EXCEL在应收账款管理中的运用

摘要EXCEL可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，现已广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。

EXCEL在对大型数据处理中所起的作用是不言而喻的，EXCEL的分类汇总功能可以快速地对多级同类数据进行分类统计，数据量多时，用手工方法统计需要花费大量时间，甚至出现错误，运用分类汇总功能只需简单的操作，就可以得到准确的计算结果。

EXCEL函数可以进行各种复杂的数学运算和逻辑运算，运用EXCEL函数可以使复杂的工作变得简单，大大提高了工作效率。

利用EXCEL的数据透视表功能可以对大量的数据快速汇总并建立交叉列表，通过转换行和列来查看源数据的不同汇总结果，并可显示不同页面以筛选数据，还可以根据需要显示区域中的明细数据，尤其在要汇总较大的数据清单并对每个数据进行多种比较时，数据透视表功能显得尤为方便。

本文将以上海H公司的数据为例，介绍EXCEL在应收账款管理中的运用。

关键词：EXCEL；应收账款；财务分析目录一、应收账款概述 (1)（一）应收账款定义 (1)（二）形成应收账款的原因 (1)（三）应收账款管理的目标 (1)二、公司应收账款概况 (2)（一）H公司概况 (2)（二）H公司客户基本情况 (2)三、应收账款的管理职责 (2)（一）应收账款的日常管理 (2)（二）H公司的应收账款管理职责 (3)四、EXCEL在应收账款管理中的运用 (4)（一）应收账款客户账期的确定 (4)（二）客户信息表的设置 (4)（三）原始数据的整理 (5)（四）应收账款到期提醒设置 (7)（五）账龄分析统计 (9)（六）客户对账单的制作 (10)（七）资金预算表的编制 (11)五、结束语 (13)参考文献 (15)一、应收账款概述（一）应收账款定义应收账款是企业在生产经营过程中因销售商品或提供劳务而应向购货单位或接受劳务单位收取的款项。

应收账款是有特定的范围的。

首先，应收账款是指因销售活动或提供劳务而形成的债权，不包括应收职工欠款、应收债务人的利息等其他应收款；其次，应收账款是指流动资产性质债权，不包括长期的债权，如购买长期债券等；第三，应收账款是指本公司应收客户的款项，不包括本公司付出的各类存出保证金，如投标保证金和租入包装物等保证金等。

（二）形成应收账款的原因发生应收账款的原因，主要有以下两种：第一，商业竞争。

这是发生应收账款的主要原因。

在社会主义市场经济的条件下，存在着激烈的商业竞争。

竞争机制的作用迫使企业以各种手段扩大销售。

除了依靠产品质量、价格、售后服务、广告等外，赊销也是扩大销售的手段之一。

对于同等的产品价格、类似的质量水平、一样的售后服务，实行赊销的产品或商品的销售额将大于现金销售的产品或商品的销售额。

这是因为顾客将从赊销中得到好处。

出于扩大销售的竞争需要，企业不得不以赊销或其他优惠方式招揽顾客，于是就产生了应收账款。

由竞争引起的应收账款，是一种商业信用。

第二，销售和收款的时间差。

商品成交的时间和收到货款的时间经常不一致，这也导致了应收账款。

当然，现实生活中现金销售是很普遍的，特别是零售企业更常见。

不过就一般批发和大量生产企业来讲，发货的时间和收到货款的时间往往不同。

这是因为货款结算需要时间的缘故。

结算手段越是落后，结算时间就越长，销售企业只能承认这种现实，并承担由此引起的资金垫支。

由于销售和收款的时间差而造成的应收账款不属于商业信用，也不是应收账款的主要内容。

（三）应收账款管理的目标作为企业资金管理的一项重要内容，应收账款管理直接影响到企业营运资金的周转和经济效益。

数据显示，目前我国企业应收账款总量大约有5.5万亿元人民币，占企业总资产的30%左右，而大多数中小企业资产价值的60%以上是应收账款。

因此，针对企业应收账款管理上可能存在的种种风险，结合企业自身的实际情况，建立应收账款的风险防范机制，从源头上化解应收账款风险已是刻不容缓。

对于一个企业来讲，应收账款的存在本身就是一个产销的统一体，企业一方面想借助于它来促进销售，扩大销售收入，增强竞争能力，同时又希望尽量避免由于应收账款的存在而给企业带来的资金周转困难、坏帐损失等弊端。

