会计电算化复习
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3.公式： 报表取数函数（重点）、审核公式、舍位平衡公
式 第三节 报表公式定义 二、计算公式定义 (一)取数公式概述
报表基本格式设置完毕之后，就需要对报表上各项目的 取数规则进行定义。
由于报表上绝大部分项目的数据都来源于账簿，因此我 们把这种数据来源的表达式称为账务取数函数；
有些报表项目的数据来源于报表本身或其他报表的项 目，我们把这种数据来源表达式称为报表取数函数。
C14-C15
D16 ?C16+select(?D16,年@=年 and 月@=月
三、审核公式定义 目前，国内财务软件公司开发的报表系统都提供了数据审核 功能，用户只要将报表上的勾稽关系用公式表达出来(在会 计电算化中称为审核公式)，计算机就可以根据审核公式自 动判断报表编制的正确性。
审核公式应该在格式状态下输入。 现以资产负债表为例，说明审核公式的设置问题。假定资产 期末数的单元为D39，负债及所有者权益期末合计数的单元 为H39。在格式状态下单击“数据”菜单中的“编辑公式/审 核公式”，系统弹出审核公式编辑窗口，如图7-15所示。
D6单元的值等于A8单元的值，则在“数据”菜单中指 向“编辑公式”，然后单击其下拉项“单元公式”，直接输 入“A8”即可。 ⑵取某一行的函数
取某一行的函数是指反映报表中某一行的值等于本表中 另一行的数据的函数。这种函数没有特殊的函数名，只需要 输入数据所在行的名称即可。
某表中第六行(C6:H6)的数据等于本表中第十四行 (C14:H14)的值，则在输入运算公式时，可以首先选中C6:H6 区域，按“=”号后直接输入“C14:H14”即可。 ⑶取某一列的函数
在公式编辑框中输入：“D39=H39 MESS 期末资产总计不等 于期末负债及所有者权益总计!”，点击〖确定〗按钮即完 成D39单元格审核公式定义。
公式的含义是：报表D39单元的数据必须等于H39单元的 数据，否则，在屏幕上显示“期末资产总计不等于期末负债 及所有者权益总计”的提示信息。
四、报表舍位平衡公式定义 目前我国对外报表中的金额单位都是“元”。因此在上规模 的单位，会计报表上的数据都比较大，阅读报表时就显得比 较麻烦，故常常希望将报表中的数据金额单位由“元”改 为“千元”或“万元”，以方便阅读。
取某一列的函数是指反映报表中某一列的值等于本表中 另一列的数据的函数。这种函数没有特殊的函数名，只需要 输入数据所在列的名称即可。
某表中第六列的数据等于本表中第八列的值，则在“数 据状态”下指向“文件”菜单，然后单击其下拉项“命令 窗”，输入“LET F=H”即可，回车后计算机自动编制报 表。
前文“取某一行的函数”，也可以在“命令窗”中输 入，表达方法为“LET #6=#14”。 ⑷取本表它页的函数
FS("5405", 月,"借",,,,,)
FS("5501", 月,"借",,,,,)
FS("5502", 月,"借",,,,,)
FS("5503", 月,"借",,,,,)
FS(“5201”, 月,“贷",,,,,)
C4-C5-C6-C7-C8C9+C10
FS("5301", 月,"贷",,,,,)
3.工资费用分配 三、工资费用分配
（2）定义工资项目和运算公式时要认真审核，杜绝因工资 数据资料计算错误而导致错误的核算结果。 （3）要注意所定义公式的运算顺序，前一步骤的公式中不 应包括需在后一步骤中获得数据的工资项目。 （4）工资项目及项目运算公式定义修改后，要重新计算工 资数据。 常见问题的解决方案 1、提示语法错误： 光标闪烁的位置语法错误；错误的原因有可能是没有空格、或是语 句错误。 2、计算错误 公式设置问题；或是公式设置的顺序错了； 3、输入变动数据时无职员信息 核算项目中职员的基本信息里的参与工资核算处选择职员类别。
利润表
编制单位：
年
月
项 目 行数 本月数
一、营业收入 1
减：营业成 本
2
营业税 金及附加
3
本年累计数
