电话与传真管理规定
21传真机、电话机、复印机使用规定
1. 主题内容与适用范围本文件规定了公司传真机、电话机、复印机的管理和使用要求。
2. 管理和使用要求2.1 传真机的使用2.1.1 公司收发传真均须进行登记。
收到传真件，由综合部送到接收人，并签收。
2.1.2 公司向外传真涉及公司密级资料，按保密规定执行。
2.2 复印机的使用2.2.1 复印机为公司重要设备，任何人均应正确使用复印机。
2.4.2 复印文件时应进行登记，并按要求写明复印时间、用途、数量等。
2.4.3 密级资料复印，按公司有关保密规定执行。
2.4.4 复印完毕，并将多余复印件清理干净。
2.4.5 严格控制复印整本书籍。
2.3电话机的使用使用长途电话均须进行登记，并按要求注明通话时间、通话事项和受话人等。
打长途电话时，要求简短扼要。
2.4手机公司职员手机自己采购，部门经理（包括同等专业技术岗位）及以上岗位每月报销300元手机费，一般职员报销50元手机费（要求职员手机处于开机状态，以便工作联系）。
3. 责任与权限3.1责任第2页共2页Q/SHBS211103.1.1传真机、复印机由综合部负责日常管理和清洁保养工作；电话机由所在部门负责日常的清洁保养工作，3.1.2 综合部对传真机、电话机、复印机满足正常业务使用负责。
3.1.3 综合部负责对外的维修和业务联系，发现故障及时通知电信局、供应商进行修理，以满足工作需要。
3.1.4 综合部负责更换传真纸，并及时补充墨粉和复印纸。
3.1.3 使用者对复印件的保密性负责。
3.2 权限3.2.1 综合部有权制止非业务需要使用传真机的行为。
3.3.2 综合部对不属复印范围的行为，有权拒绝复印。
3.3.3 本标准的实施情况由综合部检查与考核。
收发长途电话传真管理规定范文
收发长途电话传真管理规定范文1 目的1．0．1 为了做好收发、长途电话、传真管理工作，特制定本制度。
2 适用范围2．0．1 本制度适用于收发员长途电话传真管理人员。
3 内容3．1 收发员工作职责。
3．1．1 每日将邮政部门送来的报刊、杂志、信函、挂号、电报、大件包裹单等进行通知和分发。
3．1．2 收进的邮件有登记并让用户做好签收。
3．1．3 对收发文件严格管理，不丢失、不损坏、不泄密。
3．1．4 一般邮件必须当天通知有关单位或个人。
3．1．5 公用的报纸、期刊、信函，要在二小时内分发至柜内。
3．1．6 私人的期刊、报纸和公用的专用期刊，要进行登记和签收。
3．1．7 对已丢失的报刊，主动与用户取得联系，积极采取补救措施。
3．1．8 收到的电报，要在2 小时内通知到用户，加急电报在1 小时内通知到用户。
3．1．9 每日按时向院外发的公函、信件、挂号、电报等及时发出。
1 一般的电函、大字件、电报一天要一次，时间是下午2 点、4点。
2 加急的挂号、大字件、电报，做到二小时内发出。
3 发出的挂号信做登记，以备查询。
4 难发出的邮件要尽快找到发件单位并协调解决。
3．1．10 按照邮政部门的统一布置组织全院各单位做好收订任务。
3．1．11 组织召开基层收发员座谈，传达邮政部门精神，宣传发行工作意义，解释好发行的种类，提供所有信息。
3．1．12 凡向外埠发信函、特快专递、快件等必须事先由室主任签字方可办理，禁止因私办理以上业务。
3．2 长途电话、传真管理工作。
3．2．1 打电话发传真必须填申请单先由有关领导签字后方可实施。
3．2．2 认真做好发接记录，遇紧急情况立即通知有关人员。
3．2．3 禁止因私事打电话发传真。
3．2．4 维护好电话机、传真机。
3．2．5 电话卡发放要有登记，要有室主任或大项目负责人签字。
电话与传真管理制度
电话与传真管理制度一、目的与背景电话与传真是现代化办公环境中常用的沟通工具，有效管理电话与传真的使用对于提高工作效率、信息传递的准确性和保护重要信息的安全性至关重要。
为了规范电话与传真的使用，确保其合理有效地发挥作用，特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于全体员工，规范办公室电话与传真的正常使用及管理。
三、管理原则1. 合理使用：员工应合理、科学地使用电话和传真设备，避免浪费资源，提高工作效率。
2. 保密性：员工在使用电话和传真时，应时刻注意保护公司的机密信息，并不得将任何机密信息通过电话和传真方式发送出去。
3. 安全性：员工在使用电话和传真设备时应遵循安全操作规程，避免安全事故的发生，如不正当的操作可能导致设备故障。
4. 规范性：员工在使用电话和传真设备时应遵守公司相关规章制度，做到遵纪守法，文明礼貌地与他人沟通。
四、具体规定1. 办公电话的使用- 办公电话仅限于公务通话，严禁私人通话。
私人通话需在工作时间外使用员工个人手机，不得在工作场所使用。
- 使用办公电话时应注意礼貌用语，语速适宜，信息传递清晰准确。
- 如需离开办公室较长时间，应关闭办公电话或将其转交他人代接。
