外来文件控制流程图
XXXX-XXX-XX08 文件及记录控制程序
1..................................................................流程图2..................................................................目的3..................................................................范围4..................................................................职责5..................................................................定义6..................................................................控制程序7..................................................................相关文件8..................................................................相关表单9..................................................................附件1 流程图1.1文件控制流程:对公司现有的管理体系文件、记录及组织知识进行控制，以保证各使用场所的文件为最新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清楚反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或改进提供依据。
3 范围公司内部各管理系统有关之文件,含手册,程序,工作指导书,技术文件及各类质量纪录表单。
4 职责4.1文控文控中心负责管理体系文件与资料的收集、编目、整理、建档、发放及相关工作。
文控中心文件管理程序(A0)
原件归档
文件发放
增/补发
签收、使用
文件管理
NG
作废文件回收
文件归档
审批、销毁
可编辑
1、 目的：
精品资料
确保质量/有害物质/环境/安全管理体系的所有文件、资料均能保持其有效性和适用性,并且能够安全有效地被管理与使用。
2、 适用范围：
凡本公司 ISO/TS16949/QC080000/OHSAS18001/ISO14001 管理体系文件、作业指导书,外来资料与文件均适用。
体系文件 、S 表示 OHSAS18001：2007 体系文件、 E 表示
ISO14001：2004 体系文件
2． 2.文件出现 TQSE P 表示四体系整合、文件出现 TQ P 表示
TS16949 与 QC080000 体系整合、文件出现 S P 表示
B
●
1．ISO/TS16949:2002 文 件要求
示手册、P 表示程序文件，例：3、4、5、6 码如文件中包含相应
体系则编写相应代码，如不包含则为空码。
第 8、9 码,表示文件序号（流水号）,如 01、02、03……
例：CM-TQM-01,表示精明的第 1 份 TS16949、QC080000 手册(仅
1 份质量手册)
CM-TQP-02,表示精明的第 2 份 TS16949、QC080000 程序文
XXX 有限公司
精品资料
文件名称 文件管理程序
文件编号 版本/修订号
CM-TQSEP-01
A/0
生效日期
页次 2008-6-1
第 1 页 共 12 页 条款号
T、Q4.2.3/S、E4.4.5
文件制定/修改履历表
次
文件控制和维护程序√
文献控制和维护程序1目的对文献的编制、同意、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制，确保实验室内全部及时得到并使用有效的版本，避免误用失效或作废的文献和资料。
2合用范畴本程序合用于质量体系有关文献的控制。
3职责3.1授权负责人负责同意公布质量手册和程序文献。
3.2技术负责人负责审核质量体系文献和同意公布程序文献。
3.3质量负责人负责同意作业指导书，负责对体系文献的定时评审。
3.4资料员负责质量体系文献的管理。
3.5各专业实验人员负责有关文献的编制、使用和管理。
4程序内容4.1文献的分类本程序所提的文献按其性质可分为与质量有关的管理性文献、技术性文献。
