财产保险公司业务档案归档管理办法
资产公司档案管理制度
资产公司档案管理制度一、总则1. 目的：确保公司档案资料的安全、完整、准确，提高档案管理工作的效率和质量，支持公司业务的顺利进行。
2. 范围：本制度适用于公司内部所有涉及档案生成、存储、使用、归档、保管和销毁的各项活动。
3. 责任：明确各级管理人员及员工对档案管理的责任，确保制度的执行力度。
二、档案分类与编号1. 按照档案的性质和用途，将档案分为财务档案、合同档案、项目档案、人事档案等主要类别。
2. 各类档案应有明确的编号规则，便于检索和管理。
编号应包含档案类别、年份、流水号等信息。
三、档案归档1. 归档时间：根据档案的性质，设定不同的归档时间要求，如合同签署后一周内必须归档。
2. 归档材料：包括原始文件、相关附件、审批记录等，确保档案的完整性。
3. 归档程序：明确归档的具体流程，包括文件整理、审核、登记、装订等步骤。
四、档案存储与保管1. 采用电子档案和纸质档案并行的存储方式，确保档案安全和数据备份。
2. 设立专门的档案室，对环境温湿度、防火、防潮等进行控制，保证档案的物理安全。
3. 建立档案进出库登记制度，所有查阅、借阅档案的行为都应有详细记录。
五、档案利用与保密1. 制定档案利用规则，明确哪些人员可以查阅哪些档案，以及查阅的时间、地点和方法。
2. 对于涉密档案，实行严格的权限管理和保密措施，防止信息泄露。
六、档案的销毁与转移1. 根据国家法律法规和公司规定，对过期或无用的档案进行定期清理和销毁。
2. 销毁过程应有专人监督，确保信息不被非法获取。
3. 对于需要转移至外部机构保存的档案，应选择信誉良好的第三方服务机构，并签订保密协议。
七、培训与考核1. 定期对员工进行档案管理知识的培训，提高员工的档案管理意识和能力。
2. 通过考核和评价，激励员工遵守档案管理制度，确保制度的有效性。
八、附则1. 本制度自发布之日起实施，由公司综合管理部门负责解释和修订。
2. 如有与国家法律法规相抵触的地方，以国家法律法规为准。
公司档案存放管理制度
公司档案存放管理制度第一章总则为了规范和管理公司档案的存放工作，提高档案的管理水平和效率，特制定本制度。
第二章档案管理工作的组织1. 公司设立档案管理部门，负责公司档案的管理、整理、归档、检索和销毁等工作。
2. 档案管理部门应当制定档案管理工作制度，明确工作职责和工作流程。
3. 每个部门设立档案管理员，负责本部门档案的管理和相关工作，协助档案管理部门开展工作。
第三章档案的分类和归档1. 档案应当按照文件类型进行分类，包括行政档案、财务档案、人事档案、技术档案等。
2. 档案应当按照规定的时间和方式进行归档，确保档案的完整性和准确性。
3. 档案管理员应当维护档案的登记册，及时更新档案的存放位置和状态。
第四章档案的借阅和查询1. 档案管理员应当根据部门的需要，提供档案的借阅和查询服务。
2. 借阅档案的人员应当填写借阅申请表，经过审批后方可借阅档案。
3. 借阅档案的人员应当按照规定的时间进行借阅，不得擅自延时或私自借阅。
第五章档案的保管和销毁1. 档案管理员应当定期检查档案的状态和保管情况，确保档案的安全性和完整性。
2. 档案应当根据规定的时间和要求进行销毁，销毁工作应当由档案管理员负责并做好相应的记录。
3. 对于需要长期保存的重要档案，应当采取专门的措施和方式进行保存和保管。
第六章档案管理的监督和检查1. 公司领导应当加强对档案管理工作的监督和检查，确保档案管理工作按照规定和要求进行。
2. 档案管理部门应当定期开展档案管理工作的内部审计和评估，及时发现并解决存在的问题。
3. 档案管理的监督和检查应当形成书面报告，并向公司领导汇报。
第七章附则1. 本制度经公司领导审定后实施，并不定期进行修订和补充。
2. 对于违反本制度规定的行为，应当按照公司有关规定进行处理。
3. 本制度自颁布之日起生效。
以上为公司档案存放管理制度的全部内容，希望各位员工能认真遵守执行，共同维护公司档案的安全和完整。
公司档案文件管理制度
公司档案文件管理制度第一章总则第一条为了规范公司档案文件的管理，确保档案的安全、完整和可靠性，加强信息的共享和利用，提升工作效率，遵循法律法规的规定，本制度制定。