2. 传真的使用- 传真发送前，需确认收件方的传真号码和接收人，并进行核对。
- 发送机密信息的传真前，需与收信人提前口头确认传真号码，并在传真件上标注“机密”字样。
- 接收传真时，应及时将传真件取走，并将其妥善保管，避免丢失或泄漏重要信息。
3. 电话与传真设备的维护与保养- 电话和传真设备应由专人负责维护和保养，确保其正常运行。
- 严禁未经批准私自移动、更换或涂改电话和传真设备的布线及标识，否则将承担相应责任。
- 如发现电话或传真设备故障或异常情况，应立即上报维修人员进行处理。
五、违规与处理1. 对于违反本管理制度的员工，将视情节轻重采取相应纪律处分，包括口头警告、书面警告、记过、记大过等。
2. 对于涉及泄露机密信息等严重行为的员工，将按照公司相关规定进行严肃处理，甚至追究法律责任。
公司电话管理规定（三篇）
公司电话管理规定公司电话管理是组织内部电话沟通工作的重要环节，为了规范电话使用、提高工作效率和服务质量，制定以下电话管理规定：一、电话礼仪与态度1.员工接听电话时应以专业、礼貌的口吻问候称呼对方，并介绍自己的姓名和所在部门；2.待机接听电话时，员工应迅速接听，不得延迟对方等待时间；3.电话中不得出现粗口、脏话及不雅语言；4.电话接待员应维持良好的服务态度，给予对方耐心、友好的回答、解决问题。
二、电话接听与转接1.电话接听员应阅读并了解各部门基本情况，以便能准确、迅速地接听并转接电话；2.接听员需要做好电话接待记录，包括来电时间、电话号码、来电目的等信息；3.有请示、汇报或转接相关部门电话时，应说明来电者的姓名、单位和联系方式。
三、电话传真处理1.接收传真时，接收员应确认传真机是否工作正常，确保传真的完整性；2.接收员应及时把传真文件交给相关人员，避免耽误工作进程；3.发送传真时，发送员应确认传真号码是否正确，仔细核对文本内容及附件。
四、私人电话使用1.员工不得在工作时间滥用公司电话进行私人通话，严禁进行与工作无关的长时间通话；2.员工应合理使用私人手机，避免对工作造成干扰；3.公司严禁使用公司电话进行违法违规的活动。
五、电话培训与监督1.公司将定期组织电话礼仪培训，提高员工的沟通技巧和服务态度；2.领导和主管部门有义务监督并纠正电话管理中的不良现象；3.员工可以提出电话管理改进建议，公司会积极采纳和改进。
六、违规处理与奖惩1.对于严重违反电话管理规定的员工，公司将视情节轻重，给予相应警告、罚款、停职等处罚；2.优秀遵守电话管理规定的员工会获得相关奖励和表彰；3.员工对电话管理规定的不理解或疑问可向主管部门咨询，共同解决。
以上是公司电话管理规定的范文，根据公司实际情况可以进行适当调整和完善。
公司电话管理规定（二）一、概述公司电话是企业日常沟通工具之一，为了提高电话效率和保证通信质量，制定以下电话管理规定。
电话及传真管理办法
电话与传真管理制度为规范各部门电话与传真的使用，保证业务的正常开展特制订本制度。
第一条 需求申报一、各部门电话与传真的需求申报由该部门经理负责。
二、电话的与传真的需求申报由部门经理填写《办公用品需求申请表》，根据表格规定的内容填写。
三、部门经理负责将填写完毕的《办公用品需求申请表》呈报总经理进行审批。
审批后，送交行政部。
由行政部负责询价、采购。
第二条 使用管理一、各部门电话与传真的使用由该部门经理或由部门经理指定人员负责。
二、上班时间禁止利用公司电话进行私人聊天、炒股等非业务活动。
三、各部门电话与传真在不使用长途功能时要调至 "加锁"状态，钥匙由部门经理或其指定人员保管。
部门经理出差要及时移交他人保管，但直接责任由部门经理承担。
四、员工因业务需打长途电话，需在"长途电话记录"上签字，并经部门经理或部门经理指定的电话人签字同意。
五、员工因私需打长途电话应向部门经理或其指定人员说明，并在《长途电话记录》上签字，经部门经理或部门经理指定的人员签字同意。
费用由员工本人承担，由行政部报财务部在其当月工资内扣除。
六、员工所发传真应使用公司统一的封面与格式，内容应经部门经理审核无误后再传真，部门经理不在可以直接由部门主管进行审核。
公司员工不能将未经审核的文件传真出去，否则，造成的后果完全由当事人本人承担。
第三条 维修与报停一、各部门电话与传真的报停由部门经理或其指定人员负责。
二、电话或传真出现故障部门经理或其指定人员应马上通知行政部，由行政部安排专业人员进行维修，部门非专业人员维修导致机器报废或主要部件人为损坏的，由当事人与该部门经理共同承担责任。
三、各部门长途电话或传真需要报停时，应由部门经理或其指定人员提前3天通知行政部经理，由行政部指定行政专员处理。
本制度由行政部负责解释，总经理批准即日颁行。
传真机电话电脑使用管理规定
1、本中心传真机由人事行政负责接收。
2、发出的传真资料及时登记在传真发出及接收记录本上，详细记录发文内容、时间及发往地点的号码，接收人。
3、有关国际长途的传真，必须由总经理、副总经理批准方可进行拨发。
