秘书常识提高工作质量与效率

真理惟一可靠的标准就是永远自相符合---秘书常识：提高工作质量与效率一、质量意识?有很多秘书工作非常主动，来客人时，她会迅速地去泡茶；别的部门的人让她去复印，她会立刻帮人家去复印。

但是，给客人端茶时，不是泡的茶太烫，就是把茶洒到了地上；复印时也是一样，要么是文件1边上没印到，上下不对称，要么就是页码混乱。

作为秘书，你工作应当积极主动，但光有积极主动还不够，你的工作还必须有质量，即对自己每完成的一项工作成果，只有在检查无误后才能交给上司或同事。

有些秘书觉得对于泡茶、复印这种小事没有必要精益求精，因为茶度并不影响客人的态度，但是，这种水温反应出80度还是90水温度是一个秘书的工作态度。

如果你对自己的工作没有质量意识，那你的上司评“和同事也会在日常工作中通过这些细微差别给你的工作态度和能力”分。

二、工作计划?秘书工作的范围不仅很宽，而且工作内容变化快，所以秘书工作显得很繁杂。

工作繁杂就容易带来混乱，影响效率，所以，秘书一定要注真理惟一可靠的标准就是永远自相符合---意工作的计划性，以保证工作的效率和质量。

公司领导人对秘书的工作要求比对一般工作人员高，不允许秘书在工作反反复复或丢三落四，因为这既浪费时间，又影响工作效率。

现在有些秘书老是觉得自已很忙，时间不够用，但忙了一天，就是不知道自已忙了什么。

这就是做事没有计划性的典型表现。

那么，作为秘书应该如何提高自已工作的计划性呢？作为秘书，一定要学会做工作计划。

制定工作计划，也就足考虑自己应做什么、什2时候做完、用什么方法做、需要具备的条件和完成的步骤这几个问题。

因此，秘书每天上班时要把当天要做的事预先写下来，按照轻重缓急把要做的工作顺序编排；如果有上司临时交办的工作或遇到突发事件，再把它们插进去处理，对计划作适当的调整。

对于秘书来说，做好工作计一是日常工作尽量程序化，二是能分清工作的轻重缓急。

划有两个前提，对于自己的一些中长期计划，还要养成检查落实的习惯。

每过一段时间检查一下自己的工作：当初的目标是否实现；实现目标的手段或方法是否正确；是否还有要改进的地方；如果目标没有实现，是客观原因还是自身努力不够；提高工作效率，还需要做哪些方面的改进，等等；通过这种检查，你就会发现当初制订计划时的不完善的地方和自己在实施过程中的毛病，分清责任和原因。

无论是预期完成还是没有完成，都要分析具体原因，从而改进和提高自己的工作。

?三、工作程序化真理惟一可靠的标准就是永远自相符合---秘书的职责就是处理上司工作中的各种杂务事，所以秘书的工作是琐碎而又忙碌的。

如果秘书没有相当丰富的实践经验，那就很难搞好秘这块招牌，那”“比如，收集信息，如果你只靠自已是某某的秘书书工作。

就很难从人家那里得到真正有价值的信息。

但是，这并不是说秘书全靠经验办事。

秘书部门会定期进行人事调整，如果秘书仅凭经验办事，一旦老秘书升迁或调到别的部门，那新秘书就不能很快接替工作，因此，秘书在平时的工作中一定要注意工作的程序化，如制定一些部门内的业务流程和规章制度，把处理一些日常工作的方法和步骤写成书面文字3这样不仅可以随时补充和完善，而且即使自己工作调动，将来接替自己不仅能降低劳动强度，工作的人也能很快开展工作。

秘书工作的程序化，而且可以提高工作效率。

比如，秘书在将工作程序化的过程中，一定要注意与上司及时沟通。

字样的秘”一般来说，信封上写有“亲启秘书每天都要替上司收许多邮件。

书应交给上司亲自去启封，因为这大多是私人信件。

但是，现在有很多于是有的领导就要求秘，这让一些领导人不胜其烦，亲启广告信函也写“”书对所有信件都启封，这时，秘书就要与上司沟通，进行约定：今后收即使错拆了一两封上司的私人信”的信后，秘书可自行启封；亲启到上司“件，上司不会有什么想法。

不仅是邮件启封，其他的日常工作的处理方式也都与上司商量着之后，一一定下来。

通过这种与上司的交流沟通，秘书就能逐渐了解上司真理惟一可靠的标准就是永远自相符合---的喜好与工作习惯。

由于熟悉了上司的喜好与工作习惯，秘书就能充分发挥自己的主观能动性，逐渐将工作程序化。

四、分清工作轻重缓急?秘书工作的一大特点就是并行的工作多，要一心多用。

那么，面对几项要同时处理的工作，哪项工作应该优先处理呢？这就要求秘书必须具备临机应变的能力，能分清它们之间的轻重缓急，在合适的时间做合适的事4不管秘书的工作有多忙多杂，它们基本上可以分为三类：第一类是，即你，即你现在必须马上处理的工作；第二类是T――TodayN――Now以的工作。

?应该今天完成的工作；第三类是L――Later，即明天完成也分类法。

哪些工作分在哪一类，秘书自己NTL这种日常工作分类法又叫心中应该有数；那些由上司交办的工作，在进行分类时就需要多想想；如果你把握不了，那你在接受上司工作指示时，就要顺便问清楚上司希望在什么时侯完成。