第二条公司档案文件管理制度是公司档案文件管理的基本法规，适用于公司各部门和办公室的档案文件管理。
第三条公司档案文件的管理原则包括：合法性、完整性、真实性、准确性、及时性、保密性、便捷性、统一性。
第四条公司档案管理工作必须建立相应的档案管理机构和人员，并落实相应的工作授权和职责。
第五条公司档案管理工作应当遵循科学化、规范化、信息化的原则，采用现代化的信息技术手段进行管理。
第六条公司档案文件的管理应该遵循依法保管、权限明确、分类管理、定期复核等原则。
第七条公司档案管理工作要与公司其他管理工作相互配合，确保公司各项工作的顺利开展。
第八条公司档案管理工作应建立档案的安全审计制度，定期对档案的存储、保管和使用情况进行检查和审计。
第二章档案文件的分类与归档第九条公司档案文件应按照文件种类、用途、形式等进行分类，并制定相应的归档和检索规则。
第十条公司档案文件的分类包括：行政文件、业务文件、财务文件、法律文件和其他文件等。
第十一条档案文件应按照文件形式进行归档，包括电子档案和纸质档案两种形式。
第十二条档案文件的归档应采用统一的编号和标识方法，确保档案的唯一性和可检索性。
第十三条电子档案的归档应采用合适的技术和系统，确保电子档案的安全性和可读性。
第十四条纸质档案的归档应采用防火、防潮、防虫等措施，确保档案的安全和完整。
第三章档案文件的存储和保管第十五条公司档案文件的存储和保管应设置专门的档案室或档案库，根据档案的分类和重要性进行合理布局。
第十六条档案室或档案库应具备适当的环境条件，包括温度、湿度、光照等，确保档案的安全和保存。
第十七条档案文件的存放应按照统一的存放位置和存放顺序进行，避免混乱和丢失。
第十八条档案文件的借阅和使用应符合相关的权限管理规定，借阅者应填写借阅登记表，并承担相应的责任。
档案移交归档制度档案管理制度
档案管理制度一、总则1、为了规范xxx集团档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特制定本制度。
2、档案的范围（1）公司内部经营形成的各种资料。
（2）外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。
（3）下属全资、控股子公司（以下简称子公司）备案形成的与经营有关的资料。
二、档案的管理部门1、档案管理由行政管理中心及财务中心共同管理，其中行政管理中心为主管部门。
2、档案管理部门的职责（1）行政管理中心档案管理的职责①负责统一组织编制、修订、完善公司的档案管理制度，规范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。
②负责指导、培训、宣贯档案管理制度。
③负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。
④负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。
⑤负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类档案。
⑥负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立公司电子目录。
（2）财务中心档案管理的职责①负责配合行政管理中心编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。
②负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。
三、档案的分类管理1、档案的分类原则公司档案分类和分类编号由行政管理中心统一集中管理。
各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。
如有变更、调整、增加、删除需求，应由需求部门提出申请，经部门负责人和行政管理中心审批同意后再做调整。
2、档案的分类档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。
