文书档案收集整理归档规范标准[详]
文书档案归档整理规范

文书档案归档整理规范文书档案归档整理规范一、总设(一)、归档文件广义上的归档文件是一个泛指性概念,包括机关形成须归档保存的所有文件材料。
《规则》对这一概念的使用和限定,使“归档文件”具有了专指性意义,即“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案、保存的各种纸质文件材料”。
其中,“办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成,而不论文件本身在实际工作中否定在发挥作用。
比如请示与批复,在复文发出或收到以后。
在文书处理上就算已办理完毕;本机关的发文,文件印发也就算办理完毕。
但:有的文件如请示、报告等需要上级部门给予批复、批示和答复的,要等待批复,批示答复,收到后再归档。
有的文件,如计划,规则、请示、规定等,在贯彻执行上需要很长时间,但印发或传阅后,其文书处理程序已经完成,也算办理完毕。
《规则》对适用的归档文明种类进行了限定,明确为纸质文书材料。
这是因为本标准旨在对文书立卷工作进行改革。
暂不涉及科技、会计等专门档案,以及声像、电子等特殊载体档案的整理工作。
(也就是过去科技档案用什么方法,现在继续用什么方法。
)(二)、归档文件整理归档文件整理,就是“将归档文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程”。
这一概念明确了“以件为单位”的基本原则,并概述了归档文件整理工作的基本环节。
整理的内容包括“分类、装订、排列、编号、编目、装盒”。
(三)整理原则归档文件的整理原则,可概括为“遵循文件的自然形成规律,保持文件之间的有机联系(计划与总结,安排与汇报,关于干部任免、工资、退休的,通知,思想工作,关于教育,文化、宣传品质,关于经济的,关于生产的,关于农业工作的),区分不同价值,便于保管和利用”。
与传统立卷原则相比较,两者是基本规律客观存在的。
文件整理归档的目的,是将机关职能活动中形成的,能反映出机关基本活动面貌的文件材料保存下来,以便今后和历史研究查考。
因为条件的变化,具体整理方法可以不同,但都必须遵循归档文件整理的基本规律,才能达到便于保管和利用的共同目的。
文书档案整理归档验收标准

附件:1文书档案整理归档验收标准(一)保证归档文件数量与内容的完整性。
任何单位或个人不得以任何理由和形式扣留对本机关工作有价值的文件材料。
文书人员应根据收文簿、发文簿仔细核对,确保发文和应归档的收文收集齐全。
(二)装订应整齐、安全、美观。
归档文件按“件”装订。
5页以上的以“三孔一线"的方式缝订,须将文件左、下边对齐;5页及以下的以“包边角"的方式缝订,须将文件左、下边对齐。
确保不压字、无金属物,超过A4纸张的应按要求折叠,使其便于查阅和翻印。
(三)文件保管期限划分应科学、准确。
以《省担保集团文书档案归档范围和保管期限表》为基础,结合集团工作实际和为积累集团工作历史的需要,正确分析和鉴别文件资料内容和作用,全面确定和区分不同文件的保存价值,准确划分文件保管期限(永久、30年、10年),以便于保管和利用。
(四)归档文件排列应正确、有序。
应首先遵循“事由原则”,同一事由的文件应相邻排列。
不同事由的文件,依次按照先发文后收文、文件字号类别、文件字号由小到大等条件进行排列。
每件档案总页数以阿拉伯数字用铅笔在文件末页外边上角标注。
(五)档案排列应体现其特征与逻辑联系。
归档文件依据分类方式和排列顺序逐件编写件号,一个装订件为一件,永久、30年、10年各一个流水号,分别从1号起编。
(六)加盖、填写归档章应清晰无误。
在文件首页上端的空白处中间位置加盖归档章并仔细填入对应内容。
归档章式样如下图:┏━━━━━┳━━━━━━┳━━━━┓┃ 全宗号┃ 文件年度┃ 件号┃┣━━━━━╋━━━━━━╋━━━━┫┃处室名称┃保管期限┃ ┃┗━━━━━┻━━━━━━┻━━━━┛例:担保办[2011]98号文件总经办2011年度永久保存第26件文书档案,则该文件归档章应为:┏━━━━┳━━━━━━┳━━━━┓┃ 66 ┃ 2011 ┃ 26 ┃┣━━━━╋━━━━━━╋━━━━┫┃总经办┃ 永久┃ ┃┗━━━━┻━━━━━━┻━━━━┛(七)档案著录应做到真实、完整。
文书档案归档及整理规范

四、保管期限
• —定期10年(一般的) • (培训相关文件材料、宣传材料、杂志报
道;月度、季度、半年度财务会计报告、 银行对账单、纳税申报表等。)
五、文件分件
• 以“件”为单位进行整理,一般每份文件为 一件。
• 正文、附件为一件; • 文件正本与定稿(包括历次修改稿)为一件; • 文件处理单(阅办单)放在最前面并统计页
文在后; • 正文在前,发文稿纸、定稿在后。
六、排列
• (二)“件”与“件”之间的排列
• 前提:同类别→同年度→相同的保管期限
• 成套性的文件集中排列; • 同一事由的一组文件材料,一般按照成文时
间(或形成时间)的先后顺序进行排列; • 信息、简报类的,可按其已有的期数编号进
行排列。
七、拟写题名
九、归档文件目录(式样)
序号
文号
责任者
题名
日期
页数 备注
文号:文件的发文号,若没有,不用标识; 日期:文件材料的形成时间,如:20180408;日期不全的,且考证不出 来的,用“0”填充,如:20180000; 页数:填写每件文件的总页数; 备注:填写需要说明的事项。
十、备考表
• 备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情 况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期
码; • 转发文与被转发文为一件; • 原件与复印件为一件;
五、文件分件
• 简报、周报等材料一期为一件; • 会议记录一次会议为一件,会议记录一年
一本,一本为一件; • 来文与复文(如请示与批复、报告与批示、
函与复函等)独立成件,也可两者合为一 件;
六、排列
• (一)每“件”不同稿本的排列
• 正文在前、附件在后; • 正本在前,定稿在后; • 转发文在前,被转发文在后; • 原件在前,复印件在后; • 来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后; • 有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前,收
文书档案归档整理规范

