每次的具体情况，以下的策划流程中不可能全部涵盖，这需要项目负责人和项目组的智慧了。
——09实践部 林朝波




讲座项目策划流程
——实践部 林朝波
讲座主题：
讲座时间：
讲座地点：
讲座规模：
项目组成员：
姓名
班级
手机
宿舍电话
备注
1
负责人
2
3
4
5
6
7
前期准备（详见“附一”）：
1、宣传：负责人？
（建议在活动前三天开始进行，其中前三项必须在获得保卫科的盖章后才能进行）
l 条幅：最好有
l 传单：形式有：放在宿舍楼管那里、放在食堂的饭桌上、在主干道发
l 海报：保卫处会在早上十点、下午四点来撕掉的。
l 在食堂的电子屏幕上宣传：找食堂经理
l 学生布告栏：向团委申请，如果可以，内容要写正式一点
l 职协的板块和QQ群：发到职协版，让认识论坛的人推荐到头条
2、场地：负责

人？
（建议提前一个星期到十天进行）
l 借教室的程序？具体应该要跑社联、团委、教一教务处、教四406、小白楼308、保卫科副处长室这几个地方。
l具体参照《借场地的流程》：去社联办公室要或者校团委网站下（两份大型活动表，两份安全员表，一份教室申请表，还有两份社联的活动说明表）——填表——社联盖章（值班时间：5：30pm-6：30pm）——团委秦老师（204）过目——张耀文书记（203）签字——小白楼3楼党委办公室盖章——教一楼教务处盖章申请教室-保卫处副处长室盖章，注：跑表过程中带讲师详细简历，借教室时带学生证。无论活动有无赞助，对外一律称是公益性质的，不涉及经费。
3、盖章：负责人？
l 是否申请盖章？
l如需要，具体参照《申请条件及程序》：校团委网站下载计分申请表（两份）——填表——交团委（204）秦丽老师盖章——其中一张交给学生会——学生会派人去讲座现场盖章。
4、与公司的沟通：
l 了解公司的背景，要有他们的书面简介，同时还要有主讲人的详细简历
l 谈妥双方的合作协议，写在纸上，盖章确定。
l 主讲人：名字？简介？
l 到场嘉宾：
l 活动现在是否要派发物品：
l 是否有互动环节：
l 其他需要职协配合的地方：
5、主持人：负责人？
l 是否需要？谁来当？
活动现场：
1、现场布置：负责人？
l 在活动现场挂会旗：
l 黑板书写：
l 是否有横幅要挂：
l 是否有展板要摆放：
l 是否有传单要提前放到座位上：
l 教室影响效果如何：
l 教室投影效果如何：
l 讲座开始前是否要放与职协或公司有关的视频或音乐：
l 讲座开始前的开场（PPT——职协的简介、讲座的简介）：
2、活动过程：负责人？
l 讲座现场的照相：（相机来源）
l 前后门口得有人负责秩序：
l 讲座过程中的纪律：
l 活动过程的“托”
3、活动结束：负责人？
l 清理现场（撕去粘条幅的胶带等）
l 散场秩序：
l 盖章的安排：
l 与主讲人或公司的沟通（他们对现场的评价及建议）
后期整理：
1、活动总结（经验与问题总结积累，为后续的活动提供参考）：
2、与合作商家的后续联系，以决定是否有进一步的合作
活动预案：
1、来人很少：
在源头上制止这种情况——举办高档次的，与北邮同学兴趣一致的讲座。同时在讲座宣传的时候就应该准备，尽量通过宣传来避免冷场情况；如果实在是当天出现这种情况，可以在活动前的一个多小时的时间里，

在教学楼的入口处再次宣传，以尽量增加如数；如果这个还不能凑效，那就应该尽可能让职协的同学（最好再带更多同学）来“充数”了。——希望这种情况少一点。
2、来人很多：
注意秩序及疏散安全性问题——要求在场的工作人员时刻留意活动现场的情况，对短时间疏散一群人有一个大约的想法，以应对可能出现的最坏的情况（着火之类的）；同时还要时刻准备好处理因占座而产生的纠纷，措施为：在留给嘉宾和工作人员的位置中多预留几个，以应对这种情况。
3、公司或主讲人迟到：
分两步进行：第一步，将该情况告知在场同学，并通过播放相关视频或音乐（最好是视频，这些东西要提前准备），分散在场同学的“等待注意力”，缓解矛盾，同时催促主讲人快点；第二步，在讲座结束后，跟公司交涉，问清情况，如果出现对职协什么不好的影响，要求公司做出相应的处理。
4、音响效果差：
一般不允许换教室，而且就连最大的教室也不是很大，可以要求主讲人提高音量以及现在工作人员维持秩序来克服这点。（当然，多给主讲人准备一瓶水咯）
5、投影效果差：
这个由于有学校的维护，这种情况出现的概率并不大，而且通过之前（提前一天到该教师看一下上课时投影是否正常）的调查和调试，尽量避免。如果真的万一碰上就没有办法了，只能取消视频或PPT的播放——除非能够联系到更换教室。

附一：
这里的“负责人”是指由项目组中的哪个成员来主要负责，并不是说只有他一个人来处理，如果需要人手（如发传单、贴海报之类），可以联系项目组中的其他成员或职协中的其他人员。