工程监理项目文件资料管理规定

1范围

本标准规定了监理项目文件资料的管理原则、要求和方法。

本标准适用于公司承接的监理项目在项目实施中形成的，并作为监理项目档案保存的文件和资料的管理。

2 引用文件

项目文件和资料控制程序QHSEP006-2013

3 定义

本规定采用下列定义。

3.1 档案管理

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。

3.2 监理项目档案

项目监理过程中形成或获取的,以一定形式记录，具有保存价值并按规定办理归档手续的文件和资料。

3.3 归档

完成的或办理完毕的文件和资料，经整理成保管单位，交监理公司技术质量安全部验收、保存的过程。

3.4 文件和资料

记录和反映科技活动的文字、图、表、声像等各种形式和载体的总称。

3.5 保管单位

一组相互联系或关系密切的文件的组合体(卷或册)。

4工程监理项目文件资料的管理原则

4.1 工程监理项目的档案编号应根据建设单位制定的相关规定进行编写；建设单位未制定相关规定要求的，可参考建设单位以前大项目的规定要求进行编写，或由监理公司技术质量安全部统一制订编号，并分发到各监理项目部。

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4.2 工程监理项目文件资料由监理公司技术质量安全部统一管理。

4.3 监理项目档案工作应与监理项目同步进行。

4.4 项目监理文件资料中，由监理方发出或整理的监理工程师通知单、监理工作联系单、工地会议纪要、各类报告、指令等文件资料，必须有关联单位人员的及时签收，并交顾客备案。5监理项目档案的归档

5.1 归档范围

5.1.1 施工阶段监理资料应包括以下内容：

—施工合同文件及委托监理合同

—勘探设计文件

—总监理工程师任命书

—监理规划

—监理实施细则

—承包单位（含分包单位）资格报审资料

—设计交底与图纸会审纪要

—施工组织设计、（专项）施工方案、应急救援预案报审文件资料

—工程开工／复工报审资料及工程暂停令

—施工控制测量成果报验文件资料

—施工进度计划报审文件资料

—工程材料、构配件、设备报审资料、质量证明文件及抽检复检资料

—见证取样和平行检验文件资料

— HSE 管理相关资料

—工程变更、费用索赔及工程延期文件资料

—工程质量检查报验资料及工程有关验收资料

—工程计量、工程款支付文件资料

—监理工程师通知单及监理工程师通知回复单

—监理工作联系单

—第一次工地会议、监理例会、专题会议等会议纪要

—监理日记

—监理月报

—旁站记录

QHSEW016-2013 第 3 页共 5 页—工程质量/生产安全事故处理文件资料

—分部工程、单位工程等验收资料

—工程中间交接资料

—工程交工验收资料

—竣工结算审核意见书

—工程质量评估报告及竣工验收监理文件资料

—监理工作总结。

5.1.2 设备采购监理资料应包括以下内容

a) 建设监理合同

b) 设备采购方案、计划文件

c) 工程设计图纸和文件

d) 市场调查、考察报告、合格供货商名单及相关资料

e) 询价文件、报价评审文件

f) 设备采购招投标文件

g) 设备采购订货合同

h) 设备采购监理工作总结

5.1.3 设备监造工作的监理资料应包括以下内容

a) 建设工程监理合同及设备采购合同

b) 设备监造工作计划

c) 设备制造工艺方案报审资料

d) 设备制造的检验计划和检验要求

e) 分包单位资格报审资料

f) 原材料、零配件的检验报告

g) 开工/复工报审表、暂停令报审资料

h) 检验记录及试验报告

i) 大型机组出厂前的试车记录

j) 报验申请表

k) 设计变更文件

l) 会议纪要

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m) 来往函件

n) 监理日志

o) 监理工程师通知单

p) 监理工作联系单

q) 监理月报

r) 质量事故处理文件

s) 设备制造索赔文件

t) 设备验收文件

u) 设备交接文件

v) 支付证书和设备制造结算审核文件

w) 设备监造工作总结。

5.1.4 勘察设计阶段监理资料应包括以下内容：

a) 监理委托合同

b) 勘察设计监理规划

c) 勘察设计要求文件

d) 勘察设计招标文件

e) 勘察设计合同管理文件

f) 勘察设计过程管理文件

g) 监理报表

h) 阶段性监理工作总结

i) 勘察基础工程设计和详细工程设计监理文件

5.2 归档要求

5.2.1 归档的文件和资料应符合有关编制规定和格式要求，按有关规定统一编号。

5.2.2 归档的文件和资料要字迹清晰、图面整洁，不得使用易褪色的书写材料（铅笔、圆珠笔等）书写和绘制。

5.2.3 归档的文件和资料应遵循文件的自然形成规律整理和组织保管单位，按保管单位打印卷内目录。

5.2.4 文件和资料归档后保管期限均为短期。

QHSEW016-2013 第 5 页共 5 页5.2.5 档案管理人员对归档的文件，应严格按规定认真验收，做好“归档记录”填写。5.3 归档时间

工程监理项目交工验收后一个月内由项目总监负责归档。

5.4 归档数量

工程监理项目文件资料应根据委托监理合同约定，完成工程监理项目文件资料；建设单位委托监理合同无特殊约定，一般情况是由监理项目部收集整理两套工程监理项目文件资料，一套交建设单位，一套由公司存档。