文书档案归档整理规范作者:王大忠文章来源:本站原创点击数:401 更新时间:2012-5-19一、总设(一)、归档文件广义上的归档文件是一个泛指性概念,包括机关形成须归档保存的所有文件材料。
《规则》对这一概念的使用和限定,使“归档文件”具有了专指性意义,即“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案、保存的各种纸质文件材料”。
其中,“办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成,而不论文件本身在实际工作中否定在发挥作用。
比如请示与批复,在复文发出或收到以后。
在文书处理上就算已办理完毕;本机关的发文,文件印发也就算办理完毕。
但:有的文件如请示、报告等需要上级部门给予批复、批示和答复的,要等待批复,批示答复,收到后再归档。
有的文件,如计划,规则、请示、规定等,在贯彻执行上需要很长时间,但印发或传阅后,其文书处理程序已经完成,也算办理完毕。
《规则》对适用的归档文明种类进行了限定,明确为纸质文书材料。
这是因为本标准旨在对文书立卷工作进行改革。
暂不涉及科技、会计等专门档案,以及声像、电子等特殊载体档案的整理工作。
(也就是过去科技档案用什么方法,现在继续用什么方法。
)(二)、归档文件整理归档文件整理,就是“将归档文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程”。
这一概念明确了“以件为单位”的基本原则,并概述了归档文件整理工作的基本环节。
整理的内容包括“分类、装订、排列、编号、编目、装盒”。
(三)整理原则归档文件的整理原则,可概括为“遵循文件的自然形成规律,保持文件之间的有机联系(计划与总结,安排与汇报,关于干部任免、工资、退休的,通知,思想工作,关于教育,文化、宣传品质,关于经济的,关于生产的,关于农业工作的),区分不同价值,便于保管和利用”。
与传统立卷原则相比较,两者是基本规律客观存在的。
文件整理归档的目的,是将机关职能活动中形成的,能反映出机关基本活动面貌的文件材料保存下来,以便今后和历史研究查考。
文书档案整理主要标准规范

档案见证历史。
近年来,国家档案局为规范档案工作,加快了档案标准制定步伐,截至2020年3月,已颁布的档案行业标准已达85项。
这些标准涉及档案工作的各个方面,对文书档案整理来说,档案整理主要会用到以下两项标准规范。
1、《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)《归档文件整理规则》适用于按“件”归档的文书档案整理。
它于2000年12月6日首次发布,国家档案局对其进行了修改完善后,2015年10月25日再次发布,新标准于2016年6月1日开始实施。
新发布的DA/T22-2015替代了原有的DA/T22-2000,相比于原有标准主要有以下变化:(1)标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009 进行了修改;(2)将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料;(3)调整归档文件分类方法;(4)增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求;(5)增加归档文件档号结构和编制要求;(6)将室编件号、馆编件号统一为件号;(6)在附录中增加归档章示例、直角装订方法。
《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)主要从组件、分类、排列、编号、编目、修整、装订、编页、装盒、排架等档案整理工作环节规范档案管理。
它是目前整理机关、事业单位等社会组织整理文书档案的主要标准之一。
2、《文书档案案卷格式》(GB/T9705-2008)《文书档案案卷格式》适用于按“卷”归档的文书档案整理。
它于1988年9月5日首次发布,2008年11月13日修改完善后再次发布,新标准于2009年5月1日开始实施。
新发布的GB/T9705-2008替代了原有的GB/T9705-1988,相比于原有标准主要有以下变化:(1)标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2000 进行了修改;(2)增加了前言;(3)修改了硬卷皮封面和封底尺寸、卷盒尺寸和卷内目录用纸尺寸;(4)增加“归档号”为硬卷脊项目;(5)调整档号章项目,并增加档号章的填写要求。
文书档案整理规范

