关于做好档案移交工作的通知
关于组织开展公司档案移交归档工作的通知
关于开展公司文件材料移交归档工作的通知公司各部门：为进一步落实《公司“十四五”档案工作专项规划》要求，确保总部各类档案完整、准确、系统、安全，公司计划开展总部文件材料移交归档工作，现将有关要求通知如下：一、归档范围（一）2022至2023年度档案。
包括各部门在日常工作中形成的属于归档范围、具有查考利用价值的文件材料，例如业务活动中直接形成的具有保存价值的合同、协议、备忘录、证书、奖杯、奖牌、录音、录像、照片等材料。
（归档部门：公司各部门）（二）2015至2020年度会计档案。
包括会计凭证、会计账簿、财务报告等。
（归档部门：财务部）（三）专题档案。
包括设备仪器、重特大事件、科技研究项目、定点帮扶、党史学习教育等专题档案移交。
（归档部门：综合管理部、科技质量部、党群工作部）二、归档要求（一）移交主体。
请各部门根据《公司文件材料归档范围和档案保管期限表》（见附件1），汇总本部门需归档的各类文件材料，认真做好收集、归档工作。
（二）移交内容。
归档的文件材料包括纸质文件、照片、录音录像、电子文件、实物等各类载体档案。
各部门在其职能活动中获得的各类奖杯、奖状、证书、奖牌等荣誉类实物均属公司档案。
（三）移交方式。
通过线上线下相结合的方式进行移交。
各部门兼职档案员通过档案系统线上办理移交手续，档案系统内填写《档案移交清单》，可通过在线直接填写或批量导入数据（导入模板见附件2）两种方式完成。
涉及电子文件移交，在系统内直接上传电子文件。
文件归档流程可参见附件3，线下各部门将清单中的实体档案送至公司档案室，由办公室对照清单内容进行核对预审。
（四）整理要求。
各部门根据兼职档案员培训要求（见附件4），规范整理本部门档案，按照“档案门类”“年度”进行分别整理。
1.序号：归档文件顺序号，同一类型、同一年度、同一保管期限从1开始按照流水顺序排号；2.题名：规范填写文件标题。
没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”；3.保管期限：每份文件明确保管期限，同一类型同一年度的档案，按照保管期限从长到短排列，先排列“永久”保管的档案，再排列保管“30年”的档案，依此类推；4.日期：文件的形成时间，收文、发文以印发日期为准，用8位数字标注年月日，如20210615；无法精确月份、日期的以0补足8位，如20210600、20210000；5.载体类型：文件载体类型包括纸质、电子、实物等，同一份文件有多种载体形式，均应注明，如一份文件有纸质文件，同时有电子文件，应在载体类型注明纸质、电子。
XX应用技术学院关于做好档案归档及部门档案考核工作的通知
XX应用技术学院关于做好档案归档及部门档案考核工作的通知各部门：我校档案室将于202X年X月份开展档案整理、移交及部门档案工作考核，现将有关事项通知如下：一、综合档案归档工作1、归档范围和分类各部门应按照归档范围的规定，将应归档的文件材料收集完整。
2、归档时间及地点各部门移交档案时间：202X年X月X日一X月31日档案移交地点：档案室（XX室）；联系人：X老师，电话：Xo3、归档要求（1）各部门分管档案工作的领导要切实加强对本部门归档工作的领导，兼职档案员要切实履行职责，做好本部门归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交，任何部门和个人不得将应归档材料据为己有。
（2）凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。
（3）重要请示类文件材料如已答复，须将相关批复材料和原材料合并归档。
各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的，以册（本）为单位移交。
（4）归档的文件材料应是原件，复印件原则上不归档。
凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求整理后方可移交。
（5）归档材料必须完整，在整理过程中要逐卷（件）检查，不缺页、漏项。
归档材料整理后，要逐项填写《档案移交（接收）清单》，将清单和材料一同归档。
