档案借阅制度

档案资料借阅制度

一、目的

档案室是企业文件资料的归口管理部门，是记载企业历史和提供信息的宝库，而档案更是一笔富贵的财富，为了保护和管理好档案资料，使之能更好地发挥作用，特制订本制度。

二、分类

档案资料借阅分为借出和查阅两种方式。

三、适用范围

本制度适用于安徽地区公司所有存档资料的借阅。

四、查阅资料

1.查阅资料必须在档案员规定的场所查阅。

2.查阅资料不允许查阅与申请无关的资料。

3.凡查阅的资料一律不准复印。

五、借出资料

借出资料包括：图纸、书籍、行政管理方面的相关证件、经营传真、财务等。

1.借阅资料时，须按有关手续借阅。

2.档案管理员对所有借出的文件资料应当面清点份数、页数，发现问题查明情况，及时报告领导。

3.借出的资料必须在规定的时间归还，超出借阅时间必须经部门领导和档案室分管领导批准。

4.借阅人员对所借资料妥善保管，保守机密，保证安全，任何人不得在所借资料上乱写、乱画、涂改、剪裁、拆散或擅自复印转借，更不得损坏和丢失。

5.借阅资料不允许中途转借他人，必须归还后再办手续。

6.行政文件、证件的借出时间原则上是当日借当日还，最长不超过两个工作日，如遇特殊情况，必须有档案室主管审批。

7.因工作需要需借某证件的复印件时，档案员必须在证件上签出“此件仅供于×××事办理使用”字样。

8.财务资料、凭证的借出时间：借阅任何资料必须由财务部门主管审批，最长不超过两个工作日，超过此期限必须由财务主管与档案室主管共同审批。

9.图纸的借出时间：一般产品图纸借出后应在一个工作日内归还，关系到公司技术机密的，图纸借出后应在半个工作日内归还。

10.书籍的借出时间最长不允许超过一个月，如需再借，必须经档案管理员同意后重新办理借阅手续。

以上材料的借出与时间如遇特殊情况须延长借出时间的，必须经领导特别审批。

六、归还资料

在借阅单备注栏注清归还时间及归还时出现的任何情况。

七、损坏或丢失资料的处理

按照公司有关规定进行处理。