对外函件管理办法

对外函件管理办法

对外函件管理办法

FX/QG-FW 201505-05

第一章总则

第一条为促进对外函件制订、接收、发放及存档工作的程序化、制度化、规范化，确保函件的合法性，防范法律风险，维护公司的合法权益，制定本办法。

第二条本办法所称对外函件，指集团及各单位在经营管理过程中与权利义务相对方、政

府机关、司法机关、社会公众等之间形成的以纸质或电子方式为载体的往来书函、公文等，包括：各种承诺、表格、数据、文字、单位证明、报告、情况说明、单位介绍等。

第三条本办法适用下列对外函件： 1.政府职能部门往来文函：

一类：不涉及权利义务的文函；关于免责、避责、延期履行义务等的请示、汇报、报告；

二类：除一类函件外的，费用减免、政策优惠、资金扶持文函及其他文函；三类：对行

政处罚的回复、答辩、申诉等； 2.司法文书：一类：司法文书的签收及送达；

二类：所有司法文书及相关请示报告、情况说明； 3.客户往来文函：

一类：按集团规定范本和内容签发的通知函、催告函、解除函、承诺函及利益主张要求的回复等；对客户利益主张及要求，按集团颁发的标准内容进行的书面回复；

二类：楼书、要约（招商）书；广告推广资料；客户索赔事件。

三类：非集团规定范本的通知函、催告函、解除函、承诺函及利益主张要求的回复等。

4.合同相对方往来文函：一类：一般工作联系函，如通知、催告函、知会函、邀请函等；

二类：我方律师函、解除函及对方律师函、解除函的回函；合同履行变更、异议、中止等文书（工程合同履行过程中的变更、签证按房产事业部专项制度执行）；中介机构鉴定文书等。

5.各类外部委托、授权文书。

第二章收函、发函及复函

第一条职责

（一）综合部：接收、登记函件，按照函件内容分发相关部门/责任人，发函，复印，存档。

（二）经办部门/责任人：上报函件内容，填写《函件处理申报表》并出具初步处理意见，草拟函件，填写《函件审批责任单》，按审批意见执行。

（三）法务中心：审查函件，出具法律意见。

（四）子公司董事长：审查、审批、指导、监督发函（按权限）。（五）事业部总经理：审查、审批、指导、监督发函（按权限）。（六）集团分管领导：审查、审批、指导、

监督发函（按权限）。（七）集团董事长：审查、审批、指导、监督发函（按权限）。

第二条流程（一）收函流程：

综合部收函→登记台账→分发→经办部门/人上报→子公司董事长审查→法务中心出具意见

→事业部总经理审阅、审批（按权限）→集团分管领导审阅、审批（按权限）→集团董事

长审批（按权限）→经办部门执行→登台帐→函件原件、批件经办部门存档

（二）发函流程：

经办部门/人拟稿→法务中心审查→子公司董事长审查、审批（按权限）→事业部总经理

审查、审批（按权限）→集团分管领导审查、审批（按权限）→集团董事长审批（按权限）→经办部门执行→综合部或指定专人送达、邮寄→登台帐→批件、函件复印件、发送回执

存档

说明：本条款未列明事项，按照《印鉴使用管理办法》审批权限执行。第四条收函、发函、回函要求

(一)未按流程、审批权限办理，未造成损失的，处相关责任人500-1000元/项的罚款，

其中，经办人承担70%，主要领导承担30%；造成损失的，由相关责任人赔偿损失金额

的10-20%，并处2000元以上的罚款，其中，经办人承担70%，单位主要领导承担30%。

(二)重大函件应当在签收当日分发相关部门。未按要求办理，未造成损失的，处相关责任

人500-1000元/条的罚款，其中，经办人承担70%，主要领导承担30%；造成损失的，

由相关责任人赔偿损失金额的10-30%，并处2000元以上的罚款，其中，经办人承担70%，单位主要领导承担30%。

(三)签收司法文书，签收人应当在送达回执上签收，并写上签收日期，签收当天应立即将

文书上报法务中心。未按要求办理，未造成损失的，处相关责任人500-1000元/条的罚款，其中，经办人承担70%，主要领导承担30%；造成损失的，由相关责任人赔偿损失

金额的10-30%，并处2000元以上的罚款，其中，经办人承担70%，单位主要领导承担30%。

(四)函件签收需符合工作指南要求，不得擅自签收函件，未按要求办理，未

造成损失的，处相关责任人500-1000元/条的罚款，其中，经办人承担70%，主要领导

承担30%；造成损失的，由相关责任人赔偿损失金额的10-30%，并处2000元以上的罚款，其中，经办人承担70%，单位主要领导承担30%。

(五)相关单位、部门人员应当在收到送审函件之日起两个工作日内审查完毕。未按要求办

理的，处相关责任人50-200元/天的罚款。

(六)重大函件必须按程序报审签发；函件审批人应当在收到函件之日起一个工作日内审批。未按要求办理，未造成损失的，处相关责任人500-1000元的罚款，其中，经办人承担70%，主要领导承担30%；造成损失的，由相关责任人赔偿损失金额的10-30%，并处2000元以上的罚款，其中，经办人承担70%，单位主要领导承担30%。

(七)有纠纷的涉及时效的未完事项，责任单位和法务部门应把中断时效的复函列入年工作

计划，及时回复。对来函规定了回复期限的，函件审查人、审批人应确保在回复期限内向对方复函。未按要求办理，未造成损失的，处相关责任人500-1000元/条的罚款，其中，经办人承担70%，主要领导承担30%；造成损失的，由相关责任人赔偿损失金额的10-30%，并处2000元以上的罚款，其中，经办人承担70%，单位主要领导承担30%。

(八)发函及回函必须严格按照审批内容修改，函件必须经审批权人签字确认后方可对外发送。未按要求办理，未造成损失的，处相关责任人500-1000元/条的罚款，其中，经办

人承担70%，主要领导承担30%；造成损失的，由相关责任人赔偿损失金额的10-30%，并处2000元以上的罚款，其中，经办人承担70%，单位主要领导承担30%。

(九)各单位综合部、部门专管员应建立完备、准确的对外函件台账，对于所有对外函件逐

一登记，不得漏登，台账内容必须包括函件名称、收发双方、收发时间、基本内容、页码、送达回执登记时间等。寄送函件时必须写明文件名称，并留存对方签收回执或快递回执单。未建立台账和留存回执的，处罚相关负责人2000元以上，台账建立不清晰、内容不完整，处罚相关负责人500-1000元，其中，经办人承担70%，单位主要领导承担30%；造成

损失的，由相关责任人赔偿损失金额的10-30%，并处2000元以上的罚款，其中，经办

人承担70%，单位主要领导承担30%。