（6）归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间、地点、人物;归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间，并刻录光盘（一式2份）。
4、归档程序（1）归档验收档案移交时，交接双方当面检查，综合档案室工作人员按立卷归档要求进行验收，不符合要求的请归档部门按要求整理合格后，办理移交手续。
（2）移交手续归档部门移交档案材料时必须根据移交类型填写相应的《档案材料移交（接收）登记表》，目录表一式2份，交接双方签字并加盖所在部门印章后，归档单位留存1份，档案室留存1份备查。
二、部门档案考核工作为进一步做好学校及部门档案工作，202X年学校将对部门档案工作进行考核，考核情况细则如下：1、考核内容各部门考核内容为职能部门负责人对档案工作的重视程度，建立岗位责任制，各部门的文书档案、业务档案、电子档案的收集整理，需归档移交档案室档案资料的预立卷和归档时间等方面。
〔2013〕80号关于做好各类档案资料移交工作的通知
黄二矿发〔2013〕80号
陕西黄陵二号煤矿有限公司
关于做好各类档案资料移交工作的通知
公司所属各单位、各外协单位：
为了进一步规范公司档案管理，提高档案资料移交质量和归档率，根据《企业档案工作规范》要求和公司档案管理工作需要，现对档案资料收集、移交工作做出如下要求：
一、移交内容：公司上年度形成的文书、合同、财务、声像、工程结算、设备随机、工程竣工、重大会议等资料（包括各类档案的电子版一并移交归档）。
二、移交时间：公司各部室、各外协单位办理档案资料年度移交时间从每年2月1日开始至6月31日结束。
三、接收部门：各单位向公司档案室移交。
特此通知。
二〇一三年三月二十七日
主题词：档案管理移交通知
二号煤矿综合办公室2013年3月28日印发。
关于调动人员做好工作移交的通知
关于要求认真做好工作移交的通知公司各部门：根据****任[2023]02、03、04、05、06号文件的通知，为确保移交工作能够顺利进行，经公司研究决定，成立临时的公司工作移交监督小组，由分管总经理牵头，小组成员由xxx、xxx、xxx同志组成，负责对各部门岗位变更人员工作移交的监督工作。
凡岗位变更的各部门责任人员应按照《xxxx有限公司工作移交规定》要求（详见附件），在确保日常工作正常运作的前提下，于2023年5月15日前完成工作的交接。
请各部门责任人认真做好工作移交准备，积极配合公司工作移交监督小组按照完成本岗位工作的交接工作。
附件：1、《xx公司工作移交规定》2、《移交工作情况表》3、《工作文件资料移交清册》4、《xx公司公物移交清册》5、《部门账务收支情况表》xxxx有限公司二O二三年二月二十八日附件1：xxxx公司物品移交规定凡因故（调动、退休、长病休、辞职、被辞退、开除等）离开本工作岗位前，应认真遵守以下工作物品和移交规定：1、移交工作在直接领导的参预下进行，交接双方本着认真、负责、主动、配合的态度进行移交，不得私自截留隐藏。
2、移交方在移交前规定的时间内，要做好一切移交的准备工作包括编制移交清册，特殊情况可在直接参预下进行及时移交，即能马上移交的物品和工作立即移交。
3、凡涉及本岗位工作的和与本岗位工人相关的形成的一切资料、数据、证件、图纸、帐册等物品均列入移交，包括因工作需要需配发的物品（桌、椅、柜、厨及相关全部钥匙、计算器、手机及电池和充电器、相关资料、软件、配套设备包括其他设备、用具及图纸、使用操作说明书、各种记录、检测证书和资料等办公用品，个人在用的电脑，在不影响原岗位工作的前提下，可带到新调整的岗位中继续使用），移交时要确保物品的完整与完好。
4、交接双方在移交工作中需有移交清册，在直接负责人的参预下逐件清点，如数完好确认移交清楚后由交接双方和直接负责人参预者在移交清册上签字。
关于移交档案的通知
关于移交档案的通知尊敬的各位领导和同事：大家好！我是XXX公司的档案管理员。
在这个特殊的时期，经过长时间的整理和整顿，我已经完成了我司所有的档案工作，并准备将这些档案移交给相关部门和单位。
现将移交档案的通知如下：一、移交内容根据公司的要求和相关法规，我已经整理出我司各个部门和项目的档案文件，包括合同、报告、会议纪要、账目等。
这些档案文件涵盖了从公司成立至今的所有信息，具有重要的历史和法律意义。
