学生会档案管理制度

学生会档案管理制度

第一章总则

学生会档案是广大学生会成员在讨论、计划、落实过程中产生的具有保存价值的文字、图表等不同载体的文件材料，是学生会各项工作的历史记录也是学生会决策和考核干部的重要依据。为了加强学生会档案工作，提高档案管理水平，充分发挥其在学生会各项工作中的作用，特定下述规定标准：

第二章日常档案整理标准

第一条院学生会档案是学生会组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字、图像、声像资料，是院学生会至关重要的公共财产。档案内容不

得随意公示、复制。

第二条院学生会档案由办公室统一分类管理。各部门档案由本部门成员整理，办公室监督管理。每学期各部门将进行一次档案清理，将有关资料归档

备案。

第三条院学生会档案包括成员档案、工作档案及活动档案等。

第四条各部门策划筹备各项活动的所有资料，必须一式两份由办公室统一存档，以备查找。

第五条档案上交日期：视不同类型档案而定。

第六条档案形式要求：对于各部文件档案，应有文本档案（A4纸打印）和电子档案两种版本。

第三章档案分类

第一条成员档案制度

（一）档案范围：

个人履历简介、日常工作评定、部门基本资料、以及其它有关材料，都作为优秀部门、个人的评选、奖励的依据。由办公室负责存档。

（二）档案建立

（1）学生会成员的人事档案由办公室在成员正式加入时为其建立，其中的个人履历等基础资料各部门整理后统一上交办公室存档。

（2）学生会成员工作评定由组织部考察，结果由组织部整理后上交办公室存档。

（3）部门基本资料，如：各部部长、负责人、部员姓名、联系方式及各部职责要形成文字一式两份上交于办公室存档。

第二条工作档案制度

（一）档案范围：

包括会议记录、课程表、工作计划、工作总结、思想总结及有关档案，由办公室整理保管。

（二）档案建立

（1）各部例会，每周一的常委会，全体大会，各部门都要做好会议记录，对于有重大事件的会议，会议结束后各部都要上缴一份会议记录于办

公室做存档。

（2）每学期伊始大家更换课程表后，各部把本部成员的课程表统一收集交于办公室，由办公室成员整理并保存。

（3）学生会各部门每学期工作伊始都应向办公室呈交一份详细的工作计划，一式两份，留一份存档。

（4）学生会各部门成员在本学期结束时要做一份工作总结上缴于办公室。

（5）在日常的工作中，我们总会遇到这样或那样的问题，这时思想工作就显得尤为重要，每学期做1—2次思想总结，交于办公室存档。

第三条活动档案制度

（一）档案范围：

各部活动策划、活动通知、计分表、活动简报、活动总结由办公室负责保管。

（二）档案建立：

（1）学生会各部门在举办大型活动时，活动结束后三天内把活动策划、活动通知及计分表交于办公室存档。

（2）活动结束后，办公室成员应着手写该活动的简报，一式两份，上缴一份于团委，一份存档

（3）活动结束后5天，举办该活动的部门上交一份活动总结于办公室。

第四章档案存放办法

第一条学生会各部门档案都存于办公室。

第二条将文件存放于文件袋和文件盒中，便于取阅与存放。贴上标签，注明性质，部门。

第三条文件按照8个部门存放，查阅。以组织部为例：

注：个人履历简介、日常工作评定及思想总结，各部每位成员都交；剩余各项各部交一份即可。

第四条其他部门档案均按以上模式归档。

第五章档案查阅办法

第一条查阅要求

（一）学生会各部门可以根据工作所需向办公室借阅有关文件，但不得将有关文件作非工作之用。

（二）各部门借阅文件后，应保持文件的完整、清洁，不得在文件上乱涂乱写，若有遗失应做出书面检讨，办公室会做出相应的警告、批评。

（三）学生会各部门在指定时间办理查档手续，并同时告知办公室归还日期。（四）档案阅毕后请及时归还，过期不还办公室有权进行查询并作相应处理。第二条借阅手续

各部成员借阅档案时请提前告知办公室成员，并填写借阅手续，做到责任落实到个人。

第六章附表

(一)档案文件借阅登记表

(二)收档登记表