时间管理和高效沟通

你的时间流向到 哪里去了？
确定 事件
突发 事件
确定 事件
琐碎 事件
突发 事件
确定 事件
琐碎 事件
突发 事件
浪 费 确定 事件
游戏：我的时间
四代时间管理的演化
备忘录型 第一代时间管理 特点:纸条或备忘录本，一方面顺其自然，一 方面追紧时间安排。 第二代时间管理 事先规划安排行程 特点:制定合适的目标与计划，讲究效率、明确 责任。
紧急
不重要
时间管理法则-注意力之谜 锯齿效应： 损失 28% 的时间
如果在工作持续受到干扰或者被打
断，就呈现所谓的“锯齿效应”。 即使只是在工作上短暂分心，要再 从被打断的地方开始，就必须再花 时间重新进入状况。把这些能力损
失总和加起来，最多可达28%的时
间都因此而浪费了。
时间管理法则-注意力之谜
周二
周三
周四
周五
周六
早上从9 点到11 点听一场讲座 在附近的ATM机上取钱。 打电话将你负责的科研小组会议推迟到周三天下午6点钟开会 下午2 点到4 点参加会议，还200元钱。 会议结束后去图书馆还书。 晚8 点到9点看电视节目 晚清洗内衣并好好洗一个澡 一早看医生。用等待的时间给父母电话问候，并告诉他们你将在明天 去看望他们 去超市购物准备晚上聚餐。 与你的上级见面 下午6点到7点组织科研小组会议 教研室晚上聚餐 复印一份教研报告，同时复印一份会议记录 用2个小时整理材料 洗一大堆脏衣服 给你的朋友回信 晚上去看望你的父母 准备下个星期二的业务考试 陪爱人看那部她喜欢的电影 给周六过生日的好朋友买礼物和生日卡 整理行李准备周日和外地朋友出去玩 用15小时准备周日的业务演讲
番茄目标
效率
用最简单的工具和方法来提高团队 的工作效率。
番茄工作法 的目标
热情
充满热情并一直保持。缓解时间的压 迫感与紧迫感。
能力
加快学习和工作进度，提高工期预测 能力，保质保量。
使用范围
将抽象的时间变成具体连续的事 件，使我们能抓住时间，不再是分 分秒秒地去追赶时间。 番茄时间的概念，特别是倒计时， 产生了一种有利于工作的积极的紧 迫感。 大任务分散番茄时间，小任务 合并番茄时间 ----对简单的任务进行估测会 更加容易，估测的质量也会提高， 把复杂的事情简单化，能鼓励自 己实现目标。
• 某些会议
不重要
• 必要而不重要的事 • 受欢迎的活动
时间管理法则-艾森豪威尔原则
救火员模式：
重要
偏重第一类事务的结果 • 压力 • 精疲力竭
• 危机处理
不紧急
不重要
• 忙于收拾残局
紧急
时间管理法则-艾森豪威尔原则
胸有成竹模式：
偏重第二类事务的结果 • 有远见，有理想。 • 平衡
重要
• 纪律
• 自制 • 少有危机
番茄工作法有利于在时间紧迫的情况下提升效率
时间的盗贼——内在的拖延和外在的干扰
• 拖延
我习惯拖延
• 干扰
拖延症的形成
拖延症的特点：
1.没有自信。因为每次完成任务都达不到自己最高 的能力，对自我能力的评估会越来越低。 2.我太忙。我一直拖着没做是因为我一直很忙。 3.顽固。你催我也没有用，我准备好了自然会开始 做。 4.操控别人。他们着急也没用，一切都要等我到了 才能开始。 5.对抗压力。因为每天压力很大，所以要做的事情 一直被拖下来。 6.受害者心态。我也不知道自己怎么会这样，别人 能做的自己做不到。
时间管理法则-艾森豪威尔原则
如何把事务分配到四个象限之中：
• 防患未然 • 改进产能
重要
• 危机 • 急迫的问题
• 建立人际关系
• 发掘新机会 • 规划、休闲 • 玩游戏 • 某些信件 • 某些电话 • 浪费时间之事 • 有趣的活动
• 有期限压力的作业
不紧 急
• 不速之客 • 某些电话
紧 急
• 某些信件与报告
时间管理法则-帕金森法则
时间象一根弹筋：
不设立期限 无限期拉长 松弛无弹性
帕金森原则：做任何事情都要有规划，设立 期限。
时间管理法则-帕累托原则
在任何特定的群体中， 重要的因子通常只占少数， 而不重要的因子则占多数， 因此只要能控制具有重要性 的少数因子即能控制全局。
时间管理法则-艾森豪威尔原则
因持续干扰而中断工作会引起能力的降低 因为—越来越长的助跑时间—越来越弱的注意力 所以要及时恢复注意力 100%
能力
艾维·利时间管理法
故事：2.5万美金的故事
