秘书实训报告

秘书实务实训总结报告

一、实训项目名称：

秘书实务实训

二、实训日期：

2012年11月5日星期一至2012年11月9日星期五

三、指导教师：

李兰英、薛丽丽、郭威

四、同组人：

顾韵嘉、李敏、黄惠琳、乔淑颖、浦育春、唐金凤

陆永蕙、乔荆晶、胡雯倩、陈晨

五、实训目的：

1、接待训练：

本实训通过案例和情景模拟、现场演示、个案分析等不同的训练方法，强化秘书人员的基本接待、接待程序、接待规格、接待计划等知识，切实将理论知识转化为实际

技能，使学生掌握基本的接待技能，熟练各种不同情况的

接待程序与处理方法，根据情况确定接待规格，制订并实

施接待计划，能够具体安排操作各项接待事宜。

2、沟通训练：

本实训通过案例和情景模拟、现场演示、个案分析等不同的训练方法，使学生切实认识到沟通协调的重要性，强化学生的沟通协调意识，并能准确地分析出沟通协调中

存在的问题，有针对性地使用合适的方法与技巧进行沟通协调，从而提高其沟通协调能力。

3、会议训练：

本实训通过案例和情景模拟、现场演示、等不同的训练方法，强化秘书人员的会议组织与管理知识，切实将理论知识转化为实际技能，使学生切实认识到办理会议的重要性，提高学生组织与管理会议的技能。使学生对会务工作有一个具体、清晰的认识，能够做好“会前”、“会中”、“会后”的各项会务工作。

4、商务活动训练：

本实训通过案例和情景模拟、现场演示、个案分析等不同的训练方法，强化学生掌握组织商务活动与商务旅行的相关知识，切实将理论知识转化为实际操作技能，使学生切实掌握商务活动组织与商务旅行方面的技能。

目录

实训内容…………………………………………４~ 6 第一个项目实训日程……………………………6~ 12 第二个项目实训日程……………………………12~15 第三个项目实训日程……………………………15~19 第四个项目实训日程……………………………19~23 个人体会………………………………………23~24

六、实训的内容：

1、书上要求：

A.接待训练

1)接待的准备工作

通过训练，使学生能够准备各种接待如：日常接待、重要客人的接待、外宾的接待、团体接

待等的准备工作。能够做好接待环境的准备，接

待物质的准备，接待心理的准备。

2)日常接待的基本程序

通过设计不同的场景，训练学生亲切迎客、热情待客、礼貌送客的最基本的接待程序。同时，

训练学生做好各种日常接待工作的能力，如接待

预约客人，接待未预约客人，接待被访者愿意接

待的客人，接待被访者不愿接待的客人，秘书都

能够有针对性地妥善处理。

3)制定接待计划

设计一些重要的接待工作及团体的接待工作场景，让学生分角色演练，训练他们能够根据接

待对象，确定相应的接待规格，制定接待计划，

制作接待日程安排表，具体安排各项接待工作。

B.沟通训练

1)沟通工作

通过情景模拟、游戏训练，强化学生的内部及外部、横向与纵向的沟通技能。重点训练学生

基本的沟通方法与技巧。使学生认识到信息沟通、

认识沟通与感情沟通的重要性。

2)协调工作

通过情景模拟、游戏训练，强化学生对上关系协调、对下关系协调、上下关系协调的知识与技

能。重点训练学生基本的协调方法与技巧。

C.会议训练

1)会议筹备阶段的会务操作

日程；制作并发出会议通知；准备领导讲话稿；

起草会议报告、决议草案；制作会议证件；布置会场等工作。

2)会议进行阶段的会务操作

接待处签到，分发会议资料；检查会场准备情况；做会议记录、简报与新闻报道；打印并分发

会议代表通讯录；保证参观、访问及娱乐活动的

顺利进行等工作。

3)会议结束阶段的会务操作

安排车辆送站；清理会场；整理会议记录；

收全会议文件与材料；形成会议决议、会议纪要；将

会议材料分类、立卷、归档。

D.商务活动训练

通过训练，使学生能够做好各种会见与会谈活动、签字、庆典、新闻发布会、宴请等商务活动的准备工作，

掌握举办和参与各项活动的注意事项，熟悉各项活动的

程序，做好各项活动工作的服务工作。

1、实训的日程

♥2012年11月5日

星期一实训第一天

【题目一】你是宏达公司总经理王时中的秘书张华，后天，美国艾地公司副总经理Johnson先生一行五人到你公司洽谈业务，请演练整个接待过程。

在进行排练之前，我组先将人员分配进行安排，人员安排如下：前台：唐金凤

宏达公司总经理：黄惠琳

宏达公司项目经理：浦育春

宏达公司法律顾问：乔淑颖

宏达公司总经理秘书：顾韵嘉

艾地公司副总经理Johnson：陆永蕙

艾地公司副总经理Johnson秘书：李敏

艾地公司项目经理：乔荆晶

艾地公司法律顾问：胡雯倩

摄影：陈晨

→在确定安排好人员工作后，我们就实训题目进行分析：

首先我们确定，整道题的核心内容，就是将接待前的准备工作到接待再到洽谈合同事项，双方签订合同到最后的送客这整个过程全部演绎出来。

其次，我们不忘在接待过程中应该注意的礼仪，比如走路先后的礼仪、介绍的礼仪、握手、交换名片应注意的事项、还有考虑到Johnson是美国人，我们进行了同声翻译。位置坐法的礼仪等细节也在表演中体现出来。

最后，在确定好演示目标后，小组成员们开了一个集体会议，准备了道具，把过程都细节化并进行了多次的操练，最终取得了不错的效果。所遇到的问题：

可能是第一次拍摄的原因，一开始显得有点茫然、紧张，除了演员们总NG以外，还有一个很大的问题，就是前面用的书上称呼，后面用的是自己的名字，但这个问题在之后的项目中我们就统一过来了。

剧本展示：

场景一：

下午，总经理王时中的秘书张华（顾韵嘉饰）在办公室里接到美国艾地公司副总经理秘书的电话。