二、移交形式移交的档案将以纸质形式和电子形式两种方式进行。
其中，纸质档案将统一整理分装在文件盒中，并标明相关部门和项目的名称和档案期限，便于管理和检索。
电子档案将按照部门和项目的分类存储在公司的电子数据库中，并备份在公司的服务器上，以保证文件的安全和完整性。
三、移交流程1.领导审阅：在档案移交之前，我将邀请公司领导对整理后的档案进行审阅，以确保档案的准确性和完整性。
2.移交仪式：我将组织一个档案移交仪式，邀请相关部门的负责人出席，并向其进行详细介绍和说明档案的内容、形式以及存放位置。
在仪式上，我将与各部门的负责人签订档案交接确认书，确保档案移交的合法性和规范性。
3.档案归档：移交后的档案将由各部门的负责人负责进行管理和归档，确保档案的安全和有序存放。
同时，我将协助各部门制定档案管理制度，并提供培训和指导，以便于各部门能够熟练操作和管理档案。
四、档案利用我希望各部门能够认真对待档案的管理工作，做到及时、准确地归档和检索。
无论是公司内部使用还是向外部提供档案信息，都要严格遵守相关的保密和法律规定，确保档案的安全和保密性。
五、支持与配合最后，请各位领导和同事在接收和管理档案时，务必严格按照相关规定操作，并做好相应记录。
祝愿公司在档案管理方面取得更好的成绩！再次感谢大家的支持与配合！此致敬礼！。
档案移交通知
档案移交通知
通知
主题:关于移交2021年文件资料进行归档的通知
为强化集团公司档案管理，确保档案的完整性，现对各部门2021年文件资料展开搜
集档案，具体内容建议如下:
1、请各部门结合《档案工作管理办法》的\文件归档范围与保管期限表气对2021年
及前期未移交的文件、资料进行全面整理，整理要求:
(1)各部门把原印刷的文件资料统一拆毁绑，用固体胶统一
在文件的左上角整齐粘贴，并按日期进行排序;
(2)恳请根据附表3<
2、请各部门在2021年1月10日前将所有文件的原件、《文件移交及合同移交清单》的电子版及部门领导签字确认的纸质版移交至总裁办综合档案室。
3、当各部门转交的文件超过没整理建议时，总裁筹办综合档案室有权把文件资料归还，并建议在2021年1月15日前重新整理并转交。
4、请各部门务必重视此项工作，各部门责任领导为第一责
任人，资料转交负责人对本部门的文件资料搜集、整理转交。
5、j总裁办综合档案室工作联系人附件:1、《文件移交范围》
2、《各部门责任领导及资料转交负责人》
3、《文件转交及合约转交目录》主题词:
文件资料档案通告删呈圆形:集团董事长、常务副总裁
2
共2页。
毕业生档案整理工作通知
毕业生档案整理工作通知亲爱的毕业生们：大家好！毕业季即将来临，为了确保各位毕业生的档案能够准确、完整、及时地整理和移交，现将有关毕业生档案整理工作的相关事宜通知如下：一、档案整理的重要性毕业生档案是记录同学们在校期间学习、生活和社会实践等方面的重要材料，它不仅是同学们个人经历的重要凭证，也是未来升学、就业、考公等过程中不可或缺的一部分。
准确、完整的档案对于大家的发展至关重要，因此请务必重视此次档案整理工作。
二、档案整理的范围及内容1、个人基本信息：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、身份证号码、政治面貌等。
2、学籍材料：入学登记表、成绩单、学籍异动材料（如转学、休学、复学等）、毕业鉴定表等。
3、奖惩材料：在校期间获得的各类奖励、表彰证明，以及受到的处分材料。
4、党团材料：入党申请书、入党积极分子考察表、预备党员转正材料、团组织关系材料等。
5、社会实践材料：参加社会实践、实习、志愿服务等活动的相关证明材料。
6、其他材料：如毕业生就业推荐表、毕业生体检表等。
三、档案整理的流程1、个人材料收集同学们需要认真梳理自己在校期间的各类材料，并按照上述档案整理的范围和内容进行收集。
对于缺失的材料，应及时联系相关部门或老师进行补办。
2、材料审核将收集到的材料提交给所在班级的辅导员或班主任进行审核。
审核过程中，如发现材料不完整或不符合要求，应按照指导进行补充和修改。
3、材料整理与装订审核通过后的材料，按照一定的顺序进行整理和装订。
一般来说，装订顺序应遵循学校的相关规定，通常是先个人基本信息，然后是学籍材料、奖惩材料、党团材料等。