工作规划的六个步骤
1.明确 你的目标
2.将目标依重 要程度排序 3.详细列出 你的任务清 单 4.将任务依轻 重缓急排序 5.合理安排 任务需要时 间
检查 任务清单
细分 清单类别
做时间日志
第一类：日常性事务 第二类：周期性事务（规划与发展） 第三组：不定期事务（突发事务）
测定每件事所 花费的时 间
ABC分析原则
确定工作的优先顺序：
分析你的工 作任务
• A型：重要并且紧 急的任务； • B型：重要或紧急、 但不既重要又紧 急的任务； • C型：既不重要也 不紧急的日常任 务
6.一次只 做一件事
每日工作规划原则
清单 原则 ABC分 析原则
分类
原则
弹性 原则
清单原则
1. 根据目标制定计划，明确本日的主要任 务和核心时间 2. 处理重要的文件往來 3. 次重要任务/会议 4. 优先次序较后的电话 5. 签文件 6. 对照长期计划 7. 检查明天的事 8. 回家
分类原则
时间管理法则-目标原则
• 触目惊心
只有
3％的顶尖管理者才有明确的目标。
合格的目标？
可衡量性
明确性
目 标
可接受性 实际性
时限性
时间管理法则-帕金森法则
做一份工作所需要的资源，与工 作本身并没有太大关系；一件事 情膨胀出来的重要性和复杂性， 与完成这件事情所花的时间成正 比。
工作会自动的膨胀，占满所有可 用的资源（包含时间），在管理 中这隐含着你可以为一项任务安 排过多的资源（时间）去从事一 项工作，你会放慢你的节奏用掉 所有可分配的资源（时间）
重要
任务C
杂务 例行公事
15%
20% 65% 实际消耗的时间
弹性原则
时间计划的基本原则： 谨慎原则保留弹性
40%会出岔
时间分配三部曲
a.约60%给预定计划（日计划表） b.约20%给预料之外的事务（干扰，时间窃 贼） c.约20%给突发事件与社交活动（创造性时 间）
番茄工作法
理念：利用整个番茄时间，专注于某一段时间， 减少打断，提高时间的感知和掌控。 概念：番茄时间为25min工作+5min休息，3-4 个番茄时间为一轮，之后休息10-15min。
规划.制定优先顺序,操之在我 第三代时间管理 特点:明确价值观，制定中、长、短期目标，将 每天的活动排出优先顺序，有详尽的计划表、 组织表。
第三代时间管理最大的贡献是将目标与计划置 于价值观之上。 第四代时间管理 平衡、超越、以人为本、系统
有效时间管理系统的五个步骤
有效的时间管理系统包含以下五个步骤：
急迫
I II
紧急情况 • • • • • •
不急迫
准备工作计划 预防措施 价值观的澄清 人际关系的建立 增强自己的能力 忙碌琐碎的事 广告函件 电话 浪费时间 逃避性活动
重要
•
•
迫切的问题
限期完成的会议或工作
III
IV
• • • • •
不重要
• • • •
造成干扰的事、电话 信件、报告 会议 许多迫在眉睫的急事
时间管理
课程收获
掌握 学会 使用
掌握时间管理的系统与法则。 学会有效建立工作目标并合 理规划工作时间。
掌握
使用
熟练使用工具和技巧，提高 工作效率。
学会
现在是周一晚上，你要计划未来5天的日程，这五天要做的事情有 ： • 1．你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 2．星期六是一个好朋友的生日--你还没有买礼物和生日卡 3．你有好几个月没有回家看望父母，也没有写信或打电话 4．下个星期二，你要参加一次业务考试 5．明晚8 点有个1 小时长的电视节目，与你的工作有密切关系 6．爱人上周就说这礼拜要看那部他喜欢的电影 7．你在图书馆借的书明天到期 8．外地一个朋友来北京邀请你周末去玩，你需要整理行李 9．你要在星期五交教研报告之前把它复印一份 10．明天下午2 点到4 点有一个会议 11．你欠某人200 元钱--他明天也将参加那个会议 12．你明天早上从9 点到11 点要听一场讲座 13．你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面 14．你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗 15．你想好好洗个澡 16．你负责的科研小组将在明天下午6点钟开会，预计1小时 17．你身上只有5 块钱，需要取钱 18．教研室明天晚上聚餐 19．你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录 20．这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2 小时 21．你收到一个朋友的信1 个月了，没有回信，也没有打电话给他 22．周日早上要作一次业务演讲，准备时间要15个小时，且只能用业余时间
