Word长文档编辑技巧应用

Word长文档编辑技巧应用

摘要：编辑word长文档，采用主控文档和子文档，分而治之的办法。整篇文档或整本书用主控文档控制，把文档的各个组成部分作为主控文档的子文档，分别加以编辑。主控文档和子文档建立和编辑的方法。利用标题样式自动生成目录。

关键词：word长文档；编辑技巧；应用

中图分类号：tp31

在编辑处理长文档时，比如一篇长报告或一本书，若将所有的内容放到一个文档中编辑处理，不是不可以，而是编辑起来不顺手不方便，翻动、查看、修改困难。如果将文档按内容划分块或章节，各块或章节分别作为独立的文档分开编辑，那么不便于统一各部分格式，也不便于统一组织阅读。

对于长文档的编辑，可以采用主控文档和子文档，分而治之的办法。所谓主控文档是指包含一系列相关文档的文档。被包含的文档称为子文档。整篇文档或整本书用主控文档控制，而把文档的各个组成部分作为主控文档的子文档，分别加以编辑。既可以将一篇现有的文档转换为主控文档，然后将其划分为子文档，也可以将现有的文档添加到主控文档之中，使之成为子文档。在工作组中，可以将主控文档保存在网络上，并将其划分为能供不同用户同时处理的子文档，从而协同完成处理。

使用主控文档的主要优点：既可以把整个文档当作一个整体处理，例如为文档建立目录、索引、超链结、编排页码、添加页眉、

页脚等，又可以将其分成若干个部分，对每个部分单独编辑，而不影响全局，使用户对于整个文档的结构了如指掌，操作起来游刃有余，挥洒自如。

1 创建主控文档

建立主控文档的方法有三种：一是利用输入文章的大纲来建立主文档，然后根据标题建立子文档；二是通过插入子文档的方法建立主文档；三是根据现有文档建立主控文档或把几个文档组合成一个主文档。

1.1 主控文档视图

不管使用哪种方式建立主控文档，都必须在word中打开主控文档选项，在主控文档模式下进行。打开主控文档模式的操作步骤如下：

进入大纲视图模式，在大纲功能区中单击“主控文档”区域中的“显示文档”按钮，在“主控文档”区域中即可增加一些新按钮。

1.2 创建新的主控文档

在开始创建长文档时，可以建立新的主控文档。例如，一本书包括十章，用户可以为把每章作为一个子文档。具体操作步骤如下：（1）用word新建一个文档。

（2）切换到主控文档模式下。

（3）建立主控文档的大纲，建立大纲时使用内部的标题样式。由于要以章划分子文档，因此在设置章的标题时，应设置为“标题1”，对其从属的节可设置为“标题2”

（4）选定“第2章”及其从属节标题，然后单击“大纲”功能区中的“创建”按钮，即可为“第2章”建立子文档，并以框线圈起来，表示该字段文字为一个子文档内的内容。也可把标题显示级别设置为1级，然后把光标插入点定位于“第2章”中，单击“创建”按钮。

（5）用相同的方法创建其他章的子文档。

（6）保存文档。word会提示用户输入主控文档的名称，由用户指定主控文档的名称。对于创建的子文档，会自动以章节标题命名新文档。

（7）如果要查看子文档的名字和保存位置，可以在“大纲”功能区中单击“折叠子文档”按钮，这时word将不再显示子文档中的内容，而是以超链接的形势显示出子文档的名称。

1.3 合并子文档到主控文档

（1）切换到主控文档模式下：视图—大纲视图—主控文档。（2）点击“显示文档”—“展开子文档”。

（3）将光标移到子文档中任意位置，点击主控文档区域的“取消链接”。

（4）即将子文档合并到了主控文档。

2 插入子文档

将子文档添加到主控文档，执行下列一项或两项操作：

2.1 由大纲标题创建子文档

如果要由大纲标题创建子文档，必须先有一份主控文档的大纲。

（1）在“视图”菜单上，单击“大纲”。

（2）在主控文档中，选择要独立作为子文档的标题和文字。

请确认：所选部分的第一个标题设置了标题样式（标题样式：应用于标题的格式设置。microsoft word有9个不同的内置样式：标题1到标题9。）或大纲级别（大纲级别：用于为文档中的段落指定等级结构（1级至9级）的段落格式。例如，指定了大纲级别后，就可在大纲视图或文档结构图中处理文档。），并且是需要应用于每个子文档的开始部分的标题样式和大纲级别）。例如，如果所选部分以标题2开始，则word会为所选文字中的每一个标题2创建新的子文档。

（3）在“大纲”工具栏上，单击“创建子文档”。

注意：

如果不能使用“创建子文档”按钮，您需要先单击“展开子文档”。将子文档添加到主控文档后，如果没有先在主控文档中将其删除，请不要移动或删除它。

只能在主控文档中对子文档中进行重命名。

2.2 在主控文档中插入一个原有的word文档

打开主控文档，然后在“视图”菜单上，单击“大纲”。如果子文档处于折叠状态，在“大纲”工具栏上单击“展开子文档”。单击要添加原有文档的位置。单击“大纲”工具栏上的“插入子文档”。在“文件名”框中，输入要添加的文件名称，然后单击“打开”。

3 展开或折叠子文档

步骤如下：

（1）在“视图”菜单上，单击“大纲”。

（2）在“大纲”工具栏上，单击“展开子文档”或“折叠子文档”。

在打开主控文档时，将折叠所有子文档，也就是每个子文档都将以超级链接方式出现。单击链接点，就可以单独打开该子文档。

4 自动生成目录

假如文章中标题格式为：

第一节……大标题（一级）

1.1……小标题（二级）

1.1.1—……小标题下的小标题（三级）

……

第n节……大标题（一级）

n.1……小标题（二级）

n.1.1—……小标题下的小标题（三级）

自动生成文章目录的操作：

4.1 设置标题格式

（1）选中文章中的所有一级标题；

（2）在“格式”工具栏的左端，“样式”列表中单击“标题1”。仿照步骤1、2设置二、三级标题格式为标题2、标题3。

4.2 自动生成目录

（1）把光标定位到文章第1页的首行第1个字符左侧（目录应