举办活动流程及注意事项

举办活动的流程及注意事项

策划： 1.详见模板（模招会）

注意事项：提前半月将策划书上交到主管主席或秘书处，大型活动提前一个月

前期宣传：1.设计好宣传板的内容交给宣传部，如需摆放到食堂门口或设点宣传，提前在保卫处办理相应手续，记得回收，特

别是雨天与周末

2.横幅内容必须经过主管主席和老师审批后方可制作，横幅

制作必须有提前期，悬挂须在保卫处办理手续

3.彩喷可自己制作也可由网络部制作电子稿，完成后有老师

审批后方可制作，悬挂彩喷时须在保卫处办理相应手续

4.横幅、彩喷悬挂时必须确保稳固，谨防在会场上掉下

以上所有宣传物品摆放、悬挂后都要拍照留底

报名工作：1.合理分配男女比例

2.整理收集好联系方式

3.人数较多时，分组，定负责人

4.及时汇报报名工作进度，以便在有问题时及时处理

嘉宾邀请：1.制作邀请函——秘书处、宣传部，发送邀请函——秘书处

2.送邀请函不能太早保证在两天到半天之内

3.院内老师不需邀请函由主管主席提前一天当面邀请

会前准备：1.教室申请如需接中控台要借电脑后盖钥匙，晚上的活动须在五点前到教休室领取钥匙

2.黑板布置黑板内容经老师审批会前四十分钟布置好

3.桌子从办公室和科协办公室搬。如需多张则提前与教A楼

教休室协商

手续流程:在老师处开证明——教A楼教休室

4.椅子从办公室、科协办公室和A103 处借

5.桌布——主管主席提前至少一天向团委打招呼

6.中控台、音响、话筒——大艺团电池购买（备用），提前

调试如有问题可由主席团联系大艺团的人

7.茶水提前二十分钟到位礼仪迎接老师

8.盆景提前一天联系后勤管理中心（三轮车）

学院开证明——后勤管理中心

9.主持人串词审核确保符合会场气氛确定到会领导的姓名、职称

10.确定结果公平合理

11.嘉宾标牌——科协，秘书处

12.工作人员胸牌

13.维持秩序，按专业、班级、负责到人（点名秩序）

14.大会流程打印出来给老师人手一份

15.计时计分道具搬运礼仪奖状证书写奖状证书

16.颁奖流程与礼仪提前协商会前预演

17.PPT审核背景音乐

18.如有评分制作评分细则打印准备笔工作人员回收评分表

19.节目道具搬运

20.会后会场清理

21.通讯稿照片通讯稿以最快时间完成

22.提前通知大家将手机调成震动或静音

注：所有物品责任到人有借有还

后期： 1.成果展示，后期宣传

2.收齐收据，尽快上报花费

3.活动总结

注：购买所有物品之前要向老师请示，

购买物品要有收据，且写上时间、经手人

所有活动记录择优上交秘书处备案