文书档案整理规范文书档案整理规范一、文书档案整理要求:1、文书档案实行一级类目管理。
2、文书档案以件为单位实行一级管理。
同一个问题的请示与批复按一件保管,请示的文件编号填在“备注”栏中;如会议材料等,每一件为一个保管单位。
3、带有附件的文件,文件和附件每一件为一个保管单位,录入附件信息时,必须在“备注”栏中填写附件的发文文号。
4、文件的排列顺序,制发文,正文在前,发文稿纸在中间,文件底稿在后。
接收文,公文处理纸在前,文件原件在后,如果是传真件,需另附复印件一并保管。
二、档案号编制要求:文书档案在一级类目下七位流水编制全宗号+一级类目代字+流水号1-W0000001三、文书档案著录细则:1、题名:文件材料的正、副标题要全部录入。
以事件为保管单位的文件材料题名应全面、准确概括和揭示文件内容,由“责任者+问题+文种”组成。
如有同题名文件,录入时由“标题+发文日期”组成,题名中的年度应是阿拉伯数字,不要录入特殊字符。
合同档案著录时,题名应录入甲方单位名称和合同项目名称,若合同编号和外委编号同时存在时,将外委编号录入题名中。
2、文件编号:填写发文字号,发文字号年份使用半角状态下方括号,如:****字[2019]15号;合同档案填写合同编号。
没有文件编号或合同编号时为空。
3、责任者:填写对文件内容负有责任的单位,公文以落款盖章的机构为准,有多个责任者时,选择两个主要责任者,其余用“等”代替,必须填写规范的单位名称(不可用简称),合同档案的责任者应填写乙方单位。
如:****公司供水供电处4、日期:填写文件形成日期,日期用8位阿拉伯数字表示:1999-02-03。
5、保管期限:永久、30年、10年,具体划分参照文书档案保管期限划分表。
6、页数:每份文件材料的总页数。
7、密级:按文件材料或案卷的保密级别填写,分别为秘密、机密、绝密、**商密★、**商密★★、**商密★★★。
档案上没有密级的选择“无密级”。
8、保密期限:按文件材料或案卷的保密期限填写,分为永久、30年、20年、15年、10年、7年、5年、3年、2年,如无密级设置选择无。
文书档案整理归档规定

文书档案整理归档规定随着现代化建设的快速发展和信息化技术的广泛应用,各行各业的文书档案管理工作变得越来越重要。
文书档案整理归档规定也越发显得必要和关键。
本文将从以下几个方面来探讨文书档案整理归档规定。
一、意义文书档案是组织和领导工作中传达思想、记录事件、保留经验、保证权利、检查责任、承认功绩和科学研究的重要依据。
文书档案的管理规定可以帮助企业实现规范化的存储、归档、利用和保密,有利于全面、真实地反映历史、反映工作和反映人民生活的情况。
文书档案整理归档规定具有重要的意义,如下:(1)保障资料的可用性:规范化的文书档案管理流程可以将已生成的资料进行科学地管理,从而避免遗漏、物品损坏、丢失等问题,保证文书资料完整和可用。
(2)方便查询:严格的文件归档规定,能够使人们更快地找到他们想要的资料和信息,减少信息检索的时间,提高工作效率。
(3)保证信息安全:文件管理规定包括了文件的输送、传递、存储、销毁等环节,可以强化公司对机密性、完整性、可用性、可控制性的管理,保护公司的信息安全。
(4)促进历史的延续性:规范化的文件管理制度,可以使得公司接收到的信息越来越多,也使得公司拥有更多的历史资料。
这些资料可以直接传承给后人,便于有序地管理和传承公司文化,也方便科学记录和研究公司的发展历程和研究方向。
二、整理归档步骤1.分门别类:处理文件前,应将文件分门别类。
首先,要将文件按照他们的性质、类别分类。
对于一些过期的文件,需要立即分类处理。
2.核查清理:检查每个档案的完整性和准确性,对有错误、冗余或者其他异常项的文书档案进行清理。
清理要有记录,写清理条目,便于随时查验。
3.标示门类:对于分类完成的每一个档案,使用标签和分类码进行标记。
标记要明确,一目了然。
4.分类标记:档案装订好后,贴上门类标签和其他标记。
5.过渡存放:处于过渡状态的档案,在存放前需暂时保管在某个过渡区。
6.归档拷贝:对于已经处理完毕的文件,制作归档拷贝,按照门类和字母顺序进行整理归档。
文书档案归档文件整理规则

文书档案归档文件整理规则下面是小编整理的文书档案归档文件整理规则,希望能帮到您。
文书档案归档文件整理规则1. 《企业档案工作规范》对企业档案的信息化提出更高的要求信息化是当今社会发展的方向和趋势,信息化程度已成为衡量一个企业现代化水平和综合实力的综合指标。
同样,档案信息化也是档案工作发展的方向和趋势,档案信息化程度也应该成为衡量一个企业档案管理现代化水平的重要指标。
因此,要提升企业档案管理水平,实现企业档案信息化是其必然的选择。
从另一方面来说,企业开展档案信息化建设也要把提升档案管理现代化水平作为总目标之一。
企业档案信息化建设必须与企业信息化协调同步;企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。
国家档案局在2001年发布《档案管理软件功能要求暂行规定》,结合这个规定,在选择档案信息化系统,一定要考证软件公司的资质、资金、技术力量、培训等方面的重要因素。
因为档案工作是一项非常专业性的管理工作。
档案系统没有经过多年的累积很难得到认可。
有实力的档案软件公司也得到国家档案局的认可。
2. 电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送文件。
文件系统的电子文件应该确保文件具备真实性、可靠性、完整性、可用性,系统应该具备可靠性、完整性、全面性、系统性。
电子文件分为逻辑归档、物理归档两种形式:逻辑归档是指在计算机网络上进行,不改变原有存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
在办公自动化系统办理完毕的一份文件向档案整理库发送的过程,也叫移交过程。
物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机和保存的载体上,向档案部门移交的过程。
电子档案存档的载体、份数:推荐采用(优先顺序)载体:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘,不允许使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
必须是耐久性的载体,一式3套,一套封存,一套查阅,一套异地保存。
文书档案归档整理规则