文献能够呈多个形式出现，能够是纸张性文献，也能够是非纸张性文献。
4.1.1与质量有关的管理性文献(1)质量体系文献（质量手册、程序文献、作业指导书、表格）；(2)公路建筑检测应遵照的法律法规；4.1.2与质量有关的技术性文献(1)公路建筑检测根据性文献（多个任务书、大纲、合同、合同等）；(2)外来的技术文献（技术原则、技术规范、技术资料等）；(3)计算机应用软件。
4.2文献的编号4.2.1质量手册编号□□□□-□□□□□□-□□□□□□-□□□□年份号质量手册代码SYS001项目代码JSZD1年份号文献编制文献审核 文献同意 机构代码 BJZL文献更改文献发放 签收、使用 文献管理 作废文献回收 文献归档审批、销毁4.2.2 程序文献编号□□□□—□□□□□□—□□□□□□—□□□□程序文献代码 SYS002JSZD1机构代码 BJZL4.2.3 作业指导书编号□□□□—□□□□□□—□□□□□□—□□□□SYS003项目代码 JSZD1质检机构代码 BJZL4.2.4 统计的编号按《统计和档案管理程序》执行。
4.2.5 外来文献编号按原各自的编号。
4.3 文献控制流程本实验室内部文献或外部文献按以下图示进行控制：内部文献控制流程图外来文献控制流程图4.4文献编写和审批4.4.1质量手册由技术负责人主持编写，由实验室主任同意公布。
程序文件流程图
•
做专业的企业，做专业的事情，让自 己专业 起来。2 021年1 月上午 5时46 分21.1.1 005:46 January 10, 2021
•
时间是人类发展的空间。2021年1月10 日星期 日5时4 6分41 秒05:46:4110 January 2021
•
科学，你是国力的灵魂；同时又是社 会发展 的标志 。上午5 时46分 41秒上 午5时4 6分05:46:4121 .1.10
检验和试验实施 处置及标识 记录
内部质量体系审核管理流程图
制订年度内审计划
实施内审
批准
N
Y
任命组长
制订审核实施计划
N 审核、批准
Y 分发实施计划
审核准备
开不合格项报告
分析原因
制定、实施纠正措施
验证直至关闭
制订内部审核报告 N
审核、批准 Y
分发内审报告
内审相关资料归档
在制品检验和试验
试验和检验需求
•
感情上的亲密，发展友谊；钱财上的 亲密， 破坏友 谊。21. 1.10202 1年1月 10日星 期日5 时46分4 1秒21. 1.10
谢谢大家！
Y
制订生产计划
N
审批
Y
组织实施
N
检查验证
Y
交付使用
服务
标识和可追溯性控制流程图
产品过程识别
原辅料/在制品/过程状态标识制订
N
审批
Y
实施
检查纠正
N
Y
保存归档质量追溯
顾客财产控制流程图
顾客财产接受
标识
验证
N
Y
储存维护和使用
处理
产品防护控制流程图(123)
HSF文件控制程序
HSF文件控制程序1.目的：建立本公司内、外部文件资料的管理系统，使公司所使用的文件迅速、正确流通，并使法规及时传达给各部门，以确保相关部门能适时获得适当且有效的最新文件或法规。
2.范围：凡公司内经营管理策略及公司相关部门自行研究、开发或客户、供应商提供给本公司生产产品相关文件资料或环保法规均属于（不涵盖人事档案资料）。
3.职责：3.1文控中心：为执行文件、资料管理单位，并为本公司外来文件、资料的收、发单位。
3.2各部门：负责作业现场经文控中心所分发的文件、资料管制。
3.3相关单位：依文件控制程序要求与实施。
4.作业程序：4.1基本要求：4.1.1各部门须设一位文件规范管理人员以便于十分钟内取得文件。
4.1.2各单位对管制性文件不得复印，若有需求，提出申请。
4.1.3文控中心每月分发一次文件最新版次目录。
4.1.4文件若有缺页、破损的状况，经该单位主管核准向文控中心提出申请换发，并将旧版一并传回文控中心作废。
4.1.5文控中心须派专人管理，并列入内部稽核的成员，作为全厂文件稽核的人员。
4.1.6各单位文件不足参考时，得协调文控中心申请补发。
4.1.7任何人不得于正式文件上加以标记或书写任何文字、符号。
4.1.8电子档的文件其效力视同分发的文件。
4.1.9环境安全法规资讯由文控中心放置于共享网络上，如有法规变更立即更新公司共享网络上法规资料。
4.1.10各类作废的文件原稿作废后保存期限为一年（记录依《记录控制程序》中相关规定保存），文件销毁时需经管理者代表核准。
