档案管理规定

中国人民银行档案管理规定
第一章总则
第一条为促进人民银行档案工作的规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和中共中央办公厅、国务院办公厅《机关档案工作条例》及国家档案局的有关档案工作的各项规定，结合人民银行工作实际，制定本规定。

第二条本规定适用于总行、各分支行及直属企事业单位(以下统称各单位)。

第三条本规定所称人民银行档案是指各单位在工作中形成的具有保存价值
的文字、图表、声像、计算机磁盘、实物等各种形式的历史记录。

它是反映人民银行工作真实面貌的重要史料。

根据形成、管理方式、载体的不同，人民银行档案分为一般文书档案、专门业务档案、技术档案、特种载体档案、实物档案等。

一般文书档案是指在行政管理、业务、党务等各项工作中形成的主要由公务文书构成的档案，如各种公文、签报、简报等文字材料。

专门业务档案是指产生并应用于专门工作领域的档案。

专门业务档案具有很强的专业性，如人事档案，会计档案，国库会计档案，内审项目档案，纪检、监察案件档案，诉讼案件档案等。

技术档案是指在专业技术领域中形成的档案，如信息化建设档案、计算机技术档案、印制技术档案、基建档案等。

特种载体档案是指除纸质档案之外的，载体形式较特殊的档案，如声像档案、电子档案等。

实物档案是指各单位在各项工作活动中取得成绩获得的奖状、奖杯、奖牌、锦旗、奖品等具有保存价值的物品。

第四条人民银行档案实行集中统一管理。

各单位在工作过程中形成的档案，应按照集中统一管理的原则，由本单位档案部门实施集中统一管理或分库保
存，确保档案完整、准确、安全、保密和有效利用。

第五条保护档案材料的完整是人民银行工作人员的义务。

人民银行工作人员对公务活动中形成的各种档案资料，应按档案管理制度的规定归档，任何个人不得据为己有，更不得拒绝归档。

各单位对在档案工作中作出突出贡献的人员，应依据《中华人民共和国档案法》有关规定给予表彰和奖励；对损毁、丢失、涂改、抄录、擅自公布和销毁档案的，要依法给予行政处分；对伪造或擅自提供、出卖档案构成犯罪的，应移交司法机关，追究刑事责任。

第二章人民银行档案管理体制和职责
第六条总行办公厅是人民银行档案工作的管理机构，负责组织管理总行机关的档案工作，指导、监督各分行、营业管理部、省会(首府)城市中心支行和直属企事业单位的档案工作。

总行办公厅设立档案管理处具体负责档案工作。

第七条各分行、营业管理部、省会(首府)城市中心支行负责组织管理本机关的档案工作，指导并监督辖区内地(市)、县中心支行的档案工作。

各分行、营业管理部，省会(首府)城市中心支行办公室下设综合档案科，各地市中心支行设综合档案室，县支行根据工作量大小配备专(兼)职档案人员，总行直属企事业单位设综合档案室具体负责档案工作。

第八条各单位要重视档案工作，加强对本单位档案工作的领导。

各单位办公室要有一名领导同志分工主管档案工作。

第九条各单位的档案工作，在接受上级档案部门监督、指导的同时，接受地方档案行政管理部门的执法检查和监督指导。

第十条各单位档案部门的职责：
(一)执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法规，建立健全档案工作各项规章制度，逐步实现档案管理和档案服务的现代化、系统化、科学化。

