会议的筹划与管理

9、会而不议、议而不决，决而未果
10、会议的目的不明确
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会议的筹划与管理
会前的准备工作
会间的组织服务 会后的善后处理
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会前准备工作
1、 2、 3、 4、 5、 6、 安排议题、议程、日程 拟订与会人员名单 申请会议所需资金 会场布置 安排食宿和茶水 发出会议通知
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安排议题、议程


⊙音响
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會議通知需知


會議名稱:明確點出主題,使人一目了然(如 E_MAIL主旨)
目的:應詳盡說明,方便成員們做相關的資料搜集


時間
地點 議程:應包含開會預定結束時間


準備資料
與會人員 主辦單位
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讨论：各种会场的利与弊
会场类型
圆桌型 椭圆型 口字型 U型
优点
缺点
教室型
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Байду номын сангаас 小组讨论
设计会议记录表格（5分钟）
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会议名称
时间 主席 会议目的 出席人数 缺席人数 会议内容 和决议事项 实施项目 决议事项 的实施 负责人 或部门 完成期限 缺席理由
出席人 盖章
特别事项
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会场服务



转接电话 突发状况 建议休息 协助上司掌握、控制会议进程
入口
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布置会场
椭圆式
服务人员 屏幕
主席台
幻灯机
评价:一般适 宜于20人左右 的内部会议
饮料处 服务人员区 入口
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安排食宿和茶水

食宿
a.用膳 b.住宿

茶水
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一杯香茶可赢得交易机会
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角色练习
表演会议期间奉茶的礼仪
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给客人斟茶的注意事项

当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人 收拾整理，而应说：“茶放这儿行吗？” 并等待客人的回答，按客人意愿行事。
会议不宜持续太 长时间、会间休 息有利于精力的 恢复。 午餐、午休时间 不宜继续开会。 无人介意提早结 束会议，但是会 议超时肯定令人 不快。 7
8
9 10
（17：00）特别事宜
（17：15）其他事宜 （17：30）会议结束
拟订与会人员名单
选择恰当的人出席会议
送交上级审核
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申请会议所需资金

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上茶时的七个程序

两手端茶盘，盘子高度位于胸部

敲门，并说：“对不起！”进入接待室 止步立正，轻轻点头致意 将茶盘的一端置于桌子侧面
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上茶时的七个程序

桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶

用毛巾擦净茶壶底，用手从下方托住毛巾 上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下； 走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待 室。
第九讲 会议的筹划与管理
1
会议的重要性

大多数企业在会议中决定其基本走向

90%以上的重大决策是通过会议制定的
企业花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高
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现在的企业会议有那些通病呢？ 1、准备工作不充分 2、开会技巧不佳，经常主管一堂言 3、会议过于频繁
4、与会人员选择不当
5、常常把会议开成批判大会 6、时间安排不合理、随意延长会议时间 7、与会人员会议纪律不强，缺乏基本的礼仪 8、会议地点不合理
主席坐在 团队成员 之间
面对面就座
当你在讨论问题或试图作出决定时，安排 持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的 两边
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主席坐在长桌 的顶端
资历最浅者 坐在离主席 最远处
显示等级 如果你希望显示等级，让主席坐在 长方桌子的顶端，其他与会者座位 按资历递降顺序就坐
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主席可坐 在任何一 个位置上
自由讨论 如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注， 在会议中用一张圆桌
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布置会场
礼堂式
幻灯机
主席台
屏幕 屏幕
评价:优点是 在留有过道的 情况下,能最 大程度地摆放 座椅,缺点是 与会者没地方 放资料,记录 也不便.
服务人员区
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布置会场
教室式
服务人员 屏幕
主席台
幻灯机
评价:这种布 置风格针对不 同的房间面积 和与会者人数 在安排上有一 定的灵活性, 而且狭长的会 场设置便于与 会注意力的意 中

确定会议规格 申请经费
• 口头 • 书面
9
会场布置

选择会场
a.场地大小 b.附属设施齐全 c.适当的开会设备 d.会场氛围 e.场地不受外界干扰

布置会场
a.附属设施 b.准备会议文件
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提供完善的会议场所
会场布置
⊙会议桌
⊙椅子 ⊙空调 (会议开始前30分钟就要打开 空调,使会场温度适宜) ⊙照明.光线 (柔和\平静感,比办室稍 暗点) ⊙书写工具 ⊙钟(失去对时间的控制,与会者的报 告就会没完没了) ⊙屏幕 ⊙放映机
服务人员区
入口
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布置会场
弦月式
服务人员 屏幕
主席台
幻灯机
评价:因为椅 子只放在桌子 的一面,所有 的与会者都面 向主持人,方 便主持人与与 会者目光交流.
饮料处 服务人员区 入口
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布置会场
◆ 方形中空式
服务人员
评价:当讨论 问题或试图作 出决定时，安 排持相反意见 的两派成员坐 在长桌的相对 两边，有利于 决议的顺利产 生。
议题的收集和筛选 议程
6
某某会议议程 议程开头为 会议日期、 时间与地点。 清楚标 示项目 编号。 7月6日上午9点 （花园酒店） 早上9点是个不错的 开会时间，因为此 刻人脑最清醒。 包括欢迎词、介 绍、会议目标、 宣布基本准则。
1、（9：00）开场白 2、（9：10）缺席致歉 3、（9：20）批准上次会议备忘录 4、（9：40）各部门销售情况报告 （10：30）会间休息 明确 每一 项目 的的 时间 分配。 5、（10：40）分析产品滞销问题缘起 （12：00）午餐及午休时间 6、 （14：00）商讨并列出可能的应对之策 （15：30）会间休息 7 （15：40）评估应对策略，做最后决议
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会间的组织服务
1、 签到 2、 安排就座 3、 做好会议记录和录音 4、 会场服务
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签到

签到形式
– 薄式 – 卡片式 – 代签

签到时的接待工作
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安排就座



要适合会议性质 让报告者坐中央 会议主持人的座位 秘书的座位
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做好会议记录


会议记录构成 会议记录方式 会议记录写作

开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙， 一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。
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给客人斟茶的注意事项

茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱， 先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必 带上干净毛巾。 有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左 手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。 洽谈时间较长，在一至一个半小时内， 应更换茶叶。