煤矿企业综合办公系统推行中档案管理利用

煤矿企业综合办公系统推行中的档案管理与利用

摘要：在档案信息化进程中，基层档案部门应加快实体档案的数字化进程，加强数字档案的管理，以更地服务矿井建设。本文主要阐述了矿井基层档案部门在综合办公系统（oa）推行过程中，如何加强基础管理，挖掘档案利用价值，树立干部职工档案意识，以更好地适应档案信息化发展和矿井安全生产需要。

关键词：基层档案工作基础管理数字化管理功能作用

中图分类号：tp27文献标识码：a 文章编号：

1674-098x(2011)12(c)-0000-00

2002年国家档案局印发了《全国档案建设实施纲要》，明确提出全国档案信息化建设的目标和主要任务。而目前档案管理中，随着综合办公系统（oa）的逐步推行，电子文档和纸质文档共存，两种版本文件同步随业务流程运转的状态将会持续相当长时间。在这种情况下，作为基层档案部门，应进一步加强档案基础管理，全面推进矿井档案信息化建设，实现电子文档和传统实体文档的信息化管理；凭借档案宣传平台和各种形式的活动，在干部职工中树立档案意识，充分发挥档案查询利用价值，以更好地为矿井建设和安全生产服务。

1 夯实档案基础管理，确保档案安全

在综合办公系统（oa）推行中，档案数字化建设并不牵涉到对任何实体档案的变动，不会影响原有实体档案的管理。尤其在文件数字化管理的过程中，按规定仍需同时保存纸质等实体档案，所以电

子文档和传统实体档案同时并存的现象会长期存在。因此加强档案基础管理，确保档案安全仍是目前基层档案部门的主要工作。

实体档案包括纸质、声像、实物等文件资料，在管理上一是适时监督，按归档要求，督促各部门按规定做好文件资料的立卷、归档、上交工作；二是按照档案管理标准和要求，严格控制档案室温度、湿度，做好通风、防火、防潮、防鼠、防虫等日常工作，保证库房环境达标，确保实体档案的安全。

随着综合办公系统（oa）的建立，纸质文件印制数量减少，文件资料管理逐步实现电子化。如公文管理流程化，文件资料实现了网络分发和批阅、传阅，这些变革不仅提高了文件流转速度，方便了网上查阅，同时也大大减少了办公费用和支出。作为信息的接收者和管理者，应及时适应这种变革，逐步实现档案管理信息化。一是在硬件上，及时配备电脑、打印机、扫描仪、照相机等相关设备，确保oa系统的运行。二是在管理上，不断完善电子档案接收、保管、利用的技术方法，科学整合各类档案信息资源，加快库存档案数字化进程，对馆藏档案按档案管理标准进行优化并及时上网，便于查阅；对新形成文件做到实体归档与数据库建立同步进行，做到能上网完成的业务尽可能在网上实现。如档案查询、归档通报、网上档案借阅、催还等。

提高保秘意识，对涉及矿井建设的涉密资料，严格程序，在条件不允许的情况下，暂时不纳入oa管理系统；对已上网的涉密图纸资料，做到专机专用，绝不能纳入互联网。做为基层档案管理部门，

要与机要部门配合做好宣传，提高相关人员的保密意识，对涉密图纸资料严格执行相关规定和程序，无相关审批手续严禁复印、扫描、拷贝等。

2 挖掘档案查询利用价值，发挥档案功能

随着oa系统的推广和实体档案数字化，计算机检索逐步代替手工检索，网络查询代替上门查阅，电子复制、拷贝代替人工摘抄、复印，作为基层管理部门，应充分利用这一有效手段服务矿井安矿井安全生产，发挥档案的查询利用价值。

一是提高编研意识，积极参与矿志编纂、大型活动资料整理，充分发挥档案的查询作用，为其提供最原始资料，确保所录入内容的真实性、客观性。

二是树立服务意识，在矿井建设中，充分发挥图纸的利用价值，为矿井定界、建筑物修缮、管道铺设、修理提供原始图纸、资料和数据，确保工程、工作的顺利进行。

三是提高责任意识，主动参与设备验收，督促有关部门做好装箱单的归档。在矿井设备修理中，充分发挥装箱图纸资料说明的完整性，为设备修理提供原始依据。

四是加强管理意识，严格按规定做好文档、图纸资料查阅、借阅、归还工作。并监督相关人员杜绝将涉及矿井安全生产的图纸资料带出档案阅览室，或对其复印、拍照等。

3 开展档案宣传，在干部职工树立档案意识

档案作为历史的真实记录，具有独特的宣传教育价值。作为基层

档案部门应围绕矿井中心工作，通过各种形式的活动和宣传形式，在干部职工中树立档案意识，确保原始资料从形成到归档各个环节中的延续性与完整性，从而更好地为矿井安全生产、科学持续发展服务。

围绕各阶段重点，通过举办宣传日，主题展览为矿井安全宣传教育服务。如结合矿史展览、安全生产月、百日安全生产活动、廉政主题教育等活动，开展主题、专题展览，展示基层档案部门的服务效能和作用。

结合矿中心工作，通过各种宣传途径，提高干部职工的档案意识。与办公室、宣传部、安监、生产等职能科室沟通，围绕矿各阶段中心工作，确定宣传重点，在干部职工做好宣传，使大家树立档案意识。一是引起部门重视，要求各部门指定专人做好文件资料的整理归档工作，及时将各阶段重点工作形成的资料图纸归档。二是引起各环节工作人员重视，要求相关工作人员在日常工作过程和文件形成中做好文件资料的收集、整理、上交工作。三是档案部门做好监督、督促工作。除每年督促各部门及时上交文件资料外，另外，还应注意可能遗失资料的收集。如在关键部门人员调动、离职时加入档案离任审核，严格按档案管理的有关规定，办理交接手续，对个人保存的单位资料进行回收、鉴定、整理，归档，确保档案资料的全面性和完整性。

随着信息化管理的应用和oa的推广，实体档案与电子档案的并行，作为基层档案管理部门，必须要加强学习，树立创新意识，在

结合矿井重点工作做好日常管理和服务的同时，尽快适应档案信息化管理的要求，早日完成实体档案数字化，科学合理管理电子文档，逐步实现档案管理、档案查询网络化，在更好地保护原件同时，方便干部职工的查询利用，为矿井安全生产更好服务。

参考文献

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[2] 杨来青,韩晓麟.打造档案宣传教育阵地.中国档

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