4、档案移交整理好的档案将统一移交至学校的档案管理部门。
在移交过程中，同学们应确保档案的完整性和准确性，并按照要求办理相关手续。
四、时间安排1、个人材料收集：具体时间区间 12、材料审核：具体时间区间 23、材料整理与装订：具体时间区间 34、档案移交：具体时间区间 4五、注意事项1、同学们要对自己的档案负责，认真对待每一份材料，确保其真实、准确、完整。
石家庄市档案局关于做好声像档案移交入馆工作的通知
石家庄市档案局关于做好声像档案移交入馆工作的通知文章属性•【制定机关】石家庄市档案局•【公布日期】2014.04.09•【字号】石档[2014]6号•【施行日期】2014.04.09•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文石家庄市档案局关于做好声像档案移交入馆工作的通知（石档〔2014〕6号）市直各机关、团体、事业单位：随着经济社会的发展和电子产品的普及，我市各机关、团体、事业单位在工作中形成了大量的声像档案，这些声像档案，既是各单位工作的真实记录，也是我市经济社会发展的缩影，是国家档案的重要组成部分。
为了确保我市各项工作产生的声像档案的完整与安全，留存真实的历史记录，更好地为我市当前工作和历史研究服务，现对全市有关单位声像档案移交入馆工作作出如下安排。
一、声像档案移交入馆时限本次移交入馆的声像档案，包括各单位自成立之日起至2005年（含）以来形成的声像档案。
2006年及以后形成的声像档案，随文书档案定期向市档案馆移交。
有条件的单位要利用档案专用软件，将以前形成的声像档案进行数字化录入并刻录光盘，随同原件一并向市档案馆移交。
二、声像档案归档范围凡是反映本单位工作活动的具有历史保存价值的照片（含底片）、录音带、录像带、光盘，都应及时收集整理归档。
具体内容包括：1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片（含底片或电子版）、录音带、录像带、光盘。
2、记录领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的照片（含底片或电子版）、录音带、录像带、光盘。
3、记录本单位组织或参加的重要外事活动的照片（含底片或电子版）、录音带、录像带、光盘。
4、记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片（含底片或电子版）、录音带、录像带、光盘。
5、记录本单位举行的重要集会和纪念、庆祝活动的照片（含底片或电子版）、录音带、录像带、光盘。
6、其他具有保存价值的照片（含底片或电子版）、录音带、录像带、光盘。
关于移交档案的通知
关于移交档案的通知关于移交档案的通知各位同事：大家好！为了保证工作的持续性和顺利进行，经过长时间的整理和归档工作，我们即将对相关部门的档案进行移交。
现将有关事项通知如下：一、移交目的和意义档案的移交是组织内部信息管理的重要环节，也是信息传承和保护的关键步骤。
通过档案的移交，我们可以确保档案资料的完整性、准确性和机密性，进一步优化组织内部的信息管理体系，提高工作效率和服务质量。
二、移交内容1. 移交范围：本次移交涉及的档案包括各部门在过去一年内产生的纸质档案、电子档案、会议记录、合同文件、人事档案等所有相关文件。
2. 移交要求：请各部门负责人根据文件分类、日期、主题等要求妥善整理和归档档案文件，确保档案的完整性和准确性。
在移交前，请对档案进行清点，并填写移交清单，详细列明移交的档案名称、数量、日期、保管责任人等信息。
3. 移交时间：各部门应在通知接到后的五个工作日内完成档案的清点和整理工作，并在指定时间内将档案移交至信息管理部门指定的档案室。
三、移交流程1. 清点和整理：各部门负责人要组织相关人员对档案进行清点和整理。
清点时应核对移交清单，确保档案的数量和质量无误。
2. 移交方式：档案移交采用有关规定的文件传递方式，确保档案的安全性。
电子档案可以通过网络文件传输、光盘、U盘等形式进行移交，纸质档案可以通过专人搬运、邮寄等方式进行移交。
3. 移交验收：信息管理部门将按照约定时间进行档案的接收和验收工作。
验收时将严格按照移交清单进行核对，确保移交过程中的档案不丢失、不损坏。
