有效沟通及时间管理

时间管理
1、综述 2、时间管理理论 3、理论的实际应用 4、比较有用的时间管理方法
沟 通 的 定 义
为了设定的目标，把信息 、 思想和情感在个人或群体间 传递，并达成共同协议的过 程。
沟通元素
• 语言 1、 口头 2、 书面
沟通元素
• 非语言 1、肢体动作 2、面部表情 3、语气语调 4、语速
“我感觉自己在那些并不重要的事情上浪费了太多的时间，
我简直是在浪费自己的生命。”
“要做的事情太多了，我总是没有足够的时间。” “我感到厌烦，工作负担过重，让我疲惫不堪，精神紧张。 我似乎一直在不断逼迫自己，感觉不能彻底放松。” „„
测试： A从不 B有时 C经常 D总是
• • • • • 1、我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备。 2、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。 3、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。 4、我尽量一次性处理完毕每份文件。 5、我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序来排列， 依次办理这些事情。 6、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的 约会。 7、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。 8、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。 9、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的 事情时，我会说“不”。
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会场规则1
• 请将手机调整至震动或关机状态。因急事 或工作需要，请向助教示意后去会场外接 听手机。 • 培训期间请不要随意走动或小声说话，以 免影响他人听课。
会场规则2
• • • • 既来之，则安之 当需要您倾听的时候，请全情投入。 当需要您参加讨论的时候，请热情参加。 服从训练中的各项规则，勇于承担训练中 的各种PK和挑战。
• 1．忽视法 • 2．太极法 • 3. 合一构架法
步 骤 五 ：达 成 协 议
•
感谢
– – – – 善于发现别人的支持，并表达感谢 对别人的结果表示感谢 愿和合作伙伴、同事分享工作成果 积极转达内外部的反馈意见
– 对合作者的杰出工作给以回报
• •
赞美 庆祝
步 骤 六 ：共 同 实 施
• 积极合作的态度
受话者：一针见血地指出发话者未表达、或未 完全表达的感受。
沟通效果案例
• 发话者：“我工艺单开错了，产品做 错了，顾总批评我了”
• LL受话者：关我什么事，神经病！（活该） • L受话者：哦。（下次留心） • H受话者：我能理解，你一定不好受，下次留心 点，顾总也是重视你工作啊。 • HH受话者：你一定不好受，顾总也是重视你工 作才说你。下次我帮你一起检查下，放轻松啦， 下班一起去逛逛街吧
沟通效果量表
LL量表
• • • • • • • 表示忽视对方的感受或强化其负面感受。 表现1、仅表批评、职责、抱怨。 表现2、冷嘲热讽，取笑发话者。 表现3、否定与挑剔其见解。 表现4、制止对方说话。 表现5、找借口、自我辩解。 表现6、完全忽视发话者。
结果：致使发话者觉得受伤害，造成沟通障碍。
沟通效果量表
同理心定义
站在当事人的角度和位置上，客观地理解 当事人的内心感受及内心世界，且把这种 理解传达给当事人的一种沟通交流方式。
同理心两大步骤
• 辩识
察言观色
• 反馈
投其所好
同理心的四个分段
LL 最低分：错误的方式。 L 低分：没错，但也不怎么对的表达方式。 H 高分：好的方式。 HH 最高分：高明的方式。
表达方应注意事项
1、精确 ——让对方听到的理解是唯一的 2、标准化 ——双方达成共识的平台 3、简单 ——简单到傻瓜都能听懂
受话方应注意事项
1、倾听 ——照单全收、听完再说 2、确定 ——让对方知道你在获取信息 3、反馈 ——和对方核实从他的表述里所
