车辆出厂合格证管理办法

重庆中远特种车辆有限公司

车辆出厂合格证管理办法

发行版本: A1

文件编号：CQJ-GL-100-2016

2016年06月15日发布 2016年07月01日实施

重庆中远特种车辆有限公司发布

一、适用范围

为加强对机动车出厂合格证的领用和管理，规范合格证打印、上传、变更、保管及U盾管理等内容，特制定本制度。

本制度适用于重庆中远特种车辆有限公司所有专用汽车类整车合格证的管理。

二、人员组织管理

(一)相关部门职责

1.质量管理部

1)公司合格证的归口管理部门，负责公司所用合格证备案、接受、

发放、回收、补发、换发、登记；

2)负责合格证管理内部审核活动，监督合格证系统维护、打印、上

传、变更等；

3)负责合格证系统U盾的统一申购、发放、登记等。

2.供应部

1)负责公司所用合格证的采购。

3.技术部

1)负责合格证正面样式的设计、备案；

2)负责提供稳定可靠的合格证管理与打印系统，并提供信息系统相

应的培训。

4.销售部

1)负责合格证的交付使用，协调经销商或用户在合格证使用中遇到

的各种问题，并及时反馈。

2)协助解决产品技术参数使用中的问题。

(二)岗位设置

1.在质量管理部设合格证打印人员1名，主要负责合格证的打印、上

传、修改、撤销等工作，设合格证管理人员1名，负责合格证的日

常管理工作。

2.在产品技术部设兼职信息管理员1 名，由公告管理专员兼任，负责

合格证正面样式的设计、备案，负责合格证信息系统的维护。

3.在销售部设兼职管理员1名，负责合格证的交付使用。

(三)人员培训、考核及保密等

1.合格证管理员及公告管理专员每年必须参加一次由中机中心合格证

管理部在全国举办的培训会，并提交培训会议报告，部门审核后交

行政管理部存档。

2.对合格证管理工作相关人员的考核参照公司《质量管理考核办法》

进行奖惩。

3.合格证管理及打印人员须与公司签订合格证保密协议，对合格证的

各种信息、数量等严格保密。

三、合格证正面样式备案及管理，合格证正面样式制作、管理、变更及备案等要

求。

(一)合格证正面样式的设计

1.合格证正面样式由产品技术部公告专员进行初设，然后经部门审核

后交由分管领导审定，由总经理签字后确定。

(二)合格证正面样式的备案

1.合格证备案严格按中机中心合格证管理部公布的备案要求准备材

料，部门审核后加盖企业公章，然后报送中机中心合格证管理部。

2.备案资料必须留存纸质、光盘和电子文档，交由行政管理部存档。

(三)合格证正面样式的变更

1.因公司名称、注册地址或其它原因需要变更合格证正面样式时，需

要详细说明变更原因、变更前后的区别、新证启用时间等。

2.变更流程仍按照上面合格证正面样式的备案的要求执行。

四、合格证发放管理

(一)合格证空白纸张印刷、纸张编号管理及纸张追溯方式

1.供应部采购人员联系合格证印刷厂家，按照已备案的合格证正面样

式印制空白机动车出厂合格证，空白合格证购回后，供应部应作好

空白合格证的采购记录，包括印制数量、印制日期、合格证编号等。

2.空白合格证纸张交由质量管理部合格证管理人员保存，需与供应部

作好合格证纸张交接手续。

3.合格证打印人员每次从合格证管理人员处领取一定数量的空白合格

证，合格证管理人员必须作好登记，包括领取日期、数量、纸张编

号等。

4.合格证打印人员打印合格证后，必须记录打印日期、空白合格证纸

张编号、车辆VIN、发动机号等，使它们一一对应，便于今后在查阅

任一纸张编号时，均能清楚知道该合格证的去向。

(二)合格证防伪信息管理

1.采用专用120克高级防伪水印纸：对光透视可看到纸面有“机动车

合格证”字样。

2.无色荧光油墨，鉴别方法：在公司名称上方居中位置，用荧光灯照

射，可看到亮绿色公司商标。

3.全息开窗金属线防伪，鉴别方法：肉眼或迎光可看到条状安全线，

开窗部分有“机动车合格证”字样。

4.胶印缩微文字，鉴别方法：在放大镜下，可观察到

“JIDONGCHEHEGEZHENG”字样。

5.胶印浮雕底纹：迎光肉眼可看到“机动车合格证”字样排列组成的

底纹，用专业防伪软件制作，具有较强防伪效果。

6.图案版画防伪：肉眼可看到在票样团花中间位置有图案的版画效果，

采用专用防伪软件制作，精致、美观，防伪度高。

7.正面四周印刷有精细复杂的钞线花边。

8.正面四角为难于仿制的防伪角花。

(三)合格证打印

1.合格证打印应按如下步骤执行：合格证打印前打印人员应比对公告

并仔细核查确认后，方可操作。合格证打印完毕后，打印人员应再

次核对合格证技术参数，确认无误后，留存一套复印件（包括合格

证正、反面复印件、发动机拓印号复印件）给合格证管理人员。合

格证管理人员持合格证复印件比对公告，确保合格证技术参数的准

确性，合格证打印完毕后在48小时内上传。

2.一台车只允许出具一套合格证。

(四)合格证配发

1.合格证的配发应按如下步骤执行：发放前合格证打印人员应将合格

证与实际车辆进行核对，确保每张合格证技术参数准确无误。

2.销售部人员在领取合格证前须将配发的合格证与实际车辆的发动机

型号、发动机号码、车辆识别码（即VIN码）等进行核查，双方确

认无误后，质量部检测线履行发放签字手续。

3.车辆检验合格才能允许合格证的发放。

4.合格证管理人员将对打印人员提交的复印件资料进行分类、集中整

理并建立档案。

(五)合格证换发

1.合格证履行交接手续前，因打印人员失误造成车辆参数错误需更改

的，质量部无条件重新打印合格证进行换发，合格证打印人员必须

作好换发记录，包括换发日期、纸张编号、原纸张编号、车辆VIN、

发动机号等。

2.合格证履行交接手续后，因其它原因实施的更改，由销售部持有经

办人签字确认的《更改申请》和原合格证等，并经公司领导签字同

意后，到质量部申请换发，换发的新合格证必须经质量部领导审批

后才予发放。

3.合格证打印、更改与公告车型存在不符，相关部门必须提出申请或

出具承诺函并有经办人签字确认，经公司领导签字同意后，质量部

才准重新打印进行换发。

4.因车辆返工需更改的合格证等，销售部应将《返工申请单》和原合

格证交付质量部，质量部才准打印换发。销售部领取合格证时应按

合格证配发流程执行。

5.质量部及时对合格证旧件登记回收。

(六)合格证重发、遗失、作废管理