销售费 4
用
管理费 用
5
财务费 用
6
投资收
益（损失 以“-”号填
7
列）
二、营业利润
（亏损 以“-”号填
8
列）
加：营业外 收入
9
减：营业外 支出
10
三、利润总额
报表取数函数是指数据来源于报表某一单元、某一行或 某一列的函数。
按照数据来源，它又可以分为取某一单元的函数、取某 一行的函数、取一列的函数、取本表它页的函数、到其他表 取数的函数。
⑴取某一单元的函数 取某一单元的函数是指数据来源于本表某一单元的数
值。这种函数没有特殊的函数名，只需要输入数据所在单元 的名称即可。
报表经舍位后，重新调整平衡关系的公式称为舍位平衡 公式。其中，进行进位的操作叫做舍位，舍位后调整平衡关 系的操作叫做平衡调整。当报表数据生成之后，应对报表进 行审核，以检查报表各项数据勾稽关系的准确性。
在报表处于格式设计状态时，调用“数据”菜单下 的“编辑公式/舍位公式”功能进入到“舍位平衡公式”对 话窗口，如图7-16所示。
5、自其他报表取数的函数
“报表[.rep]”->单元名称@表页号
例如：D5=“Y”->D5@4
表示当前表页中D5单
元的值取自Y表第四页D5的值。
6、 绝对单元公式和相对单元公式
绝对单元公式：前边我们举例都是绝对单元公式，
即如果此单元移动到其他位置，其中的单元公式不变(也叫
绝对引用)。例如：定义了A10=PTOTAL(A1：A9)，在A10单元
FS("5601", 月,"借",,,,,)
C11+C12-C13
FS("5701", 月,"借",,,,,)
Biblioteka Baidu
D5 ?C5+select(?D5,年@=年 and 月@=月+1
D6 ?C6+select(?D6,年@=年 and 月@=月+1 D7 ?C7+select(?D7,年@=年 and 月@=月+1 D8 ?C8+select(?D8,年@=年 and 月@=月+1 D9 ?C9+select(?D9,年@=年 and 月@=月+1 D10 ?C10+select(?D10,年@=年 and 月@=月 D11 ?C11+select(?D11,年@=年 and 月@=月 D12 ?C12+select(?D12,年@=年 and 月@=月 D13 ?C13+select(?D13,年@=年 and 月@=月 D14 ?C14+select(?D14,年@=年 and 月@=月 D15 ?C15+select(?D15,年@=年 and 月@=月
这时报表上原来的数据平衡关系就可能被破坏，因此需 要重新进行调整，使之保持数据间的平衡关系。
例如：原始报表数据平衡关系为D5+E5=F5，在未转换之前， D5的值为15237.23，E5的值为1543.31，F5的值为 16780.54，此时该表页是符合平衡关系的。但在转换为“万 元”表之后，D5的值变为1.52，E5的值变为0.15，F5的值变 为1.68，这时原先的平衡关系被打破，即 1.52+0.15=1.67≠1.68。
函数内部带中括号的项目为可选项目，可采用缺省方
式。而科目编码或会⑴函数名:即函数关键字,账务取数函数 主要函数名，表4-3所示。 计期间则是必选项目。
函数
表示方法
名称
金额式 数量式 外币式
期初余额函数 QC sQC wQC
期末余额函数 QM sQM wQM
发生额函数 FS sFS
wFS
累计发生额函 数
（亏损总额 以“-”号填
11
列）
减：所得税 费用
12
四、净利润（净
亏损以“-”号 13
填列）
元公式
位置 单元公式
Fs(5101, “贷”,,,,,)+
Fs(5102, “贷”,,,,,)
D4 ?C4+select(?D4,年@=年 and 月@=月+1
FS("5401", 月,"借",,,,,)+ FS("5405", 月,"借",,,,,)
前面插入一行后，单元公式依然为PTOTAL(A1：A9)