公司档案主要采取按实质内容进行分类。
（1）按内容进行分类，主要有：①章程、规章制度、通知通报发文：主要包括章程、规章、制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、通知、批文等。
②会议资料。
主要包括日常会议纪要和专题会议资料等。
③股东会、董事会、监事会决议和成员资料。
包括股东会、董事会、监事会决议、股东会、董事会、监事会成员资料等。
资管公司的档案管理制度
资管公司的档案管理制度第一章总则第一条根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合资管公司的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于资管公司全体工作人员，包括公司管理人员、员工及其他与公司有业务往来的外部人员。
第三条资管公司的档案管理遵循依法、科学、规范、便民的原则，确保档案的安全、完整、可靠、易查。
第四条资管公司的档案管理工作由公司设立的档案管理部门负责，负责具体的档案管理工作，并对公司全体工作人员进行档案管理培训。
第五条资管公司对档案管理工作实行分级管理，确保档案的保管、运用和销毁符合法律法规的规定。
第二章档案的管理第六条资管公司的档案包括电子档案和纸质档案两种形式，在档案管理中应予以统一管理。
第七条资管公司应当建立档案管理目录，对公司的各类档案进行分类、编目，确保档案查阅的便利性。
第八条资管公司应当定期对档案进行整理、清点，发现档案的缺失、损毁等情况及时报告，并进行补充或修复。
第九条资管公司应当制定档案借阅制度，对档案的借阅进行严格审核，确保档案的安全性。
第十条资管公司应当建立档案的电子备份制度，确保档案的安全性和可靠性。
第十一条资管公司应当建立档案流转制度，确保档案的合法、便捷的流转。
第三章档案的保管第十二条资管公司应当建立档案保管制度，明确档案的保管责任人，并保证档案的安全性。
第十三条资管公司应当对档案的存放环境进行定期检查，确保档案的存放环境符合相关标准。
第十四条资管公司应当对档案进行定期保护处理，确保档案的保存期限内不受损坏。
第十五条资管公司应当制定紧急事件处置预案，确保档案在紧急事件发生时受到妥善保护。
第十六条资管公司应当建立档案借阅登记制度，对档案的借阅进行详细登记，确保档案的安全性。
第四章档案的运用第十七条资管公司应当建立档案的利用制度，对档案的利用进行合理规划和管理。
第十八条资管公司应当定期对档案的利用情况进行总结，发现档案的利用价值并加以利用。
第十九条资管公司应当加强档案的利用人员的培训和指导，提高档案的利用效率和效果。
公司业务档案规章制度
公司业务档案规章制度第一章总则第一条为规范公司的业务档案管理，提高办公效率，保障公司的信息安全，制定本规章制度。
第二条公司业务档案管理应当遵循合法、规范、保密的原则，做到规范存储、及时归档、安全保密、便捷检索。
第三条公司业务档案分为电子档案和纸质档案，所有员工都应当遵循本规章制度的相关要求进行管理。
第二章业务档案的管理第四条公司业务档案应当按照业务内容和文件性质进行分类、整理、归档，并建立档案目录和数据库。
第五条公司业务档案的存储应当按照档案保管要求进行，确保档案的完整性和安全性。
第六条公司涉密业务档案应当加密存储，并对查阅权限进行严格管理。
第七条公司业务档案的保管责任人应当定期检查档案的完整性和安全性，并定期备份档案数据。
第八条公司应当建立健全的业务档案管理制度，并进行培训，提高员工的业务档案管理能力。
第九条公司应当配备必要的档案管理设备和工具，并建立档案管理工作流程。
第三章业务档案的利用第十条公司员工在查阅和利用业务档案时应当严格按照权限进行操作，不得私自复制、传输或泄露档案信息。
第十一条公司应当建立业务档案使用登记制度，记录档案的查阅人员和使用情况。
第十二条公司应当提供便捷的档案检索工具和流程，确保员工快速、准确地查阅所需档案。
第十三条公司应当根据业务需要，定期整理和清理业务档案，确保档案的及时更新和归档。
第十四条公司业务档案在法定期限内保管完整，过期档案按照规定进行销毁。
