数字档案室建设
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电子文件管理（梁绍红）
数字档案室建设的标准规范
❖ 《浙江省机关数字档案室建设规范（试行）》 （浙档发〔2009〕55号）
电子文件管理（梁绍红）
数字档案室的建设要求
❖ 机关数字档案室建设应以档案目录数据库和全 文数据库为基础，以硬盘、磁带、光盘等数字 化设备为载体，以传统载体档案的数字化和电 子文件归档管理的一体化为重点，以机关各类 档案信息资源（包括业务电子数据）的规范管 理和有效利用为目标。
电子文件管理（梁绍红）
数字档案室的建设内容
❖ 软硬件平台建设 ❖ 数字档案资源建设 ❖ 制度建设
电子文件管理（梁绍红）
软硬件平台建设
❖ 包括硬件设施建设、软件系统建设和网络系统 建设。
❖ 各机关应本着满足现阶段需要并适当超前的原 则，充分估算所需档案存储数据容量、数据操 作强度和网络访问量，在选用硬件设备、软件 系统和建立网络架构时，适当为今后设备扩充、 系统升级和网络扩建留有一定余地。
❖ 组建队伍，配备相关条件
可通过业务外包、自己组建数字化工作机构、聘请有关专家 顾问等方式，组建一支数字化工作队伍。
❖ 监控档案数字化工作的开展 ❖ 评估数字化工作成果。
电子文件管理（梁绍红）
档案数字化的业务流程
前处理 目录挂接 成果管理
档案扫描 数据存储
图像处理 数据验收
注：对于首次项目，还包括数字化应用系统的设计、实施和维护流程
电子文件管理（梁绍红）
常用硬件设施
❖ 服务器。用于满足数字化档案管理的海量存储、海量 查询和按需扩展的弹性部署需求，为各用户端的访问 提供各种共享服务的计算机。
❖ 终端。用于访问服务器或档案数字化处理的计算机。 ❖ 扫描仪。用于纸质、照片档案的数字化。各单位应根
据室藏档案数量、纸张幅面和质量等情况，合理配置 不同规格的扫描仪。 ❖ 光盘、磁带等存储备份设备。 ❖ UPS（不间断）电源。 ❖ 打印机。用于各类档案目录和图文的打印输出。
建议200dpi以上
代替原件保存的 推荐采用无损 压缩的TIFF格 式。
5英寸档案照片建议600dpi，其他规格 按如下公式换算：扫描分辨率 =600dpi/N(其中N=待扫描照片的长 度值/5英寸照片的长度值)
电子文件管理（梁绍红）
档案数字化的技术指标要求
成果类型 格式
技术指标
备注
缩微胶片 音频
传统档案的数字化转换 电子文件归档
电子文件管理（梁绍红）
传统档案的数字化转换
❖ 认识档案数字化的目的？
利用 保护 或是否为了其他业务创新工作？
▪ 推动数字档案馆（室）建设、档案资源的数字化整合
电子文件管理（梁绍红）
基于不同目的对档案数字化工作的影响
❖ 数字化的范围 ❖ 组织和进度安排 ❖ 人力和财力投入 ❖ 不同的技术指标
档案数字化的流程
❖ 包括以下两个流程，即：
管理流程 业务流程
需求调研 制定计划 组建队伍
监控
评估
档案数字化的管理流程
电子文件管理（梁绍红）
档案数字化的管理流程
❖ 开展档案数字化的需求调研 ❖ 制订档案数字化工作计划。
，明确档案数字化的工作目标、内容、人员组织和职责分工、 主要技术指标和方法、验收依据、安全管理措施、进度安排、 经费预算、招投标事宜等，以保障数字化工作的顺利实施 。
电子文件管理（梁绍红）
档案数字化的几个原则
❖ 价值性原则
优先选择珍贵档案进行数字化
❖ 实用性原则
优先选择利用率较高的档案文献进行数字化
❖ 开放性原则
优先选择非涉密、已经开放的档案文献进行数字化
❖ 特色性原则
在人力、物力限制条件较多的情况下，优先选择本 单位有特色的档案资源进行数字化
电子文件管理（梁绍红）
电子文件管理（梁绍红）
网络系统建设
❖ 档案数据网络。
档案数据网络应相对独立，与外部网络实现物理或 逻辑隔离。
档案数据网与办公网、业务网的数据交换应分层授 权，专人负责，保证数据的安全。
电子文件管理（梁绍红）
数字档案资源自文库建设
❖ 机关档案室应建立面向全部室藏档案的符合标 准的档案目录数据库、常用和珍贵档案全文数 据库和归档电子文件数据库，集中存储并管理 数字档案数据信息。
视频
TIFF JPEG
建议200dpi以上
