巧用快捷键轻松设置Excel单元格格式

巧用快捷键轻松设置Excel单元格格式Ctrl + Shift + ~：应用“常规”数字格式“常规”格式不包含特定的数字格式，相当于在“单元格格式”对话框中的“数字”选项卡中选择“常规”。

比如原来的数字格式为“货币”或“百分比”形式，使用该快捷键可以将这些格式清除掉，恢复到常规的格式。

我们可以对比一下，使用普通的方法需要在单元格上单击右键，从弹出菜单中选择命令“设置单元格格式”，然后对话框中选择“常规”。

与使用快捷键相比，肯定是麻烦了许多。

Ctrl + Shift + $：应用带两个小数位的“货币”数字格式，(负数在括号中)Ctrl + Shift + %：应用不带小数位的“百分比”格式Ctrl + Shift + ^：应用带两位小数位的“科学记数”数字格式Ctrl + Shift + !：应用带两位小数位、使用千位分隔符且负数用负号(-) 表示的“数字”格式Ctrl + Shift + &：对选定单元格应用外边框Ctrl + Shift + _：取消选定单元格的外边框Ctrl + B：应用或取消加粗格式Ctrl + I：应用或取消字体倾斜格式Ctrl + U：应用或取消下划线Ctrl + 5：应用或取消删除线Ctrl + 1：显示“单元格格式”对话框Ctrl + 0：隐藏单元格所在列Ctrl + 9：隐藏单元格所在行Ctrl + -：删除选定的单元格，会弹出一个对话框供选择隐藏单元格内容选中要隐藏内容的单元格区域，右击选择“设置单元格格式”，在“数值”选项卡的“分类”列表中选择“自定义”，在“类型”输入框中输入三个半角的分号“;;;”（如图1），再切换到“保护”选项卡下，单击选中“隐藏”复选项，确定后单元格内容就被隐藏了。

再单击菜单“保护/保护工作表…”，设置密码保护工作表，即可彻底隐藏单元格内容。

要取消隐藏得先单击菜单“保护/撤消保护工作表”。

然后再从“设置单元格格式”中选择相应数值格式，或者选中单元格区域单击菜单“编辑/清除/格式”即可恢复显示。

值得大家注意的是，保护工作表后单元格是无法修改的。

若希望保护后仍可修改单元格内容，可先选中需要输入的单元格，右击选择“设置单元格格式”，从“保护”选项卡中单击取消“锁定”复选项前的“√”，再进行保护工作表设置。

这样被隐藏的单元格照样可以输入或修改，但是输入后单元格内容会被隐藏。

隐藏行列有一些特殊表格像“工资单”、“人员记录”等可能就经常需要在打印前隐藏工作表中“等级”、“出生年月”、“扣费标准”等行列，在编辑时又要显示出，这样重复切换是比较麻烦的。

对此有一个简单的方法可快速隐藏、显示指定行列。

以隐藏“C:D”、“G”、“J”列为例：选中“C:D”列，单击菜单“数据/组及分级显示/组合”，此时工作表上会显示分级的1、2按钮（如图2）。

重复这一步，分别选中G列、J列进行组合。

现在只要单击1按钮即可隐藏“C:D”、“G”、“J”列，单击2按钮则恢复显示。

对于行的设置也是一样，只是行的1、2按钮是左侧。

隐藏的行或列在通过拖动选择或按Shift键选中时会同时被选中，复制粘贴后会发现隐藏内容也同时被复制过来了。

对此可在拖动或按Shift键选中区域后，再按下“Alt+;”键，这样就会只选中可见单元格，而不包括那些被隐藏的行或列。

提示：一般对象或图形默认会随所在的行列一起被隐藏，若不想同时隐藏图形，可双击图形打开“设置图片格式”窗口，在“属性”选项卡中选中“大小、位置固定”选项。

隐藏工作表单击“工具/宏/Visual Basic编辑器”，在弹出窗口左侧选中要隐藏的工作表名，如：“Sheet4”，在属性窗口中把“Visible”项的值设置为“2-xlsheetveryHidden”（如图3），若没有属性窗口可按F4显示。

然后右击“VBAProject(XXXX.xls)”选择“VBAProject 属性”，在“保护”选项卡中选中“查看时锁定工程”，并输入密码，保存文档退出。

以后想展开VBAProject(XXXX.xls)时会弹出一个要求输入密码的对话框，没密码就别想查看或修改了。

用这方法隐藏的工作表，不能通过单击“格式/工作表/取消隐藏”取消隐藏，也不会影响其它工作表操作。

Excel函数应用实例：按性别统计职工数(1)函数分解COUNTIF函数计算区域中满足给定条件的单元格的个数。

语法：COUNTIF(range,criteria)Range为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域;Criteria为确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。

(2)实例分析假设上面使用的人事管理工作表中有599条记录，统计职工中男性和女性人数的方法是:选中单元格D601(或其他用不上的空白单元格)，统计男性职工人数可以在其中输入公式“="男"&COUNTIF(D2:D600,"男")&"人"”;接着选中单元格D602，在其中输入公式“="女"&COUNTIF(D2:D227,"女")&"人"”。