为确保管理处各部门工作顺利进行，以防重大及紧急事件的延误处理，现就管理处的电话使用作如下规定：(1)中心电话设备为保障中心各业务工作得以顺利进行而配备，必须严格按规定使用，无故损坏应赔偿。
（2）中心各部门办公区域，因公事要求安装电话，须由部门或个人申请，行政部统一办理报总经理批准后，交工程部实施。
（3）中心各部门职员办公用电话，除总经理办公室电话及传真机除外，其余均不具有国际、国内长途功能，确因公需要拨打长途，应填写长途申请单，经审批后指定拨发。
（4）接听电话首句规范用语为：“中佳如意某某部，您好！”（5）任何员工在工作区域内听到无人接听的电话时，都要主动接听，详细记录电话内容，并及时清楚的转告有关部门的主管及相关人员，如遇紧急情况，可直接转告总经理或副总经理。
（6）所有员工禁止在工作时间内打私人电话，若有紧急情况，亦须长话短说。
（7）所有员工禁止拨打声讯电话，一经发现，照价支付并给予纪律处分。
电脑使用管理规定（1）非中心指定人员不可使用电脑。
（2）所有员工对打印文件资料须保密。
（3）禁止使用电脑进行非公务工作。
（4）电脑磁盘不能移作他用。
（5）私人磁盘也不能用于中心电脑，以防止损坏或由病毒感染。
（6）各部门人员使用电脑应按规定使用，以免造成损坏影响工作。
（7）保持电脑的清洁。
（8）及时处理电脑中的碎片。
（9）为确保电脑的正确使用，要对经常电脑进行病毒的清理。
（10）对打印的废弃文件，应做标识。
机密文件及时处理粉碎。
电话传真管理规定制度格式
电话传真管理规定制度格
式
Final approval draft on November 22, 2020
太平洋商厦电话传真管理办法
一、为使公司电话、传真使用制度有章可循，特制定本管理办法。
二、公司电话是为工作所须而设立，员工使用电话的原则是长话短说，尽量利用传真来
沟通一些须长时间通话的内容。
三、员工因公务使用长途电话或传真，须事先进行登记，注明联络时间、单位和联络事
项。
四、公司财务每月须将电话登记表与电话帐单进行核对，理清电话明细。
五、员工不得长时间因私人事件占用公司电话，员工因私使用长途电话须事先登记，公
司每月将按国家电信规定收取相关的费用。
六、员工使用传真机时，应将纸张空白处尽量裁去，以节省传真时间。
七、上述管理办法若有遗漏之处将随时补充。
电话传真管理办法
电话传真管理办法一、总则电话传真在企业和机构中是常用的通讯方式，其管理对于提高工作效率和信息传递效果具有重要意义。
本管理办法旨在规范电话传真的使用与管理，强化信息保密工作，确保通讯系统的安全与稳定。
二、使用范围适用于本单位内所有人员的电话传真通讯。
三、使用要求（一）合理使用1、电话传真仅用于工作和服务需求，禁止私人和非法机密用途的传输。
2、传真内容应充分考虑信息安全和机密性，不得泄露涉及国家机密、商业机密、个人隐私等信息。
3、使用传真机的人员应保持耐心和耐性，多次重复发送或半途结束可能造成的浪费应予避免。
（二）公共设施的共同维护1、使用设备应保养完好，如发现故障应立即报修。
2、设备供纸及墨盒应按照要求更换，避免浪费资源。
（三）安全措施1、使用人员应保证机器的安全，不得随意拆解、损坏或挪用。
2、使用人员应妥善保管好已发送和已接收的传真文件，以免丢失和泄露。
3、如有机密内容的传输，应使用密码等措施进行保密。
四、管理措施（一）管理体制1、设立电话传真管理员，具体职责是：①监督使用单位内所有电话传真设备的使用情况。
②确认各设备的存储位和使用密码，并负责管理保密文件明细记录。
③协调电话传真机器的安装、维护，保证其正常运行。
④统一协调各单位工作、沟通与解决问题。
2、对于电话传真设备区域内的监控，应按照事先制定的安全技术规范，设立群众监督员，将其与一些行为恶劣的员工相互之间进行监督。
3、制定电话传真管理工作流程，确保各项工作有序进行和运作。
（二）设备管理1、严格控制电话传真座机的分配，确保合理使用，不允许私人或非法机密用途使用。
2、对于丢失的传真文件，应立即联系相关人员，重新打印或重发。
3、使用不当的、并且被确认为有故障的设备，应立即通知管理员报修处理。
4、根据需要制定设备使用规程，以确保设备的长期运行。
（三）安全措施1、电话传真管理员应对新员工进行安全管理的培训，并对员工进行信息保密的相关标准及规定。
2、对于传输机密文件的电话传真应按照文件安全级别进行加密，确保安全传递。
公司电话传真管理制度
公司电话传真管理制度第一章总则为了规范公司内部电话和传真的使用，提高工作效率，保障信息安全，特制定本管理制度。
第二章电话管理一、电话使用范围1. 公司电话主要用于日常工作沟通和业务联系，员工在接听和拨打电话时务必认真负责，不得进行私人聊天或其他无关紧要的通话。
2. 电话使用应当遵守公司规定的通话礼仪，文明用语，严禁发表不当言论或涉及公司机密的内容。
3. 公司电话仅限于内部使用，不得用于私人用途，如需外部通话应当使用个人手机。