四、档案的保管和利用信息管理部门将按照相关法律和规定，对移交收到的档案进行保管和管理。
各部门可以随时向信息管理部门申请查阅和借阅档案，并按照规定的程序进行归还。
五、违规处理对于未按时移交档案或移交内容不符合要求的部门，将视情况对相关责任人进行处理和追责。
同时，为确保档案的安全和保密性，移交过程中严禁私自复制、丢弃或泄露档案资料，一经发现将严肃处理。
南昌市档案局关于做好2014年到期档案移交进馆工作的通知-洪档字[2014]8号
![南昌市档案局关于做好2014年到期档案移交进馆工作的通知-洪档字[2014]8号](https://img.taocdn.com/s3/m/ffafd5f4112de2bd960590c69ec3d5bbfd0adae2.png)
南昌市档案局关于做好2014年到期档案移交进馆工作的通知正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 南昌市档案局关于做好2014年到期档案移交进馆工作的通知（洪档字[2014]8号）市级各有关单位：为了深入贯彻落实国家档案局第9号令，推进市档案馆档案资源建设，根据《档案法》、《江西省档案管理条例》和《南昌市档案馆收集档案范围实施细则》等有关规定，列入市档案馆接收范围内的机关、企事业单位档案，自形成之日起满10年向市档案馆移交，现将南昌市档案馆2014年档案接收工作通知如下：一、移交档案范围及内容（一）市直单位及所属二级单位2004年以前（含2004年）形成的、具有永久、长期保存价值的各种门类、各种载体的档案。
包括文书档案、科技档案、专业档案、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案和按照国家有关规定需要由国家档案馆保存的干部档案等。
具体内容如下：1、中共南昌市委及其工作部门、部门管理机构、直属机构、派出机构、议事协调机构的办事机构形成的档案；2、中共南昌市纪委、市监察局形成的档案；3、南昌市人民代表大会及其常务委员会、专门委员会、办公厅形成的档案；4、南昌市人民政府及其组成部门、直属机构、办事机构、派出机构、议事协调机构的办事机构形成的档案；5、南昌市政协及其办公厅、专门委员会形成的档案；6、市级群众团体（如南昌市总工会、市妇联、共青团南昌市委等）形成的档案；7、市级民主党派机构形成的需要由国家档案馆管理保存的档案；8、市人民法院、人民检察院形成的按照国家有关规定需要由地方国家档案馆保存的档案；9、市属集团公司、市属重点企业形成的档案；10、南昌人民政府组成部门所直接管理的机构（二级单位），如市司法局管理的豫章公证处、市教育局管理的市属学校、市水务局管理的污水处理厂及各大堤管理处、市卫生局管理的市属医院、市文化局管理的文艺团体等单位形成的档案；11、属于地方和上级主管部门双重领导的单位形成的以反映地方某项事业或建设活动为主的档案。
-关于档案管理月度移交的通知
关于档案管理月度移交的通知
公司各部门：
随着公司的不断发展，档案资料不断增多，为了安全完整的保存公司经营中形成的档案资料，为公司的长期发展做好服务，现要求各部门按月度向综合管理部移交完结性档案资料，具体事项如下：
一、移交范围
各部门阶段性完结档案资料(每月初拟列移交清单，做好台账
登记，月底按清单目录进行移交）。
二、移交手续
各部门将档案资料向综合管理部移交时，需将档案案卷编号、
档案文件标题等逐项填入《文件（合同）移交记录目录》，交
接双方当面核对无误后分别在移交人、接收人栏内签字。
三、移交时间
1.移交时间为每月最后一周;
2.各部门负责人应当高度重视此项工作，并指定专人按要求做
好合同文件、资料整理的基础工作，并按时、齐全、完整的移
交档案资料；
3.针对不按时、漏移交、丢失原始资料及文档的情况，公司将
对所属部门负责人及经办人进行通报批评同时予以相应处罚。
特此通知！
XX公司
XX年XX月XX日。
辛集市人民政府办公室关于做好到期档案移交市档案馆工作的通知