回车后即可得到“男399人”、“女200人”。

上式中D2:D600是对“性别”列数据区域的引用，实际使用时必须根据数据个数进行修改。

“男”或“女”则是条件判断语句，用来判断区域中符合条件的数据然后进行统计。

“&”则是字符连接符，可以在统计结果的前后加上“男”、“人”字样，使其更具有可读性。

Excel中快速复制四周单元格的数据如果你经常要将上(左)行(列)单元格的数据复制输入到下(右)行(列)对应的单元格，那么，下面的一组技巧对你肯定适用:①选中下面的单元格，按下“Ctrl+’(单引号)”或“Ctrl+D”组合键，即可将上面单元格中的内容复制到下面的单元格中来;②选中上面一行及下面一行或多行单元格区域，按下“Ctrl+D”组合键，即可将上面一行数据复制到下面一行或多行对应的单元格区域中;③选中右侧单元格，按下“Ctrl+R”组合键，即可将左侧单元格中的内容复制到右侧的单元格中来;④选中左侧一列及右侧一列或多列单元格区域，按下“Ctrl+R”组合键，即可将左侧一列数据复制到右侧一列或多列对应的单元格区域中。

在Excel中，系统会默认把输入的“6-2”变成日期“6月2日”，有时觉得非常不方便。

以下方法可以解决这个问题：方法一：选定单元格(可以是多个单元格)后选择菜单“格式→单元格”（或直接在单元格上单击鼠标右键后选择“设置单元格格式”）在打开的“单元格格式”窗口中单击“数字”选项卡，在“分类”中选定“文本”并“确定”即可。

方法二：在输入内容的前面加上一个英文半角的单引号，就是告诉Excel将单引号后的内容作为文本处理（单引号本身并不会被打印出来）。

以上方法的扩展应用：除了输入“6-2”、“2005-6-2”这样可转换为对应日期的内容会被Excel自动理解为日期外，常见的电话号码尤其是11位的手机号码以及不含字母“x”的身份证号码输入时也会被Excel自动理解为数字。

由于位数多，会被自动变为科学记数法的形式（如1.26584E+17 ），要想保持正确的格式，上面的两种方法都是解决之道。

另外，在单元格中文本默认是左对齐的，而包括日期在内的数字都默认是右对齐的，从这一点可以直观地看出差别。

注意:单元格的内容在强制变回文本时其值可能会发生变化，如日期变成相对于1900年1月1日的天数、身份证号码的后几位被科学记数法舍为0等，需要留意加以订正，以免产生差错。

不让Excel图表随源数据改变而改变在默认情况下，Excel的图表在一个区域中存放数据，如果改变该区域中的数据，图表就会自动更新。

有时我们希望将图表与数据区域的链接断开，这样就可以得到一个静态的图表，它不会随数据的改变而改变。

例如，假设在一个工作表中创建两个图表，一个是静态的，不会随数据改变而改变，另一个是动态的，当数据改变时，图表自动更新，这样可以将数据改变前后的图表进行比较，这时静态的图表就成为一个很好的参考。

创建静态图表的方法之一是将图表复制并粘贴为图片。

选中图表后，按住Shift键的同时选择菜单命令“编辑>复制图片”(注意：一定要按住Shift键才能够从“编辑”菜单中看到“复制图片”命令)，这时会出现如图1所示的“复制图片”对话框。

保持默认的设置不变，然后单击“确定”按钮，在工作表的其它任意位置单击，然后选择菜单命令“编辑>粘贴”，这样就得到了一个图表的图片，如图2中右侧所示。

图2另一种创建一个静态图表的方法是改变数据系列的公式参数，将数据引用转换为具体的值。

单击图表中的一个数据系列，然后单击公式栏，这时在公式栏中显示出如图3所示的公式。

图3按一下F9键，可以看到如图4所示的结果。

用同样的方法转换另一数据系列的公式。

如此一来，图表的数据系列就不再会随数据区域的数值改变而改变了。

(文李东博)Excel有一个小小的缺陷，那就是无法自动识别重复的记录。

为了清除这些重复记录，有的朋友是一个一个手工删，既费时又费力。

虽说Excel中并没有提供给我们清除重复记录这样的功能，但我们还可以利用它的高级筛选功能来达到相同的目的。

今天，笔者就来向大家介绍一个如何利用Excel的“高级筛选”巧妙删除重复记录的小技巧。

(注:本文所述技巧已于微软Excel 2003环境下测试通过)具体操作步骤如下:1. 打开一份带有重复记录的Excel文档。

如图1所示(注:本图已用Photoshop处理，其中彩色部分为重复的记录)图12. 选中图表中的所有记录(注意，此时应将每列的标题行也选择上，否则筛选完的数据表中将不再包含有该标题行)，执行“数据”菜单→“筛选→高级筛选”命令3. 在弹出的“高级筛选”对话框中选择“将筛选结果复制到其他位置”一项，并点击“复制到”选择框后面的范围按钮来选择一块区域以存放筛选后的数据(注意:此处千万不要与原数据所处的单元格相重合，否则数据表将会混乱)，最后，勾选“选择不重复的记录”复选框后，点击“确定”按钮即可。

如图2所示图24. 此时，Excel便会将所有的重复记录自动删除掉，确认无误后，您就可以把新生成的数据清单拷贝到新的工作表中继续使用了。

如图3所示图3刚考完试，领导心血来潮，要求统计一下男女比例、平均分、及格人数等各项信息。

学校一直使用专用软件登记考生资料，但该软件竟没有这些统计功能，暴汗。

幸好发现这软件能把基本数据导出为文本文件，我想，拿到Word或Exce里或许有办法解决。

下面是导出的文本，如图1。

要统计各项数据，首先要把连在一起的各列数据分开，首先想到的是用Word的文本转换为表格功能，但尝试后发现，在Word中要将文本转为表格，必须具有文字分隔符，但从图1可见，几列数据是连在一起的，没有Word能够识别的符号分隔，所以此路不通。