如何写一封简洁高效的电子邮件,外企工作必备

与书信相比，电子邮件（Email）更加简短，因为它是针对具体问题的回复，在极短的时间内写就，因而，电子邮件的写作可以允许使用非书面语、省略语，甚至有时可以省略致意用语。

Email组成部分

电子邮件包含以下内容：

▷标题Subject line：标题栏写明该邮件所讨论的主要事项。

▷招呼语Salutation：可有可无。你可以用一个简单的“Hi”开头，也可以直呼对方的名字，比如“Clare”，还有人干脆就不加称谓，直入主题。

▷写邮件的理由Reason for writing

▷要点Main point

▷结尾Closing：邮件结尾多种多样，比如“Best”或者“thanks”都可以用来结尾，结尾部分也是可有可无的。

电子邮件Tips

1标题要详细用简短一句话陈述清楚具体事项，比如“Meeting at 10am about pay rise”（10点见商议涨薪事宜），而不是简单的一个"Urgent"（紧急）。

即便是回复他人的邮件，最好也能写清邮件主题，而不是直接在标题栏写Re:或者R:R。为了避免他人将邮件误认为垃圾邮件（spam），避免使用

“hi”“hello”这样概括性的标题。

2内容要简短

一封邮件，最好只写一件事。如果有需要的话，你可以为不同的事项发多封邮件，同时为每封邮件写清不同的标题，这可以帮助对方理解邮件的内容。

你不需要在邮件内引用此前邮件的所有内容，你可以使用尖角括号来选择性地引用部分内容，<< 引文>>。

3语言简明直接

在邮件中，语言尽量直截了当。以下是使用简明英语的要点：

∙多用主动语态，少用被动语态

∙使用短句，避免长句

∙不要使用成语（idiom）

∙如果收件人和你并不是一个领域的人，则尽量避免使用技术用语和行业术语（technical or jargon words）

4明确告知收件人要做的事情

在邮件中为收件人指明要做的事情，例如，如果你需要收件人搜集某些信息，可以写：

➤Please can you find me the sales figures for 2015?

你是否可以为我找一下2015年的销售额？

而避免写成模糊不清的：

➤I'm going to need the sales figures for 2015.

我想我需要2015年的销售额。

5斟酌邮件内容

邮件要言之有物，同时保持礼貌的态度、中立的语气。

牢记收件人随时可以将邮件转发给他人（could forward your email to other people），所以要确保邮件内容可以为他人知悉，所以不要在邮件内八卦，评论，邮件内容也不能包括保密性内容。

6

发送之前检查一遍

发送之前，使用拼写检查软件，避免出现拼写错误，自己大声读一遍，确保没有语法和标点符号使用错误。

招呼语

邮件的开头方式多种多样，通常你可以复制发件人的招呼语，但如果你是邮件发起者的话，以下这些招呼语都可以做参考。

▌朋友或者同事

Hi是非正式的词，可以对朋友或者同事使用。当然，如果你和收件人比较熟，也可以用Hello或者“Hello+姓名”来打招呼。

▌非熟人

如果你知道收件人的名字的话，使用"Dear Mr/Ms Jones" ，和在信件中一样，使用Ms而不用Miss和Mrs。

▌正式邮件

如果你不知道收件人的名字，直接用"Dear Sir", "Dear Madam" 或者"Dear Sir / Madam"来开头。

▌群发邮件

如果你要给一群人群发邮件的话，你可以使用集体名词来进行称谓，如："Dear customers" 致顾客

"Dear partners" 致合作方

如果你是给同公司的一群人群发邮件的话，你可以用：

"Dear All" 大家好

"Dear colleagues" 同事们好

"Hello everyone" 大家好

如果你是给公司的上司们发邮件，可以用：

"Dear Managers" 经理好

"Dear Directors" 领导好

"Dear Board members" 各位董事

▌不用招呼语

通常在公司，你可能只是给同事发个快速的信息，就像打电话一样，在这种情况下，你不需要进行寒暄，直接开始说事情就可以了。

正文

正文第一句话要告诉收件人邮件的主要内容。以下为常用的表达：

▌回复之前的邮件

➤Thanks for the information.

谢谢你提供的信息。

➤Thanks for your phone call.

谢谢你的电话。

➤Thanks for getting me the figures.

感谢你为我收集了数据。

▌介绍事项进展

➤Just a quick note to tell you…

一封快信，跟你说一下……

➤Just a quick note to let you know…

简单跟你说一下……

➤Just to update you on…

告知你一下最新进展

▌告知有附件

➤Take a look at the attached file.

请查看一下邮件附件。

➤Have a quick look at the file I've attached about…请看一下我邮件的附件内容，这是关于……

➤Thought you might find the attached interesting. 你也许会对附件内容感兴趣。

▌改变原定计划