如何处理和解决好这一对立又统一的问题，便是企业应收账款管理的目标。

本文将以EXCEL 2007为例，以上海H公司的应收账款数据为原始资料，介绍运用EXCEL对应收账款进行分析和管理的具体应用方法。

二、公司应收账款概况（一）H公司概况上海H公司是一家中外合资的广告公司，成立于上世纪九十年代，至今已有十多年的历史了。

为了适应在全球开展业务的客户要求，H集团目前在世界17个国家或地区设立了68个分机构。

这些海外分机构，在与H总部保持紧密联系的同时，为客户提供最佳解决方案。

随着市场的发展，H集团特别注重中国及亚洲地区市场的开拓，并为此在积极努力开发与客户之间的交流活动。

H集团在中国的北京、上海、广州、香港等地区共设有10个分机构。

基本构筑了H集团全球服务网络协作体制之中国一体化全面沟通服务的体系。

目前，中国地区总人数已达约700人左右。

上海H公司的业务范围广泛，小到画报设计，大到各种广告的媒体投放，以“从生活者视点出发”和“合作伙伴主义”的公司理念，从市场行销和沟通战略，H公司能提供从日常的市场行销活动到管理领域的广泛而一贯性的服务。

（二）H公司客户基本情况上海H公司应收账款客户的类型广泛，除了继承外方投资者的老客户外，也与中资的一些大中型企业保持着良好持久的合作关系。

客户的行业涉及汽车业、化妆品业、家电业和食品业等。

三、应收账款的管理职责（一）应收账款的日常管理对现代企业来讲，应收账款作为一种信用和促销手段在一定程度上提高了企业的竞争力，增加了销售量，促进了利润增长。

但账款的拖欠亦是很多企业被拖垮的重要原因之一。

只有管好应收账款，才能加快资金周转，提高其利用率，增加企业的净收益，防范企业经营风险，使企业财富最大化。

加强企业应收账款管理，不仅可以加强资金的回笼，提高资金利用率、降低企业经营风险，而且还关系到企业的长远发展。

一旦管理不善，就会影响企业的资金周转，降低企业的实际效益，甚至可能引发企业的财务危机。

这就要求加强对应收账款的管理，加速她的周转，使企业在市场竞争中能更好地发挥应收账款的商业信用作用。

加强应收账款的日常管理，理论上主要概括为以下几点：（1）实施应收账款的追踪分析。

赊销企业有必要在收款之前，对该项应收账款的运行过稗进行追踪分析，重点要放在赊销商品的变现方面。

企业要对赊购者的信用品质、偿付能力进行深入调查，分析客户现金的持有量与调剂程度能否满足兑现的需要。

应将那些挂账金额大、信用品质差的客户的欠款作为考察的重点，以防患于未然。

（2）认真对待应收账款的账龄。

一般而言，客户逾期拖欠账款时间越长，账款催收的难度越大，成为坏账的可能性也就越高。

企业必须要做好应收账款的账龄分析，密切注意应收账款的回收进度和出现的变化，把过期债权款项纳入工作重点，研究调整新的信用政策，努力提高应收账款的收现效率。

（3）企业内部对应收账款的动态管理。

在中小企业，应收账款的规模较小，企业的财务部门通常只是向业务员提示应收账款即将到期或已经逾期的期限，并为业务员提供业务发生的有关原始单据，供业务员催款使用。

但在大的集团公司，财务部门应该设立专人负责应收账款的管理。

同时财务部门协助有关部门制定收回欠款的奖励制度，加速逾期账款回收。

（4）定期分析应收款账龄以便及时收回欠款。

一般来讲，逾期时问越长，越容易形成坏账。

所以财务部门应定期分析应收账款账龄，向业务部门提供应收账款账龄数据及比率，催促业务部门收回逾期的账款。

财务部门和业务部门都应把逾期的应收账款作为工作的重点，分析逾期的内容有：客户的信用品质发生变化了吗、还是因为市场变化，客户赊销商品造成库存积压、客户的财务资金状况因什么原因恶化等等。

