信息时代下如何做好图书档案管理

信息时代下如何做好图书档案管理

作者：陈文

来源：《办公室业务（上半月）》 2016年第6期

【摘要】图书馆档案管理主要包括档案实体管理和档案信息管理两方面的内容，是图书馆

管理工作的重要组成部分。实现图书馆档案管理信息化是社会发展的必然趋势，是图书馆发展

的必然选择。文章立足于图书档案管理现状，主要分析了“信息时代下如何做好图书档案管理

工作”这一问题。

【关键词】信息时代；图书档案管理；问题；策略

为了提高工作效率，为了给用户和图书馆其他工作提供更好的服务，图书馆要与时俱进，

充分利用现代信息技术，建立档案管理信息系统，通过信息技术来节省时间、劳力和更好地保

存相关档案资料。

一、图书馆档案管理工作存在的问题

图书馆档案管理工作主要存在三个问题：第一，图书馆的档案管理观念比较落后，档案信

息化管理制度不健全。有的图书馆没有意识到档案管理信息化的重要性，还没有建立档案管理

信息系统；很多图书馆虽然已经采用先进的信息技术，但是没有制定科学、规范的档案信息化

管理制度，导致很多档案管理工作无章可循，在具体工作中出现很多问题，比如说很多档案资

料并没有整理进去，档案分类不准确等等，这严重影响了图书馆功能的发挥；还有部分图书馆

虽然对档案管理进行了信息化建设，但是却没有充分利用这些系统，也没有安排专门的人员维

护这些系统。第二，图书馆的信息化服务水平有待提高。很多图书馆的档案管理工作只局限于

对档案进行收集和存档、为特定用户提供查阅服务上面，有的图书馆的档案资料甚至只对内部

人员开放。这些现象的存在，使得图书馆的服务功能受到限制。第三，图书馆档案管理人员的

个人素养较低，不能很好地使用信息技术。图书馆档案管理需要一些具有较高档案学专业知识

水平、专业管理技能水平和会熟练使用相关信息技术的人员，而当前很多图书馆档案管理人员

的素养比较低，不能更好地促进图书馆相关功能的实现。

二、信息时代下做好图书馆档案管理的策略探讨

（一）更新管理观念，完善管理制度。图书馆档案管理人员每天都要耗费大量的时间和精

力对档案资料进行收集、分类、存档，殊不知，现代信息技术的发展，为图书馆档案管理带来

了极大的便利条件，而且信息技术储存空间更大、更能保障档案资料的安全。图书馆要认识到，图书馆档案管理信息化是时代发展的必然趋势，纸质办公已经过时了，已经不能满足用户的查

阅需求，服务能力跟不上时代发展需求是要被社会淘汰的。因此，图书馆需要更新观念，积极

采用信息技术，实现图书馆档案管理的信息化。此外，一些已经实现档案管理信息化的图书馆，要充分利用这些信息系统，并不断提高档案管理的信息化水平。与此同时，为了使档案的信息

化管理工作更加规范和高效，图书馆需要按照本馆的实际情况制定一套科学、健全和合理的图

书馆档案信息化管理制度，比如说档案资源采集制度、档案资源网络制度、档案通用文件格式

等等。这样，就可以有效地避免不必要的错误和损失，节省资源和时间，提高工作效率和办事

效率，加快图书馆档案管理信息化建设，让图书馆能够为用户、为社会提供更好的服务。

（二）提高图书馆信息资源的利用率。一方面，很多图书馆档案信息化管理的对象只局限

于近期一些党政文件、图书馆工作会议记录文件、年度工作计划、业务档案、人事档案和设备

档案等资料，很多以往的档案资料并没有被整理进来，这就导致很多档案资料没有得到信息化

管理，有很多档案资料无法被查阅，无法实现价值。因此，图书馆要使档案资源更加全面和精

准，让用户能够通过网络便捷、高效地查询到所需要的资料和信息。另一方面，图书馆要不断

完善档案资料的开放制度，让档案资料更加开放，让更多用户受益，最大化的实现优秀档案资

料的价值。此外，为了更好地为社会提供服务，图书馆的档案管理部门要积极与其他部门合作，比如说与博物馆、情报部门合作，最大化地实现资源共享，更好地开发和利用档案资料。

三、提高图书馆档案管理人员素养

信息技术在图书馆档案管理中的应用，要求图书馆档案管理人员要具有较高的能力和素养，这就需要图书馆和档案管理人员做出相应努力。首先，对图书馆而言，图书馆要提高档案管理

工作人员的入职门槛，招聘一些综合素质较高的人员，不仅要具有一定的学历水平，具有很强

的档案理论和技术知识，还要具有较强的应变能力和创新能力，能够应对档案管理信息化过程

中出现的新问题。此外，图书馆要为在职的档案管理人员提供一些继续深造和学习的机会，比

如说安排一些专业讲座、定期对档案管理人员进行专业培训、组织档案管理人员到其他单位去

学习和交流经验等等，以提高档案管理人员的业务能力和素养。其次，对于图书馆档案管理人

员自己而言，要树立终身学习意识，端正自己的工作态度，不断更新自己的管理观念，不断提

高自己的档案管理知识水平和专业技能水平，不断学习信息技术知识，比如说电子图文和表格

的应用知识等，广泛涉猎其他能够提高自己工作能力的知识，比如说学习一些关于组织和领导

方面的知识，学习一些与人沟通的方法等。

四、总结

创新是图书馆能够长久发展的不竭动力，图书馆要坚持与时俱进，不断创新管理方式。信

息技术能够让工作烦琐、耗时耗力的图书馆档案管理工作变得简便高效，更能保障档案资料的

安全。图书馆要认识到档案管理信息化的重要性，从观念、制度、人员等方面入手，在实现档

案管理信息化的同时不断提高档案管理的信息化水平，以更好地实现图书馆对社会的服务功能。

【参考文献】

[1]万国云.新环境下图书档案的数字化管理[J].办公室业务,2014(19).

[2]楼白宇.公共图书馆图书档案情报一体化数字网站的实践效应[J].兰台世界,2013(11).

[3]冯丽梅.浅论怎样做好科技图书档案工作自动化管理[J].科技资讯,2013(05).