相对单元公式：是当单元公式移动或复制到其他单 元，单元公式中引用的单元也随之改变。在单元名称的左侧 输入“?”表示相对引用。例如：对于“利润表”中的“主 营业务收入”的“本年累计数”单元格定义了D5= ? C5+select(?D5,年@=年 and 月@=月+1)), 在D5单元前面插 入一行后，单元公式自动变为D6= ?C6+select(?D6,年@=年 and 月@=月+1))。同理可以对“本年累计数”列中的所有单 元格设置成自动取数的单元公式。
④等号左边只能为一个单元(不带页号和表名)； ⑤一个单元只允许在等号右边出现一次。 舍位平衡公式编辑完毕，检查无误后单击〖完成〗按钮，系 统将保存此次舍位平衡公式的设置。按“ESC”键或选择 〖取消〗将放弃此次操作。
工资核算系统（次重要）
1.初始化设置（计算公式） 二、日常工资变动数据的输入 加班次数、水电费、奖金——变动的 基本工资、交通补贴、公积金等——基本固定 加班工资、应发工资、个人所得税、实发工资——可以用 计算公式根据其他工资项目算出来。 注意： 对于基本不变的数据，如基本工资等，第一次使用该系统时 仍需要首次录入； 对于能够使用计算公式计算的项目，需要在软件给定的公式 设置模块中设定完毕方可使用，公式设置工作在初始化时进 行一次即可。 2.变动数据的输入 注意以下几个问题： （1）如果工资项目发生了改变，则需要重新定义工资运算 公式。
其中， 舍位表名是舍位后报表的名称，和当前报表文件名不能
相同，存放地点默认在当前目录下； 舍位范围，是指需要进行舍位的区域；舍位位数可输入
1-8位，舍位位数为1时，区域中的数据除以10；舍位位数为 2，区域中的数据除以100，依此类推； 平衡公式，是指舍位后有关项目间的平衡关系，按如下规则 书写： ①倒顺序写，首写写最终运算结果，然后一步一步向前推； ②每个公式一行，各公式之间用逗号隔开，最后一条公式后 不用写逗号； ③公式中只能使用“+”或“-”符号，不能使用其他运算符 号及函数；
二、计算公式定义 1.账务取数函数
账务取数函数表示报表数据来源于账簿，它要解决以下 方面的问题： ⑴取哪一个账套的数据。 ⑵取哪一年、哪一个月的数据。 ⑶取哪一个账户的数据 ⑷取这个账户的什么数据(一个账户可以提供期初、期末、 发生额、累计发生额等数据)。 账务取数函数的基本格式为：函数名(“科目编码”，会计 期间，[“方向”]，[“账套号”]，[会计年度]，[“编码 1”]，[“编码2”])。
取本表它页的函数是指反映数据来源于本表其他月份的 数据的函数。
例如二月份利润表中的本年累计数应根据一月份利润表 中的本年累计数与二月份报表中的本月数合计填列，这时就 可以用取本表它页的函数设置运算公式。
1．最常用的函数是Select( )函数。 D5=C5+Select(D5,月@=月+1) 说明：月@表示当前月,“月”表示当前月的上一个月， Select(D5,月@=月+1)表示将上个月表中的D5单元的值取出 来。 2．<目标区域>=单元名称 @表页号 B2=C5@2表示当前表页B2取本表中第二页C5单元的值。
LFS
sLFS
wLFS
条件发生额函 数
TFS
sTFS
wTFS
对方科目发生 额函数
DFS
sDFS
wDFS
净额函数
JE sJE wJE
⑵科目编码：表示取哪一个科目的数据。 ⑶会计期间：表示取某一年哪一个月的数据，可以是全年、 季、月等变量，也可以用具体数字表示年、季、月。 ⑷方向：即借或贷，可以省略。 ⑸账套号：表示取哪一套账的数据，为数字型字符串，缺省 时默认为第一套账。 ⑹会计年度：即数据取数的年度，可以省略，省略时取默认 的会计年度。 ⑺编码1与编码2：与科目编码的核算账类有关，可以取科目 的辅助账，如无辅助核算可以不填。 2.报表取数函数
注意事项： Ø单元公式中的单元地址不允许循环引用（SELECT函数除 外）如：A1=A1+B2为错误公式 Ø 在组合单元中不能定义单元公式 Ø 在定义了单元公式的单元中不能再输入任何其他内容， 例如数字等，除非删除其中的公式 Ø 如果利用单元公式定义字符内容，则应在格式下将其 设为字符型单元，再输入单元公式内容，注意在单元公式中 的字符串应加上半角引号“ ”。如单元公式A1=“盈 利”(A1应为字符型单元)。
