监理资料收集、整理与归档

监理资料管理
一、监理资料收集、整理与归档
(一)监理单位职责
按照《建设工程监理规范》(GB 50319-2000)中第7章施工阶段监理资料的管理”和第8章中“8.3 设备采购监理与设备监的监理资料”的要求进行工程文件的管理，但由于对设计监理没有相关的文件规范工程资料管理工作，可参照各地相关规定、规范执行。

(1)应设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作，在项目监理部，监理资料的管理应由总监理工程师负责，并指定专人具体实施，监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。

(2)监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序。

在设计阶段，对勘察、测绘、设计单位的工程文件的形成、积累和立卷归档进行监督、检查；在施工阶段，对施工单位的工程文件的形成、积累、立卷归档进行监督、检查。

(3)可以按照委托监理合同的约定，接受建设单位的委托、监督、检查工程文件的形成积累和立卷归档工作。

(4)编制的监理文件的套数、提交内容、提交时间，应按照现行《建设工程文件归档整理规范》(GB/T 50328-2001)和各地城建档案管理部门的要求，编制移交清单，双方签字、盖章后，及时移交建设单位，由建设单位收集和汇总。

监理公司档案部门需要的
监理档案，按照《建设工程监理规范》｛GB 50319-2000｝的要
求，及时由项目监理部提供。

(二) 建设工程档案编制质量要求与组卷方法
对建设工程档案编制质量要求与组卷方法，应该按照建设部和国家质量检验检疫总局于2002年1月10日联合发布，2002年5 月1日实施的《建设工程文件归档整理规范》(GB/T 50328-2001) 国家标准，此外，尚应执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB、T11822-2000),《技术制图复制图的折叠方法》(GB 10609.3-89)、《城市建档案案卷质量规定》(建办[1995] 697号) 等规范或文件的规定及各省、市地方相应的地方规范执行。

归档文件的质量要求
(1)归档的工程文件一般应为原件。

(2)工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

(3)工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

(4)工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易退色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

(5)工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

(6)工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4 幅面(297mmx210mm)。

图纸宜采用国家标准图幅。

(7)工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的
纸张。

图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。

计算机出图必须清晰，不得使用计算机所出图纸的复印件。

(8)所有竣工图均应加盖竣工图章。

(9)利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3 的，应当重新绘制冶金图。

(10)不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/1609.3-89)统一折叠成A4幅图，图标栏露在外面。

(11)工程档案资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作，主要技术指标(解像力、密度、海波残留量等)要符合国家标准，保证质量，以适应长期安全保管。

(12)工程档案资料的照片(含底片)及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。

(13)工程文件应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字，在不能够使用原件时，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。

(三)归档工程文件的组卷要求
1、立卷的原则和方法
(1)立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机
联系，便于档案的保管和利用。

(2)一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷；
(3)立卷采用如下方法：
1)工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；
2)工程准备阶段文件可按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷；
3)监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；
4)施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；
5)竣工图可按单位工程、专业等组卷；
6)竣工验收文件可按单位工程、专业等组卷。

(4)立卷过程中宜遵循下列要求：
1)案卷不宜过厚，一般不超过40mm；
2) 案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。

2、卷内文件的排列
(1)文件材料按事项、专业顺序排列。

同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

(2)图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

(3)既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

3、案卷的编目
(1)编制卷内文件页号应符合下列规定：
1)卷内文件均按有书写内容的页面编号。

每卷单独编号，页号从“1”开始。

2)页号编写位置：单页书写的文字在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。

折叠后的图纸一律在右下角。

3)成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

4)案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

(2)卷内目录的编制应符合下列规定：
1)卷内目录式样宜符合现行《建设工程文件归档整理规范》中附录B的要求。

2)序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。

3)责任者：填写文件的直接形成单位和个人。

有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

4)文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。

5)文件题名：填写文件标题的全称。

6)日期：填写文件形成的日期。

7)页次：填写文件在卷内所排列的起始页号。

最后一份文件填写起止页号。

8)卷内目录排列在卷内文件之前。

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(3)卷内备考表的编制应符合下列规定：
1)卷内备考表的式样宜符合现行《建设工程文件归档整理规范》中附录C的要求。

