第二节-秘书日常工作之邮件收发讲课教案

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小技法
可用不同颜色的文件夹放置不同处理要 求的邮件，如：用红色文件夹放置优先考虑 的信函，用黄色文件夹放置例行性备忘录， 用蓝色文件夹放置特殊信函，用绿色文件夹 放置私人事务信函。
呈送前可以使用带颜色的笔在信件上标 出重要的词句，但最好使用黄色的笔。
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二、如何交寄印刷品？
印刷品交寄时，内部不可夹带信函和现金 及其他物品，邮寄时交邮局工作人员验视内 件后再进行封装、交寄，不要投入邮筒或信 箱，投入邮筒或信箱的按信函处理。挂号邮 寄时，除按重量交付邮费外，还要交付挂号 费，邮局收寄后出给收据，妥善保存备查。
三、什么是保价信函？
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邮件的寄发
邮件的签发
邮件的查核
邮件的封装、登记
选择寄发方式
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邮件的寄发
邮件签发 查核邮件
邮件的寄发
邮件的封装和登记
1、折叠信纸 2、放好附件 3、胶水 4、登记重要邮件
邮件的寄发
选择寄发方式 平信： 明信片： 印刷品： 挂号信： 包裹： 特快专递：定时服务，特需服务 电子邮件、传真、电传、电报： 注意：根据信件内容的重要性及时效性选 择妥当的传递方式。
邮件分送 1、上司亲收件 2、归部门办理的文件信函 3、传阅或分送复印件。 4、私人信件可放入指定信袋或顺便送
交 5、报刊杂志则分别上夹或上架。 6、平整装订以便办毕保管备查。
•
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邮件的接收
传阅顺序单
顺序 传阅人
签名
简单意见
日期
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• 邮件转送单
日期： 年 月 日 时
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五、如何封装包裹？ 用户交寄包裹时，应按照所寄物品的性质、大小、轻 重、寄递路程远近和运输情况，选用 适当包装材料妥为 包装。 ⑴ 脆弱易碎物品，内件与箱板之间要留出2厘米的空 间，用柔软物料充分填塞。箱内物品不止一件时，还要分 别用瓦楞纸、海绵等物包扎，防止运输途中碰撞损坏。流 质及易溶物品，要先装入完全密封的容器内，再装入箱内， 按上述方法填充箱内。对油腻、腥味、容易受潮的物品及 有色的干粉末，应使用不透油的包皮套封后再装入箱内运 递。 ⑵ 对柔软、干燥、耐压、不怕碰撞的物品，可以用 布、箱包装。 ⑶ 贵重物品，例如，手表、相机、金银物品、珠宝 等要装入坚固耐压的纸质或金属箱匣或者木箱内，箱内空 隙的地方用柔软物料妥为填塞，箱外再用坚韧的纸或布包 装。 用户交寄包裹时，邮局工作人员要验视内件，请交寄 前准备好包装材料，待工作人员验视后再行包装。
第二节-秘书日常工作之邮件收 发
邮件的接收
邮件的分类
百度文库邮件的拆封
邮件的登记
邮件的分送
邮件的阅办
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• 邮件的收取
• 一、定时，专用包 • 二、核对清楚 • 三、主动问询
邮件的接收
邮件分类的原则
⑴ 私人邮件与公务邮件分开； ⑵ 重要邮件和普通邮件分开；
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邮政业务知识
一、信函交寄的范围有哪些？ 信函适用于交寄书面通信、各种公文、 印有“内部”字样的书籍、报纸、期刊、 教材和各种资料；各种业务性书面材料， 如稿件、提货单、请柬、征订单、协议、 票据、入场券、邮票、照片、报表；各种 证件，如户口迁移证、户口本、团员证等。
处理邮件的注意事项
1、要熟悉本公司报刊、邮件、函电收 发制度； 2、要了解各种邮政业务 3、领导外出不在公司
实践训练
（一）课堂讨论 1、除了邮件封皮上注明的“机要”、“急件”外，
还可以根据什么标记判断所收进的邮件是重要或 紧急的？ 2、拆封邮件要注意什么？ 3、向领导呈送邮件时要注意什么？ 4、邮件的寄发方式有哪些？ 5、领导不在公司，秘书如何处理邮件？
人及
类
单位
如果某封邮件是以不同于普通邮件的方法邮 寄的，应该在这封邮件的信封上予以注明， 有两种类型： 一是邮件性质标记：如“私人(PERSONAL)”、 “保密(CONFIDENTIAL)”，全用大写字母构成 的特别邮件号。 二是邮寄方式标记：如“特快专递(SPECIAL DELIVERY)”、“挂号信”等。
邮件的接收
邮件的阅办
向领导呈交邮件时应注意：
1、主上次下
2、辅助阅信
（1）辅助“阅” “办”
（2）辅助
• 领导外出时邮件的处理办法
• 1、主动请示 • 2、收好邮件，去电告知 • 3、转寄邮件复印件 （保密、私人邮
件除外） • 4、授权邮件的处理 • 5、邮件积压要分类
• 邮件摘要表
序号
收发时间 邮件类别 来件 邮件内容 办理结果 办理时间 分
邮件的接收
邮件拆封
拆封的步骤是： （1）仔细开拆 （2）误拆信件后 （3）核对日期和附件 （4）开拆后装订 （5）信封不可丢弃 （6）填写邮件登记单
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邮件的接收
邮件登记表
序号 收件时间 邮件名称 发件人及单位
名称
邮件种类或主 题
年月日
收件人 办理期限 备注
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四、什么是特快专递？
特快专递是一项快速的邮件投递业务， 它以高速度、高质量为用户传递国际、国 内的紧急信函、文件资料、金融票据、商 品货样等各类文件资料和物品。按服务方 式区分，可将特快专递分为定时服务和特 需服务两种，按邮件内件性质可将特快专 递区分为信函类、文件资料类和物品类等 三种。
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情景案例
宏利公司秘书贾珊的邮件收发处理工作很多：
1、处理发给总经理的函件，封面上有“急件”字样； 2、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄 给对方； 3、处理寄给人事部刘部长的包裹； 4、处理市商业局发来的一份政策性文件，上面有总 经理的批办意见：“交各部门负责人传阅”； 5、正在外地参加某商品交易会的副总打来电话，要 求贾珊立即寄送本公司的一个商品的样本过去； 6、处理一批收到的商业信函、若干封私人信件和报 刊、小册子等印刷材料； 7、三个客户的邮件需要在四小时内回复，江苏分公 司催要广告宣传单等文字材料。
保价信函是用户邮寄较贵重的物品和有价 证券时，可申报与内件价值一致的保价金额。邮 局按特定手续进行收寄处理，并按规定收取保价 费，在运递过程中如因邮局责任发生丢失、损毁 和短少时，邮局按其保价金额，予以赔偿。
保价信函准寄各种有价证券和寄件人认为 重要的文件，如储蓄单、存折、支票、贵重集邮 品、国库券、提货单、证据等。保价印刷品的准 寄范围与印刷品相同。国内保价信函的保价金额， 每件最高以人民币50，000元为限，国际保价函 件的保价金额最高不得超过人民币10000元。