式 第三节 报表公式定义 二、计算公式定义 (一)取数公式概述
报表基本格式设置完毕之后，就需要对报表上各项目的 取数规则进行定义。
由于报表上绝大部分项目的数据都来源于账簿，因此我 们把这种数据来源的表达式称为账务取数函数；
有些报表项目的数据来源于报表本身或其他报表的项 目，我们把这种数据来源表达式称为报表取数函数。
C14-C15
D16 ?C16+select(?D16,年@=年 and 月@=月
三、审核公式定义 目前，国内财务软件公司开发的报表系统都提供了数据审核 功能，用户只要将报表上的勾稽关系用公式表达出来(在会 计电算化中称为审核公式)，计算机就可以根据审核公式自 动判断报表编制的正确性。
审核公式应该在格式状态下输入。 现以资产负债表为例，说明审核公式的设置问题。假定资产 期末数的单元为D39，负债及所有者权益期末合计数的单元 为H39。在格式状态下单击“数据”菜单中的“编辑公式/审 核公式”，系统弹出审核公式编辑窗口，如图7-15所示。
D6单元的值等于A8单元的值，则在“数据”菜单中指 向“编辑公式”，然后单击其下拉项“单元公式”，直接输 入“A8”即可。 ⑵取某一行的函数
取某一行的函数是指反映报表中某一行的值等于本表中 另一行的数据的函数。这种函数没有特殊的函数名，只需要 输入数据所在行的名称即可。
某表中第六行(C6:H6)的数据等于本表中第十四行 (C14:H14)的值，则在输入运算公式时，可以首先选中C6:H6 区域，按“=”号后直接输入“C14:H14”即可。 ⑶取某一列的函数
在公式编辑框中输入：“D39=H39 MESS 期末资产总计不等 于期末负债及所有者权益总计!”，点击〖确定〗按钮即完 成D39单元格审核公式定义。
公式的含义是：报表D39单元的数据必须等于H39单元的 数据，否则，在屏幕上显示“期末资产总计不等于期末负债 及所有者权益总计”的提示信息。
四、报表舍位平衡公式定义 目前我国对外报表中的金额单位都是“元”。因此在上规模 的单位，会计报表上的数据都比较大，阅读报表时就显得比 较麻烦，故常常希望将报表中的数据金额单位由“元”改 为“千元”或“万元”，以方便阅读。
取某一列的函数是指反映报表中某一列的值等于本表中 另一列的数据的函数。这种函数没有特殊的函数名，只需要 输入数据所在列的名称即可。
某表中第六列的数据等于本表中第八列的值，则在“数 据状态”下指向“文件”菜单，然后单击其下拉项“命令 窗”，输入“LET F=H”即可，回车后计算机自动编制报 表。
前文“取某一行的函数”，也可以在“命令窗”中输 入，表达方法为“LET #6=#14”。 ⑷取本表它页的函数
FS("5405", 月,"借",,,,,)
FS("5501", 月,"借",,,,,)
FS("5502", 月,"借",,,,,)
FS("5503", 月,"借",,,,,)
FS(“5201”, 月,“贷",,,,,)
C4-C5-C6-C7-C8C9+C10
FS("5301", 月,"贷",,,,,)
3.工资费用分配 三、工资费用分配
（2）定义工资项目和运算公式时要认真审核，杜绝因工资 数据资料计算错误而导致错误的核算结果。 （3）要注意所定义公式的运算顺序，前一步骤的公式中不 应包括需在后一步骤中获得数据的工资项目。 （4）工资项目及项目运算公式定义修改后，要重新计算工 资数据。 常见问题的解决方案 1、提示语法错误： 光标闪烁的位置语法错误；错误的原因有可能是没有空格、或是语 句错误。 2、计算错误 公式设置问题；或是公式设置的顺序错了； 3、输入变动数据时无职员信息 核算项目中职员的基本信息里的参与工资核算处选择职员类别。
利润表
编制单位：
年
月
项 目 行数 本月数
一、营业收入 1
减：营业成 本
2
营业税 金及附加
3
本年累计数
销售费 4
用
管理费 用
5
财务费 用
6
投资收
益（损失 以“-”号填
7
列）
