浅谈八二法则及时间管理
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重要的事 有期限的任務
突然停電 顧客抱怨 有些會議之出列席 有些不速之客到訪
不重要的事 有些臨時的邀約
有些無謂的請託 有些無聊的電話
不緊急的事
計畫之研擬 公關之促進 技能之提升 問題之調查 誤會之澄清 有些交際應酬 有些文件之處理 處理屬下之工作 個人嗜好的沈迷 無關緊要的信件
時間管理不是什麼?
時間本身不是問題，因為每個人每天所 擁有的時間都是一樣多。 時間是無法累積與增值的資源。 所以時間管理的問題本身不在於時間， 而是在於自己如何善用及分配你自己的 時間。
人臨時找你需要討論事情時，可以請他在你有
空的時間再來。
你
的
時
間 二、做事沒有方法
管
理
我們常運用自己所熟悉或直覺想到的方法做
出
事，但事實上，這並不是最有效率的方法。
了
什 麼 問 題 ？
完成一件事情，可以有許多方法，重點在於你能否 找出最快速的方法。不要毫不考慮的就直接做了， 先花幾分鐘的時間衡量一下，有什麼方法可以更有 效率的完成事情？
剩下的時間優先分配於有興趣的或效用大的 !
請排出正確的行事優先順序
✓ 要把時間用在對的地方 !
高高
緊急度
低
重要性
低
11 st 急
?2 nd
3? 重
?3 2? 輕
44 th 緩
時間管理矩陣
「艾森豪」法則
美國艾森豪將軍指出，人們的精力，往往被 緊急但較不重要的事情所佔用，而並未完全 或儘可能的將時間與精力用在重要的事。
有 1/4
效
當你開始不滿於現狀時, 表示你很想改變 (change)…但是要用對 “新的思考方式” 。
正確分配時間
i.e., 時間管理
什
麼
是
時 間
一、時間管理不是要把所有事情做完，而是更有效 的運用時間。
管 理？
時間管理的目的除了要決定你該做些什麼事情之外， 另一個很重要的目的也是決定什麼事情不應該做。
二、時間管理不是完全的掌控，而是降低變動性。
時間管理是什麼?
時間管理就是自我管理。 自我管理即是改變習慣，以令自己更富績 效，更富效能。
把事情很快地做完，叫做效率。 把事情很快又很對地做完，叫做效能。 Do the thing right! Do the right thing!
時間管理就是要學會如何運用時間。 時間管理就是事前的規劃與長期的計劃。
你
的
時 間
一、無法管理外在的要求
管
理 出
主管最大的困擾就是，太多來自外界的干擾，隨時 得放下手邊的工作去做別的事情。
了 什
缺乏說 “不” 的勇氣。
麼
擔任主管的責任之一就是集合多人的努力，共
問
同完成一份工作。換句話說，主管的工作有很
題
大的一部份需要與別人互動，外界的干擾是主
？
管工作的一部份。
1/3
你可以排定某些時段做為你的緩衝時間，當有
「艾森豪」法則的啟示：留多一點時間給
重要的事情。
重要 ➢But How ?
?
1 45% 5%
說的容易 .. ➢降低右表中 不重要
? 35%
4
15%
3和4的時間!
緊急
不緊急
錯誤的時間分配
正確的行事優先順序與時間分配
留多一點時間給重要的事情
緊急的事 不緊急的事
重要的事 不重要的事
1 st 急 35%
我沒有時間?
➢沒有時間只是藉口， 沒有『意願』才是『失敗』的主因 !
➢其實只要20%的時間就可以完成80%的事情
✓成功與否不是能力問題，而在『意願』是否堅定
「時間可以造就人格， 可以成就事業，也可以儲積功德」 -- 證嚴法師
為何需要時間管理?
為何你我都不滿意現狀, 但是卻安於現狀?
