建筑工程的资料归档和管理 姚湘滨

建筑工程的资料归档和管理姚湘滨

发表时间：2018-09-06T16:32:44.650Z 来源：《防护工程》2018年第9期作者：姚湘滨

[导读] 因此需要相关工作人员及时采取相应对策，彻底解决上述提到的资料归档管理问题，从而真正发挥其应有的作用和价值。本文主要对建筑工作中的资料归档和管理展开有效分析。

姚湘滨

浙江广诚建设有限公司浙江省杭州市 310000

摘要：通常对于建筑类型企业来说，档案资料信息的归档管理就是其有效落实管理工作的首要前提，良好真实的档案信息资料能为该工程项目的日后决策实行提供切实可行的参考依据，同时对于建筑工程整体质量的提高也有着十分积极意义。但根据目前实际情况来看，建筑工作资料信息的归档管理还存在着一些问题，如资料信息不真实等，对档案管理的良性发展非常不利，因此需要相关工作人员及时采取相应对策，彻底解决上述提到的资料归档管理问题，从而真正发挥其应有的作用和价值。本文主要对建筑工作中的资料归档和管理展开有效分析。

关键词：建筑工作；资料归档管理；研究分析

导言

随着社会的进步，国家对设施建设方面不断加大投入，对项目工程的质量要求更加规范严格。建筑工程资料的归档和管理是施工单位在项目开始、运作和结束过程中做好管理工作的基础，对于建筑工程质量有一定的保证作用，但是现在目前不少项目工程中忽视档案归档管理工作，对于建筑工程的开展有着不利作用，所以工程资料归档是建设施工单位必须正视并规范的问题。

1 建筑工程资料的重要性

在项目建设过程中，做好建筑工程档案的管理对保障建筑施工质量非常重要，也对地方经济发展有一定的促进作用，建筑工程档案管理工作的重要性可见不一般。建筑工程档案的内容十分丰富，包罗万象。不仅包括与项目施工本身的开工报告、图纸审查、技术设计、试验报告、工程事故、工程交接、材料采购、质量标准证明等以及水电设备采购安装和后期的竣工图纸等文件资料，还有单位各部门综合性文件资料，例如报政府审批的征地、拆迁、安置的文件，和相关政府单位的地质、地震、水文、气象等资料等。建筑工程资料的完整性，对整个建筑工程的质量具有重要作用，也是城建档案的重要组成部分，因此建筑资料的归档和管理工作对建筑工程项目占有重要地位。建筑资料的归档管理工作直接反映了一个建筑施工企业工作机制是否完善，是企业管理的重要参考指标。建设部要求企业必须建立建筑施工档案并保管好资料，需要认识到建设工程资料档案的重要性。建设部明确指出：如果工程项目资料不符合有关标准规定，则认定该工程不合格，可见，在工作中建筑资料的归档和管理对项目工程的重要性。

2 建筑工作档案资料的内涵及其特点分析

2．1 建筑工作档案资料内涵

根据具体实践证明，建筑工作的档案资料内涵可以说是极其丰富，不但包括综合性文件合同，还包含具体形式的水、电、材料及设备文件资料。也就是说，所有部门的综合性资料信息都涵盖在此档案资料中。其中综合性文件又包括政府部门审批文件、天气文件资料及土地征用等批准性文件；而具体形式文件资料又包括施工图纸的变更及审核、施工技术交底记录、监督管理过程、施工材料质量证明文件及安全事故处理文件等。

2．2 建筑工作档案资料特点分析

根据相关调查显示，建筑工作档案资料特点主要包括以下几点：第一，单一性特点。主要是指自建筑工程招标阶段到竣工结束为止都对其成长展开详细记录，这种资料档案仅此一份；第二，实用性特点。往往建筑工作档案资料的详细记录也将成为质量监督管理部门的重要验收依据，对日后的城市建设施工具有着重大参考性价值，因而具有极强的实用性特点；第三，真实性特点。建筑工作的档案资料信息不能存在一丝虚假行为，要从始至终记录该建筑工程的成长过程，充分保证其真实完整性。