WAV MP3
音频采集最低要求： 采样频率:44.1 kHz， 量化级:16bit，单/双声道。
视频采集最低要求： 分辨率(像素):720*576， AVI 帧数:25帧/秒， MPEG-2 视频数据速率:4Mbps， MPEG-4 音频位速率:224Kbps， 音频设定:立体声， 音频采样频率:44.1kHz。
电子文件管理（梁绍红）
档案数字化的技术指标要求
成果类型
黑白扫 描图 像
彩色扫 描图 像
图纸
扫描
照片扫 描图 像
格式 TIFF
技术指标
建议扫描分辨率在100dpi以上（需OCR 识别的建议200dpi以上）
备注
TIFF JPEG TIFF JPEG
TIFF JPEG
建议100dpi以上（需OCR识别的建议 200dpi以上）
电子文件管理（梁绍红）
数字化工作的组织
❖ 单兵作战 ❖ 社会化运作
资金来源的社会化运作 数字化加工的社会化运作
电子文件管理（梁绍红）
数字化加工的标准规范
❖GB/T 20530-2006 《文献档案资料数字化工作 导则》
❖DA/T31 2005《纸质档案数字化技术规范》 ❖ 参考规范：
《浙江省档案馆纸质档案数字化成果接收暂行办法》
电子文件管理（梁绍红）
软件系统建设
❖ （一）操作系统。选择运行稳定、安全可靠、 与硬件选型相匹配的主流操作系统。
❖ （二）扫描软件。使用扫描仪自带或其他扫描 软件，并根据需要采用Photoshop等图像处理 软件进行后期处理。
❖ （三）档案管理应用平台。根据数字档案室设 计要求开发电子文件归档管理系统、数字档案 室管理系统、档案查询利用系统等，同时具备 对档案目录数据和全文数据的采集、加工、管 理和利用等基本功能。
数字档案室建设
浙江省档案局（梁绍红）
浙江省档案局
数字档案室的概念
❖ 数字档案室是指机关在履行职能工作中综合运 用计算机、信息网络等技术，积累、归档、管 理和利用各类档案信息，以实现档案管理数字 化、信息化和网络化的工作体系。
数字档案室<>单纯的数字档案管理软件 数字档案室<>数字化扫描工作
*包括与单位数字档案与电子文件管理要求相适 应的管理机制、制度、软硬件配套设施及整合有 序的资源。
数字档案室建设的标准规范
❖ 《浙江省机关数字档案室建设规范（试行）》 （浙档发〔2009〕55号）
电子文件管理（梁绍红）
数字档案室的建设要求
❖ 机关数字档案室建设应以档案目录数据库和全 文数据库为基础，以硬盘、磁带、光盘等数字 化设备为载体，以传统载体档案的数字化和电 子文件归档管理的一体化为重点，以机关各类 档案信息资源（包括业务电子数据）的规范管 理和有效利用为目标。
电子文件管理（梁绍红）
数字档案室的建设内容
❖ 软硬件平台建设 ❖ 数字档案资源建设 ❖ 制度建设
电子文件管理（梁绍红）
软硬件平台建设
❖ 包括硬件设施建设、软件系统建设和网络系统 建设。
❖ 各机关应本着满足现阶段需要并适当超前的原 则，充分估算所需档案存储数据容量、数据操 作强度和网络访问量，在选用硬件设备、软件 系统和建立网络架构时，适当为今后设备扩充、 系统升级和网络扩建留有一定余地。
❖ 组建队伍，配备相关条件
可通过业务外包、自己组建数字化工作机构、聘请有关专家 顾问等方式，组建一支数字化工作队伍。
❖ 监控档案数字化工作的开展 ❖ 评估数字化工作成果。
电子文件管理（梁绍红）
档案数字化的业务流程
前处理 目录挂接 成果管理
档案扫描 数据存储
图像处理 数据验收
注：对于首次项目，还包括数字化应用系统的设计、实施和维护流程
电子文件管理（梁绍红）
常用硬件设施
❖ 服务器。用于满足数字化档案管理的海量存储、海量 查询和按需扩展的弹性部署需求，为各用户端的访问 提供各种共享服务的计算机。
❖ 终端。用于访问服务器或档案数字化处理的计算机。 ❖ 扫描仪。用于纸质、照片档案的数字化。各单位应根
据室藏档案数量、纸张幅面和质量等情况，合理配置 不同规格的扫描仪。 ❖ 光盘、磁带等存储备份设备。 ❖ UPS（不间断）电源。 ❖ 打印机。用于各类档案目录和图文的打印输出。
建议200dpi以上
代替原件保存的 推荐采用无损 压缩的TIFF格 式。