第四章业务档案的安全保密第十五条公司业务档案的安全保密责任人应当严格控制档案的访问权限，避免泄密风险。
第十六条公司业务档案的传输应当采取加密、签名等措施，保障档案的安全性。
第十七条公司应当建立业务档案备份和恢复制度，确保档案数据的安全性和可靠性。
第十八条公司员工应当严格遵守业务档案的保密规定，不得擅自处理、传递或公开档案信息。
第五章业务档案管理的监督与检查第十九条公司应当建立业务档案管理的监督检查机制，定期对档案管理工作进行检查评估。
公司归档管理制度
公司归档管理制度第一章总则第一条为规范公司的文件管理流程，提高工作效率，保障公司信息的完整性和安全性，制定本制度。
第二条公司的文件管理归档工作，包括文件的归档、装订、保管、借阅、销毁等管理。
第三条公司所有部门及员工都必须遵守本制度，认真执行文件的管理制度。
第四条公司文件管理的具体执行责任，由文件管理委员会负责监督，并由公司总经理负最终责任。
第五条公司文件管理制度的内容，包括文件的分类、编号、存储、保密、备份等。
第二章文件的归档第六条公司的文件包括纸质文件和电子文件，均应编制文件目录，并按照文件分类的规定进行归档。
第七条文件的归档应按照业务性质、时间顺序分类，并制定相应的文件编号。
第八条公司文件的归档由专门的管理人员负责，按照管理制度和流程进行归档工作。
第九条纸质文件应按照规定存放在文件柜中，电子文件应存放在公司指定的服务器或云存储系统中。
第十条对重要的文件，应根据保密级别进行加密存储，非工作人员无权查看。
第三章文件的保管第十一条公司文件的保管由专门人员负责，对文件的存储空间进行定期检查，确保文件的安全性和完整性。
第十二条文件的保管应定期进行防火、防水等安全检查，并做好相应的备份工作。
第十三条对于一些敏感性的重要文件，应进行定期的保密审查和备份，确保信息不会泄露。
第十四条文件保管人员必须严格遵守保密法律法规，按照公司的规定进行工作，严禁泄露公司机密信息。
第四章文件的借阅第十五条公司文件的借阅由相关部门负责人提出申请，经文件管理委员会批准后方能借阅。
第十六条借阅文件应在规定的借阅室进行，不得擅自带出公司，借阅人员必须自觉遵守借阅纪律。
第十七条文件借阅后，必须按时归还，不得拖延或私自篡改，如有违规行为，将追究相应责任。
第五章文件的销毁第十八条公司已经归档的文件，经过一定时期后，应依据相关规定和流程进行销毁。
第十九条文件销毁必须经过公司总经理批准，由专人进行销毁操作，并做好相关的销毁记录。
第二十条对于一些敏感性的文件，应按照保密规定进行销毁，确保信息不会泄露。
保险业务档案管理制度
一、目的为加强保险业务档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据国家有关档案管理法律法规和公司规章制度，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有保险业务档案的管理工作，包括但不限于承保、理赔、再保险等业务档案。
三、档案管理职责1. 综合部负责公司档案工作的组织、协调和监督，对档案管理工作进行指导和检查。
2. 各业务部门负责本部门业务档案的收集、整理、归档和保管工作。
3. 档案管理员负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、查询、销毁等。
四、档案管理要求1. 档案收集（1）业务部门在办理业务过程中，应按照规定收集相关档案资料，确保档案的完整性。
（2）收集的档案资料应真实、准确、完整，符合国家有关法律法规的要求。
2. 档案整理（1）档案整理应保持业务文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
（2）纸质业务文件整理所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保管保护要求。
（3）照片、音频及视频等非纸质档案资料整理应符合GB/T11821、DA/T50、DA/T78等文件的规定。
3. 档案归档（1）档案收集完成后，应及时整理并归档。