二、电话接听规范1. 接听电话时，应当标准操作，说出公司名称，自我介绍并礼貌询问对方的需求，不得随意挂断电话。
2. 若接听电话后发现是广告骚扰或诈骗电话，应当礼貌拒绝，并在电话记录中备注相关信息。
3. 若接听电话涉及公司机密或重要信息，应当及时转达给相关负责人，并做好记录。
三、电话传真使用1. 公司传真仅限于内部使用，不得用于私人用途，包括发送或接收私人文件或通信。
2. 传真发送前需确认收件人准确无误，避免信息泄漏或误导。
3. 传真发送的文件应当明确标注文件名称和发送人信息，确保准确性和及时性。
四、电话费用管理1. 公司电话费用应当由财务部门统一管理，各部门不得私自使用公司电话产生费用。
2. 个人私人通话或长时间拨打国际长途电话的行为将被追究责任。
3. 如有特殊通话需求或情况可向主管申请并经过批准后使用。
第三章传真管理一、传真发送流程1. 发送传真需填写传真封面，标注收件人姓名、传真号码、发送时间等信息，确保信息准确发送。
2. 传真发送前需审查文件内容，确保文件完整无误，避免发送错误或遗漏。
3. 发送后需确认收件是否成功，如遇失败应当及时通知收件人并重新发送。
二、传真接收流程1. 接收传真时应当及时查收，并在传真记录中标注收到时间和内容摘要。
2. 若传真涉及机密信息或重要文件，应当及时转交给相关负责人并做好记录备份。
3. 收到传真后需及时回复确认，以保证信息沟通畅通。
三、传真存档管理1. 公司传真需按照文件管理规定进行存档，包括分类整理、编号登记、时间归档等工作。
公司电话传真管理制度
公司电话传真管理制度前言电话和传真是公司日常沟通的重要工具，能够有效提高工作效率和沟通质量。
但不加规范地使用电话和传真会影响公司形象，造成不必要的时间和成本浪费。
为此，建立公司电话传真管理制度，是非常必要的。
目的本文档的目的是规范公司电话传真的使用，通过制度的建立使得公司电话传真的使用更加顺畅和高效。
适用范围本制度适用于公司所有部门和员工。
制度内容电话管理1.所有通话应在公用电话上进行，并应当注意保持谦虚礼貌，尽可能地简明扼要地陈述问题。
2.未授权的员工不得接听公司公用电话。
3.当通话无法在一定的时间内取得良好的效果时，应当尽量尝试另外的方法进行沟通。
如在电子邮件中沟通，或派遣一位职员进行面对面交流。
4.有电话回电的工作人员必须按时回电，并在不能接听电话时开启自动回复。
传真管理1.所有传真只能从公司的正式传真机上发送和接收，不能使用私人传真机进行传输。
2.所有传真必须注明公司名称、地址、电话和传真号码，以及发送日期和回复日期，确保传真内容清晰、易于理解。
3.所有传真发送前，应当先预览、检查内容，确保传真的准确性和完整性。
4.所有传真都应当保存在公司的文件夹中，且有责任人对其进行分类、整理和归档。
管理要求1.根据职能和任务划分，设定相关的负责人和具体职责。
2.定期组织相关人员进行电话传真工作的培训，并将完整的电话传真管理制度送至全员知悉。
3.安排专人对电话传真的使用情况进行排查和检查，及时纠正不规范的使用行为。
4.定期评估电话和传真的使用效果，并据此进一步完善电话传真管理制度。
总结公司电话传真是日常工作中不可或缺的工具，它可以方便、高效地协调工作。
因此，建立起一套完善的公司电话传真管理制度，有助于减少不必要的沟通时间和成本，提高员工工作效率和公司的形象，让工作更加顺畅、高效。
电话 传真管理制度
电话传真管理制度第一章总则第一条为了规范公司内部电话和传真使用，加强信息管理和保密工作，提高工作效率，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有电话和传真的使用。
第三条公司电话和传真的使用应当遵守国家法律法规以及公司相关规定，不得用于违法违规活动。
第四条公司电话和传真的管理应当遵守保密原则，未经允许不得将公司内部信息外泄。
第五条公司电话和传真的使用人员，应当了解和遵守本制度，确保电话和传真的正常使用。
第六条公司对电话和传真使用情况进行定期检查，对违反本制度的行为进行处理。
第二章电话使用管理第七条公司电话的使用范围包括固定电话和移动电话，使用人员应当按照规定使用，并对电话费用进行合理控制。
第八条公司电话的使用应当遵守公司规定的通信礼仪，不得在电话中使用不文明语言或进行不良行为。
第九条公司电话的使用人员应当认真履行电话接听和发送的工作，确保电话畅通和准确传递信息。
第十条公司电话的使用人员应当合理安排通话时间，不得长时间占用公司电话影响他人正常工作。
第十一条公司电话的使用人员应当定期清理通话记录，保持电话通话记录的正确性和完整性。
第十二条公司电话的使用人员应当采取措施防止电话信息泄露，确保通话内容的保密性。
第十三条公司电话的使用人员应当定期查看电话账单，确保电话费用的合理支出。
第十四条公司电话的使用应当遵守公司节约用电的规定，不得滥用电话。