理解的意思
双 向 沟 通
信息
传送者
反馈
接受者
传送者与接受者的角色不断相互转换。 听，说，问
互 关 机智 补 系 随和 他向 主 组 导 目标不明确 型 合
和平型P
被动
己向 （反应力）
完美型M
自 然 组 合
内向,悲观,沉默
性格分析
活泼型S
艺术化 情绪化
自 然 组 合
外向,乐观,坦率
主动 (果断力)
力量型C
情绪平稳 意志坚定
工互 果断 作补 有条理 主 目标明确 导 组 型合
互 关 机智 补 系 随和 他向 主 组 导 目标不明确 型 合
• • • • • • • 表示正确了解了发话者重要而明显的感受。 表现1、反馈出最明显的感受。 表现2、积极回应。 表现3、认真倾听。 表现4、认同。 表现5、礼节性（但非例行公事）。 表现6、良好的服务。
受话者：准确辨识发话者。
沟通效果量表
HH量表
• • • • • • • 表示超越明显的感受，且能明白其隐含的感受。 表现1、心领神会、心心相印、心有灵犀。。 表现2、充分的默契。 表现3、知己。 表现4、不苦的良药。 表现5、一针见血、恍然大悟。 表现6、超乎想象的服务。
鼓励他人表达自己 聆听全部信息 表现出有兴趣聆听
步 骤 三 ：阐 述 观 点
• 阐述计划 – 简单描述符合既定需求的建议
• 描述细节
– 阐述你的建议的原因和实施方法
• 信息转化
–描述特点(Features) –转化作用(Advantages) –强调利益(Benefits)
步骤四：处理异议
• 事务型 效率为第一重点 信息传递准确、简洁 目的明确、直入主题 可通过训练短时间内加 强 一般应用于企业内部工 作过程中
• 交际型 语言组织随意、轻松 不要产生压迫感 无明确目的性 需要经验和阅历 一般出现在生活中或者 企业中的非工作状态
衍生类型： • 传递型 • 拆弹型
事务型沟通的注意事项
第一步：有效提问
第二步：积极聆听 第三步：及时确认
问 题 的 类 型
• 开放式问题 • 封闭式问题
问题举例
封闭式问题
会议结束了吗？ 你喜欢你的工作吗？ 你还有问题吗？
开放式问题
会议是如何结束的？ 你喜欢你的工作的
哪些方面？
你有什么问题？
聆 听 的 原 则
适应讲话者的风格 眼耳并用
首先寻求理解他人，然后再被他人 理解
讲在开始之前
时间管理不是因为学习时间管理才会时间 管理, 而是从你不满足于现状或者是想要 有更好的时间管理开始。 沒有人可教你时间管理, 只有你自己觉得 需要的时候。 当你觉得需要时间管理, 去做时间管理, 得到实质的好处, 更強化自己时间管理的 动机, 成为一良好的正向循环。
你时常有这样的抱怨吗？
沟通效果案例
• 发话者：“我新的产品图形设计做得 好，公司给我奖励奖金了”
• LL受话者：关我什么事，神经病！（就凭你那样 也能有奖金？） • L受话者：恭喜。（哦，多少钱？） • H受话者：真的呀？太好了。这事我也听说了， 做得好！ • HH受话者：我也听说了，这事情做的真好！以 后也要加油啊！晚上请你去吃老闸草鸡庆祝一下！
和平型P
矛盾 组合
己向 （反应力）
情绪平稳 意志坚定
被动
艺术化 情绪化
完美型M
自 然 组 合
内向,悲观,沉默
沟通无处不在！ 你不可忽视你所说的每一句话
时间管理
你会如何安排？
• 明天是周六，你心里盘算着有几件重要事 情要去做掉 • 1、体检 • 2、专升本资料递交给学校（尚未准备） • 3、约好几个老同学喝茶 • 4、晚上老公/老婆生日两人要庆祝下 以上情况，你打算明天怎么过，请写出详细 安排……
性格分析
主动 (果断力)
他向
己向 （反应力）
被动
性格分析
外向,乐观,坦率
主动 (果断力)
关 系 机智 主 随和 他向 导 目标不明确 型
己向 （反应力）
工 果断 作 有条理 主 目标明确 导 型
被动
内向,悲观,沉默
性格分析
活泼型S
自 然 组 合
外向,乐观,坦率
主动 (果断力)
力量型C
工互 果断 作补 有条理 主 目标明确 导 组 型合
对抗产生的原因
• • • • • 表达方式欠妥 语言组织错误 情绪波动严重 误会 原本带有的不合作心理
如何消除对抗