4.2文件分四个层次：1) 《质量/有害物质过程管理/环境管理/职业健康安全管理手册》（以下简称《管理手册》）（包括方针、目标、有害物质清单、质量（HSF）过程管理体系流程图）为质量/有害物质过程管理体系的原则性和纲领性文件，对覆盖的范围进行了说明，并对质量/有害物质过程管理体系中各过程的相互作用进行了描述。
属于一阶文件。
2) 程序文件为管理手册的展开和具体化，规定了执行质量/有害物质过程/环境/职业健康安全管理活动的流程及具体办法、控制方法。
ISO3485-2016文件控制程序
文件控制程序（YY/T0287-2017 idt ISO13485-2016）1. 目的和适用范围1.1目的为确保质量管理体系的有效运行，特制定本程序，系统地设计、制定、审核、批准和发放质量管理体系文件，并确保本企业在生产和经营过程的所有场所使用的文件都是有效的版本。
1.2适用范围适用于本公司在生产和经营服务全过程中所有文件的管理。
1.3发放范围本公司各职能部门。
2.规范性引用文件质量手册文件分类规则文件命名规则文件编号规则文件编写规则记录控制程序GB/T19001-2016 idt ISO9001-2015质量管理体系要求YY/T0287-2017idt ISO13485-2016医疗器械质量管理体系用于法规的要求YY/T0316-2016医疗器械风险管理对医疗器械的应用医疗器械生产质量管理规范(总局公告2014年第64号)（2015年3月1日起施行）医疗器械生产质量管理规范附录无菌医疗器械（2015年第101号）（2015年10月1日起实施）医疗器械生产质量管理规范无菌医疗器械现场检查指导原则（食药监械监〔2015〕218号附件2）（2015年9月25日发布实施）GB/T 1.1-2009标准3.组织和职责3.1主责部门本程序的主责部门为办公室，主管领导为管理者代表。
——根据适用法律法规和行业标准要求并结合公司实际运营情况制定本程序；——指导文件编制、使用部门遵循本程序的规定；——组织对文件系统建立和评审工作；——对正式发布的各类文件进行登记和管理。
3.2相关部门各部门负责配合办公室按文件要求开展工作，正确使用现行有效的文件，及时提出文件修订、增补的申请。
4.步骤和方法4.1文件的设计文件使用部门根据外部环境的变化以及过程的控制需求，确定所需的文件。
根据文件从生成到文件作废和销毁，文件设计主要流程如附件流程图：在以下情况时，可能需要对文件需求进行重新识别a) 当外部环境发生变化时，如政策法规、标准规范、供方条件、顾客需求；b) 在文件的使用过程中，根据使用部门的实际需求反映。
IATF16949：2016文件信息控制规范
5.4有效性标识5.4.1文件发放前应按附件一的要求予以统一标识。
5.4.2文件分“受控”和“非受控”两种，受控文件在发放时应加盖红色“受控”章，非受控文件不盖章。
文件形式有电子版和打印版，以打印版为主控版。
5.4.3如果文件涉及安全件产品或顾客有特殊特性要求，由文件编制人员在复印件相关处加盖红色“D”标识或红色“TT”标识后下发。
涉及顾客有特殊特性要求的文件，应以顾客的特殊特性标识符予以标识。
5.5文件信息使用5.5.1有效运行起重要作用各部门的工作场所，应得到并使用正确有效版本的受控文件。
5.5.2文件持有者必需保持文件整洁、清晰，不得在文件上涂改或作任何其他标记，并防止遗失或流转到外单位。
5.5.3受控文件一般不得复印，如确需复印，须经文件发放部门同意并做好登记。
5.5.4当文件严重破损影响使用时，使用部门应到行政部更换，交回旧文件，补发新文件，按原分发号发放，破损文件由行政人员销毁。
5.5.5使用部门若发生文件遗失，应写出书面补发文件报告，经文件发放部门同意后补发，补发文件使用原编号。
5.6发放、更改、换版、回收、作废、保留5.6.1文件信息的发放范围由归口部门决定。
行政人员按发放范围负责文件的发放，并在文件上注明分发号，在分发号上盖上“受控”印章，每份受控文件只有唯一的分发号，便于识别追溯，并做好发放记录。
5.6.2每年对文件应进行一次评审，如不适宜应进行更新，由文件原编写部门填写《文件制//修/废申请通知单》，经原文件的审批人审批后执行。
5.6.3文件更改批准后，由行政人员统一实施更改，并在更改的文件或附件上标明更改标记（第0、1、2…）。
更改可采用划改签章或换页的方式。
5.6.4文件经多次修改或修改面大时，应及时换版，原版收回并盖“作废”章。
换版文件应注明标识，版序号分别为：A、B、C…。
5.6.5行政人员应从所有使用场所及时回收失效或作废文件，并做好回收记录。