（2）档案归档应按照年度-业务类型-险种（或实际操作类别）-保管期限的分类方法进行。
（3）承保类业务文件按照险种可划分为：航空保险、航天保险、石油保险、核保险、企业财产保险、家庭财产保险、工程保险、责任保险、信用保险、保证保险、船舶保险、货物运输保险、保赔保险、机动车保险、农业保险等类别业务文件。
（4）理赔类业务文件按照险种可划分为：航空、航天、石油、核、企业财产、家庭财产、工程、责任、信用、保证、船舶、货物运输、保赔、机动车、农业等类别业务文件。
4. 档案保管（1）档案保管应按照国家有关规定，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。
（2）档案保管人员应定期对档案进行清洁、消毒，防止档案受损。
（3）档案保管场所应具备防潮、防尘、防虫、防火、防盗等条件。
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***财产保险股份有限公司
业务档案归档管理办法
第一章总则
第一条为加强业务档案的科学管理，提高业务档案的工作质量，维护业务档案的完整与安全，充分发挥业务档案的信息存储、咨询作用，使之更好地为公司的发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，结合我公司工作特点，特制定本办法。
第二条公司业务档案工作的管理原则是：统一领导，分级管理，确保业务档案的完整与安全，实现业务档案的综合管理和有效利用。
第三条本办法所指业务档案是指投保人在投保过程中和保险公司在承保、批改、理赔等业务处理中直接形成的，具有保存和利用价值的各种单证、文字、图表、照片、声像等文件资料，包括已承保的投保资料档案、保险合同资料档案、案件理赔资料档案及其它业务档案。
第四条业务档案包括文书档案及电子档案两大类。
文书档案是指在传统直接记载有信息无需借助外部阅读工具阅读的各种纸质（包括纸、塑、胶等）文件档案。
电子档案是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件档案。
第二章业务档案的归档
第五条在完成承保理赔工作后，应在一个月内向业务档案管理人员移交所有原始归档材料，双方清点移交材料并在“业务资料归档交接清单”上签名（清单项目：移交机构、移交人、移交时间、保险合同号或赔案号、单证张数、接收机构、接收人签字），并确保原始档案资料的排列顺序与交接清单一致。
第六条业务档案管理员在收齐原始档案后，必须在两个月内完成整理归档入库，保险档案的整理、立卷应以保证各种文件、单证的系统、完整、真实和保持历史联系为原则。
具体如下：
（一）非车险保单按险种归档，依险种保单号从小到大顺序装订, 每50个流水号装订一卷，批单归入原承保单证案卷中（如案卷已装订归档，则粘贴在首页），若单一险种当年度保单号不足50号，则与其他险种合并归档装卷。
作废、丢失单证单独归档；
（二）车险保单依印刷流水号从小到大顺序装订，每50个流水号装订一卷；批单单独装订，按印刷流水号从小到大顺序装订，每50个流水号装订一卷。
第七条业务案卷承保材料依下述顺序从上至下归档装订：
（一）交强险承保单证：依不同交强险险种类别归档
1．保险费发票业务联；
2．保险单副本；
3．投保单：如果同时投保交强险和商业保险的车辆，投保单粘贴在交强险保单的背面；
4．多车投保填写了投保单附表的，将附表与第一张保险单副本一同装订。
如果同时投保交强险和商业保险的车辆，投保单附表粘贴在交强险保单的背面；
5．行驶证复印件或新车购置发票复印件、出厂合格证复印件；
6．交强险费率浮动告知单、上年交强险保单原件或其他能证明上年已投保交强险的书面证明；
7．在投保交强险时，如果在税务局已缴纳车船税的，应将完税凭证复印归档，如未缴纳车船税的，由客户本人填写车船税欠税声明书并归档；
8 . 其他投保资料。
（二）交强险批改单证
1. 批改申请书；
2. 批单副本及涉及保费批改变化的发票。
（三）商业车险承保单证
1. 保险费发票业务联；
2. 保险单副本；
3. 投保单；
4. 多车投保填写了投保单附表的，将附表与第一张保险。