(二)根据档案工作的特点和规律，管理本单位和监督、指导下属单位的
档案工作，组织档案业务培训、档案工作交流和档案工作检查，纠正和处理违反档案管理规定的行为。

(三)统一接收、整理、保管和统计本单位的档案材料，收集和整理上级机关、其他相关机关以及党和国家领导人有关本单位工作的资料，根据线索追收历史档案。

(四)按照有关规定组织向中央档案馆、地方档案馆移交档案的工作。

(五)对超过保管期限和失去保存价值的档案进行鉴定和组织销毁。

(六)按照制度规定提供档案查询、借阅、利用等档案服务。

(七)按照保密、保卫工作制度规定，确保档案库房、档案资料和档案机密的安全。

(八)办理领导交办的与档案业务有关的工作和其他事项。

第十一条各单位档案部门要配备政治上可靠、遵纪守法、责任心强，熟悉档案业务的专职档案工作人员，并保持档案工作人员的相对稳定。

第十二条专职档案人员的职责：
(一)根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和有关档案管理制度的规定，负责本单位各门类、各种载体档案的收集、整理、归档、保密、保管等工作，维护档案的完整和安全。

(二)负责编制本单位档案检索工具和档案参考资料。

(三)负责本单位档案的利用。

(四)负责档案的鉴定、销毁、移交。

(五)负责档案资料的统计，按规定向上级档案主管部门报送报表。

(六)负责管理档案库房，落实“八防”措施。

(七)负责对本单位兼职档案员进行业务指导。

第十三条各单位具体业务部门应根据工作情况配备兼职档案管理人员，按照档案管理规定收集、整理本部门在工作中形成的文件资料，并负责定期向本单位档案部门移交档案。

第十四条兼职档案人员的职责：
(一)负责本部门的档案资料的收集、整理、归档等工作。

(二)负责本部门归档文件的分类、组件、装订、排序、编目工作。

(三)负责本部门档案资料的保管、查询、利用。

(四)负责按照档案管理规定按时完成本部门档案的移交。

(五)按照档案制度和保密制度的规定，保证档案资料的完整、安全。

第十五条档案工作人员应具备的基本素质和基本技能：
(一)忠于职守、爱岗敬业，保守秘密，具有保护档案安全的责任心和保护国家档案财产的使命感，遵守档案工作的各项法律法规和制度规定，做好本职工作。

(二)熟悉档案资料的收集、整理、移交的方法和工作程序，掌握档案管理、档案利用的知识，具有一定的档案专业研究能力，了解档案管理的新理论、新方法和新技术。

(三)熟悉人民银行的基本职能、基本业务范围和内部工作分工，能够依据业务工作发展变化的情况，调整和改进档案工作，使档案工作为业务工作服务。

(四)掌握一定的信息技术，具有档案信息开发利用的能力，具有基本的计算机操作技能。

第三章档案管理制度
第十六条各单位档案部门应根据本单位工作的实际情况，建立、健全各门类档案管理办法和档案工作制度、档案工作规程。

各单位的档案工作应做到有法可依、有章可循。

第十七条一般文书档案是人民银行档案的主要内容，档案部门应建立专门的文书档案管理办法、文书档案保管期限等制度，确保纸质、电子以及其他介质的文书档案的完整和安全。

第十八条人事档案、会计档案、国库总库会计档案、内审项目档案、纪检监察案件档案、诉讼案件档案，以及涉外交往等国际事务档案等专门业务档案
是人民银行档案的重要组成部分，应根据专门业务工作的实际情况，分别制定专门业务档案管理办法。

专门业务档案管理办法由业务部门会同档案部门制定。

专门业务档案管理办法应就专门业务档案的范围、收集和整理方式、密级、保管期限、移交周期等作出详细规定。

第十九条对于人民银行信息化建设、计算机处理系统、印制技术工作以及基建工作中形成的技术档案，应根据档案材料形成的规律，管理、存储、使用、查询等特点，制定相应的档案管理办法。

技术档案管理办法由档案产生部门依据技术工作特点，根据《中华人民共和国档案法》的规定，参照同领域档案管理的相关规定制定。

第二十条对于声像等特殊介质的档案和电子等特种载体的档案以及工作形
成中的各种实物档案，应根据具体情况制定切合实际的档案管理办法。

第二十一条档案库房是机要重地，保管档案是档案部门的重要责任。

各单位档案部门应建立健全包括保密措施、防火防潮等“八防”安全措施、出入库、调卷程序等在内的严密的档案库房管理制度和档案统计、档案鉴定、档案移交、档案销毁等档案保管制度。