二、营业利润
（亏损 以“-”号填
8
列）
加：营业外 收入
9
减：营业外 支出
10
三、利润总额
报表取数函数是指数据来源于报表某一单元、某一行或 某一列的函数。
按照数据来源，它又可以分为取某一单元的函数、取某 一行的函数、取一列的函数、取本表它页的函数、到其他表 取数的函数。
⑴取某一单元的函数 取某一单元的函数是指数据来源于本表某一单元的数
值。这种函数没有特殊的函数名，只需要输入数据所在单元 的名称即可。
报表经舍位后，重新调整平衡关系的公式称为舍位平衡 公式。其中，进行进位的操作叫做舍位，舍位后调整平衡关 系的操作叫做平衡调整。当报表数据生成之后，应对报表进 行审核，以检查报表各项数据勾稽关系的准确性。
在报表处于格式设计状态时，调用“数据”菜单下 的“编辑公式/舍位公式”功能进入到“舍位平衡公式”对 话窗口，如图7-16所示。
5、自其他报表取数的函数
“报表[.rep]”->单元名称@表页号
例如：D5=“Y”->D5@4
表示当前表页中D5单
元的值取自Y表第四页D5的值。
6、 绝对单元公式和相对单元公式
绝对单元公式：前边我们举例都是绝对单元公式，
即如果此单元移动到其他位置，其中的单元公式不变(也叫
绝对引用)。例如：定义了A10=PTOTAL(A1：A9)，在A10单元
FS("5601", 月,"借",,,,,)
C11+C12-C13
FS("5701", 月,"借",,,,,)
Biblioteka Baidu
D5 ?C5+select(?D5,年@=年 and 月@=月+1
D6 ?C6+select(?D6,年@=年 and 月@=月+1 D7 ?C7+select(?D7,年@=年 and 月@=月+1 D8 ?C8+select(?D8,年@=年 and 月@=月+1 D9 ?C9+select(?D9,年@=年 and 月@=月+1 D10 ?C10+select(?D10,年@=年 and 月@=月 D11 ?C11+select(?D11,年@=年 and 月@=月 D12 ?C12+select(?D12,年@=年 and 月@=月 D13 ?C13+select(?D13,年@=年 and 月@=月 D14 ?C14+select(?D14,年@=年 and 月@=月 D15 ?C15+select(?D15,年@=年 and 月@=月
这时报表上原来的数据平衡关系就可能被破坏，因此需 要重新进行调整，使之保持数据间的平衡关系。
例如：原始报表数据平衡关系为D5+E5=F5，在未转换之前， D5的值为15237.23，E5的值为1543.31，F5的值为 16780.54，此时该表页是符合平衡关系的。但在转换为“万 元”表之后，D5的值变为1.52，E5的值变为0.15，F5的值变 为1.68，这时原先的平衡关系被打破，即 1.52+0.15=1.67≠1.68。
函数内部带中括号的项目为可选项目，可采用缺省方
式。而科目编码或会⑴函数名:即函数关键字,账务取数函数 主要函数名，表4-3所示。 计期间则是必选项目。
函数
表示方法
名称
金额式 数量式 外币式
期初余额函数 QC sQC wQC
期末余额函数 QM sQM wQM
发生额函数 FS sFS
wFS
累计发生额函 数
（亏损总额 以“-”号填
11
列）
减：所得税 费用
12
四、净利润（净
亏损以“-”号 13
填列）
元公式
位置 单元公式
Fs(5101, “贷”,,,,,)+
Fs(5102, “贷”,,,,,)
D4 ?C4+select(?D4,年@=年 and 月@=月+1
FS("5401", 月,"借",,,,,)+ FS("5405", 月,"借",,,,,)
前面插入一行后，单元公式依然为PTOTAL(A1：A9)