文书档案归档整理规则一、范围本标准规定了****旅游分公司归档文件整理的基本要求和整理方法。
二、基本要求(一)保持文件材料之间的有机联系,正确、系统地反映本部门的各项工作活动的全貌,保证归档文件收集齐全完整,分类科学。
2、保存的文件材料必须字迹清楚工整,字迹颜色应为黑色,纸张及文件格式符合国家要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。
3、归档的文件必须是原件。
4、任何部门或个人不得将应归档的文件材料据为己有或随便丢失,否则将追究部门和个人的责任。
5、文件材料的归档必须办理移交手续。
三、整理方法(一)归档文件以件为单位进行整理。
(二)一般每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复印件为一件,报批表与报批文件为一件,报表、名册、图册等为一件,来文与复文为一件。
传真件必须复印保存,如传真件上有领导的重要批示,应与复印件一起保存。
(三)每份文件要去掉金属物,破损的要修补,传真件必须复印保存。
四、归档时间(一)文书档案在第二年第一季度内归档。
各部门将上一年度形成的归档文件收集齐全、整理规范后,与归档文件目录一并交给档案室,做好移交清单。
1、合同档案在合同签订后,立即将合同原件和相关材料向档案室移交。
2、工程档案由工程档案负责人在工程竣工验收后,移交给档案室。
3、当年形成的会计档案,在会计年度终了后,由财务部保管三年,期满之后,由财务部编制移交清册,移交公司档案室统一保管。
(二)文件归档年度安排1、一般性文件在其形成年度归档,不同年度的文件一般不得放在一起立卷。
2、年度计划、总结、预算、决算、统计报表等资料应放在内容针对的年度;3、跨年度的规划放在计划开始第一个年度;4、跨年度的总结放在针对的最后年度归档;5、跨年度的请示与批复,放在复文年度归档,没有复文的,放在请示年归档;6、跨年度处理的问题放在问题解决和结案的年度归档;(三)归档份数各类文件材料一般归档一式一份。
重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。
文书档案工作规范

文书档案工作规范为了增强对李生晓梦有限企业本部各部门立卷归档的管理,促使立卷归档工作的规范化、科学化,有效地为企业各项工作服务和为国家累积档案史料,依据《中华人民共和国档案法》、《档案工作业务建设规范》的相关规定,联合本企业本质状况,拟订本规定。
一、文件归档(一)归档范围凡是反应本企业工作活动,拥有查考利用价值且已办理完成的各样文件资料,均应由各部门负责随时采集、整理,准时立卷、归档,详细归档范围按《李生晓梦有限企业文件资料归档和不归档范围》和其余档案管理方法的相关规定履行。
(二)归档要求立卷归档总的要求是:按照文件资料的形成规律和特色,保持文件之间的有机联系,差别不一样价值,便于保留和利用。
详细做到以下几点:1、归档文件的分类组卷①各部门归档文件可按“年度—组织机构”的特色分类组卷。
重要问题、重要文件资料,可组专卷。
②同一文件的正文与附件、正式印件与定稿,请示与批复,转发件与原件,应归并组卷。
③跨年度的文件,请示与批复按复文年(没有复文的按请示年);计划、规划按文件内容针对的第一年;总结按文件内容针对的最后一年:会议资料按会议开幕时间;条例、规章、制度更按公布或同意年。
④归档的文件资料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完好。
⑤非文字或非纸质的特种载体归档资料(包含照片、领导题辞、音带、像带、光盘以及相关实物等)。
一定说明记录对象、形成时间,主要内容等。
2、卷内文件的摆列①密不行分的文件资料挨次摆列在一同,即批复在前,请示在后;正文在前,附件在后;印件在前,定稿在后;重要法规的历次改正编挨次摆列在定稿以后。
②会议资料按会议通知、议程、报告、发言、决策、纪要、议论经过的文件、名单等序次摆列。
3、卷内文件的整理和装订①卷内文件应按次序摆列,挨次编写页号,应一致在有文字的每页资料正面的右上方、反面的左上方填写页号。
声像档案和领导题辞等也应在装具或在其反面逐件标号,并独自存放。
②模卷一定按规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件资料的题名不要任意改正和简化;没有题名应拟写题名,有的虽有题名但无本质内容的也应从头拟写;没有责任者、年、月、日的文件资料要考据清楚,填入相关项内。
文书档案整理归档流程与方法要求

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文书档案收集整理归档规范(最终版)

文书档案收集整理归档规范(最终版)第一篇:文书档案收集整理归档规范(最终版)文书档案收集整理归档规范范围本规范对公司文书档案的定义、归档范围、归档要求和整理归档程序等作了明确的规定和要求。
本规范适用于集团公司所有文书档案的管理。
2 文书档案的归档范围2.1 文件材料的归档范围反映公司主要职能活动和基本历史面貌的,对公司具有利用价值及凭证价值的文件材料;其他对公司发展具有查考价值的文件资料。
2.2 文件材料的不归档范围其他单位所发的不需本公司办理的文件材料(如其他单位所发的供本公司参阅的简报、抄阅件等);公司形成的无查考利用价值的事务性、临时性的文件资料;一般性文件的历次修改稿、各次校对稿;其他与本公司无关的文件材料。
2.3 各部门档案的归档范围2.3.1综合办a)公司章程文件:公司章程,公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算文件等;b)股东会文件:股东会议记录、股东会议通知、股东出缺席会议记录、股东名册、股东印章等;c)董事会文件:董事就任书、董事会议记录、总裁(副)、总经理发文、批复、业务执行文件等;d)财年总计划、重要契约、诉讼文件、公司知识产权资料、公司历史沿革及重大事件记录等;e)重要会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录等;f)总经办日常工作文件:签呈、督办记录、来访接待记录等;g)其他具有保存价值的文件材料。
2.3.1.1 基本文件:人力资源战略、年度人力资源工作绩效目标、人力资源政策和管理制度、薪酬福利制度、奖惩制度、绩效管理制度等;2.3.1.2 人事业务具体文件:公司职员花名册、职员工资、人事档案、考核资料、招聘文件、招聘考试题目汇集、聘用通知书、劳动合同、晋升资料、任免文件等;2.3.1.3 人力资源部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;营销部a)销售管理策略和规划、年度行销计划与销售目标、市场及行业销售分析、销售预测、销售渠道的规划和建设、产品生命周期管理作业、定价政策文件等;b)经销合同、客户名单、客户订单和客户投诉受理文件、产品物流服务体系文件等;c)销售部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;成本部a)公司年度采购策略及绩效目标、采购计划、年度采购成本控制目标、新产品物料采购计划、各类采购合同(设备、包装材料、食品原材料)、进货渠道文件等;b)供应商资料、询比价资料、供应商品质管理年度策略和行动计划、新供应商的开发和认证计划、供应商评审和业绩考核、供应商采购价格的维护和应付账款的审核等;c)采购部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;工程技术部2.3.1.4 审计报告、审计作业流程、审计规划等;2.3.1.5 财务审计、绩效审计、纪检督察工作、专项审计相关文件等; 2.3.1.6 投诉、举报方面的相关资料;2.3.1.7 审计部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;文书档案收集整理归档规范1/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 财务部a)会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证,其他会计凭证。
文书档案归档文件整理规范