第二十二条提供档案服务是档案工作的内容之一。

各单位档案部门应制定包括档案查询(含电子档案查阅)、纸质档案调阅、涉密档案调阅、档案查询程序、档案复制等方面内容的档案利用管理制度。

在确保档案安全的前提下，充分发挥档案的作用。

第二十三条档案工作既是服务性工作又是机要工作，各单位应加强对档案人员的管理，建立档案工作岗位责任制和档案工作人员调动工作或离职的工作交接制度，档案清点、移交制度。

档案工作人员因调动、退职、退休等离开工作岗位时，应按制度规定履行工作交接和档案移交手续。

第二十四条专门业务档案和技术档案按照档案制度规定在业务部门保管期
间，业务部门应根据该门类档案管理、利用的实际情况，制定诸如档案借阅、查询、复制、保密，档案专门库房或档案专柜管理、档案移交、档案防火防潮等安全保管等管理规定。

第四章档案的整理、归档
第二十五条文书档案的整理、归档。

各单位、各业务部门应根据《中国人民银行文书档案管理办法》的规定，将应由总行(或本单位)档案部门归档的文字材料，按照上述办法规定的整理规则整理后，填写档案交接文据一式两份，于每年6月30日前将上年度的归档文件向总行(或本单位)档案部门移交，各单位或业务部门与档案部门双方各持一份交接文据备查。

任何个人不得自行保管公务档案。

第二十六条专门业务档案的整理、归档。

专门业务档案由各单位业务部门按照该门类档案管理办法进行整理、归档，并在该门类档案管理办法规定的保管期限内保管。

业务部门应设专门库房或配备专用档案柜保管专门业务档案。

专门业务档案保管到期后，由业务部门填写档案交接文据一式两份，向档案部门移交。

双方各持一份交接文据备查。

第二十七条技术档案的整理、归档。

基建、信息化建设、计算机技术、印制技术等技术档案资料的整理，应与项目建设同步进行：从申请立项开始进行文字材料、图纸的积累、整理、审查工作，项目竣工验收时，完成文件材料、图纸的归档和验收工作。