第三章传真使用管理第十五条公司传真的使用范围包括固定传真机和电子传真，使用人员应当按照规定使用，并对传真费用进行合理控制。
第十六条公司传真的使用应当遵守公司规定的传真格式和标准，确保传真的清晰和准确。
第十七条公司传真的使用人员应当认真履行传真接收和发送的工作，确保传真及时传递和回复。
第十八条公司传真的使用人员应当合理使用传真纸和传真墨盒，确保传真设备的良好状态。
第十九条公司传真的使用人员应当定期清理传真记录，保持传真内容的正确性和完整性。
第二十条公司传真的使用人员应当采取措施防止传真信息泄露，确保传真内容的保密性。
2024学院电话传真管理制度
2024学院电话传真管理制度一、总则本制度旨在规范2024学院的电话传真管理，确保电话传真的安全性、高效性和规范性，以提高学院的日常办公效率和服务质量。
二、电话传真管理责任1. 院长负责电话传真管理制度的制定和监督，并指定相关人员负责具体的电话传真管理工作。
2. 电话传真管理员由院长指定，负责监控和管理学院的电话传真系统，确保其正常运行，及时发现和解决问题。
三、电话传真使用权限1. 学院内的所有教职员工均有使用电话传真的权限，但必须严格按照相关规定进行操作。
2. 未经授权，任何人员不得盗用他人权限或冒用他人身份使用电话传真机。
四、电话传真使用规范1. 所有使用电话传真的人员必须遵守相关法律法规和学院规定，不得用于违法犯罪等非法目的。
2. 使用电话传真时，必须填写完整的发送人姓名、电话、传真号码和发送时间等信息，并按照指定格式填写传真内容。
3. 对于传真的接收人，必须确认其身份和权限，并确保传真的安全性，避免敏感信息的泄露。
4. 传真的内容必须真实、准确、完整，不得包含虚假信息或违反学院的规定。
五、电话传真存档管理1. 电话传真的原始文件必须及时存档，并按照规定的时间范围进行归档。
2. 存档文件必须标明发送人、接收人、发送时间和传真内容等信息，方便对于传真的追溯和查询。
3. 存档文件必须妥善保管，确保其安全性，防止丢失、损坏或泄露。
六、电话传真系统维护1. 电话传真管理员负责定期检查电话传真系统的运行情况，及时发现和解决问题，并定期备份传真数据。
2. 对于系统故障或重要数据丢失等紧急情况，电话传真管理员应立即采取措施进行修复或恢复，并上报院长。
七、违规处理1. 对于违反本制度的行为，将按照学院相关规定进行处理，包括但不限于警告、通报批评、暂停使用电话传真等。
2. 对于故意损坏电话传真设备或泄露重要传真信息等严重违规行为，学院将依法追究责任。
八、附则1. 本制度自颁布之日起生效，并替代原有的电话传真管理制度。
电话传真管理规定09
电话传真管理规定前言本标准依据GB/T1.1—2000《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写规则》和GB/T15498—1995《企业标准体系、管理标准工作标准体系的构成和要求》编制。
本标准由公司标准化委员会提出。
本标准由经理办公室负责起草和解释。
电话传真管理规定第一条电话管理（一）电话记录及处理1、接听电话时要做好记录准备，主要是六大要素：何人、何地、何时、何因、何事、何果。
2、要及时将电话记录内容转告当事人。
（二）电话的开通（移机、停机）因工作需要，由部门提出电话开通（移机、停机）申请，交总务处审核，报分管院长批准。
批准后交后勤服务中心负责办理。
（三）电话故障处理1、电话机及内部线路在使用过程中出现故障，由各使用部门向后勤服务大厅报修。
2、电话信号等出现故障时，由后勤服务中心负责及时与运营商协商解决。
（四）电话费用结算1、各部门每部电话每学期都有一定的话费标准，超支由部门负责人承担，结余部分由部门负责人自由支配。
话费标准另行制定。
2、后勤服务中心派员每月到电信局打印电话费用清单，凭清单到财务办理结算手续。
缴费须及时，避免因欠费而停机。
第二条传真管理（一）传真操作规范1、发送传真时明确对方的传真号码、姓名，向对方简单说明发送传真的事由及接收传真人员的姓名。
重要传真发送后，需电话确认。
2、接收传真时问清对方传真发送给何部门何人，若是纯商业性的传真可以拒收。
收到传真后及时通知相关部门人员领取传真，并做好登记和签收。
3、办公室负责传真机维护，保障传真纸张的充足。
（二）传真使用要求1、传真由办公室人员操作，其他人员严禁接发传真。
2、严格登记制度，发往外地或发送量超过5页的传真须经院办公室负责人批准。
第三条本制度由院办公室负责解释。
电话传真机电脑使用管理规定
电话传真机电脑使用管理规定一、概述电话传真机和电脑的使用在现代办公环境中起到了举足轻重的作用，为了有效管理和规范使用这些设备，制定电话传真机电脑使用管理规定是必要的。
本文旨在规范员工使用电话传真机和电脑的行为，提高工作效率和保护公司财产。
二、使用准则1. 设备归属：电话传真机和电脑设备属于公司财产，应妥善保管，并不得私自转移或外借他人使用。
