外联接待管理办法

外联接待管理办法

1、目的

（1）对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。

（2）本办法适用于全公司各部门。

2、对外接待范围

（1 ）本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。

（2）接待的对象分为内宾和外宾。

3、对外接待部门

（1）公司总经办为公司负责接待的职能部门。

（2）遇到重大接待工作和活动，可由总经办协调若干部门共同做好此项工作，有关部门要积极主动配合。

4、对外接待原则

接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而去。

（1）平等原则：对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。

（2）对口原则：各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁负责到底。

（3 ）节约原则：内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。

（4）周到原则：接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。

（5）保密原则：向贵宾介绍情况，注意保守公司机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的话题。

5、接待规格的确定

（1）高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、集团领导来访视察工作情况。

（2）对等接待。适用于一般性接待活动。

（3）低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。

6、接待礼仪

（1）见面。原则为主动、热情、礼貌。

（2）接待：主动起迎，问明来意。

（3）安排交谈地点：

A、根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；

B、手头忙时，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代原因;

C、切忌让客人久候而无人问津。

D外宾提出相关领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。

7、引见

（1）首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。

（2）引见顺序：

A、把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；

B、按职务高低，依次介绍一行来客；

C、职务相同，先介绍年纪大的。

D领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。

（3）行路

A、陪同客人行路，请客人行于自己右侧；

B、乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；

C、自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。&其他（1）穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；

（2）主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；

（3）尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。

（4）因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。9、接待内容和程序

（1 ）接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。

（2）布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请总经理批准。

（3 ）迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾

馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。

若对方是外宾，需安排译员，并有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。根据对方身份情况，可事先在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。

（4）看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。

（5）安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。

若对方是外宾，对会见会谈场所、座位要事先精心安排，应在桌上放置中外文座位卡。会见的座位排列为：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。

（6）组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。

（7）送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。

（8）小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。

10、接待标准

A、接待标准应由公司领导原则确定，接待部门在此基础上灵活掌握，要本着热情大方，同时又节约俭朴的原则进行。绝不可铺张浪费。

B、对于住宿，原则上不予安排，确需安排住宿的，须事前经总经理同意。

（2）借支款管理：

接待费用借支由参与接待人员中职务高者预支，招待本着节约为

主，又不失礼数的原则，严格按标准执行，如果超出了预订标准，需在用餐前电话请示上级领导，经同意方可执行。在报销时须列出招待费用明细，参与人员，菜品明细，报总经理审批。

（3）接待地点选择：

招待官员、外联考察、集团领导档次为高档

较重要官员、专家、同行业高层管理档次为中高档

地方一般干部、外单位来人档次为中档

具体档次分配见附表二

11、加强培训

为了加强公司对外接待的业务能力，各部门主管要加强员工的业务能力培训。

12、附则

（1）涉及重大接待活动，需总经办会同后勤部协调执行。

（2）每次接待具体人员，由总经办提出建议，总经理批准。

（3）本办法由人力资源部和总经办解释执行，由公司总经理颁布生效。

附表一：具体参与接待人员名单：

接待省部级领导、厅级领导、处级领导、绵阳市对口管理局级领

导，科研院校教授以及大企业总监以上领导陪同人员名单：总经理，畐U总经理、相关对口部门负责人

招待较重要的官员、专家、同行业高层管理具体落实到某部门事宜的商榷，政府部门科室负责人陪同人员名单：

副总经理、相关对口部门负责人