5.6.6回收的作废文件由行政人员销毁,作废文件如需保留,应在该文件上加盖“作废留用”章后方可保留；作废文件保存日期为：自作废日起12个月后销毁。
制造业ISO9001体系文件001文件控制程序-B2版(附表单)
版次：B文件控制程序编制审核批准****年**月**日发布****年***月**日生效1.0 目的为了规范与产品质量管理有关的文件（含资料）及公司管理制度类文件的管理，确保在所有场所均使用质量管理文件及管理制度类文件的有效版本。
2.0 适用范围适用于与公司质量管理有关的所有文件、资料控制；适用于公司管理制度类文件的管理。
3.0 定义/术语3.1 受控文件受控文件：受更改控制的文件。
该类文件必须在回收旧版本文件后，才能发放新版本文件，保证各使用现场得到的文件是文件的有效版本。
3.2 非受控文件不受更改控制的文件，文件发出后如果原版文件发生更改，非受控文件不受影响，可以不收回，不换新。
3.3 质量手册本公司产品质量管理活动的总规范。
对内是管理法规；对外是满足顾客要求和第三方审核的依据。
它是质量管理体系第一层次文件。
3.4 程序文件描述产品质量管理活动（通常是跨职能部门活动）基本途径的文件。
它是产品质量管理体系第二层次文件。
3.5 作业文件为产品质量管理体系有效运行所要求的其他管理性文件，它通常规定或记录了开展某一产品质量管理活动的具体方法，或某一职能部门如何进行活动。
它是产品质量管理体系第三层次文件。
3.6 外来文件与产品管理有关的法律法规、与产品管理和过程有关的标准和规范、来自顾客、相关方或其他场所的标准、图样、图片、验收准则等。
3.7 管理制度文件用于规范各个管理层级、管理部门、管理岗位的职能范围、拥有的职权和承担的责任，明确各项管理业务的工作要求、程序和方法，且具有长期适用的规范化管理文件。
4.0 职责4.1 企业管理部：负责管理制度类文件的审核、发布；4.2 质量管理部：负责质量管理体系类文件及管理制度类文件的归口管理；4.3 研发中心：负责产品标准、产品设计类文件的归口管理；4.4 工艺中心：负责各类工艺标准、工艺布置图、工装设计技术文件、工艺明细表、作业指导书等工艺文件的归口管理；4.5 生产设备管理部：负责生产设备类管理文件的归口管理；4.6 安全保障部：负责特种设备类文件的归口管理；4.7 质量相关部门：负责质量类文件的归口管理；4.8 各职能部门：负责本部门管理文件的归口管理；4.9 信息中心：负责弱电工程控制文件、信息化系统管理控制文件的归口管理。
QESP-09文件控制程序
1. 目的为确保公司的质量环境和职业健康安全体系文件的一致性、正确性、有效性、适用性，确保质量环境和职业健康安全管理制度之相关单位(人员)持有最新之文件,以及防止不适当的文件被误用。
2. 适用范围凡公司与质量环境和职业健康安全体系相关之内部(质量环境和职业健康安全手册、程序文件、作业指导书等)及外来文件(相关标准或其它与质量活动和环境活动相关之文件均属之)。
但不包括品质及环境记录及在各级文件架构中未指出须管制的文件。
3. 权责3.1 本程序由文控制定及管理,管理者代表审核,总经理核准，相关人员配合执行。
3.2 文件的制定：除有规定外，由各部门单位制定。
3.3 文件的审核：3.3.1 质量环境和职业健康安全手册、程序文件由管理者代表审核。
3.3.2 三级文件(即操作规范、检验规范、安全操作规程等)，由体系框架内管理者代表以下之各部门最高负责人审核。
3.4 文件的批准:3.4.1 质量环境和职业健康安全手册、程序文件由总经理批准。
3.4.2 三级文件(作业指导书即操作规范、检验规范等)，由管理者代表批准。
4. 定义4.1质量环境和职业健康安全手册：有关公司经营组织与各机能之概括性、原则性之摘要说明。
4.2 程序文件：有关事务之处理方法、手段、顺序等之说明，如采购控制程序等。
4.3 三阶作业文件：为执行质量和环境要求，在技术上、制造上所规定之具体方法、手段与判定要领，称作业指导书、作业指引、管理办法等等。
4.4 受控文件:属于体系范围内而分发时需收回旧文件,且以上动作皆需做收发记录的文件。
4.5 参考文件: 是指文件分发时不需盖“受控文件”章，分发时不需收回旧文件的文件。
4.6 外来文件：工业标准/国际标准和客户图面要求及相关的法律法规等由外部制定的文件。
5. 作业程序：说明该文件之责任参与作业之人员，以及工作范围步骤，其中内容详细说明，有流程图则依流程图说明。
5.1 文件的分类与编号。
文件流转流程图
审批否?
N
Y
发布
理解实施
是否适宜?