2. 合法使用：员工在使用电话传真机和电脑时必须遵守国家法律法规和公司相关规定，不得从事非法活动或利用这些设备从事有损公司利益的行为。
3. 安全防护：员工需保证电话传真机和电脑设备的信息安全，包括设置强密码、定期更换密码、定期检查病毒和恶意软件等。
在离开工作岗位时，务必锁定电脑和关闭传真机，避免他人非法使用和获取敏感信息。
4. 私人使用限制：除非得到管理层的明确允许，员工不得将电话传真机和电脑用于私人目的，包括但不限于玩游戏、上网冲浪等。
5. 保护设备完整性：严禁擅自修改、拆装或搬动电话传真机和电脑设备，以免造成不必要的故障或安全隐患。
三、使用流程1. 申请使用：员工在需要使用电话传真机和电脑时，应向所在部门的主管提出申请，并经过审批后方可使用。
2. 借用记录：主管在每次员工借用电话传真机和电脑设备时，要填写借用记录，包括借用日期、归还日期、借用目的等信息。
以便于设备管理和追踪。
3. 使用时限：员工在借用电话传真机和电脑设备时，需提前确定使用时限，并按时归还。
如有需要延长使用时间，需提前向主管提交申请。
4. 安全存放：员工在无需使用电话传真机和电脑时，应将设备安全存放于指定场所，避免受到非法获取或损坏。
5. 传真文件处理：员工需妥善保管传真文件，严禁私自泄露公司重要信息。
在使用完毕后，应将传真文件及时销毁或归档。
四、违规处理1. 违规行为：以下行为被视为违反电话传真机和电脑使用管理规定：私自转移、外借设备；从事非法活动或利用设备损害公司利益；未经授权私自使用设备；不遵守设备安全防护措施。
常用办公设备使用管理规定
常用办公设备使用管理规定
第一条电话、传真
（一）严禁用公司电话拨打信息台或联系私人业务。
（二）接听外部电话时，应使用普通话：“您好，华森公司！”如当事人不在，应告知对方，“请问有什么事，需要我帮助或转告吗？”如对方有事需转告，应做好相关记录，以便查询。
（三）在接听内部和外部电话时，如当事人不在，应做好电话记录并及时转告，以免影响正常工作。
（四）原则上公司传真由专人指定接收及发送，涉及到机密内容应妥善保管。
（五）各部门的电话和传真机应保持畅通、完好，有问题及时报修，以免影响工作。
第二条打印及复印设备
（一）每层均配备有A3和A4幅面纸打印机和复印机。
（二）二、三楼层配备A1、A0宽幅面工程出图机，可打印白纸和硫酸纸。
（三）员工应认真学习掌握复印机、打印机、工程出图机的使用技巧，不得浪费纸张。
（四）打印机、复印机设备出现故障及加纸请致电综合办公室，发图机、电脑及网络故障请致电电脑室，不得自行
拆装维修。
（五）节约使用耗材等办公资源，并爱护办公设备，发现设备有故障应及时报修，禁止违章操作。
（六）严禁使用公司设备打印或复印与工作无关的印件或图纸。
公司电话 传真管理制度
公司电话传真管理制度第一章总则第一条为了规范公司电话、传真的使用和管理，提高工作效率，保障信息安全，制定本管理制度。
第二条公司电话、传真管理制度适用于公司内所有部门和岗位。
所有员工必须遵守本管理制度。
第三条具体电话使用的收费标准另行规定，传真免费使用。
第四条公司电话、传真管理制度执行细则由公司管理部门根据需要不时修改。
第五条公司电话、传真管理制度的解释权归公司管理部门。
第二章电话使用第一条公司电话只能用于公司内部通讯和与外部客户、合作伙伴的商务往来。
禁止私人通话。
第二条如有需要向外打电话，必须经过上级批准并填写电话申请单。
第三条使用公司电话不得超时，如有特殊情况需延长通话时间，需经过上级批准。
第四条使用公司电话应注意礼貌用语，保持良好的沟通风格。
第五条禁止在电话中发布违法、不良言论，一经发现将受到公司的处罚。
第六条禁止在公司电话中传播不实信息，损害公司形象。
第七条使用手机时应注意通话质量，保持电话畅通。
第八条在工作时间内禁止私人通讯、上网浏览，严禁使用公司电话观看视频、玩游戏等影响工作的行为。
第九条禁止私自接听使用分机电话，必须经过分机持有人允许后方可接听。
第十条使用公司电话需注意保密，不得泄露公司机密信息。
第三章传真使用第一条公司传真只能用于公司内部传真和与外部客户、合作伙伴的商务往来。
第二条使用传真需填写传真申请单，经经理核准后方可发送。
第三条传真内容须真实、准确，不得涉及违法、不良信息。
第四条传真发送后需确认收到，确保对方接收到传真内容。
第五条禁止在传真中传播公司机密信息，一经发现将受到公司的处罚。
第六条传真接收人应及时查收，不得拖延。
第七条使用传真需注意保密，不得泄露公司机密信息。
第八条禁止私自接收他人传真，必须经过本人允许后方可查收。
第九条传真接收后需妥善保存，不得外泄。
第四章处罚措施第一条违反公司电话、传真管理制度，将受到公司的处罚。
第二条违反公司电话、传真管理制度，第一次警告，第二次扣发奖金，第三次取消晋升机会，第四次开除。
公司通讯管理制度(5篇)
公司通讯管理制度第一条：为了提高公司的经营管理，节约成本费用，加强对公司各种通讯工具的管理，特制订本制度。
