展会管理规定【精选文档】

展会管理规定

一、总则

明确公司参展标准和操作流程，掌握国内外的大型专业展会的行情，持续改进和完善公司展会的组织、开展和管理工作。

二、适用范围

本制度适用于展会的组织、信息收集和参展的程序管理。综合办行政管理员为展会统一负责人，原展会负责人赵业水与刘建开应与综合办行政管理员进行工作交接,并负责给综合办行政管理员提供之前参加过的展会相关资料。

三、展会操作规程

（一）国内展会参展操作规程

第一步：收集资料。收集与本公司业务相关的专业展会信息,并与展会组委会取得联系，向其索要参展指南以及参展注意事项；

第二步：确展.经公司研究后确认参展及参展人员，筹备参展计划及人员分工；

第三步：签订合同。与展会组委会联系、洽谈合同签订事宜，合同签订后，催促对方尽快确认展位；

第四步:签订广告合同。与展会组委会联系，确定本次会议的广告代理商，如需广告宣传,经公司领导批准同意后，与其联系并签订合同,办理相关事宜;

第五步：办理参展商证、参观证。摊位确认后，向组委会询问参展商证和参观证办理的有关事项，确定参观人数后，酌情办理参观人员的证件；

第六步：预订房间。展位确认后,尽快预订房间,房间尽量订在展区附近或交通便利、价格适中的酒店，做到既节省费用又方便与客户洽谈；

第七步:展会筹备。在展前的筹备时间内，参展人员按展会方案

分工实施完成；

第八步：展前动员。展前要求召开参展会议，以确保参展过程中万无一失；

第九步：参展总结。将各人汇报附在材料后归档,并将所有带回的客户名单输入公司客户名单，所有影像资料，在电脑中存档；

第十步：存档。将所有展会的资料汇总装订成册，经董事长审批后存档,要求在电脑和档案橱中各保存一份;

第十一步：落实政策补贴.根据国家、省、市相关规定办理相关手续，积极申报各项扶持政策。

（二）国外展会参展操作规程

第一步：收集资料。通过因特网和各类信息刊物收集与本公司相关的专业展览会，特别是国际专业展览会;与展会的组委会或中国承办方联系,向其索要参展指南及注意事项；

第二步：确展。经公司研究后确认参展及参展人员，筹备参展计划及人员分工;

第三步：签订合同.与展会主办单位或组展方联系洽谈签订合同事宜,合同签订后,催促主办单位或组展方尽快确认展位；

第四步:签订广告合同。与展会组委会联系,确定本次会议的广告代理商，如需广告宣传，经公司领导批准同意后,与其联系并签订合同,办理相关事宜;

第五步：展会筹备.在展前的筹备时间内，各人按展会方案的分工实施完成;特别注意如参展形式为特装展的，应做好展台的设计、搭建工作；

第六步：签证办理。摊位确认后，向主办机构询问签证的有关事项，督促参展人员办理护照，要求对方寄发邀请函,随后安排办理签证；该项事宜由组展方统一办理的，应积极配合提供相关证件;

第八步:预订房间及往返机票。展位确认后，应尽快预订往返机

票及房间，房间应尽量订在展区附近或交通便利、价格适中的酒店，做到既节省费用又方便与客户洽谈；

第九步：展前动员.展前召开参展要求会议，以确保参展过程中万无一失；

第十步：参展总结。将各人汇报附在材料后归档，并将所有带回的客户名单输入公司客户名单，所有影像资料，在电脑中存档；

第十一步：存档.将所有展会的资料汇总装订成册,经董事长审批后存档，要求在电脑和档案橱中各保存一份；

第十二步:落实政策补贴。根据国家、省、市相关规定办理相关手续，积极申报各项扶持政策。

四、展会管理实施细则

（一）参展目的

企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传和信息收集。

(二)参展原则

1）参加展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略的原则，避免盲目、冲动及铺张浪费的参展行为；

2)参展前应认真了解展会信息，仔细阅读参展商手册，并做好真实性调查等风险防范工作；

3）参加展会应做详细周密的策划,包括展位的选择、展台的布置方案、广告的发布、目标客户的邀请等；

4）除布展工作外，应强调参展人员的作用，做好明确的职责分工和展前培训,展示公司团结、专业的良好形象，把握商机;

5)展会应与市场拓展紧密集合，国外展会是我公司拓展市场区域接触客户的主要途径之一，展会后应及时、积极跟进,做好后续宣传和客户开发工作；

6)展会结束后应做效果分析并提交总结报告,积累参展活动经验。

（三）年度展会计划

组织展会负责人应在每年12月份对下一年度展会的信息进行收集，并整理为《展会信息报告》，发给国际项目部，国外展会具体市场调研由国际项目部负责，国际项目部对收集后的展会信息应做初步的评价,对其相关性、影响力、往期信誉和效果进行分析，选定目标展会；综合办行政管理员负责在每年1月份根据各项目部意见，整理、确定本年度《展会信息及参展提案》报公司领导研究确定，企划法务室赵业水与采购履约部刘建开负责协助综合办整理《展会信息机参提案》。

1）信息调研

综合办行政管理员应对目标展会做详尽的信息调查，包括：主办方、承办单位、举办时间、展馆位置、承租信息、展位信息、展会影响力、往期影响和反馈、参展单位、参观者范围等。国际项目部经理应配合外联员做好该项工作,通过咨询展会所在国代理商考究展会的真实情况；如赴国外参展,还应了解当地语言、政治环境、文化风俗、交通和食宿信息等。（企划法务室与采购履约部刘建开负责协助综合办处理相关事宜)

2)价格及优惠政策落实

综合办行政管理员在参展前应与主办方或组展单位咨询价格，争取国家、省、市方面的各项优惠政策。对我公司拟长期参展的展会，应与主办方或组展单位建立良好关系，以获得优惠的参展价格，好的展位和相关待遇。

3）参展财务预算

在提交参展计划提案时应做好财务预算，包括：参展费用、特装展示布置费用、展品运输保管费用、广告费用、宣传赠品费用、人员差旅费用等其他可预见费用；

参展的投资规模应参考展会对市场战略的支持作用、对区域市场销售的现实作用、品牌宣传和企业宣传的影响力。