辛集市人民政府办公室关于做好到期档案移交市档案馆工作的通知文章属性•【制定机关】辛集市人民政府•【公布日期】2018.05.16•【字号】辛政办字〔2018〕21号•【施行日期】2018.05.16•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文辛集市人民政府办公室关于做好到期档案移交市档案馆工作的通知辛政办字〔2018〕21号各乡、镇人民政府，市政府各部门及有关单位：根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《河北省档案工作条例》相关规定，各单位达到入馆时限的档案应移交市档案馆保管，现就档案移交、接收工作通知如下：一、各单位档案移交的范围、年限和门类移交范围：各乡镇、市直党政机关、人民团体、事业单位等（名单见附件1）。
移交年限：各单位2012年前（含2012年）形成的保管期限30年以上（含30年）的各种门类和载体的档案；撤并单位档案移交至撤并之日。
移交档案门类：1、文书档案；2、科技档案；3、声像档案；4、专业档案；5、实物档案；6、电子档案及纸质档案的数字化副本；7、全宗卷、大事记。
二、时间安排第一阶段：2018年7月1日至8月31日，市档案馆接收各单位的案卷目录、全引目录、归档文件目录、资料目录等纸质检索工具及符合规范标准的电子目录。
第二阶段：2018年9月1日至12月31日，市档案馆根据各单位移交的案卷目录、全引目录、归档文件目录、资料目录接收实体档案、全宗卷和资料。
三、移交程序（一）各单位按照档案移交进馆要求，对拟进馆档案进行审核，不符合进馆要求的案卷要重新整理、编目，确保移交进馆案卷质量符合规范要求。
（二）市档案馆要加强业务指导，组织专家对各单位拟入馆档案质量进行严格审查并出具认定报告，审查合格的档案方可移交入馆。
（三）单位在规定时间内将审查合格的档案移交到市档案馆，交接双方按移交目录清点核对，核对无误后，办理交接手续。
四、工作要求（一）高度重视、加强领导。
广东XX大学关于做好我校XX届本专科毕业生学籍档案归档及邮寄工作的通知
广东XX大学关于做好我校XX届本专科毕业生学籍档案归档及邮寄工作的通知各学院：毕业生档案整理和转寄工作，是毕业生就业派遣工作的重要环节，事关毕业生的切身利益。
根据《关于印发<广东XX大学学生档案管理办法>的通知》文件精神要求，现就我校XX届本专科毕业生档案整理和转寄工作有关事项通知如下：一、档案整理时间1.各学院在X月X日前整理好档案，移交学校招生就业处后统一邮寄，联系人：X老师，X。
2.最终移交时间以打印成绩单、档案贴条和EMS快递单时间为准。
二、档案材料的归档1.高等学校毕业生登记表（一定要盖学校公章）2.大学成绩单3.全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书（报到证白联）（国内全日制升学除外）4.高中档案5.各种获奖材料、党员材料、团员材料6.广东XX大学学籍卡7.广东XX大学学士学位授予决定书8.档案材料转递通知单及其它三、档案的装袋与封口1.档案整理的整个过程要认真仔细，不能张冠李戴，最好以“学号+姓名”的方式标注，特别注意同名同姓不能装错。
2.封口时再检查一遍封面与内容是否相符，封口后并在骑缝处四角上盖好章（必须是‘广东XX大学…’的公章）；3.EMS快递面单上也要盖上公章（快递面单是背胶的，只要撕掉最底层的涂硅保护纸，直接粘贴在EMS信封贴面单处）；4.如果缺高等学校毕业生登记表、大学成绩单和就业通知书（白联, 国内全日制升学除外）三项中其中一项，其档案不能寄出，并在档案袋上用铅笔记载好所缺材料。
四、档案材料的分类整理1.请严格按照学校下发的档案数据库的数据分类（下发时间另行通知），并按照协议书号顺序由小到大整理好；2.在人才市场做代理的，要按人才市场的要求整理，如：南京市人才和XX市高新区人才必须贴三角标；XX市人才必须有个人编号等；3.认真调阅考取研究生的调档函，部分院校需在EMS信封贴上调档函上的回单；4.升入本校研究生的档案，请各学院自行移交到毕业生录取学院的研究生档案保管部门；5.办理了省中心托管手续的毕业生⑴学院根据毕业生托管内容，整理相关托管所对应的材料并打印转交《XX省就业指导中心档案户籍及党员组织关系移交表》；⑵如托管党组织关系，党员材料（并在党员档案袋上列明材料清单）和学籍档案分别装袋密封盖章后统一移交；学籍和党员档案转递到中心后，党员必须由本人亲自携带一张二寸免冠照片到省就业指导中心办理组织关系接转手续；⑶如需落户，资料为：毕业证复印件、身份证复印件、报到证、集体户口登记卡、1寸蓝底彩色相片2张、计划生育移交单；⑷学院将学生合同、档案、名册在移交档案时一并移交给招生就业处；6.因招生就业处档案室已经撤销，缺材料无法转寄的毕业生档案请各学院自行妥善保管。
