(管理与人事)办公室内务管理办法

办公室内务管理办法

一、院办电话处理

㈠接电话

1.接电话时必须问清单位、姓名，重要通话内容应做好记录，并提出拟办意见。

2.对上级部门来电，应问清对方单位并记录部门、姓名、电文，然后及时报告院办主任，转有关领导。

来电记录表

密级（绝密、机密、秘密、普通）缓急（特急急一般）

㈡打电话

传达院领导指示，发布电话通知，要求对方复诵内容、通报姓名，记录备查。

二、文件、信函、通知、材料的发送

㈠凡“党字”、“院字”文件，均由秘书填写好文件发送单，按文件发送单的发送范围和份数下发。对外发送的文件由文书写好信封，装好文件交收发室，一般按挂号信寄出。

㈡院内下发的书面通知、公务信函由文书填写好文件发送单后，按照规定必须及时送出，并请接件人在发文单上签字，最后将发文单存档备查。

㈢外单位寄来的公函，若需有关职能处或系承办处理的，由文书将函件送至相关部门。且必须登记备查。

三、办公室资产与办公用品管理

院办的资产管理包括：行政办公、旅差经费的使用，固定资产的管理，津贴、补助的发放，特支经费的管理与使用；(包括院领导办公室的资产)办公用品管理等。

㈠行政经费的使用和管理

1.院办的行政办公、出差经费控制，由院办主任负责。

2.院办添置新设备，购买消耗品，出差借款等，均须由院办主任事先请示主管院长，征得同意后，按规定的额度支出。

㈡固定资产的管理

1.归口管理及院办使用的固定资产的管理由院办固定资产管理员负责。固定资产管理员应认真将固定资产登记造册。凡新添置的设备均须由固定资产管理员验收登记，本人签名并注明领用时间，然后交给领用人员保管和使用。

2.院办的消耗用品，应经常清点，发现遗失和损坏，当事人应说明原

因，院办行政事务干事要及时报告院办主任消耗品的需求情况。

3.固定资产的添置应由院办主任请示主管院长后方可购置。

㈢特支经费的使用和管理

学院特支经费由院办主任统一管理。各部门因工作需要宴请或对来宾进行伙食补贴的须先行书面报告，提前送交院办主任报分管领导批准，然后由主任办理来宾用餐通知单，部门送往食堂准备客饭或外出宴请。

㈣办公用品的管理

院办行政事务干事负责办公用品的购买和发放。

1. 行政事务干事应注意掌握院领导及院办办公用品的需求情况，及时购买。

2. 行政事务干事购买办公用品后应登记造册。院办人员领用时应填写名称、数量、领用时间。

3.除打字室用的纸张、打字蜡纸领回交打字室保管外，其余均存放于办公室库房内，行政事务干事一定要妥为保管，不能自行处理，领用时，需经过主任同意。

4.介绍信由文书管理和使用。

四、车辆管理

1.院办小车是专为院领导服务的工作用车，原则上不向外派车；面包车可安排部门使用。

2.安排用车范围：院党政领导、党委和行政重大活动用车统一由院办安排。其它情况用车由车队长安排。

3.安排用车程序：院领导用车可经院办主任或行政干事通知司机，亦

可自行通知；学院重大活动涉及到的用车，须经车队长通知司机；其它情况用车亦须车队长批准。

4.各单位用车直接与车队长联系。

五、院办打字室管理

㈠学院党委和院行政文件由院办文书统一登记、编号，送打字室安排打印。打字室系机要重地，未经同意请勿进入打字室。

㈡打字室一般只负责以下材料的打字：

1.以“中共山东外贸职业学院委员会”“山东外贸职业学院”名义制发的党政公文

2.院党政单位起草的、必须打印的文件文字材料

3.院领导指示打印的各种文字材料

㈢校对、送印一般由拟文单位负责。

六、催办

㈠催办目的

及时了解各项工作的执行情况和各有关部门的基本工作情况，确保上级下达的各项任务和院领导交办的各项工作能保质保量地按时完成。

㈡催办范围

1.上级下达的各项任务；

2.党委会、党政联席会和院长办公会议决定的工作；

3.院领导交办的工作。

㈢催办单的处理

催办单(形式如后)由文书根据领导要求填写后交院办主任。院办主任

根据工作性质，确定催办人办理。

㈣催办人职责

接到通知后，及时了解情况与承办单位取得联系，落实工作项目负责人，在完成期限前进行催办，及时向领导反映执行中出现的问题并协助解决，填好催办记录，工作完成以后向领导汇报。

附件1：

行政会议决定事项催办登记簿( )办第号

山东外贸职业学院会议管理办法及组织程序

一、学院大型会议的筹备

㈠大型会议的类别

学院大型会议包括党代会、教代会、校庆、团代会、经验交流会等。

㈡会议的组织与筹备

1.组成秘书机构。

会前组成秘书班子，分设文字组、行政组、组织组、宣传组和保卫组。总称会议秘书处。

①文字组，负责撰写工作报告、决议、决定草案、会议总结报告的初稿、会议典型的选择、发言稿等，安排日程表及文稿打字、校对、印刷、装订、分发、印发大会手册、简报、文件袋、发言目录、会议名单等。

②行政组，负责印制会议代表证、列席(特邀)代表证、工作人员证、会议通知、安排食宿、医疗、车辆、会场、文娱活动等。

③组织组，负责印制选举名单、选票、准备票箱，起草选举主持人主持词，组织实施选举等。

④宣传组，负责新闻报道、会场音响，书写并张挂(贴)会标，散发会议宣传材料，注意调查研究，使会议更具有针对性。

⑤保卫组，负责会议的安全保卫工作。

2.会前准备工作。

①预案制定，即拟定议题内容、会议规模，向主管部门报送召开会议的请示、起草会议预算、发出会议通知和向来宾发送请柬等。

②会场布置，主席台座次要事先标明或印出名单表，并通知有关人员。同时准备好会场音响、照明设施、应用的国歌等录音带、通风保暖、场地划分、进出路线等。