优先顺序与 工作委派
• 重新查看一下你的 工作任务表，现在 做三个独立的表— —A型、B型和C型 任务表各一个。 • 根据重要程度将记 事簿中的工作会晤 归类。
计划你的 一天
ABC分析原则
事情的价值 65% 20%
15%
ABC－分析
－－任务A专心处理 －－任务B授权 －－任务C清理
Leabharlann Baidu任务A
非常重要
任务B
杨文华老师
北京会佳心语健康科技有限公司副总经理
十年人力资源管理与咨询、培训工作经验 高级人力资源咨询顾问 亚洲人力资源管理协会中国认证中心特约讲师 10余年人力资源管理与咨询工作经历，曾任跨国公司人力资源总监， 具有丰富的实战经验，擅长将培训理论与实践相结合。 《源动力》系列课程创始人，十余年企业人力资源管理的经验，对员 工团队建设管理与职业化提升有着非常深刻的理解，并长期致力于企 业培训，侧重职业能力提升、团队职业化、阳 光心态、人力资源管理、中层基础管理与技能 等领域的研究。有丰富的培训经验。帮助企业 提升个人与组织绩效，被誉为课程最实用的培 训专家。
服务客户：
慧聪国际、乌鲁木齐电视台、安徽电视台、郑 州电视台、济南电视台、海南电视台、炎黄健 康传媒、红鲤鱼数字电影院线、中持环保、高 能时代、河南移动、银川移动、中国航空材料 研究院、亦庄工会、SMC（中国）、奥科瑞丰、 沈阳移动、北京诺华制药、中国核电集团、河 北移动、中国山野杂志、金诚立信会计事务所……
颠覆对时间的依赖
复杂的事情简单化
放轻松
保持劳逸结合，保持大脑高效运 转和思维敏捷。每25分钟的休息， 人们会从不同角度思考问题，因而 能激发创造力，放松提高了连续工 作的效率。
有利于自我观察和分析
番茄工作法代表着每25分钟 一次的自我观察，掌握并直接影 响我们的工作进程，使效率不断 提高，这能大大激发我们的兴趣， 自发地完成工作和任务。
1.明确你的 价值观 价值观 5.对任务按 优先级排序
任务排序
目标 2.确定你 的目标 4.明确你的 任务
任务
3.对你的目标 按优先级排序
目标排序
时间管理的原则
你知道什么是沮丧么？ 那就是当你花了一生的时间爬梯子并最终达到顶端的 时候，却发现梯子架的并不是你想上的那堵墙。 ——约瑟夫.坎贝尔
地图：了解决定的规则
不紧急
紧 急 不重 要
时间管理法则-艾森豪威尔原则
胸徒劳无功模式：
重要 不紧急 紧急
偏重第三类事务的结果 • 短视近利 • 危机处理 • 被视为巧言令色 • 轻视目标与计划 • 缺乏自制力，怪罪他人。 • 人际关系浮泛，甚至破裂。
不重要
时间管理法则-艾森豪威尔原则
无足轻重模式：
重要
不紧急
偏重第四类事务的结果 • 全无责任感 • 工作不保 • 依赖他人或社会机构维生
精神
身份
价值观 能力 行动
环境
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游戏：你的重要五样 游戏规则： 拿出你的纸笔，写出生命中对你最重要的 五样，可以是形容词也可以是名词，可以 是实物也可以是抽象的状态。凭直觉写， 不必在意他人的评判。
判断自己的价值观
创新 健康 服务 安全 高尚 自律 享受 家庭 教导 成功 自由 奉献 稳定 和谐 毅力 完美 同情 工整 请选出你认为重要的词： 富有 卓越 挑战 冒险 亲情 快乐 美丽 勇气 自信 幸福 关心 学习 真诚 真实 兴奋 爱 尊重 尊严 活泼 智慧 伟大 权利 幽默 高雅 争议 简洁 乐趣 活力 公平 和平 诚信 体贴 吸引 热情 忠诚 舒适 娱乐 独立 耐心 浪漫 感激 激情 发明 鼓舞 控制 休闲 平静 造诣 认同 助人为乐 成就 创造力……