在验收工作结束半年内，填写档案交接文据，将全部档案资料向本单位档案部门移交。

第二十八条特种介质、载体档案的整理、归档。

(一)声像档案的整理、归档
承办单位在完成摄像录音后，应及时整理录音、录像带，并编写说明，填写移交清册，于一个月内向本单位档案部门移交。

(二)照片档案的整理、归档
承办单位在完成摄像后，应将照片档案的底片单独整理，照片和说明一
同整理，填写移交清册，于一个月内向本单位档案部门移交。

(三)电子档案实行集中管理
1.电子档案系统的各个环节应采取相应措施确保档案的完整、安全。

不仅存储在电子介质上的档案材料应完整归档，与其相关的程序、软件以及纸质文件等也应完整归档。

2.总行机关电子档案的接收、更正、备份、查询等按照《中国人民银行电子档案系统管理办法》、《中国人民银行电子档案服务规程》执行。

3.各单位的电子档案管理可根据本单位的实际情况，制定相应的电子档案管理办法管理。

第二十九条实物档案的整理、归档。

应按照实物档案管理办法的规定，将应归档的实物档案进行分类，填写实物档案移交清册，及时向档案部门移交归档。

第五章档案的保管和统计
第三十条各单位必须保证档案的完整与安全，做到档案办公、阅览、库房三分开。

第三十一条各单位档案部门要配置适宜档案安全保存的专用库房，库房要坚固，应配备防盗、防火、防光、防尘、防污染、防潮、防鼠、防虫等必要设施。

库内严禁吸烟，库房周围严禁存放易燃品和爆炸物，确保档案的安全与完好无损。

档案库房要保持整齐、清洁，不得存放与档案无关的物品。

各单位、各业务部门保管的专门业务档案和技术档案，档案专用库房或专用档案柜要具备防盗、防火、防光、防尘、防污染、防潮、防鼠、防虫等必要设施。

第三十二条要采用先进技术、设备和监控防护手段，逐步实现档案保管的现代化。

新建办公用房时，应把档案部门用房列入基建计划，档案库房基础设施的建设应征求档案部门的意见，要符合档案保管标准。

第三十三条档案部门对库存档案和分库保管的档案，应定期进行全面检查和重点检查，发现问题应及时研究解决并报告。

第三十四条具有永久、长期保存价值的档案，如有破损或字迹失真的，应当及时修补复制或作其他技术处理。

第三十五条档案收进、移出、销毁必须登记，档案的借阅、利用情况应定期统计。

第三十六条档案部门应准确编制档案工作情况统计年报，及时上报上级档案管理部门。

第六章档案的利用
第三十七条档案的利用是指档案的查询、调阅、复制等档案服务。

各单位档案部门要重视档案信息资源的利用，熟悉馆藏情况，通过多种方式整合档案信息资源，做好档案服务的各项基础工作。

第三十八条档案部门应根据各门类、各载体，以及涉密、非涉密档案的查阅范围，严格履行查询、借阅、复制等手续。

第三十九条档案利用者应负责所借档案在借阅期内的安全，不得以任何方式改变档案的原貌。

凡出现档案污损、过期、催交不还、遗失等问题，要追究有关人员和相关负责人的责任。

第四十条未经档案形成单位和档案管理部门同意，任何单位和个人都无权对外公布人民银行档案的有关内容。

第四十一条涉密档案的管理和利用，以及档案密级的变更和解密，按照《中华人民共和国保守国家秘密法》相关规定和《中国人民银行国家秘密范围和管理规章》执行。

第七章档案的鉴定和销毁
第四十二条档案的鉴定和销毁工作按照各门类档案管理办法开展。

档案的鉴定由档案管理部门和有关业务部门组成的鉴定小组进行。

超出保管期限并已失去保存价值的档案，由鉴定小组提出处理意见，报经单位主管领导审批后组织销毁。

第四十三条档案销毁工作由档案部门统一组织。

任何部门和个人不得自行销毁档案。

第四十四条档案部门应按照档案销毁制度的规定，建立档案销毁工作规程。

销毁档案时，除档案部门与相关业务部门外，保卫、保密部门应该参与；销毁现场，应有两人以上监销，确保不丢失、不泄密、不漏销。

监销人员应在销毁清册上签字，档案销毁清册应永久保存。

第八章档案的移交
第四十五条各单位向档案馆移交档案的范围和年限，按照中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》第二十五条规定执行，即“省级以上机关应将永久保存的档案在本单位保存二十年左右；省辖市(州、盟)和县以下机关将永久、长期保存的档案在本机关保存十年左右向有关档案馆移交”。

需永久、长期保存的档案定期由档案部门整理造册，经办公厅(室)主管领导审核批准后，分别向中央档案馆和地方档案馆移交总行档案、分支行档案。

第四十六条总行直属企事业单位的档案不需向总行和档案馆移交，由本单位档案部门按照档案管理规定自行保管。

第四十七条人民银行所属单位(含临时性的工作机构)如有撤销、分设或其他
变动，所属档案，由原建制单位负责移交本单位档案部门；涉及行外单位或部门有关档案处理时，应在保持档案完整和便于使用的原则下，由总行档案部门根据具体情况提出处理意见，经办公厅领导批准并商得国家档案局同意后处理。

第九章附则
第四十八条人民银行所属出版社、报社形成的宣传报道、书稿档案，分别按照中共中央宣传部、国家档案局发布的《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》及国家档案局、国家出版局发布的《出版社书稿档案工作暂行规定》管理。

第四十九条总行临时机构档案管理工作，参照本规定制定管理办法。

第五十条各单位可根据本规定，结合本单位档案管理的具体情况，制定档案管理工作细则。

第五十一条本规定由总行办公厅负责解释、补充和修订。

第五十二条本规定自印发之日起执行。