相对单元公式：是当单元公式移动或复制到其他单 元，单元公式中引用的单元也随之改变。在单元名称的左侧 输入“?”表示相对引用。例如：对于“利润表”中的“主 营业务收入”的“本年累计数”单元格定义了D5= ? C5+select(?D5,年@=年 and 月@=月+1)), 在D5单元前面插 入一行后，单元公式自动变为D6= ?C6+select(?D6,年@=年 and 月@=月+1))。同理可以对“本年累计数”列中的所有单 元格设置成自动取数的单元公式。
④等号左边只能为一个单元(不带页号和表名)； ⑤一个单元只允许在等号右边出现一次。 舍位平衡公式编辑完毕，检查无误后单击〖完成〗按钮，系 统将保存此次舍位平衡公式的设置。按“ESC”键或选择 〖取消〗将放弃此次操作。
工资核算系统（次重要）
1.初始化设置（计算公式） 二、日常工资变动数据的输入 加班次数、水电费、奖金——变动的 基本工资、交通补贴、公积金等——基本固定 加班工资、应发工资、个人所得税、实发工资——可以用 计算公式根据其他工资项目算出来。 注意： 对于基本不变的数据，如基本工资等，第一次使用该系统时 仍需要首次录入； 对于能够使用计算公式计算的项目，需要在软件给定的公式 设置模块中设定完毕方可使用，公式设置工作在初始化时进 行一次即可。 2.变动数据的输入 注意以下几个问题： （1）如果工资项目发生了改变，则需要重新定义工资运算 公式。
其中， 舍位表名是舍位后报表的名称，和当前报表文件名不能
相同，存放地点默认在当前目录下； 舍位范围，是指需要进行舍位的区域；舍位位数可输入
1-8位，舍位位数为1时，区域中的数据除以10；舍位位数为 2，区域中的数据除以100，依此类推； 平衡公式，是指舍位后有关项目间的平衡关系，按如下规则 书写： ①倒顺序写，首写写最终运算结果，然后一步一步向前推； ②每个公式一行，各公式之间用逗号隔开，最后一条公式后 不用写逗号； ③公式中只能使用“+”或“-”符号，不能使用其他运算符 号及函数；
二、计算公式定义 1.账务取数函数
账务取数函数表示报表数据来源于账簿，它要解决以下 方面的问题： ⑴取哪一个账套的数据。 ⑵取哪一年、哪一个月的数据。 ⑶取哪一个账户的数据 ⑷取这个账户的什么数据(一个账户可以提供期初、期末、 发生额、累计发生额等数据)。 账务取数函数的基本格式为：函数名(“科目编码”，会计 期间，[“方向”]，[“账套号”]，[会计年度]，[“编码 1”]，[“编码2”])。
取本表它页的函数是指反映数据来源于本表其他月份的 数据的函数。
例如二月份利润表中的本年累计数应根据一月份利润表 中的本年累计数与二月份报表中的本月数合计填列，这时就 可以用取本表它页的函数设置运算公式。
1．最常用的函数是Select( )函数。 D5=C5+Select(D5,月@=月+1) 说明：月@表示当前月,“月”表示当前月的上一个月， Select(D5,月@=月+1)表示将上个月表中的D5单元的值取出 来。 2．<目标区域>=单元名称 @表页号 B2=C5@2表示当前表页B2取本表中第二页C5单元的值。
LFS
sLFS
wLFS
条件发生额函 数
TFS
sTFS
wTFS
对方科目发生 额函数
DFS
sDFS
wDFS
净额函数
JE sJE wJE
⑵科目编码：表示取哪一个科目的数据。 ⑶会计期间：表示取某一年哪一个月的数据，可以是全年、 季、月等变量，也可以用具体数字表示年、季、月。 ⑷方向：即借或贷，可以省略。 ⑸账套号：表示取哪一套账的数据，为数字型字符串，缺省 时默认为第一套账。 ⑹会计年度：即数据取数的年度，可以省略，省略时取默认 的会计年度。 ⑺编码1与编码2：与科目编码的核算账类有关，可以取科目 的辅助账，如无辅助核算可以不填。 2.报表取数函数
注意事项： Ø单元公式中的单元地址不允许循环引用（SELECT函数除 外）如：A1=A1+B2为错误公式 Ø 在组合单元中不能定义单元公式 Ø 在定义了单元公式的单元中不能再输入任何其他内容， 例如数字等，除非删除其中的公式 Ø 如果利用单元公式定义字符内容，则应在格式下将其 设为字符型单元，再输入单元公式内容，注意在单元公式中 的字符串应加上半角引号“ ”。如单元公式A1=“盈 利”(A1应为字符型单元)。