第二条：本制度所指各种通讯工具包括电话总机、电话分机、直线电话、传真机、移动电话以及为员工配备的____等。
第三条。
公司的各种通讯工具主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务，公司不提倡员工利用公司的通讯工具进行私人用途。
第四条：电话总机的管理电话总机由行政部的前台人员负责值守，所有外线电话均需由前台人员负责接转。
前台人员的接听电话必须使用标准用语。
标准用语如下：接听外线电话时，应说“您好。
迎海集团，请问您找哪位。
”；当对方告诉分机号码时，应说“请稍等。
”；如果分机占线时，应说“对不起，电话占线，请您稍后再打过来”前台人员接听内线电话时，应说“您好，前台”。
第五条：电话分机的管理公司根据员工工作需要和电话分机的资源情况，为每一位员工提供一部电话分机。
员工应电话分机铃响三声内接听，接听业务电话应简洁明了，接听电话时应使用统一礼貌用语“您好，____(员工姓名)”。
讲电话时声音不可太大，以免影响他人。
电话分机一般不开通长途直拨功能，总监级以下员工因为工作实际需要而开通长途直拨功能的，须提出书面报告，经部门经理初审、主管领导审核后，报公司总裁批准后方可开通。
对已开通长途直拨功能的电话分机，由员工个人负责长途功能的使用管理。
不得借予他人拨打长途电话，一经发现，除由其个人赔偿所发生的长途话费外，还可视情况严重，停止其电话分机长途直拨功能并按公司奖惩条例给予相应的处分。
员工因临时工作需要打长途电话的，须填制《长途电话申请单》，经部门经理初审核，主管领导审批后，递交行政部经理签字后到前台挂拨，或由前台拨通后接入员工的分机上。
拨打长途电话时，必须使用ip特服号(如17909、17951)，以节约费用。
禁止利用公司____聊天。
员工在上班时间如拨打或接听私人电话，应长话短说，以免造成电话线路的繁忙，时间不得超过三分钟。
电话、传真机、电脑使用管理规定
电话、传真机、电脑使用管理规定导言电话、传真机和电脑是现代办公环境中必不可少的工作工具。
为了保障工作效率和信息安全，公司特制定本规定，明确电话、传真机和电脑的使用管理要求。
一、电话使用管理规定1.所有员工必须按照公司规定的电话使用流程进行操作。
2.电话只能用于公司工作相关的事务，不得用于私人用途。
3.禁止使用电话进行骚扰、诋毁和破坏他人形象的行为。
4.电话通话结束后，请及时挂断电话，以免浪费资源。
5.禁止私自更改电话设置、调整音量等操作。
二、传真机使用管理规定1.传真机只能用于公司工作相关的事务，不得用于私人用途。
2.使用传真机时，要确保传真内容准确无误，并附上正确的传真封面页。
3.不得恶意发送广告或其他非法信息。
4.使用传真机结束后，要清空传真机内存，以防他人获取到公司机密信息。
5.如发现传真机故障，请及时报修，不得私自修理。
三、电脑使用管理规定1.电脑只能用于公司工作相关的事务，不得用于私人用途。
2.电脑登录账号和密码严禁泄露给他人。
3.禁止下载、安装未经公司批准的软件。
4.禁止访问、传播违法、淫秽、暴力等不良信息。
5.电脑使用完毕后，请及时关机，以确保信息安全。
四、违规行为的处罚1.对于违反电话、传真机和电脑使用管理规定的员工，将按公司规定进行纪律处分。
2.对于严重违反规定的员工，将给予警告、罚款或辞退等处理。
五、其他事项1.公司保留对电话、传真机和电脑使用管理规定进行调整和解释的权力。
2.员工如果有对规定的疑问或建议，可以向主管领导或人力资源部门提出。
本文档旨在规范电话、传真机和电脑的使用管理，以提高工作效率和保障公司信息安全。
所有员工必须认真遵守以上规定。
如有违反规定的行为，将受到相应的纪律处分。
同时，我们欢迎员工提出对规定的建议，以便不断完善管理制度。
请所有员工共同遵守并努力落实以上规定，以维护公司的正常运转，保障公司信息的安全性和保密性。
版权所有 © 2022 公司名称。
公司电话管理规定（3篇）
公司电话管理规定一、目的和范围1.1 目的为了规范公司内部电话使用行为，提高电话使用效率和服务质量，确保公司通信畅通，提高工作效率。
1.2 范围本规定适用于公司内所有员工使用公司内部电话。
二、基本原则2.1 合理使用员工应根据工作需要合理使用公司内部电话，不得进行非工作相关的通话。
2.2 保密原则员工在电话通话过程中，应保护公司及客户的信息安全，不得将公司重要信息透露给外部人员。
2.3 文明礼貌员工在电话交流中应遵循礼貌规范，语气和善，不使用粗俗语言。
2.4 高效沟通员工在电话交流中应提供准确的信息，快速解决问题，避免不必要的延误。
三、使用规定3.1 通话对象3.1.1 公司内部员工：员工之间的通话应尽量使用内部电话，确保内部协同工作的顺利进行。
3.1.2 客户和合作伙伴：对于与客户和合作伙伴之间的电话，员工应提供专业、热情、及时的服务。