关于做好2019年档案整理归档及移交工作的通知【模板】
关于做好2019年档案整理归档及移交工作的通知各部门：为进一步加强学院档案资源建设，根据《高等学校档案管理办法》和《XX软件职业技术学院档案管理办法》（琼软院〔2010〕50号）等要求，现就2019年档案整理归档及移交工作通知如下：一、归档范围1.2018-2019学年度或2019年期间，学院党群、行政、教学、科研、基建、设备、财会、外事等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。
各部门文件材料归档范围请参照《XX软件职业技术学院各部门档案征集范围》（附件2）和学院制度汇编中的《XX软件职业技术学院党群类、行政类等各类文件材料归档制度》（琼软院〔2007〕96号）（网址：******/news-show-2523.html）相关内容。
2.归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、光盘等）。
各类不同载体的文件材料应随纸质文件材料一同归档。
3.各部门获得的校外获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（省厅级以上）及校际交流中具有保存价值的实物档案按要求整理归档。
4.往年应归档但尚未归档的文件材料。
二、归档要求1.各部门兼职档案员(或由部门指定专人)负责本部门归档材料的收集、整理与立卷工作。
兼职档案员要保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交学院综合档案室。
2.兼职档案员在整理过程中要逐件检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏，并按要求填写目录。
3.归档的声像档案须按照电子照片存档要求编辑，内容包括：人物、事由（事件）、时间、地点及文件目录等。
4.归档文件整理具体操作要求请参照《国家档案局归档文件整理规则》（网址：******/news-show-2512.html）。
三、档案移交1.归档验收移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。
2.移交手续归档部门移交档案材料时必须填写档案移交（接收）登记表，详见附件1(下载网址：******/news-show-2534.html），登记表一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。
档案转移通知书范文
档案转移通知书范文尊敬的各位领导、同事：大家好！本次通知是关于我单位档案转移的事宜。
经过认真研究和安排，为了更好地管理和保护单位档案，确保工作的正常进行，特向大家发出本通知，希望得到大家的共同配合和支持。
根据单位工作需要和相关规定，《中华人民共和国档案法》等有关文件，单位决定对档案进行转移工作，以便更好地实施档案管理工作。
具体档案转移时间定在XX年XX月XX日。
本次转移范围包括单位各部门、各项目的档案资料。
转移的对象是旧办公地点的档案资料，具体转入的目标位置为新办公地点。
为顺利完成档案转移工作，我们已组织了相应人员成立转移工作组，负责档案搬迁、整理、登记等相关工作。
在转移过程中，我们将注重档案的秩序性、可追溯性和完整性，并且将确保对档案的保密工作。
在这个过程中，需要大家做好以下工作：一、提前备份重要文件：请各位领导和各部门负责人提前备份自己工作中必须要用到的重要文件，以确保在转移过程中不会因为档案转移而造成工作的中断。
二、配合档案整理工作：请各部门员工积极配合转移工作组的工作，按照工作组的要求协助整理自己所属的档案，将档案整理齐全、正确无误地交给搬迁人员。
三、确保档案转移安全：请大家加强对转移过程中的档案资料的保管，严禁私自携带档案或转移档案，确保档案的安全性和完整性。
四、留意档案查阅通知：当档案转移工作完成后，我们将及时发布档案查阅通知，告知大家档案的新存放位置、查阅方式等，希望大家关注相关信息，并配合和支持后续的档案管理工作。
