浅谈如何编写会计记账凭证摘要

浅谈如何编写会计记账凭证摘要

发表时间：2010-11-16T15:24:13.287Z 来源：《中小企业管理与科技》2010年6月下旬刊供稿作者：姜洁

[导读] 这样不仅能有效防止发生漏记、重记的可能，而且便于单位间的账务查询。

姜洁 (开滦(集团)有限责任公司煤炭质量检测中心)

摘要：记账凭证是本单位财会部门根据审核无误的原始凭证编制，载有反映经济业务的会计分录及简要内容，直接作为记账依据的书面文件。其特点是：载有反映经济业务的会计分录，指明了经济业务应记入的账户、应记的方向及相应的金额，并附有相关的原始凭证（即附件）。记账凭证摘要，是对该项经济业务的基本概括，概括好了，叫人一看就知道经济业务的来龙去脉，反之，若写的文不对题、词不达意或者过于简单，可能会给看账者或查账者以错觉，不利于会计信息的分析和利用。笔者结合自己多年的国企会计工作经历，就实行会计电算化后记账凭证摘要的编写作些探讨，以求抛砖引玉。

关键词：记账凭证记账凭证摘要

1 日常收支业务摘要的编写要规范统一

目前各单位根据业务量的大小，财务部门都分别设置了3—5人以上编制记账凭证，所有人员力求使用统一格式、统一措辞。这样使得会计账簿的摘要体现整体一致性，更重要的是能够充分发挥计算机查询系统中“模糊查询”板块的功能。所以，对日常收支业务采用“主语＋谓语＋宾语”的句式。即具备经济行为的主体、对象和内容三个最基本的要素，编写时还要注意在主语前加上部门。统一措辞虽然在执行初期比较困难，只要大家在工作中注意交流、相互沟通、认真总结，相信很快就能做到统一协调。

例如：财务部张三用现金购买办公用笔150元。摘要为：财务部张三购笔。

采用这种句式，在账务“模糊”查询时，只要输入“张三”，当年及往年所有张三经手的业务，所需数据一目了然。如果要查找财务部所发生的费用，只要输入“财务部”，就会得到所有财务部的费用情况。充分体现了会计电算化方便、高效、快捷的优越性。

2 摘要的编写要“简”而“明”

所谓简明，即简单明了。太过于简单的摘要，不能把经济业务内容表达清楚。相反，如果摘要过于繁琐，不仅罗嗦而且也会因摘要栏字数控制使得摘要不能全面显现，影响账簿使用者的使用。因此要在计算机设定的摘要字数内，抓住重点，将经济业务内容尽可能简单、全面地表述出来。

例如：企管部李四去北京出差借款5000元。摘要为企管部李四出差借款，而不能为李四借款，更不能为借款。

3 摘要的编写要准确

对反映不同经济内容的同一张记账凭证，每项经济业务内容要准确对应一个摘要，不能笼统地使用同一个摘要。现行的借贷记账法和会计基础工作规范允许编制一借多贷、一贷多借以及特殊情况下的多借多贷的记账凭证。目前被广泛使用的会计电算化软件，一般都具有“修改摘要”的功能，为准确编写记账凭证摘要提供了条件。

例如：驻石家庄办事处每月要到财务部报销经费，其中有招待费、办公费、差旅费、会务费、审计费等等。其摘要应按每项经济业务对应的会计分录分别编写为：驻石办招待费；驻石办办公费；驻石办差旅费；驻石办会务费；驻石办审计费等。如果报销时只输入驻石家庄办事处经费，则过于笼统，摘要与会计科目也不相对应。

又如：企管部李四出差回来报账时，会务费开支1500元；购书500元；车票及途中补助2000元；退回余款1000元。其摘要应为：李四报销会务费；李四报销购书款；李四报销差旅费；李四借款退回余款。如果此笔凭证用笼统的一个摘要：李四报销差旅费，则反映在会计账簿中的 “会务费”、“办公费”“差旅费”科目，都对应着差旅费的摘要，用起账来会令人匪夷所思。对此工作细节，有些会计人员往往容易忽视，给以后的复核、记账、查账、审计等一系列会计工作带来不便。特别强调的是，用银行存款开支的经济业务，对应银行存款科目的摘要，必须反映收款单位名称，便于银行存款账同银行对账单的核对。

4 更正错账时摘要要规范

根据《河北省企业会计基础工作规范实施细则》的要求，对记账后的记账凭证，发现错误，用红字冲销原错误凭证时的摘要为“注销某月某日某号凭证”，同时，用蓝字编写正确的记账凭证时摘要为“订正某月某日某号凭证”。对只有金额错误的会计分录，在编制调整数字差额凭证时摘要为“调整某月某日某号凭证”。如果所修改的是往年的错误凭证，那么，在“某月某日”前务必加上“某年”字样。在此需强调一点，在注销、订正或调整某张错误凭证的同时，应在被修改的记账凭证摘要的下面手工注明“该凭证在某月某日某号凭证已更正”的标记，表示该凭证已被修改完毕，以避免该凭证被重复修改。

5 摘要中需要反映必要的数字

5.1 需要注明时间的摘要

有的摘要必须注明时间，如收到上级部门拨入某月经费；交纳某月水费、电费、电话费、各项保险金、个人所得税等；提取职工福利费、职工教育经费、工会经费等。在摘要中务必注明经济业务所属的时间。这样不仅能有效防止发生漏记、重记的可能，而且便于单位间的账务查询。

例如：某单位收到省拨2007年上半年政府津贴200000元。摘要为：收省拨07年上半年政府津贴。

5.2 需要注明人数的摘要

对发放职工防暑降温费、职工困难补助、发放临时工工资等，在摘要中要注明人次。以便为组织人事部门、工会部门统计相关数据，编制报表所用。无须去检查每张记账凭证后所附原始凭证，费时费力，只要使用查询系统“科目查询”板块，所需数据跃然屏幕，起到事半功倍的效果。

例如：发放在职职工12人共计2400元的困难补助。摘要为：发放职工12人困补。

5.3 需要注明数量的摘要

随着各单位规模的不断扩大，现有的资产设备远远不能满足目前经营规模。需要购置的办公设备、生产设备数量很大，需要报废的陈旧固定资产也很多。虽然固定资产账中反映资产的数量，但为了便于同固定资产管理部门随时的“动态”对账，在摘要中要注明资产的数量。

例如：质检中心李华从天兴实验设备公司购买化验设备两台，通过银行汇款980000元。摘要为：李华购入天兴实验设备公司化验设备，同时记入固定资产，摘要为：质检中心购化验设备两台。