于雪是某集团公司新来的秘书，这天早上一进办公室，办公室主任就让她整理一份材料，明天下班之前交给他，说下个星期开会要用。

她刚从办公室主任的办公室出来，有万字，20多页；3估摸了一下，差不多点他要与财务总监、市场2她还没来得及坐下，周总来电话，说今下午总监和销售总监一起商量工作，让她通知他们几个；刚放下电话，机要室就送来一份传真；传真是一个代理商发来的，说他们的一个副总过几真理惟一可靠的标准就是永远自相符合---天要来本地办事，请接待一下；她刚看完传真，主任又来电话，说田副总下个月初到电视台为《一周财经观察》做嘉宾的事，由于时间关系他不去了，让她给打个电话通知对方；她刚喘口气，人力资源部门的人又过来通知她，让她填写参加存档新方法讲座的报名表，明天下班之前为报名的最后期限。

一上班就遇到这么多事，现在应该如何处理呢？首先应该分清这些工作的轻重缓急。

只有先分出了它们的轻重缓急，才能根据轻重缓急5排它们的顺序，制定工作计划。

分类法，那么，于雪这天早晨的几项工作就应该这么如果采用NTL类工作；把传N划分：给主任写报告是T类工作；通知几位总监开会是类工作，而参加档L真交给具体经办人是T类工作；给电视台打电话是类工作。

分出了轻重缓急，于雪就可以这样按步就班地工案培训也是L 作了：位总监联系；34首先到行政部门预订人开会用的小会议室，之后与周总下午开会的事落实好之后，就去办公室主任的办公室，将传真给主任过目，听取主任对这份传真的指示，马上把它转给具体的经办人；把传真的事办妥了，就赶紧给主任写报告，争取在今天下班之前把报告写记在本子上，至于参加档案培训报名和给电视台打电话的事不急，出来；明天什么时候有空再去办也不迟。

五、合理利用空余时间真理惟一可靠的标准就是永远自相符合---忙闲不一也是秘书工作的一大特点，所以，秘书要学会有效地利用当上司出差或学习的时间比较长时，从而提高自己工作效率。

空余时间，秘书应利用这种空余时间做好以下工作：、整理文件夹。

1 、整理书架。

2 、清洁和整理办公室。

64、整理名片和文件。

5、收集资料，剪辑保存。

6、整理和编写业务操作手册。

六、工作创新?、不安于现状1如这就是说任何事物都有个极限，”叫做“物极必反，中国有句古语，果超过了这个极限，事物就会发生本质变化，走向自己的反面。

秘书工作就是这样。

如果秘书工作太熟练，就反而有可能影响秘书工作质量的提高，因为一般人刚从事秘书工作的时候，都会刻苦学习，勤奋工作，但达到一定的水平之后，有些人头脑里就会滋生一种惰性，满足于已有的经验，不去想用什么新办法来提高自己工作的效率和质量。

真理惟一可靠的标准就是永远自相符合---不只是在秘书工作中，就是在一般的工作中，头脑里长出这种惰性的肿瘤都是非常危险的，容易断送自己的前途。

因此，为了追求更高的效率，秘书无论是在处理日常性的工作中，还是在应付一些偶然性的事用”“都应这样在头脑里多问问自己：“事情为什么会出现这种样子？件时，不仅如此，还要有一些富于创造性的幻想：”这种方法处理就一定完善吗？除了这种方法，就”““如果换一种方法处理，事情的结果又会怎么样呢？对于秘书来说，如果对一些偶然性事件”没有其他更好的方法处理了吗？多加留意的话，就能从中悟出一些必然性的东西来7、在创造中提高2秘书工作主要是给上司安排工作日程、收集信息、接待客人、不折不扣地执行上司的各种业务指令，因此，在一些秘书看来，秘书工作很秘书工作带有很大的被动性和繁杂性。

”一词联系在一起。

的确，“难与创造在很多时候，秘书对那些千头万绪的琐碎工作连应付都应付不过来，还要创造性地工作，谈何容易！但是，事实上，秘书创造性地工作是非常必要的，因为只有创造性地工作，秘书工作水平才能一步一个台阶往上提出更多的合理化建议；搜集更多的信息、升，为上司节省更多的时间、反之，如果秘书总是按部就班，不求创新，那就如问逆水行舟，不进则退，离上司的要求越来越远。

那么，秘书怎样才能创造性地工作呢？其实，就创造本身而言，秘书工作并没有什么特殊的地方，和其他工作一样，只要你明白了自己工除作的目的，在工作过程中，不停地在头脑中解这样一个一元一次方程“真理惟一可靠的标准就是永远自相符合---创造性就会自然而然了用这种方法处理，就没有其他更好的方法了吗？”的在这种求解的过程中发挥出来。

世上的事从来就是如此，功夫不负有心人。

比如，秘书经常协助上司处理各种文件，在看各个部门送上来的请示报告或汇报材料时，秘书就要在心里琢磨，这些报告的内容是否应更充实一些，或者写得应更为简便一些。

、及时建议3因此，由于这种日积月累，秘书往往会对某些问题产生独到的见解8秘书要及时向上司或有关职能部门提出建议。

也正是因为如此，秘书要从平时起就注意搞好包括上司在内的各个方面的关系，得到他们的信任，一方面是为了掌握更多的信息，另一方面也是为了使自己的建议能为各方面接受，产生积极的作用。

不积涓涓细流，无以成江海。

秘书只有像海绵吸水一样平时就积累各种知识和信息，才能有自己的思想火花闪光，提出自己独到的见解，进行创造性的工作。