口头报告技巧

【实用秘笈】口头报告技巧

从前的人会觉得嘴上功夫是不好的，其实在这个重视沟通的社会，嘴上功夫也是一门真功夫。所以要学好口头报告的技巧，必须先做好几项心理建设，例如学习将口头报告当作是个值得把握的难得机会。虽然现代人聊天机会很多，但是站在台上、别人都很专心地听你发表意见的机会并不多，所以有这种机会就要好好把握；有时别人还会加入互评的活动，这正是你进步的难得机会，所以不要觉得口头报告是一件很讨厌、很难搞的事，而该当作是成长的契机。另外，要相信成功的口头报告是可以训练出来的。有的人一拿到麦克风就可以口若悬河，这很可能是后天训练出来的能力，而平常口齿伶俐的人不一定就会做口头报告。

3P情境分析—People、Place、Purpose

首先，在口头报告的事前准备工作中，必须针对3P做「情境分析」。你要先分析听众(People) 的人数、性别、年龄、地位、态度、知识和需求。你的听众群如果是同学，就比较单纯，大都以班上同学为主，但即将就业的高年级同学就要注意其它点，特别是进入商业界工作后你会发现一天到晚都要做简报，某些口头报告到这个公司可能很成功，到下一个公司就不一定了，重点在于要找出听众中的关键人物。在学校，关键人物当然就是打分数的老师，你要说服他，迎合他的需求，这就是成功报告的

关键。再来你要分析场地(Place) ，选择最适合的环境。对同学来说，大部份场地就是教室，但教室有很多种，报告前你需要分析哪种场地较适合你，不适合的话该作什么调整。最后要分析目的(Purpose) ，也就是你为什么要做这次报告。你要以达成听众期待为目标进行报告，这样听众才不觉得时间被浪费了。

建立自信的方法

如果真的很不喜欢做口头报告，以下有一些帮助你建立自信的方法：

第一，「自我鼓励（自我催眠）法」，你可以告诉自己我已经准备的很充分了，或是我的题材很有趣，同学一定会很喜欢。当全世界的人都说你不好，一定要有一个人说你好，那就是你自己。

第二是「要点记忆法」，有的人上台很紧张，只好把要报告的东西从头背到尾，这样报告就会变得很死板。其实只要记下你的重点，报告时不管发生什么状况，只要重点有出来你就会很笃定、报告就有内容。另外要熟读记忆，因为PPT的内容一定比你要报告的东西少，所以你必须熟记你要讲的东西，报告时再用自己的话流利地说出来。

第三是「情绪调节法」，就是深呼吸1…2…3…。

第四是「目光回避法」，虽然老师们都说要有eye contact 才有礼貌，但非常紧张时做eye contact 反而会弄巧成拙。这时可以使用虚视法，就是把视线放在后排上方缓缓移动，让观众以为你正看着他(虽然你并没有)。

最后是「试讲练习法」。不管将来做什么报告，请一定要反覆练习。独自练习也可以，但因为你要在众人面前报告，最好找家人朋友来试听，这样也有助于报告时间与观众反应的掌控。除此之外，报告时记得要穿适宜的衣服。中国人很讲求随性和随意，但报告时穿自己最舒服的衣服来，是万万不可的。请记得一个原则：要穿的比主持人还正式。对同学而言主持人就是老师，要穿的比老师正式有点困难，但只要正式就好了，例如穿个衬衫，避免牛仔裤和拖鞋，倒不必标新立异。穿的正式也是在向听众释放一个讯息，就是「你很重视今天的报告」。给众人这样的第一印象是很重要的。

上台前的确认

上台前要做最后的确认：

第一，早点到达会场熟悉环境，注意一下讲台和时钟的位置，如果当天要和听众做活动，记得要特别注意你和听众的距离以及座位排放的方式。

第二，确认报告过程中要使用的设备，例如注意麦克风是有线或无线（这会影响你控制音量的大小和移动性）、计算机的电源线是否找得到插座、投影机的效果好不好、喇叭有没有声音、有没有网络连线等。

第三，要准备好自己的小道具，例如讲义、水杯、手表、光笔。光笔是很好的工具，但未必每个人都能用的很好。典型光笔的移动方式是画圈、在底线移动，但如果到处点来点去、眼花撩乱地乱移，会让听众看了眼睛抽筋，非常吃力。因此，如果要使用光笔请先多练习，并请记得只挑PPT上的重点强调，不需要每个东西都点，也可以利用声音或手势来辅助。另外一个讲者紧张时常犯的错误，就是直接用手在计算机荧幕上指来指去，但这样听众根本看不到。最后要确认的，就是先准备好报告的相关档案，例如先打开简报档。做好这些准备，你就可以上台了。

报告小技巧

报告是有一些小技巧的，理想的报告结构应该长这个样子：开场白占10% ，主体占85% ，结语占5% 。首先就开场白的部份，开场白有很多种方式，最常见的就是致意或问候，例如中午时段可以问同学吃饱了没，或是一边测试麦克风一边问：「后面的同学听的到吗？」等问题。自我介绍也是很好的开场白，或者做个背景介绍（为什么做个报告？引起问题意识）、流程简介、利用轻松幽默的话开场（不强求，这和个性有关）、引用古

今名言，或是使用一张漂亮的图片等。一个好的开场就成功了一半，因为它可以吸引老师和同学的注意力。

就主体的部份，你应该组织报告的内容，强调逻辑性，使段落和结论相呼应，并且插入流程。第一，报告的内容可以用「故事脚本」或「理论」两种方式来组织，故事脚本的方式可依时程（过去、现在、未来）、地理环境（亚洲、欧洲、美洲）或阶段（实施的阶段、注意事项、验证的阶段）来陈述；依时程的方式陈述会给听众一个较完整的故事性，依地理环境及阶段来陈述则须在总结时作说明会比较清楚。

若用理论来组织报告可使用归纳法、演绎法或辩证法这三种科学方法。

归纳法可以用来说服公司老板，例如A公司用我们公司产品，B公司用，C 公司也用，代表我们产品很好，所以结论就是你们公司也可以用我们的产品。

辩证法通常用来处理较具争议性的问题，通常会有一方持正方意见，另一方持反对意见，结论是你的看法如何。

演绎法方面，典型例子是薪资结构和劳动意愿的关系，例如先假设前提：薪资越高劳动意愿越高，经由事实证明的确如此，进而得到结论。第二，报告的逻辑性非常重要，切忌天马行空地给很多事实、例证或资料，却让人摸不清主题；口头报告并非以