1.無奈 2.不確定改變之後會更好 3.因為現狀是你我最熟悉的
淺談 八二法則 與 時間管理
Agenda
沒時間我沒時間一瞬間來到夏天單身的地平線 又轉了一圈晴天終於出現轉變 .. 為何需要時間管理? 八二法則與艾森豪法則及時間配置矩陣 時間管理的問題 有效管理時間的四大關鍵 時間管理案例: 如果沒有 E-Mail 該有多閒 ☺ 設定SMART的目標 附錄 – 傳奇人物王品集團的戴勝益
2 nd 重 50%
3 rd 輕 12%
4 th 緩 3%
時間管理矩陣
主管明智的時間配置
1
1.重要的事情著重在 Plan
ห้องสมุดไป่ตู้
Plan 著重在 Do
Do 著重在 Check
Check 著重在 Action
2.重要的事情要逐漸地交給
信任的部屬, 這叫 “灌能”
2
各類輕重緩急事情範例
緊急的事
設備故障或生產停擺 員工產生肢體衝突
？
能的解決方法，然後在會議上提出來讓
3/3
大家討論，聽聽其他人有什麼想法。這 樣可以讓你原先的思考更為完整，而且
可以當下做出決策，開完會後所有就能
立即開始工作。
有效管理時間的四大關鍵
從自我可掌控的部份開始 釐清不同性質的工作 排定ABCDE優先順序 留點時間給自己
See next 4 slides
80% 時間
重要的 少數事物
20% 時間
20% 成效
80% 成效
我是學生, 八二法則干我屁事
前面的80分通常只要花20%的努力
努力成果邊際效用遞減 沒有人要你每科拿 100 分
程式(習題)20%的時間可以完成80%
儘快完成最關鍵的部份，讓事情看起來像做 完 80% 一般。
每科都先拿80分再說 ! (20%的力氣)
國家80% 的人口被20%的人統治 。
80% 的人輸給20%的人 ( 賭博) 。
企業80%的利潤來自20%的客戶!
(其它 80%客戶是澳門來的☺)
80%的人只使用軟體20%的功能。(Word, PPNT,…)
通常我們80%的時間花在解決20%的問題 。
80/20原理用在生活 示意圖
瑣碎的 多數事物
2/3
儘快完成最關鍵的部份, 讓事情看起來
像做完 80% 一般。
你
的
時 三、過度溝通而沒有想法
間
管
如果真要開會，要避免毫無結果的討論。
理
當我們遇到問題時，第一個想到的是找人
出
開會，希望多一點人一起商量討論。但是
了 什 麼
「會議的核心目的在於做出決策，而非討 論。」
問
題
主管應該事先分析問題的可能原因、可
時間管理最重要的功能是透過事先的規劃， 做為一種提醒與指引。
什
麼 「八二」法則 -- by 社會學家柏雷多
是
(Pareto; 巴烈圖)
八 二 法 則？
80% vs. 20% (or 90% vs. 10%)
義大利經濟學家 Vilfredo Pareto(柏雷多)發現八二 法則，他確認義大利國家 80%的土地(財富)由 20% 的人口所擁有 !
突然停電 顧客抱怨 有些會議之出列席 有些不速之客到訪
不重要的事 有些臨時的邀約
有些無謂的請託 有些無聊的電話
不緊急的事
計畫之研擬 公關之促進 技能之提升 問題之調查 誤會之澄清 有些交際應酬 有些文件之處理 處理屬下之工作 個人嗜好的沈迷 無關緊要的信件
時間管理不是什麼?
時間本身不是問題，因為每個人每天所 擁有的時間都是一樣多。 時間是無法累積與增值的資源。 所以時間管理的問題本身不在於時間， 而是在於自己如何善用及分配你自己的 時間。
人臨時找你需要討論事情時，可以請他在你有
空的時間再來。
你
的
時
間 二、做事沒有方法
管
理
我們常運用自己所熟悉或直覺想到的方法做
出
事，但事實上，這並不是最有效率的方法。
了
什 麼 問 題 ？
完成一件事情，可以有許多方法，重點在於你能否 找出最快速的方法。不要毫不考慮的就直接做了， 先花幾分鐘的時間衡量一下，有什麼方法可以更有 效率的完成事情？
剩下的時間優先分配於有興趣的或效用大的 !
請排出正確的行事優先順序
✓ 要把時間用在對的地方 !
高高
緊急度
低
重要性
低
11 st 急
?2 nd
3? 重
?3 2? 輕
44 th 緩
時間管理矩陣
「艾森豪」法則
美國艾森豪將軍指出，人們的精力，往往被 緊急但較不重要的事情所佔用，而並未完全 或儘可能的將時間與精力用在重要的事。
有 1/4
效
當你開始不滿於現狀時, 表示你很想改變 (change)…但是要用對 “新的思考方式” 。
正確分配時間
i.e., 時間管理
什
麼
是
時 間
一、時間管理不是要把所有事情做完，而是更有效 的運用時間。
管 理？
時間管理的目的除了要決定你該做些什麼事情之外， 另一個很重要的目的也是決定什麼事情不應該做。
二、時間管理不是完全的掌控，而是降低變動性。
時間管理是什麼?
時間管理就是自我管理。 自我管理即是改變習慣，以令自己更富績 效，更富效能。
把事情很快地做完，叫做效率。 把事情很快又很對地做完，叫做效能。 Do the thing right! Do the right thing!