考虑每一笔逾期账款产生的原因，采取相应的收账方法。

（二）H公司的应收账款管理职责上海H公司的应收账款由财务部门设专人负责统一管理，营业部门协助催讨。

上海H公司的应收账款的管理的职责主要包括以下几个方面：（1）编制和定期更新客户信息表；（2）自财务系统中导出应收账款原始数据并进行整理；（3）设置应收账款的到期提醒；（4）应收账款账龄分析的统计；（5）对到期应收账款编制客户对账单供营业部门催讨款项；（6）编制未来三个月的应收账款收入预算表。

四、EXCEL 在应收账款管理中的运用（一）应收账款客户账期的确定客户账期的确定是应收账款管理中的重要环节，影响账期的因素有很多，具体可能包括：（1）企业的市场份额；（2）销售商从他的供应商处可到的信用期限；（3）资金融通的便利性和成本大小；（4）市场特征；（5）利润率；（6）竞争压力；（7）季节因素和促销手段等。

上海H 公司的客户大多为长期合作关系，因此应收账款账期主要从客户处得到，即按照客户的通常付款期限确定应收账款账期。

如，客户的付款期限一般为2个月，H 公司对该客户的应收账款账期便定为60天。

（二）客户信息表的设置客户信息表是对企业应收账款的往来客户信息建立参数表，客户信息表不仅可以用来管理往来客户的信息，也为今后编制各种应收账款的分析表提供依据和便利。

客户信息表包括的内容主要有：客户名称、客户类型、业务联系人、账期、银行账号、通讯地址等。

其中最为重要的项目是“客户名称”和“账期”，其他项目可根据企业情况而定。

建立客户信息表后，可以将今后编制的各类表格设定与之挂钩，以便管理客户信息表中的账期参数等应收账款管理参数。

条件允许的公司，可以由信用管理部门负责维护客户信息表。

这样就可以更加精准的管理企业客户信息，避免在应收账款处理过程中每增加一条记录需手工输入账期等客户信息的重复工作。

客户信息表的具体样式如 图-1所示。

图-1 客户信息表示意图（三）原始数据的整理现今，大部分企业都是用企业资源管理系统进行账务处理，常用的财务软件如金蝶、用友等。

这些企业资源管理系统都支持以EXCEL 形式导出数据，方便用户进一步统计和分析。

以上海H 公司为例，财务软件中导出应收账款数据，适当美化及删除不需要的行列后如 图-2 所示。

具体包括往来单位名称、记账日期、发票号码、上月结余（借）四列数据。

若要对应收账款进行动态监控和管理，必须在这些原始数据的基础上进行整理完善，增加必要的数据列以便进一步进行统计、分析和管理。

首先要插入“账期”栏，利用Vlookup 函数使账期栏与之前设置的客户信息表挂钩，这样就可以自动读取客户信息表中的账期数据。

Vlookup 函数的功能是，搜索首列满足条件的元素，确定待检索单元格在区域中的行序号，返回选定单元格的值。

本例中数据行第一行的账期格公式应为“=VLOOKUP(A4,客户信息表!$A$3:$F$23,4,FALSE)”，表示按A4单元格（往来单位名称）内容搜索整个客户信息表（从A3到F23单元格），将客户信息表中满足条件元素的第4列即账期的值返回到应收账款数据表的账期栏，FALSE 表示精确匹配。