文书档案归档文件整理规范第一节《归档文件整理规则》的特点《归档文件整理规则》采用与传统立卷方法完全不同的思路,从“简化整理,深化检索”出发,对归档文件整理工作的许多环节进行了调整或简化,特点是:简化、兼容、灵活。
第二节整理原则归档文件整理原则:1、遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系。
2、区分不同价值。
3、便于保管利用。
第三节归档文件整理程序归档文件是指各级机关、团体、企业事业单位和其他组织在其职能活动中形成的,具有保存价值,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
归档文件整理程序:分类----确定整理单位----装订----排列----编号----装盒----编目。
一、分类分类包括确定分类方法和制定分类方案两项工作。
1、确定分类方法①采用“保管期限---年度---问题”的分类方法进行,其中“问题”按职能设置党群工作、行政管理、业务管理三个类。
此分类方法适用较大的单位。
②小单位或县级单位,每年形成的文件数量少,或者内部机构设置简单,采用“保管期限---年度”的分类方法进行。
③保管期限划定的“短期”的,统一采用“保管期限---年度”的分类方法进行。
2、编制分类方案在确定了分类方法的基础上,各立档单位应结合自身工作实际,编制全部档案分类方案。
一般单位有:党群工作、行政管理、业务管理、基本建设、设备档案、会计档案、声像档案、实物档案、人事档案和职能档案(亦叫专门档案)。
但学校档案,业务管理类为教学管理。
事业单位档案,业务管理类为经营管理。
其中,党群工作、行政管理、业务管理类属文书档案。
二、确定整理单位归档文件确定以“件”为整理单位,进行文件级整理。
即一般以每份文件为1件。
针对部分文件在文本、文种等方面关联性强的因素,将下列各组文件视作“为一件”1、正本与定稿;2、正本与附件。
当附件较多,为独立文本时,自行为一件。
3、正文与文件处理单;4、转发文与被转发文;5、原件与复制件;6、复文与来文。
上级单位的复文与立档单位的请示,因其重要的因素,应分别为一件;7、不同文字的同一文本;8、同一个人的人事调动的各种介绍信;9、组织、人事、机关工委等部门形成的全区域内的介绍信存根,按自然册的时间断分别为一件;10、会议记录:一般单位的会议记录全年为一件;三、装订装订包括确定装订方法、用品及装订前文件的取齐、纸幅要求和质量要求四项工作。
文书档案整理规范

文书档案整理规范文书档案整理规范是指对电子文书和纸质档案的整理和管理进行规范化的要求。
合理的文书档案整理规范可以提高工作效率,方便信息的查找和共享,保护重要数据的安全,以下是一些常见的文书档案整理规范:一、电子文书整理规范1. 文件命名规范:文件名应简明扼要,能够准确反映文件内容。
建议采用日期+文件名的形式进行命名,如“20220101_销售合同.doc”。
2. 文件目录结构规范:根据工作的性质和需求,合理设置文件夹,建立层次清晰的目录结构。
可以按照项目、部门、时间等进行分类。
3. 文件分类标准:将文件进行分类,如合同文书、报告文书、会议文书等,根据工作需要设立合适的分类。
4. 建立索引:建立文档索引,方便进行全文检索和快速定位。
5. 限制权限:对涉密的文书进行权限限制,确保重要信息的安全性。
6. 定期备份:定期对电子文书进行备份,确保数据的安全性和可靠性。
二、纸质档案整理规范1. 文件归档:按照时间、地点、部门等标准对纸质档案进行归档,建立起一个清晰的档案分类体系。
2. 文件编号:对每个纸质档案进行编号,便于查找和管理。
3. 清单备查:建立每个文件的清单备查,记录文件标题、编号和位置等信息,便于快速查找。
4. 质量管理:确保纸质档案的质量,如使用防潮、防虫、防尘等措施进行保护。
5. 存档环境:确保档案保存的环境干燥、清洁、温度适宜,并定期进行检查和维护。
6. 借阅管理:对档案的借阅进行登记和管理,避免遗失和损坏。
三、电子文书与纸质档案的整合规范1. 档案数字化:对纸质档案进行数字化处理,方便存储和共享。
2. 关联索引:建立电子文书和纸质档案的关联索引,实现电子文书和纸质档案的互通互用。
3. 档案标识:在电子文书中对相关纸质档案进行标识,便于实现纸质档案的快速查找和定位。
4. 统一存放:电子文书与纸质档案应统一存放,避免信息的分散和混乱。
5. 安全备份:对电子文书和纸质档案进行定期的安全备份,确保文件的安全性和可靠性。
文书档案归档说明