5英寸档案照片建议600dpi，其他规格 按如下公式换算：扫描分辨率 =600dpi/N(其中N=待扫描照片的长 度值/5英寸照片的长度值)
电子文件管理（梁绍红）
档案数字化的技术指标要求
成果类型 格式
技术指标
备注
缩微胶片 音频
传统档案的数字化转换 电子文件归档
电子文件管理（梁绍红）
传统档案的数字化转换
❖ 认识档案数字化的目的？
利用 保护 或是否为了其他业务创新工作？
▪ 推动数字档案馆（室）建设、档案资源的数字化整合
电子文件管理（梁绍红）
基于不同目的对档案数字化工作的影响
❖ 数字化的范围 ❖ 组织和进度安排 ❖ 人力和财力投入 ❖ 不同的技术指标
档案数字化的流程
❖ 包括以下两个流程，即：
管理流程 业务流程
需求调研 制定计划 组建队伍
监控
评估
档案数字化的管理流程
电子文件管理（梁绍红）
档案数字化的管理流程
❖ 开展档案数字化的需求调研 ❖ 制订档案数字化工作计划。
，明确档案数字化的工作目标、内容、人员组织和职责分工、 主要技术指标和方法、验收依据、安全管理措施、进度安排、 经费预算、招投标事宜等，以保障数字化工作的顺利实施 。
电子文件管理（梁绍红）
档案数字化的几个原则
❖ 价值性原则
优先选择珍贵档案进行数字化
❖ 实用性原则
优先选择利用率较高的档案文献进行数字化
❖ 开放性原则
优先选择非涉密、已经开放的档案文献进行数字化
❖ 特色性原则
在人力、物力限制条件较多的情况下，优先选择本 单位有特色的档案资源进行数字化
电子文件管理（梁绍红）
电子文件管理（梁绍红）
网络系统建设
❖ 档案数据网络。
档案数据网络应相对独立，与外部网络实现物理或 逻辑隔离。
档案数据网与办公网、业务网的数据交换应分层授 权，专人负责，保证数据的安全。
电子文件管理（梁绍红）
数字档案资源自文库建设
❖ 机关档案室应建立面向全部室藏档案的符合标 准的档案目录数据库、常用和珍贵档案全文数 据库和归档电子文件数据库，集中存储并管理 数字档案数据信息。
视频
TIFF JPEG
建议200dpi以上
WAV MP3
音频采集最低要求： 采样频率:44.1 kHz， 量化级:16bit，单/双声道。
视频采集最低要求： 分辨率(像素):720*576， AVI 帧数:25帧/秒， MPEG-2 视频数据速率:4Mbps， MPEG-4 音频位速率:224Kbps， 音频设定:立体声， 音频采样频率:44.1kHz。
电子文件管理（梁绍红）
档案数字化的技术指标要求
成果类型
黑白扫 描图 像
彩色扫 描图 像
图纸
扫描
照片扫 描图 像
格式 TIFF
技术指标
建议扫描分辨率在100dpi以上（需OCR 识别的建议200dpi以上）
备注
TIFF JPEG TIFF JPEG
TIFF JPEG
建议100dpi以上（需OCR识别的建议 200dpi以上）
电子文件管理（梁绍红）
数字化工作的组织
❖ 单兵作战 ❖ 社会化运作
资金来源的社会化运作 数字化加工的社会化运作
电子文件管理（梁绍红）
数字化加工的标准规范
❖GB/T 20530-2006 《文献档案资料数字化工作 导则》
❖DA/T31 2005《纸质档案数字化技术规范》 ❖ 参考规范：
《浙江省档案馆纸质档案数字化成果接收暂行办法》
电子文件管理（梁绍红）
软件系统建设
❖ （一）操作系统。选择运行稳定、安全可靠、 与硬件选型相匹配的主流操作系统。
❖ （二）扫描软件。使用扫描仪自带或其他扫描 软件，并根据需要采用Photoshop等图像处理 软件进行后期处理。
❖ （三）档案管理应用平台。根据数字档案室设 计要求开发电子文件归档管理系统、数字档案 室管理系统、档案查询利用系统等，同时具备 对档案目录数据和全文数据的采集、加工、管 理和利用等基本功能。
数字档案室建设
浙江省档案局（梁绍红）
浙江省档案局
数字档案室的概念
❖ 数字档案室是指机关在履行职能工作中综合运 用计算机、信息网络等技术，积累、归档、管 理和利用各类档案信息，以实现档案管理数字 化、信息化和网络化的工作体系。
数字档案室<>单纯的数字档案管理软件 数字档案室<>数字化扫描工作
*包括与单位数字档案与电子文件管理要求相适 应的管理机制、制度、软硬件配套设施及整合有 序的资源。