Y
N
质量目标控制流程图
目标制订/更改
审批
N
Y 发布
目？
Y
沟通管理流程图
确定沟通方式和要求 沟通实施 记录 归档
管理评审流程图
制订年度评审计划
N
审批
Y
发放
制订实施计划
N
审批
Y
发放
评审准备
实施评审
制定管理评审报告
制订/实施/验证改进措施
报告分发/保存
采购控制流程图
年度销售预测
制订年度采购计划
临时采购申请
N
审核、批准
Y
审核、批准 N
依据当月生产计划、库存量、采购周期
Y
取消
制订月度采购计划
N
审核、批准
Y
实施采购(合同/订单/电话等)
采购跟催/报检
采购物品验收 Y
N 是否让步 N 退 货 Y
入库
生产过程控制流程图(123)
产品/服务过程策划
审批
N
临时培训申请
审核、批准 Y
N 取消
设备管理流程图
设备购买申请评估
批准
N
Y
购置
开箱验收 N
Y 安装、调试 N
Y 移交
取消
处置 处置
使用管理
建立设备台帐、设备档案 建立设备履历卡 制定设备操作规程
制定设备保养规程和计划
保养
故障维修
Y
N
处置 / 报废
工装管理流程图
工装设计/修改
批准
N
Y
归档
分发
外协 选择外协厂商 签订协议/合同
文件控制程序质量部
文献控制程序QP-SP1-01编制审核同意1、目的确保质量管理体系有效运作，各部门均能得到最新版本(或合用版本)的受控文献。
2、范畴本程序合用于质量手册、程序文献、体系支持文献（含技术文献）和统计的编制、评审、同意、发放、使用、保管、更改、处置，以及外来文献的控制和发放。
3、术语和定义第一层次的文献：质量手册是根据ISO/TS 19649:的规定编制的公司质量体系文献，它明确各部门的职责以及其在质量管理体系中的角色，告知其应当做什么。
第二层次的文献：程序文献即依“质量手册”精神所订的各项程序，为进行某项活动或过程所规定的途径。
第三层次的文献：体系支持文献（即各部门自行制订但未涉及其它部门的原则化文献及APQP 小组制订的特殊文献，它涉及作业指导书、工艺文献、操作规范、技术原则、检查原则、管理原则、外来文献、控制计划、FMEA 等。
）.告知其如何做。
第四层次的文献：表格、统计，阐明所获得成果或提供所完毕活动的证据的文献。
4、过程图资源文献柜. 电脑档案夹过程拥有人质量部输入质量管理体系原则和规定公司内部技术规范外部顾客提供的各项工程规技术规范合用的法律、法规规定过程指标最新有效文献覆盖率过程活动文献编制文献的评审文献的同意文献的登记/编号文献的发放文献的培训文献的使用、保管文献的更改文献的审批文献的作废资料归档办法文献控制程序工程变更控制程序输出受到控制和管理的文献有效使用适宜的文献5、内部文献控制程序6、外来文献控制程序程序文件修改控制。
HSF文件资料控制程序
（
1.0目的
1.1为落实公司的质量管理体系及环境有害物质管理体系，要求所有的文件予以控制，使管理体系运行的各个场合都能使用有效版本文件。
2.0适用范围
2.1凡本公司与质量管理体系及环境有害物质管理体系有关的文件资料（包括文字和软件资料、外来文件）均属之。
3.0职责
3.1总经理：负责质量手册/GP手册、程序文件之批准。
7.3文件之编号：
7.3.1类别代号：
7.3.1.1“DXC”:公司简称
7.3.1.2“QM-GM/GP”：质量/环境有害物质管理手册
7.3.1.3“QP”：程序文件
7.3.1.4“WI”：作业办法、作业标准、检验标准
7.3.1.5“FM”：表单、记录
7.3.1.6“SIP”：检查基准书
7.3.1.7“SOP”：作业标准书
7.3.1.8“WL”：外来文件
7.3.1.9“DRM”：模具图纸
7.3.1.10“DRP”：产品图纸
7.3.2第一阶文件编码方式：
QM-GM/GP-01（Quality Manual）
7.3.3第二阶文件编码方式：
7.3.4第三阶文件编码方式（图面除外）：
7.3.5第四阶文件编码方式：表单
程序号
7.3.6检查基准书/作业标准书 编码方式 ：
八、记录
7.3.13.3第三阶文件(作业指导书、作业标准、检验标准)的外框、表头，内文及格式架构不限制。