文书档案归档说明文书档案是组织和个人在日常工作中产生的各类文件,对于一个单位或个人来说,文书档案的归档工作至关重要。
正确归档文书档案可以提高信息的整理和查找效率,保证文件的安全与完整性。
本文将对文书档案的归档流程和注意事项进行详细说明。
一、文书档案归档流程文书档案归档的流程一般包括收集、整理、分类、编码、归档和存储。
下面将逐一介绍这些流程。
1. 收集:收集指定范围内的文书档案,包括纸质文件和电子文件。
对于纸质文件,需要确保文件完整且无重复;对于电子文件,需要确保文件安全,并制定一套合理的电子归档系统。
2. 整理:对收集到的文书档案进行整理,包括拆分、分类、过滤、整理纸质文件等操作。
拆分是指将复杂的文件拆分成易于管理和查找的单元;分类是将文件按照一定的分类标准进行归类;过滤是去除重复、无用的文件;整理纸质文件是将纸质文件按照文件夹或盒子进行整齐摆放。
3. 分类:根据文件的性质和用途,将文书档案进行分类。
常见的分类方式包括按部门、按时间、按主题等。
合理的分类可以帮助后续的归档和查找工作。
4. 编码:编码是给文书档案赋予唯一的标识符,以方便后续的归档和查找工作。
编码方式可以是数字编码、字母编码或混合编码。
编码规则需要设置合理,并进行记录,以免出现混淆或遗忘。
5. 归档:将已整理、分类和编码的文件装订或存放到文件柜、档案袋等容器中。
归档时需要注意文件的顺序、整齐和牢固,以免文件丢失或损坏。
6. 存储:将已归档的文书档案存放在指定的存储地点,可以是档案室、文件库或数字化存储系统。
存储地点需要具备良好的环境条件,如适宜的温度、湿度和防火防潮设施。
二、文书档案归档的注意事项在进行文书档案归档时,还需要注意以下几个方面:1. 文件完整性:确保收集到的文书档案是完整的,没有遗漏任何重要文件。
如果发现遗漏或遗失的文件,应及时进行补充或寻找。
2. 文件保密性:对于涉及机密信息的文书档案,应采取相应的保密措施,如加密、限制访问权限等,以防止信息泄露。
文书档案归档文件整理规则

文书档案归档文件整理规则1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
企业单位有其他特殊规定的,从其规定。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件,仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
GB/T 18894 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 25-2000 档案修裱技术规范DA/T 38-2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1归档文件archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料,包括纸质和电子文件材料。
3.2整理arrangement将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等(纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架;电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等),使之有序化的过程。
3.3件item归档文件的整理单位。
3.4档号archival code在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码,以体现归档文件的类别和排列顺序。
4 整理原则4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系。
4.2 归档文件整理应区分不同价值,便于保管和利用。
4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求,便于计算机管理或计算机辅助管理。
4.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
5 一般要求5.1 组件(件的组织)5.1.1 件的构成归档文件一般以每份文件为一件。
正文、附件为一件;文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;中文本与外文本为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件;来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件,也可为一件。
档案局文书档案汇总整编规范标准

1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
企业单位有其他特殊规定的,从其规定。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件,仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
GB/T 18894 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 25-2000 档案修裱技术规范DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1归档文件archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料,包括纸质和电子文件材料。
3.2整理arrangement将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等(纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架;电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等),使之有序化的过程。
3.3件item归档文件的整理单位。
3.4档号archival code在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码,以体现归档文件的类别和排列顺序。
4 整理原则4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系。
4.2 归档文件整理应区分不同价值,便于保管和利用。
4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求,便于计算机管理或计算机辅助管理。
4.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
5 一般要求5.1 组件(件的组织)5.1.1 件的构成归档文件一般以每份文件为一件。
正文、附件为一件;文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;中文本与外文本为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件;来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件,也可为一件。
档案整理标准和要求