2)卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件数(照片张
数)，以及立卷单位对案卷情况的说明。

3)卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

4)) 案卷封面的编制应符合下列规定：
1)案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可以采用内封面形式。

案卷封面的式样宜符合现行《建设工程文件归档整理规范》中附录D的要求。

2)案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。

3)档号应由分类号、项目号和案卷号组成。

档号由档案保管单位填写。

4)档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。

档案馆代号由档案馆填写。

5)案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。

案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。

6)编制单位应填写案卷文件的形成单位或主要责任者。

7)起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。

8)保管期限分为永久、长期、短期三种期限。

各类文件的保管期限见现行《建设工程文件归档整理规范》中附录A的要求。

永久是指工程档案需永久保存。

长期是指工程档案的保存期等于该工程的使用寿命。

短期是指工程档案保存20年以下。

同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

9)工程档案套数一般不少于两套，一套由建设单位保管，另一套原件要求移交当地城建档案管理部门保存，接受范围规范规定可以各城市
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根据本地情况适当拓宽和缩减，具体可向建设工程所在地城建档案管理部门询问。

10)密级分为绝密、机密、秘密三种。

同一案卷内有不同密级的文
件，应以高密级为本卷密级。

⑸ 卷内目录、卷内备考表、卷内封面应采用70g以上白色书写纸制
作，幅面统一采用A4幅面。

向城建档案馆移交的监理资料
监理工作的基本表式根据《建设工程监理规范》（GB50319—2000）,规范中基本表式有三类：
A类表共10个表（A1〜A10）,为承包单位用表，是承包单位与监理单位
之间的联系表，由承包单位填写，向监理单位提交申请或回复。

B类表共6个表（B1〜B6）,为监理单位用表，是监理单位与承包单位之间的联系表，由监理单位填写，向承包单位发出的指令或批复。

C类表共2个表（C1、C2）,为各方通用表，是工程项目监理单位、承包单位、建设单位等名有关单位之间的联系表。

其中“工程材料/构配件/设备报审表（A9）”使用时应注意以下内容：本表用于承包单位将进入施工现场的工程材料/构配件经自检合格后，由承包单位项目经理签章，向工程项目监理部申请验收；对运到施工现场的设备，经检查包装无破损，向工程项目监理部申请验收，并移交给设备安装单位。

工程材料/构配件还应注明使用部位。

随本表应同时报送工程材料/构配件/设备数量清单、质量证明文件（产品出厂合格证、材质化验单、厂家质量检验报告、厂家质量保证书、进口商品海关报检证书、商检证）、自检结果文件（如复检、复试合格报告等）。

项目监理部应对进入施工现场的工程材料/构配件进行检验
（包括抽验、平行检验、见证取样检验等）；对进场的大中型设备要会同设备安装单位共同开始验收。

检验合格，监理工程师在本表上签认，注明质量控制注明质量控制资料和材料试验合格的有关说明；检验不合格时，在本表上签批不同意验收，工程材料/构配件/设备应清退出场，也可据情况批示同意进场但不得使用于原拟定部位。

4.
“报验申请表(A4)”使用时应注意以下内容
本表主要用于承包单位向监理单位的工程质量检查验收申报。

考&试大&用于隐蔽工程的检查和验收时，承包单位必须完成自检并附有相应工序、部位的9
工程质量检查记录；用于施工放样报检时应附有承包单位的施工放样成果；用于分项、分部、单位工程质量验收时应附有相关符合质量验收标准的资料及规范规定的表格。

“监理工程师通知回复单(A6)”使用时应注意以下内容
本表用于承包单位接到项目监理部的“监理工程师通知单”(B1),并已完成了监理工程师通知单上的工作后，报请项目监理部进行核查。