为能够顺利完成本次档案转移工作，特向大家呼吁：请大家共同关注、支持和合作，积极配合转移工作组的工作。
档案资料的整理和移交是一项复杂的工程，需要我们每个人的积极参与和合作。
相信在大家的共同努力下，我们一定能够顺利完成此次档案转移工作，为单位的管理工作打下更坚实的基础。
最后，感谢大家的支持和合作！谢谢通过本次档案转移工作，我们确保了对档案的保密工作，并取得了以下成果：首先，各位领导和各部门负责人提前备份了重要文件，避免了因档案转移而造成工作中断的情况发生。
员工档案移交通知
员工档案移交通知尊敬的各位部门负责人：大家好！我是人力资源行政专家，负责员工档案管理工作。
今天我写信是为了通知大家关于员工档案移交的事宜。
根据公司的规定，每当员工离职或调动到其他部门时，其档案需要进行移交。
这样可以确保员工的个人信息得到妥善保存，并为公司的人力资源管理提供准确的数据支持。
为了保证移交工作的顺利进行，请各位部门负责人及时将以下材料准备好：1. 员工个人信息：包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式等基本信息。
2. 员工合同及协议：包括劳动合同、培训协议、保密协议等。
3. 员工教育背景：包括学历、毕业证书、学位证书等。
4. 员工工作经历：包括入职日期、离职日期、工作岗位、职责等。
5. 员工绩效评估：包括绩效考核表、奖惩记录等。
6. 员工离职手续：包括离职申请、离职面谈记录、离职交接等。
请各位部门负责人在员工离职或调动之前，将以上材料整理齐全，并交给人力资源部门。
我们将对这些档案进行审核和整理，确保其完整性和准确性。
同时，为了保护员工个人信息的安全，我们建议各位部门负责人在移交过程中注意以下事项：1. 档案传递：请将员工档案以书面形式移交给人力资源部门，确保传递过程的可追溯性。
2. 信息保密：请严格保密员工的个人信息，避免泄露和滥用。
3. 档案存储：请将员工档案存放在安全可靠的地方，避免遗失和损坏。
4. 档案备份：请定期对员工档案进行备份，以防止意外情况导致数据丢失。
感谢各位部门负责人的配合与支持！员工档案的移交工作对于公司的人力资源管理至关重要。
我们期待您的积极参与和配合，共同为公司的发展贡献力量。
如有任何疑问或需要进一步的协助，请随时与我联系。
谢谢！祝好！人力资源行政专家日期。
档案文员信息移交通知书
档案文员信息移交通知书【档案文员信息移交通知书】尊敬的各位领导、同事：我特此通知，根据公司安排，将原由我负责管理的档案信息移交给新任档案文员。
为了确保顺利完成档案信息的交接工作，并保证档案的安全与准确性，特向各位说明以下事项：一、交接时间和地点：档案信息交接将于[具体日期]在[具体地点]进行，请各位务必按时参加交接会议。
二、交接事项：1. 档案清单：我将提供一份完整的档案清单，详细列出移交的档案及其相关信息，供新任档案文员核对。
2. 文件整理：我将按照公司的档案管理制度，对待移交档案进行整理、归类，并确保档案之间的编号、名称等信息准确无误。
3. 信息提取：如有需要，我会提供相应的档案文件或数据给新任档案文员，以供其顺利开展工作。
同时，我会向其传授档案信息查询及提取的方法与技巧。
4. 文件存储：将向新任档案文员详细介绍公司档案存储系统的使用方法，包括文件目录结构、存储方式以及访问权限设置等。
三、交接要求：1. 保密责任：在交接过程中，各位参与人员须严格遵守公司的保密规定，确保档案信息的保密性与安全性。
2. 信息验证：新任档案文员应认真核对档案清单，并与我进行信息的比对与确认，以确保档案的完整性。
3. 交接记录：交接过程中，将有专人负责记录交接的具体内容与结果，以备后续查阅与追溯。
请各位务必配合工作。
四、工作联系：在档案信息交接完成后，新任档案文员将全面负责公司档案信息的管理工作，任何与档案相关的事宜均可与其直接联系。
同时，我将协助其顺利过渡，并提供必要的支持与协助。
最后，感谢各位对我工作的信任与支持。
相信新任档案文员将以高度的责任心与专业素养，胜任这一重要工作，并为公司的发展做出积极贡献。
如有任何疑问或需要进一步的沟通，请随时与我联系。
祝工作顺利！此致敬礼[你的姓名][日期]。