3 建筑工作中档案资料归档管理过程中存在的问题

3．1 档案资料管理人员意识较为薄弱

无论是对于什么类型的工程项目来说，其所涉及到的档案资料都是非常复杂，特别是在建筑工程项目竣工之后提交的档案资料更多，在竣工完成之后，如果短时间范围内并没有出现任何质量性问题，可以顺利交接工程项目，施工团队也随之解散，但在此期间若是工程档案资料没有充分收集整理，便会对日后的档案管理工作带来更大难度。同时在档案资料有效利用时，其会适当参考借鉴一些工程决算或是竣工验收等资料，这样一来其他工程档案资料便会遭到忽视，大大降低了档案资料的总体利用率，无法保证档案资料管理的顺利进行。 3．2 从业人员综合素质需进一步提高

根据实际调查情况可知，目前建筑工作档案资料管理的所有参与人员大多并不熟悉具体业务工作，缺乏相应档案资料管理专业知识培训，甚至还有部分管理人员是兼职人员、在校实习人员及兼任多个档案资料管理岗位等，由于没有接受到专业系统化的岗前培训，导致其并不熟悉相应的法律法规制度，再加上对建筑工作档案资料管理流程的陌生化，都会使其档案资料归档和管理效果达不到预期效果，甚至还会因档案资料收集整理的不够规范而出现反复修改情况，这样一来不但无法保证档案资料整体质量，还会极大的延长归档时间。

3．3 档案资料收集整理不够规范化

根据调查数据可以了解到，现阶段大多数建筑企业在进行档案资料归档管理时，往往都不具备专业化的档案资料管理人员，大多都是雇佣临时兼职人员，其不但没有经过专业化的系统培训，自身档案资料归档管理水平也总体较差，进而导致档案资料在归档、管理工作进行过程中都存在着较多问题，容易促使档案资料出现遗漏或是缺失等现象，不利于管理规划化展开。

4 建筑工作的档案资料归档管理措施应用分析

4．1 积极构建健全的档案资料归档管理制度

若想充分保证建筑工作档案资料的真实完整性，需要相关管理人员不断提高其资料管理力度，进而为档案信息的真实性和完整性提供良好保障。同时建筑工程的各个单位还应严格遵守国家对于档案资料所指定的明确规定，不断完善单位内部规章制度，充分发挥施工单

位、监督单位等综合性优势，保证档案资料的收集、整理及储存等所有环节都能保证其有效性，避免出现档案遗失或是错误等现象。 4．2 加强建筑工作档案归档管理人员的培训力度

随着我国经济水平的不断提高，建筑行业也取得了一定突破性成就，同时建筑数量及其规模也在不断增加，这也为档案归档管理带来了一定程度变化。因此建筑工程相关单位必须要对档案管理人员进行责任意识和服务意识的大力培养，不断完善档案管理制度，有效运用先进技术手段来更新管理理念，进而将具体责任落实到个人身上。同时还可以定期组织管理人员到相关平台学习档案管理的法律法规内容，与其他专业人员积极展开探讨性交流，便于综合提高档案管理人员的专业技能和综合素质，从而推动我国建筑行业的健康发展。 4．3 提高建筑工作档案材料编制水平

对于建筑工程施工单位来说，严格按照标准规定对工程档案材料进行编制是基础性业务之一，如果一个施工团队无法有效编制工程档案资料，那么其就不满足承包工程的首要条件。由此可知，施工单位应充分明确自身的责任义务，不断增强对施工人员档案材料编制的训练力度，进而全面提高其档案材料编制水平，为后期工作的顺利进行提供良好保障。

结束语

总之，加强工程技术资料的管理，工程建设与、施工方及相关参与单位都应该认真负责，互相监督，确保工程技术资料的真实性、可靠性和完整性。建筑工程档案资料的归档管理是一个复杂耐心的工程，同时是建筑工程前后阶段的一项很关键的工作，因此，我们要不断加提升程资料管理水平，保证工程资料准确、齐全、及时、完整，才能发挥建筑工程档案资料应有的作用。参考文献：

[1]陈宇，孙秋华. 浅谈建设工程施工阶段监理资料管理工作[J]. 水利科技与经济，2016，7（10）：210-215.

[2]关玲玲．分析基建工作中的资料归档和管理［J］．建筑工程技术与设计，2017（26）：98 ．