《企业信息资源管理》

《企业信息资源管理》读后感

当前,企业信息化建设在大、中型企业已经普遍采用,但信息系统应用的效果各不相同。在建筑企业从事计算机信息系统管理多年,通过学习、实践,信息管理系统必须紧紧围绕企业,以创造经济价值活动来服务,并以此来界定信息管理系统的职责和任务,从而保证正确处理信息,满足企业提升管理的需要。

1企业信息在当今的信息时代,信息泛滥、数据冗余已经成为信息灾害。对于一个人来说是信息,而对他人就未必有用。因此,只有充分了解信息的基本特性,才能自觉处理好信息。如何确定信息的价值且正确处理相应的信息,及时送达到有关使用者手中,促进企业产生价值,这是信息资源管理人员的职责。1.1信息的特性信息有三个特性,即时间、内容和形式特性,能够帮助人们正确判断信息的价值量和使用方式。时间特性包括两个方面即及时性和新颖性。及时性是在人们需要时及时获得信息,新颖性是最新的信息。如果在需要信息时,不能获得正确的信息,所作出的任何决策几乎不可能正确。如果所获得信息是重复的和过时的,对于信息的使用者来说,也没有任何价值。例如,工程招、投标信息,它必须是在工程招、投标没有进行以前或还不知道该工程准备招、投标时,才有价值。内容特性包括三个方面即准确性、相关性和完整性。准确性即无差错信息,相关性是与正要做的工作内容相关的信息,完整性则是全面详细的信息。例如,要统计施工产值,下属公司必须上报正确的施工产值数据,而不是计划生育数据,且不能有数据漏项,否则,将统计不出准确的全公司施工产值。形式特性包括两个方面即详尽性和呈现性。详尽性要求信息应详尽适当,主要是信息概括或详尽的程度;呈现性是信息以最适当的形式被提供,主要是叙述、图形、色彩、打印、影像、声音等形式。例如:工程中标信息,决策者只想了解工程造价、工期、业主特殊要求等高度概括的信息,一般语言叙述等呈现方式即可达到要求。工程施工人员则还需要知道工程地质情况、劳务队伍、工程进度款等进一步细化的信息,一般以书面呈现为主。反之,则信息详尽适当。1.2信息的流向主要是纵向、水平两种方式。信息纵向流动,主要是指企业内部各个管理体系中上、下级之间的信息流动。该信息比较容易满足信息的三种特性,也是企业信息主要流动方向。信息的水平流动,主要是指部门成员之间、部门与部门之间的信息流动。由于对信息理解的不同,信息的发出和接受,很容易造成失真,造成沟通障碍。在多人处理事物流程中,其效果属于“木桶效应”,取决于桶壁最低一块板的高度。1.3信息传输特征由于信息的呈现方式不同,信息的传输媒介也不同,其最佳传输工具也不同。同一个信息因传输工具的不同,可能会对信息的时间、形式特性等方面产生影响。计算机网络技术同其他信息传输工具比较,具有重复性、大容积、多媒体信息等方面的优势。重复性:是指计算机的主要处理能力,统计表明用计算机所从事的工作大部分是重复性的,或在原基础上进行的修改,这是其它传输媒介所不具备的,如将同一信息发送到企业每一位员工,计算机比电话、信函等有明显的优势。大容积:计算机网络技术可以传输几十兆的信息数据,而且时间快,可以进行几十万字的文章传递。多媒体:计算机网络技术可以传输声音、图像等多种媒体的信息,这是其他传输工具所不具备的。计算机的上述特性,表明计算机网络在传输电子数据方面具有绝对优势。同其他信息传输方式相比,计算机信息系统必须将获取的信息电子化,对信息进行规格确定,对处理一次性短信息方面,同其他信息传媒相比,计算机信息系统则处于竞争劣势。因此,信息资源的管理者必须清楚哪些信息适宜于用计算机管理。一般建筑企业的组织结构,大致分为决策层、管理层、执行层。不同的管理层次需要的信息不同。对于决策层来说,信息主要集中在内部业务、外部事件、分析报告等方面。对于内部业务主要侧重信息内容的准确性、完整性;外部事件主要包括国家政策、市场信息变化等即时性信息,其时间特性较强;分析报告主要是对已发生的事情进行总结,其要求详尽适当,在工作中属于临时性任务。对于管理层来说,主要是内部业务、上级安