7.4文件之分发
7.4.1文件之分发
7.4.1.1受控文件：在公司质量管理体系及环境有害物质管理体系运行中要执行的文件，受控性文件，接受更改和换版。
7.4.1.2非受控文件：本公司质量管理体系及环境有害物质管理体系运行中不执行的文件，非受控性文件，不接受更改和换版。
成文信息控制程序(参考)
□□：顺序号
QR:记录表格
QP□□□：程序文件编码
**：***限公司简称
5.2.4.2作业文件记录编号：
**-■■▓▓□□□-QR□□
□□：顺序号
QR:记录表格
□□□：作业文件顺序号
▓▓：文件类别
■■：文件起草的职能部门
**：**有限公司简称
5.2.5外来文件编号：
■■-▓▓-WL□□□
3.5各部门：本部门相关文件的编写和审批，本部门在用文件和资料的管理，以及外来文件的收集与管理。
4.定义
4.1第一阶文件：质量手册：阐明本公司质量管理体系如何满足国际标准要求，包括质量方针、质量目标等。
4.2第二阶文件：程序文件：过程控制文件，规定何人、于何时、在什么地方做什么事。如：基础设施控制程序、采购控制程序、生产控制程序、监视和测量控制程序等。
5.9.1.1标识：记录和记录表格用表格名称和记录编号包括版本进行标识
5.9.1.2贮存：记录用专用资料柜存放，以防止损坏变质和丢失。
5.9.1.3保护：品质部保管记录，所有的记录，应保持字迹清晰，版面清洁，重要的记录输入电脑长期保存。
5.9.1.4检索：通过对记录进行编目、归档以便于快速查阅。
5.9.1.5保存期限：根据质量体系文件的保存要求及法律法规本公司的规定，不同的文件应规定不同的保存期限，保存期限依相关程序文件上的规定。
5.7文件的作废、回收与销毁
“编制”单位应防止失效文件的非预期使用，当文件的适用性经评审确认为作废时，应及时通知文控中心回收，作废文件若仍有参考使用价值，可由文控中心盖上“作废”和“仅供参考”章后，单独建档保存；对没参考使用价值的作废文件，由文控中心统一销毁。
文件和记录控制程序(含表格)
文件和记录控制程序（IATF16949-2016/ISO9001-2015）1.0目的确保文件的编制、审核、审批、发布与更改的职责和程序规定，以及为提供符合要求及质量管理体系有效运行的证据而建立的记录的标识、储存、保护、检索、保留和处置所需的控制要求。
2.0范围适用于本公司质量管理有关的文件、记录，包括与本公司质量管理体系有关的外来文件和为提供符合要求及质量管理体系有效运行的所有证据记录（图面管理规定另定）。
3.0职责3.1各职能部门：提出文件制定、修订、废止申请，编辑文件内容；受控文件的规定、审核、批准、签收、保管、执行。
3.2文管中心：负责依本程序规定执行审校、制作、记录、发型、回收、销毁和节约等受控作业；受控文件的原稿及行管记录的保管。
负责记录、整理、编号、整理、借阅、维护和清理等工作。
3.3相关部门：参与文件制定、修订、废止作业中的会签工作。
受控文件的会签、签收、保管、执行。
4.0文件管理工作流程及说明单位文控中心4.10受控文件不得随意复印、涂改；文件若用电子版本发布时，有文控中心通过内部网络发放给个相关使用部门；发分单位：“√”代表发布纸质文件；“Δ”代表发布电子文件。
4.11文件丢失或严重损坏应说明原因再办理申领手续，文件管理人员应注明丢失或损坏文件的编号以备查考。
相关文控中心4.12受控文件发放到外部（例如顾客、审核方）不再加盖“受控”章，及时复印件显示“受控”印记也不再进行跟踪管理。
4.13文件变更废止是，有文控中心受旧版文件，回收是应该核对文件发放记录，若有遗失，则备注于发放记录，并由责任单位填写《文件申请单》注明遗失原因，交于文控中心存档。
4.14程序文件设计的表单附于相应的程序文件电子档后面，由各单位根据需求请文控打印后自行影印。
若表单版次变更，有文控中心根据文件发放记录通知相关部门更换新版表单。
4.15作业指导书的发放遵循“谁使用，谁保管”的原则。
4.16须发行的外来文件，其发放、回收须进行转换，屏蔽客户信息，转化成内部文件再进行发放、回收。