档案整理标准和要求1、文书档案:《归档文件整理标准》(DB12/T127-2001)。
(1)归档范围:按照本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》,主要收集反映本单位主要职能活动形成的文件,上级或其他单位发来的文件,无重要参考利用价值的不归档。
(2)保管期限:按照国家档案局8号令要求,2007年后(包括2007年),保管期限为永久、30年、10年。
(3)整理:归档文件以每份文件为一件,请示、批复等有逻辑关联性的若干文件应分开,各为一件,集中排列。
永久、30年应去除金属物,使用棉线或不锈钢钉装订。
归档章一般盖在归档文件的首页上端空白处,如文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的,也可在首页前另附纸填写文件题名后加盖归档章。
填写归档章的项目可盖章也可手写。
字迹材料应符合档案保护要求的碳素墨水、蓝黑墨水、印泥油、原子印油等,不可使用铅笔、圆珠笔。
将整理好的归档文件装盒,盒首放置归档文件目录,盒底放置备考表,并填写备考表项目。
档案盒盒脊、封面项目填写齐全,应刻章并使用红色印油加盖,不可手写。
](4)计算机录入:将整理好的归档文件逐件录入档案管理系统,做到文件级目录计算机检索。
2、会计档案:财政部、国家档案局《关于印发〈会计档案管理办法〉的通知》(财会字〔1998〕32号)。
(1)分类和保管期限:会计档案分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类共四类。
其中:会计凭证类包括:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证(15年)会计账簿类包括:现金日记帐、银行存款日记账(25年总账、各类明细账(15年)财务报告类包括:月报、季报(5年)年报(永久)其他类包括:会计移交清册(15年)会计档案保管清册、会计档案销毁清册(永久):(2)组卷:会计凭证要求凭证封面项目填写齐全,签署完整,装订整齐,包角,加盖骑缝章。
会计账簿要求实行电算化单位统一打印装订成册,加封皮,编制卷内目录。
会计报表中年报要求去除金属物,装订成册,加封皮。
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文书档案收集整理归档规1 围本规对公司文书档案的定义、归档围、归档要求和整理归档程序等作了明确的规定和要求。
本规适用于集团公司所有文书档案的管理。
2 文书档案的归档围2.1 文件材料的归档围反映公司主要职能活动和基本历史面貌的,对公司具有利用价值及凭证价值的文件材料;其他对公司发展具有查考价值的文件资料。
2.2 文件材料的不归档围其他单位所发的不需本公司办理的文件材料(如其他单位所发的供本公司参阅的简报、抄阅件等);公司形成的无查考利用价值的事务性、临时性的文件资料;一般性文件的历次修改稿、各次校对稿;其他与本公司无关的文件材料。
2.3 各部门档案的归档围2.3.1综合办a)公司章程文件:公司章程,公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算文件等;b)股东会文件:股东会议记录、股东会议通知、股东出缺席会议记录、股东名册、股东印章等;c)董事会文件:董事就任书、董事会议记录、总裁(副)、总经理发文、批复、业务执行文件等;d)财年总计划、重要契约、诉讼文件、公司知识产权资料、公司历史沿革及重大事件记录等;e)重要会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录等;f)总经办日常工作文件:签呈、督办记录、来访接待记录等;g)其他具有保存价值的文件材料。
2.3.1.1 基本文件:人力资源战略、年度人力资源工作绩效目标、人力资源政策和管理制度、薪酬福利制度、奖惩制度、绩效管理制度等;2.3.1.2 人事业务具体文件:公司职员花名册、职员工资、人事档案、考核资料、招聘文件、招聘考试题目汇集、聘用通知书、劳动合同、晋升资料、任免文件等;2.3.1.3 人力资源部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;营销部a)销售管理策略和规划、年度行销计划与销售目标、市场及行业销售分析、销售预测、销售渠道的规划和建设、产品生命周期管理作业、定价政策文件等;b)经销合同、客户、客户订单和客户投诉受理文件、产品物流服务体系文件等;c)销售部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;成本部a)公司年度采购策略及绩效目标、采购计划、年度采购成本控制目标、新产品物料采购计划、各类采购合同(设备、包装材料、食品原材料)、进货渠道文件等;b)供应商资料、询比价资料、供应商品质管理年度策略和行动计划、新供应商的开发和认证计划、供应商评审和业绩考核、供应商采购价格的维护和应付账款的审核等;c)采购部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;工程技术部2.3.1.4 审计报告、审计作业流程、审计规划等;2.3.1.5 财务审计、绩效审计、纪检督察工作、专项审计相关文件等;2.3.1.6 投诉、举报方面的相关资料;2.3.1.7 审计部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;财务部a)会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证,其他会计凭证。
b)会计账簿类:总账、明细账、日记账、辅助账簿,其他会计账薄;c)财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告;d)其他类:财务预算、银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料;e)财务部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;前期开发部a)公司质量方针与产品安全目标、质量体系与食品安全体系、质量控制标准和品质规划、质量工作统计年报等;b)各项质量管理活动产生的报告与记录,如品质稽查报告、原始质量记录、质量改进方案、质量改进效果评估等;c)产品质量事故相关文件,如质量事故调查报告等;d)质量管理部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;设计部a)公司产品配方资料及其相关资料等;b)公司产品研发规划、研发流程、研发建议、研发目标、研发技术报告相关文件等;c)产品技术标准、产品技术改进、产品成本控制、产品质量检验报告、产品质量危机预案等;d)各类生产许可证、卫生许可证、产品标签、产品标准备案、政府项目申报文件等;e)新产品立项资料、工艺流程、技术标准、研究开发记录、技术报告、检测报告、重要实验数据及结果、工艺设计图等;f)研发部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;市场部a)品牌建设、行业发展趋势、竞品信息、消费者需求文件等;b)新品开发规划、旧品改良规划、产品生命周期管理、日常产供销协调、各品项毛利率评估文件等c)各品牌媒介费用年度预算、媒体谈判、媒体投放评估、媒体发布文件等;d)广告创意评估、广告制作、各类促销活动相关文件等;e)各品类广宣品、赠品、列工具的开发设计、制作改良及管理相关文件等;f)市场部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;信息流程部a)流程管理体系与发展规划、流程管理目标、流程优化专项工作相关文件等;b)公司IT 