• 控制情绪、保持冷静（深呼吸，假想法） • 转移对方注意的焦点，绕开敏感点从别的 地方达成目的 • 首先安抚情绪，再考虑达成沟通的目的 • 当情况接近无法控制时，引入第三人并重 新开始沟通 • 遇到“蛮不讲礼”的，切忌争论
时间管理
时间是什么？ • 生命 • 财富 • 资源 • 人生最大的资本 浪费时间，你在浪费什么？
会场规则3
• 坚持参与全程训练
• 胡适的日记 • 彭德怀的“明天”思考
会场规则4
• 您可能具备很多知识，请您在培训的过程 中放下您过往的认知。 • 有些知识可能跟您已知的不同，请不要先 否定。 • 学习结束后，再根据您的工作情况消化吸 收，形成您自己的知识。
有效沟通及时间管理
大纲
沟通
• • • • • • • • 1、沟通元素 2、语言沟通类型 3、常用沟通技巧 4、应对不同性格对象的沟通方式
L量表
• • • • • • • 表示明显遗漏对方感受，只处理事情不处理心情。 表现1、只处理事情不处理心情。 表现2、指出问题、警告或“苦口良药”。 表现3、仅表“抱歉”。 表现4、盲目照做。 表现5、盲目安抚。 表现6、自叙以满足自我需求。
结果：致使发话者觉得被误解，有挫折感。
沟通效果量表
H量表
沟通效果练习
• 自设一种来自生活、工作中的场景作为案 例，要求越实际越好。 • 针对所设案例分别想出不同的沟通形态 • LL问答例句2个 • L问答例句1个 • H问答例句1个 • HH问答例句2个
沟通中一定要排除对抗！
• 对抗是指在沟通中双方或一方产生不理智 情绪而故意对立。 • 对抗是沟通最大的忌讳。 • 在对抗的情况下，只能沟而不通，而且可 能越说越坏。
•
• • •
• 选择“从不”为0分，选择“有时”记1分， 选择“经常”记2分，选择“总是”记3分。 • 结论： 0~12分：你自己没有时间规划， 总是让别人牵着鼻子走。 • 13~17分：你试图掌握自己的时间，却 不能持之以恒。 • 18~22分：你的时间管理状况良好。 • 23~27分：你是值得学习的时间管理典 范。
有效的沟通建立在反馈的基础上
没有反馈的沟通 会产生怎样的结果
？
事务型沟通步骤
• 步骤一 事前准备
• 步骤二 确认信息
• 步骤三 阐述观点
• 步骤四 处理异议
• 步骤五 达成协议
• 步骤六 共同实施
步 骤 一 ：事 前 准 备
• 设定沟通目标
• 必要辅助工具和材料 • 情绪和体力
步 骤
二 ：确 认 信 息
时间管理
生命的帐单： 你之前的人生都是怎么过的？ 同样活到70岁，为什么有的人好象比别人多 做无数事情？ 你是否有为自己列过生命的帐单？
时间管理
项目 睡眠 吃饭 交通 看报、聊天、电话 看电视、上网、娱乐 刷牙、洗脸、洗澡 身体不适、发呆、瞌睡 总计 每天耗时 8小时 2.5小时 1.5小时 3小时 3小时 1小时 2小时 21小时
姿 态 声 音
有效沟通
最佳沟通结果是参与者都满意 但绝不是搞均衡
语言沟通基本类型
• 以目的分类 事务型沟通 交际型沟通 • 以对象分类 与亲友、与领导、与下属、与同事、与客 户、与陌生人……
• 事务型沟通：以完成信息传递、提升工作 效率为主要目的的沟通。 • 交际型沟通：以加强人际关系、增进彼此 情感交流为主要目的的沟通。
• 按既定方针处理
• 发现变化及时沟通
交际型沟通技巧
• 沟通从（ ）开始？ • 想想你平时在交际过程中的谈话，你在谈 什么？
• 中国人的沟通特点是（ ）。
中国式沟通
• 理解中国的古老文明所遗传的民族性格 • 中国人所推崇的做人方式与欧美不同 • 事务型沟通，尤其是紧急事务沟通中，不 适宜过多采用中国式沟通 • 交际型沟通正好相反
非言语性沟通如何传递思想、情感
非 言 语 表 述 行 为 含 义
手 势
柔 和 的 手 势 表 示 友 好 、 商 量 、 强 硬 的 手 势 则 意 味 着 ： 我 是 对 的 ， ห้องสมุดไป่ตู้ 必 “ 须 听 我 的 ” 。
脸 部 表 情 眼 神
微 笑 表 示 友 善 礼 貌 ， 皱 眉 表 示 怀 疑 和 不 满 意 盯 着 看 意 味 着 不 礼 貌 ， 但 也 可 能 表 示 兴 趣 ， 寻 求 支 持 双 臂 环 抱 表 示 防 御 ， 开 会 时 独 坐 一 隅 意 味 着 傲 慢 或 不 感 兴 趣 演 说 时 抑 扬 顿 挫 表 明 热 情 ， 突 然 停 顿 是 为 了 造 成 悬 念 ， 吸 引 注 意 力