监理工程师应对本表所述完成的工作进行核查，签署意见，批复给承包单位。

本表一般可由专业监理工程师签认，重大问题由总监理工程师签认。

“工程暂停令(B2)”使用时应注意以下内容
在建设单位要求且工程需要暂停施工；出现工程质量问题，必须停工处理；出现质量或安全隐患，为避免造成工程质量损失或危及人身安全而需要暂停施工；承包单位未经许可擅自施工或拒绝项目监理部管理；发生了必须暂停施工的紧急事件时；发生上述五种情况中任何一种，总监理工程师应根据停工原因、影响范围，确定工程停工范围，签发工程暂停令，向承包单位下达工程暂停的指令。

表内必须注明工程暂停的原因、范围、停工期间应进行的工作及责任人、复工条件等。

签发本表要慎重，要考虑工程暂停后可能产生的各种后果，并应事前与建设单位协商，宜取得一致意见。

“监理工作联系单（C1）”使用时应注意以下内容
本表适用于参与建设工程的建设、施工、监理、勘察设计和质监单位相互之间就有关事项的联系，发出单位有权签发的负责人应为：建设单位的现场代表（施
工合同中规定的工程师）、承包单位的项目经理、监理单位的项目总监理工程师、设计单位的本工程设计负责人、政府质量监督部门的负责监督该建设工程的监督师，不能任何人随便签发，若用正式函件形式进行通知或联系，则不宜使用本表，改由发出单位的法人签发。

若用于混凝土浇灌申请时，可由工程项目经理部的技术负责人签发，工程项目监理部也用本表予以回复，本表可以由土建监理工程师签署。

“工程变更单（C2）”使用时应注意以下内容
本表适用于参与建设工程的建设、施工、勘察设计、监理各方使用，在任一方提出工程变更时都要先填该表。

建设单位提出工程变更，填写后由工程项目监理部签发，必要时建设单位应委托设计单位编制设计变更文件并签转项目监理部；承包单位提出工程变更，填写本表后报送项目监理部，项目监理部同意后转呈建设单位，需要时由建设单位委托设计单位编制设计变更文件，并签转项目监理部，施工单位在收到项目监理部签署的“工程变更单”后，方可实施工程变更，工程分包单位的工程变更应通过承包单位办理。

总监理工程师组织监理工程师收集资料，进行调研，并与有关单位磋商，如取得一致意见时，在本表中写明，并经相关的建设单位的现场代表、承包单位的项目经理、监理单位的项目总监理工程师、设计单位的本工程设计负责人等在本表上签字，此项工程变更才生效。

根据《建设工程监理规范》（GB50319 — 2000）中3.2.5第七款：由专业工程监理工程师根据本专业监理工作的实际情况做好监理日记和3.2.6第六款：（监理员应履行以下职责）做好监理日记和有关的监理记录。

显然，监理
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日记由专业监理工程师和监理员书写，监理日记和施工日记一样，都是反映工
程施工过程的实录，一个同样的施工行为，往往两本日记可能记载有不同的结论，事后在工程发现问题时，日记就起了重要的作用，因此，认真、及时、真实、详细、全面地做好监理日记，对发现问题，解决问题，甚至仲裁、起诉都有作用。

监理日记有不同角度的记录，项目总监理工程师可以指定一名监理工程师对项目每天总的情况进行记录，通称为项目监理日志；专业工程监理工程师可以从专业的角度进行记录；监理员可以从负责的单位工程、分部工程、分项工程的具体部位施工情况进行记录，侧重点不同，记录的内容、范围也不同。

（三）项目监理日志主要内容有：
1）当日材料、构配件、设备、人员变化的情况；
2）当日施工的相关部位、工序的质量、进度情况；材料使用情况；抽检、复检
情况；
（3）施工程序执行情况；人员、设备安排情况；
（4）当日监理工程师发现的问题及处理情况；
（5）当日进度执行情况；索赔（工期、费用）情况；安全文明施工
情况；
（6）有争议的问题，各方的相同和不同意见；协调情况；
（7）天气、温度的情况，天气、温度对某些工序质量的影响和采取
措施与否；
（8）承包单位提出的问题，监理人员的答复等
安徽建设科达项目管理有限公司13。