加强应收账款对账确认工作的通知

加强应收账款对账确认工作的通知

随着公司业务拓展区域不断扩大，由于地缘关系导致部分货品只能借助第三方货运公司采取发货的方式来实现最终销售，这样就给公司的货款回收带来了一定风险，为明晰客户的应收账款，减少不必要的账款纠纷，保护公司的资产安全，特制定本流程，请相关各业务团队根据实际情况加以执行。

一、应收账款对帐流程

1、对于需要对帐的客户，由销售人员向当值柜员提出提供对账单要求。

2、柜员应及时出具客户对账单提供给销售人员（具体对账单格式可参考附件），同时做好已发出对账单的纪录，以备将来核销和查询。

3、销售人员收到后向客户邮寄、传真方式传送对账单。

4、客户收到对账单确认余额后或者未确认余额并列明异议情况后以邮寄、传真形式传递到业务所属部门或门店。

5、如果该客户在发出对账单后一个月没有回复，则柜员应通知销售人员下个月继续对帐。如果该客户连续三个月没有回复对账单，对口的销售人员应该将情况及时向上反映，主管部门应及时给出应对措施，对口的销售人员必须亲自到客户处对帐。如果销售人员没有上门对帐而且发生了坏账，则相关的销售人员要承担相应经济责任。

6、如果对方对余额有异议，要求提供明细账，或者对账单回单没有提供对方明细账的情况，我方柜员应该告知客户我方会发送从不符合开始的月份开始的明细账。

7、经客户确认后的对账单应与其他账款单据一起妥善保管。

二、对账单内容和使用说明

1、应收账款对账单标题中的单位名称、客户名称、对帐期间、客户公司地址、电话、电子邮件和联系人应与销售单据上载的单位一致，我公司地址，电话，传真，电子邮件和联系人姓名应填写清楚便于客户回复。

2、“贵公司某期间交易信息如下，请贵公司详细核对后二周内回复”，各部门可根据客户实际情况确定回复的时限。

3、应收账款余额：如果该客户的对帐情况较好则只需提供余额。

4、应收账款明细：每笔记录应列明发货时间、货运公司、收货人和发货货品金额。如果与客户的余额对不平，或者该客户长期对帐情况不佳，则柜员要提供明细至单项货物名称、规格、单位、单价、数量、金额余额的应收账款明细账。

5、告知客户：如果余额与客户的应付账款不符合，请将客户应付我公司账款的明细账附在我公司对账单的背面发回我公司。如果我公司已经向客户提供应收明细账，则请客户在不相符明细纪录的客户会计核销记号栏中打上差错标记并写上差异金额。

三、对账单的确认形式

1、在我公司对账单上签字或者盖章后邮寄回或者传真回我公司。

2、如果我公司曾以电子邮件文档形式发出对账单的，客户的回复电子邮件（必须含有客户邮件地址），也可以作为确认形式之一。

3、对于客户仅仅电话告知业务人员后由业务人员代签的，公司视此类单据无效并跟进处理相关人员。

四、对帐周期

1、一般一个季度一次，个别客户也可按批次对账确认。

2、对于新发生业务或者业务往来较少的客户，原则上在收帐期未到期前不发出对账单。

3、帐龄超过半年的应收账款项目和超过应收账款信用额度预警线的客户要每月对帐。

附：对帐的一些技巧:对于长期不回复的客户，可以编造一些没有的应收项目，强调如果不对就按照“多余”的价款收款。还有，只有清晰的列出清单，为客户提供越人性化的对帐条件，客户才会投桃报李。客户的应付款会计一般对于信息杂乱无章或过于简单的对账单是很难下手对帐的，所以我方必须提供满足客户需求的对账单。例如：提供电子信件、电子文档(excel等格式)，这样客户就可以直接用电子数据在其系统内寻找对帐依据了。

对帐的认识误区：小公司财务都很忙，不要经常打扰他们。实际上越是小公司越要对帐，小公司的财务基础普遍薄弱，出现错误是家常便饭。事实上有的中型单位因为不用能电脑规范记账导致应付账款常常很混乱，倒希望供应商来对帐来保证其应付账款准确（尤其是分期收款情况）