排的临时任务等方面的信息。内部业务主要是常规的业务管理,对信息的要求比较统一。对于执行层来说,主要是内部业务。所以,同一个事件,因不同的管理层次,将产生不同的信息,呈现不同的方式,分别流向相应的组织结构层次。

2信息资源管理对信息进行管理的含义就是,为了能够达到以恰当的形式及时获得正确的信息而为管理提供一些有效的方法。信息资源管理目标是通过人们的计划、组织、协调等活动,实现对信息资源的科学开发、合理地培植和有效地利用,以促进企业的发展。2.1基本职责首先,需要确定企业的信息需求,这是信息资源管理首先要搞清楚的问题。正确判断提供的企业管理信息是否同企业管理相适应,是否有助于企业价值链的运转和企业创新机制的发展,这是信息系统应用成败的关键。这就要求信息资源与企业管理的关联度必须很高,否则,信息系统将得不到认可。信息资源管理必须知道如何获得以及在何处获得相应的信息。这不是说信息资源管理者必须时刻跟踪企业方方面面的信息,而是制定出有关规定,约束信息的创建、流向,使信息平台有序地运行,并保证信息的安全性、合法性。信息管理必须在当前信息的基础上采取适当的加工和处理,即常见的数值汇总、求和等功能。信息资源管理必须遵守法律和道德。做为国家公民必须自觉遵守国家的法律和社会公民道德,保障信息系统运行的信息不违反国家法令、法规的内容和企业的商业机密不泄露。2.2处理任务1)对信息的捕获,这是信息管理的首要问题。根据信息管理的特点,由信息管理者根据企业发展需要,规定信息发布形式,由指定的信息发布人定期、不定期发布相关的管理信息,同时利用信息系统的宣传性,鼓励个人发布一些即时性的新闻信息,以丰富信息系统的内容。2)信息的传递。信息管理系统的信息传递方式主要有两种,一种是推,一种是拉。所谓推,就是利用电子邮箱系统,将一些信息强制性推销给用户。所谓拉,就是利用信息发布系统发布与用户关联度较大的信息,吸引用户不断登录信息管理系统,检索其想得到的适度信息。由于信息的详尽程度,决定了信息所面对不同管理层次的用户。针对不同的用户群体采用不同的传递方式。3)信息的保存。信息管理系统上运行的信息保存时间,主要根据信息的时间特性、信息的历史价值的大小来决定。信息保存期限长短,如何科学、合理的分类等几个方面也是信息管理具体考虑的问题。4)信息的交流。根据信息的呈现性,选择最能表述信息内涵的方式,如文件最好是文本浏览方式,而会议则视频方式最佳。2.3信息系统的管理信息系统在企业中所扮演的角色就是信息高速公路,信息管理者相当于交通管理员。正确评估信息系统的信息密度,是保障信息传输畅通的先决条件。不断规范信息的质量,防止信息泛滥,是信息管理者的责任之一。

3结语综上所述,信息管理系统在企业中,将发挥越来越重要的作用。正确采集与企业管理密切相关的信息,保障信息以恰当的形式呈现正确的流向,是信息系统的主要功能。确定各级管理层的信息需求,指定各类信息创建方式、信息流程,是信息系统建立时应充分考虑的问题。保障信息管理系统安全、合法、高效的运行是信息管理人员主要职责。总之,信息管理系统要紧紧围绕如何提高企业竞争优势做工作,具体地说,就是反映企业价值链中的信息流动情况,及时提供当前企业管理需要的信息,使信息资源得到科学、合理的开发利用,以促进企业的发展。

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去年，国家邮政局信息技术局局长李丕征到泰国开会，会上一个插曲让他记忆犹新：当时，工作人员发给每个与会者一个带底座的茶杯，工作人员用笔记本电脑记录下了每位来宾的姓名、性别、喜欢喝什么茶，还拍了一张数码照片存进去。李丕征觉得很有意思，不知道工作人员葫芦里卖的是什么药。