发展规划、IT工作目标、IT项目建设相关文件等;c)公司受控文件等;d)信息流程部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;制造部a)公司制造工作规划与目标、公司安全生产体系、改进与完善制造流程工作文件等;b)技术革新和改造工作(含设备和IE)及相关专案项目管理工作相关文件等c)制造部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;各基地品质管理部a)产品质量事故调查报告、公司质量工作统计年报、本公司制定并颁发的技术标准(非受控文件)、公司颁发的质量工作规定、办法(非受控文件)等;b)基地关于技术、环保、计量管理的各项规定等;c)本部门年度工作计划、总结,重要的请示、批复,一般技术工作通知等;d)基地检测设备类、其它计量(能源计量除外)类档案的收集、整理;e)基地品质管理部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;各基地生产计划部本部门年度工作规划、总结,基地生产统计年报,各项经济指标完成情况汇总表,生产计划指标等;重要的请示与批复、有关生产管理的通知、生产的组织与调度文件、专案审计材料(调查、旁证、公证、结论)、物资报废审批表等;关于物资管理的规定、制度、办法(非受控文件),上级颁发的需本部门执行的文件等;货物进口证明书(进口设备)、进口检验单(进口设备)等;各基地生产计划部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;各基地工程部2.3.1.8 基建档案和设备仪器档案具体参见《基建、设备仪器档案收集整理归档规》、《设备档案管理流程》。
2.3.1.9 各基地工程部日常工作中产生的具有保存价值的文件材料,如公司机械设备年度统计报表、本部门年度工作规划、总结、重大工程施工方案的审批、请示、批复等;2.3.1.10 日常基建档案。
2.3.1.11 生产设备类、能源计量类档案。
i.购置、引进设备仪器的申请报告、批复、合同、协议、来往信函、图纸和招标、报关等;ii.设备仪器的随机资料清单、装箱单、出厂合格证、验收单、安装图、原理图、附件图、电子文件、使用维护说明书等;iii.设备仪器安装调试运行记录和检测报告等;iv.设备仪器操作规程和履历表等;v.设备仪器大、中修记录,故障分析处理文件等;vi.设备仪器报废申请、鉴定材料、批复、处理结果等;各基地塑杯制造部、果冻海苔部、冲调饮料部2.3.1.12 技术改造项目的可行性研究、立项审批、图纸、施工、竣工、验收文件等;2.3.1.13 向上级的请示及上级的批复;2.3.1.14 本部门年度、月度工作计划、总结;2.3.1.15 签呈(含全过程文件);2.3.1.16 其他具有保存价值的文件材料。
基地项目(新厂)指挥部2.3.1.17 基建档案具体参见《基建、设备仪器档案收集整理归档规》。
2.3.1.18 前期准备阶段,如基建计划、工程项目建议书、请示、批复、设计任务书、可行性研究报告、选址报告、投资计划、项目评估、环境预测、工程合同、协议等2.3.1.19 设计阶段文件,如设工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、等设计基础材料;初步设计、技术设计、技术秘密材料、专利文件等设计文件。
2.3.1.20 施工文件,如施工组织设计、施工图、图纸会审记录、工艺规程和标准、原材料及预制件的合格证、检验记录、各种施工记录、施工技术总结等2.3.1.21 监理文件,如监理工作专项报告、验证材料、监理通知、协议书及监理工作中形成的文件材料等;2.3.1.22 竣工验收阶段文件,如竣工报告、各种竣工图、竣工验收记录、说明书、工程结算、总结等;2.3.1.23 使用维护阶段文件,包括在使用、维修、维护、改造、扩建中形成的文件。
3 文书档案的归档要求3.1 归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变(如传真件)的文件应予复制,并与原件一并归档。
整理归档文件所使用的书写材料、纸、装订材料等应符合档案保护要求。
未翻译的文件,应译出中文标题,并附简短的容题要。
归档的文件材料应为原件,不得擅自修改。
3.2 要求做到收集整理的档案材料正确。
经办人员要确保档案材料按照行程规律保持有机联系,使归档文件能真实地反映职能活动的历史原貌。
要求做到纸质档案与电子档案一一对应,及要求纸质档案与电子档案的实际情况相符、数量一样、容一致。
3.3 纸面过小的书写材料要加贴衬纸,超大纸需按A4纸大小进行折叠,文件页数较多时宜单折叠,以方便归档后的查阅利用。
4 文书档案的整理归档程序4.1 整理归档程序各部门应以件为单位,按照分类、排列、装订、编号、编目、入盒等步骤整理归档文件。
分类文件分类采用“年度-部门-保管期限”的办法进行。
4.1.1.1 分年度:将文件按其形成或所涉工作的年度分开。
一般文件归入形成年度。
跨年度的请示与批复,归入批复年度;跨年度的规划、计划、预算,一般可归入文件容涉及的第一个年度;跨年度的总结归入文件容涉及的最后一个年度;跨年度的会议文件,一般可以归入会议开幕的年度。
4.1.1.2 分部门:将文件按其形成部门或承办部门分类。
4.1.1.3 分保管期限:档案从立卷时算起,其保管期限分为以下三种:永久、长期、短期。
排列归档文件以件为单位按事由结合时间、重要程度等排列,即将同一问题的文件材料进行相邻排列。
一般每份文件为1件。
文件正本与定稿为1件;正文与附件为1件;原文与复制件为1件;转发文与被转发文为1件;会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料以次(期)为1件;报表、名册、图册等一册(本)为1件;来文与复文(请示与批复、去函与复函)为1件;原件与译文、多种文字形成的同一文件为1件。
装订归档文件按件装订。
装订时,密不可分的正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;复文在前,来文在后;中文文本在前,外文文本在后;公文处理表在前,文件在后;结论性材料在前,依据性材料在后。
永久、长期保管的归档文件应去掉会生锈的金属物,要用档案管理部门统一指定使用的装订材料装订(包括棉线、不锈钢钉等)。