我的秘书节活动筹备方案

我的秘书节活动筹备方案

4月25日前完成节目筛选（张生、黄好）；4月26号标记节目单报给礼仪组存备、主持人的形象设计及台词、音乐（陈梅、范婷）

2 礼仪组：

组长（刘影）公关部任务：会前的桌椅摆放，各座位的落实、准备好会场的服务物品，例如节目单、奖品、矿泉水（杨艳）；颁奖礼仪人员的落实及走台的训练（黎青）

3 道具设备组：

组长（赵龙）生产部任务：落实舞台灯光、音响等设备的正常运行；及一切后勤保障问题；DVD及摄影机的落实，组织正常的拍摄工作（张梓、谢贤、唐国明）

4 后勤机动组:

组长（徐玲) 后勤部任务：协助道具组安装相关设备及舞台布置；专看管现场物资、电器等器材；维持现场秩序及处理会场紧急情况(张力、王明、黎刚）

5 宣传组：

组长（陈旭）生产部任务：宣传本活动的宗旨与目的，发放传单、挂横幅、贴海报、邀请函（谢晴、周容、曾华）

6 总经办：

组长（谢伟）任务：负责安排餐饮（陈志、梁光等人）

7 外联部：

组长（梁美）任务：在活动前期联系好赞助商（林如、陈琳、黄威）；为活动筹集经费、奖品（黎艺、赵志飞）

8 大会节目主持人：

一男一女搭配（李明、陈玲）9 评分组：

任务：负责协助评委为特邀嘉宾统计分数（高洁、张建、蔡红、王永霖）

六、相关截止时间

1 所有表演节目将在4月中旬由文娱部筛选并

活动的主要负责人进行审核，在此之前由文娱部人员负责准备于排练；

2 所有嘉宾的邀请函需在4月中旬发出，一边做好出席人数的筹备工作；

3 所有在宣传中涉及到的海报、横幅、指示牌等活动要在3周前用电子版形式进行审核；修改后到宣传部打印出来；

4 场地布置锁需要用到的物品如气球、彩带、小礼品、装饰物等需在1周前由组织部负责到位；活动前2天需在弧形广场由所有筹备人员对所有节目及活动进行最后的彩排；

5 活动当天上午需在9点前所有负责人要进行

场地布置，做好最后的筹备工作

七、餐饮安排

1、会议餐饮的常识

（1）餐饮安排的原则是让代表吃好而又不浪费。（2）就餐大体上是一个标准，要适当照顾少数民族代表和年老体弱者。确定好伙食标准和进餐方式，照顾南北不同代表的口味。

（3）秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上（4）座位的通知除在请柬上注明外，还在宴会上陈列宴会简图，标出全场座位以及全体出席者位置，还用卡片写好姓名席位，发给本人。

2、安排会议餐饮

（1）根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准：10台（大桌）

（2）就餐方式：实行自助餐制和分餐制。（3）事先与提供餐饮的单位（食品有限公司）

确定餐饮时间（11:30—12:30）和地点（月华大酒店）。

（4）就餐的凭证（邀请函、工作证）

3、会议餐饮的类型和标准

（1）会场休息期间的茶歇：供应咖啡、茶或其他饮料。

（2）午餐：午餐不宜大吃大喝，以免影响下午的活动安排。

（3）招待会：应选择健康的、美味的、人们爱吃的配餐。

4、餐饮注意事项

(1 ) 销售部要认真做好饮食预算、采购、烹调、就餐等工作

(2) 要干净、卫生、美味可口、品样多种；

(3 ) 食品不宜过咸、过辣、锅酸、锅甜

(4 ) 因某种原因误餐，应预留饭菜

(5) 做好引水、饮料供应

(6) 活动中配备必要的专职医护人员

九、经费预算

评委嘉宾5人500元

现场布置300元

海报10张150元

邀请函20份50元

奖品（赞助商提供相关的产品，达到宣传效果）奖金2000

照片洗印费500元（集体照每人一张）

DVD刻录费300元

矿泉水2箱80元

道具：鲜花50元气球30元节目单20元横幅30元证书150元打印复印50元

餐饮费：6050元

合计：11600元

十、赞助细则

1 主赞助商的企业名称及其产品品牌标志将出示在本次活动所有相关宣传的醒目位置（例如：传单、海报、横幅、标志牌等）

2 主赞助商将作为嘉宾大家参与活动现场；被邀请舞台前致辞

3 主赞助商将担负本次活动的宣传、比赛、评审的组织费用，并提供将近、奖品

十一、应急预案

1 活动各环节责任分清，如果活动中出现各种自己不能解决时突发问题，请找负责人

2 负责人在尚未开展自己的工作或完成自己工

作时，请自觉参加其他负责人的工作以加快整

体工作进程

3 如外部发言人缺席，就尽快安排本公司内部演讲者就相关主题演讲（后备人员：总监制李财）

4 地点因某种原因不可使用，可用其它地方替代（体育中心）

5 秘书应掌握公司内可用的音像设备的类型和

存放位置的清单（秘书长陈华丽）

6 记得带上活动安排及需要使用的文件原稿，以便及时复印

7 事先安排医护人员在会场以应急，另外加强活动值班工作、硬件车辆的安排（人事部张峰）8 要加强对发言人以往情况的审核，并加强发言前的沟通；另一方面，避免这种情况出现，如请行为不当者暂时立刻会场来处理行为问题的

突发（人事部陈婷好）

附：

1、总结及表彰会议筹备方案

2、会议通知

3、秘书技能大赛报名表

附一：

总结及表彰会议筹备方案

一、会议主题：为了实现和体验企业文化的可

操行，拉近公司与员工的距离，促进企业文化建设的发展的步伐，弘扬企业优秀文的企业文化精神，因此：总结年度业绩，策划发展前景；表彰优秀员工，再接再厉、作为模范。

二、会议时间、地点：

拟定于4月27日上午09:00至11:30，在公司弧形广场举行（4月27日上午8:30报到）

三、参加会议人员：公司总经理、副总经理、公司秘书长、各部门的总监以及公司全体员工

四、会议议程：会议由主持人主持

上午：总经理总结年度业绩情况

秘书长发言关于各部门对公司前景发展

观

主持人评出的优秀先进的员工

礼仪组引领嘉宾分发奖项

获奖者发表感言

五、会议主题：总结经验，找出存在的主要问题，提升发展手段；各部门经验交流；下午做好这次的秘书节活动