時間管理就是要學會如何運用時間。 時間管理就是事前的規劃與長期的計劃。
你
的
時 間
一、無法管理外在的要求
管
理 出
主管最大的困擾就是，太多來自外界的干擾，隨時 得放下手邊的工作去做別的事情。
了 什
缺乏說 “不” 的勇氣。
麼
擔任主管的責任之一就是集合多人的努力，共
問
同完成一份工作。換句話說，主管的工作有很
題
大的一部份需要與別人互動，外界的干擾是主
？
管工作的一部份。
1/3
你可以排定某些時段做為你的緩衝時間，當有
「艾森豪」法則的啟示：留多一點時間給
重要的事情。
重要 ➢But How ?
?
1 45% 5%
說的容易 .. ➢降低右表中 不重要
? 35%
4
15%
3和4的時間!
緊急
不緊急
錯誤的時間分配
正確的行事優先順序與時間分配
留多一點時間給重要的事情
緊急的事 不緊急的事
重要的事 不重要的事
1 st 急 35%
我沒有時間?
➢沒有時間只是藉口， 沒有『意願』才是『失敗』的主因 !
➢其實只要20%的時間就可以完成80%的事情
✓成功與否不是能力問題，而在『意願』是否堅定
「時間可以造就人格， 可以成就事業，也可以儲積功德」 -- 證嚴法師
為何需要時間管理?
為何你我都不滿意現狀, 但是卻安於現狀?
1.無奈 2.不確定改變之後會更好 3.因為現狀是你我最熟悉的
淺談 八二法則 與 時間管理
Agenda
沒時間我沒時間一瞬間來到夏天單身的地平線 又轉了一圈晴天終於出現轉變 .. 為何需要時間管理? 八二法則與艾森豪法則及時間配置矩陣 時間管理的問題 有效管理時間的四大關鍵 時間管理案例: 如果沒有 E-Mail 該有多閒 ☺ 設定SMART的目標 附錄 – 傳奇人物王品集團的戴勝益
2 nd 重 50%
3 rd 輕 12%
4 th 緩 3%
時間管理矩陣
主管明智的時間配置
1
1.重要的事情著重在 Plan
ห้องสมุดไป่ตู้
Plan 著重在 Do
Do 著重在 Check
Check 著重在 Action
2.重要的事情要逐漸地交給
信任的部屬, 這叫 “灌能”
2
各類輕重緩急事情範例
緊急的事
設備故障或生產停擺 員工產生肢體衝突
？
能的解決方法，然後在會議上提出來讓
3/3
大家討論，聽聽其他人有什麼想法。這 樣可以讓你原先的思考更為完整，而且
可以當下做出決策，開完會後所有就能
立即開始工作。
有效管理時間的四大關鍵
從自我可掌控的部份開始 釐清不同性質的工作 排定ABCDE優先順序 留點時間給自己
See next 4 slides
80% 時間
重要的 少數事物
20% 時間
20% 成效
80% 成效
我是學生, 八二法則干我屁事
前面的80分通常只要花20%的努力
努力成果邊際效用遞減 沒有人要你每科拿 100 分
程式(習題)20%的時間可以完成80%
儘快完成最關鍵的部份，讓事情看起來像做 完 80% 一般。
每科都先拿80分再說 ! (20%的力氣)
國家80% 的人口被20%的人統治 。
80% 的人輸給20%的人 ( 賭博) 。
企業80%的利潤來自20%的客戶!
(其它 80%客戶是澳門來的☺)
80%的人只使用軟體20%的功能。(Word, PPNT,…)
通常我們80%的時間花在解決20%的問題 。
80/20原理用在生活 示意圖
瑣碎的 多數事物
2/3
儘快完成最關鍵的部份, 讓事情看起來
像做完 80% 一般。
你
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時 三、過度溝通而沒有想法
間
管
如果真要開會，要避免毫無結果的討論。
理
當我們遇到問題時，第一個想到的是找人
出
開會，希望多一點人一起商量討論。但是
了 什 麼
「會議的核心目的在於做出決策，而非討 論。」
問
題
主管應該事先分析問題的可能原因、可
時間管理最重要的功能是透過事先的規劃， 做為一種提醒與指引。
什
麼 「八二」法則 -- by 社會學家柏雷多
是
(Pareto; 巴烈圖)
八 二 法 則？
80% vs. 20% (or 90% vs. 10%)
義大利經濟學家 Vilfredo Pareto(柏雷多)發現八二 法則，他確認義大利國家 80%的土地(財富)由 20% 的人口所擁有 !