3.1.3 外部人员：员工在接听或拨打外部电话时应进行身份验证，确认对方的身份，并核实对方所述事项的真实性。
3.2 通话准备3.2.1 通话前应准备好所需要的相关资料，避免因资料不全而导致通话效率低下。
3.2.2 在接听电话时，应先核实对方身份，并记录电话内容。
3.3 通话礼仪3.3.1 通话中员工应注意语音的清晰度和准确性，避免因声音不清晰而产生误解。
3.3.2 禁止在电话中私自转达或传递公司未公开的重要信息。
3.3.3 在等待接听电话时，不得随意离开座位或开展与电话无关的其他工作。
3.3.4 当员工无法解决客户问题时，应主动转接相关负责人或上级，避免造成不必要的延误。
3.4 通话记录3.4.1 对于与客户的电话沟通，员工应记录重要信息，包括对方姓名、公司名称、联系方式、问题和解决方案等。
3.4.2 对于公司内部电话交流，员工应记录重要事项，包括会议时间、地点、参与人员和讨论内容等。
四、管理措施4.1 监听和录音为了确保公司电话管理的规范实施，公司将对电话通话进行适度的监听和录音，但不以偷听或侵犯员工隐私为目的。
电话传真管理制度
电话传真管理制度制度名称电话传真管理制度受控状态编号第1章总则第1条公司电话、传真主要是作为方便与外界沟通、开展业务的用途，为了避免员工在公司内打私人电话、发送传真，特制定本制度。
第2章员工电话传真要求第2条员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。
第3条总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次无人接听，即挂听、挂线。
第4条总台文员接听外线电话的标准用语为：“您好，XX公司”，如果要接通分机电话时，先说：“请稍等！”如果分机占线，说：“电话占线，请稍后再打！”接听内线电话的用语为：“您好，总台！”其他内容视具体情况回答，总的要求是规范、简洁、礼貌。
第5条公司不允许员工在公司挂私人长途电话。
有外线电话的贸易部门不得到总台挂长途电话。
行政、管理部门因工作需要挂长途电话的，需亲自填写长途电话申请单，注明部门、通话人、对方地区及单位、因何业务通话等，并经该部门负责人签字同意后方予挂拨。
负责人不在的，应由主管领导签字同意，部门负责人及主管领导均不在，又确因业务需要挂长途电话的，通过总办同意可先行挂拨，但事后通话一定要三日内补办审批手续，逾期不补办者视为挂私人电话，电话费由本人双倍负责。
第6条值班人员不按上述3条规定，手续不全即帮他人挂长途电话的，除电话费由其负责外，每发现一次惩罚50元。
屡教不改的，视情节给予扣发奖金直至辞退处理。
第7条员工不经同意即私自挂国内长途电话，或以公事为由骗挂国内长途电话的，每次罚款50元；私挂香港或澳门的，每次罚款100元；私挂国外长途电话的，每次罚款500元。
屡次劝告不改的，视情节给予扣发奖金，直至辞退处理。
第8条公司可为高层领导住宅装电话并报电话费。
部门正职负责人，经申请可报销电话费。
其他员工公司不予考虑电话问题。
第3章其他要求第9条各部门应在每月25日将本部门的《长途电话记录》送交人力资源部。
第10条人力资源部负责将各部门的《长途电话记录》备案，并根据记录内容，计算员工应当扣减的话费。
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电话与传真管理规定 TYYGROUP system office room 【TYYUA16H-TYY-TYYYUA8Q8-
为规范各部门电话与传真的使用，保证业务的正常开展特制订本制度。
需求申报
一、各部门电话与传真的需求申报由该部门经理负责。
二、电话的与传真的需求申报由部门经理填写《办公用品需求申请表》，根据表格规定的内容填写。
三、部门经理负责将填写完毕的《办公用品需求申请表》呈报中心总监，中心总监从中心的实际需求需求角度考虑并在《办公用品需求申请表》进行批示。
四、部门经理负责将中心总监批示的表格送交人力资源部经理。
五、人力资源部经理对表格的内容进行初审后呈报总经理进行批示。
六、总经理同意采购由人力资源部经理指派行政专员负责询价、采购。
使用管理
一、各部门电话与传真的使用由该部门经理或由部门经理指定人员负责。
二、上班时间禁止利用公司电话进行私人聊天、炒股等非业务活动。
三、各部门电话与传真在不使用长途功能时要调至 "加锁"状态，钥匙由部门经理或其指定人员保管。
部门经理出差要及时移交他人保管，但直接责任由部门经理承担。
四、员工因业务需打长途电话，需在"长途电话记录"上签字，并经部门经理或部门经理指定的电话人签字同意。
五、员工因私需打长途电话应向部门经理或其指定人员说明，并在《长途电话记录》上签字，经部门经理或部门经理指定的人员签字同意。
费用由员工本人承担，由人力资源部在其当月工资内扣除。
六、员工所发传真应使用公司统一的封面与格式，内容应经部门经理审核无误后再传真，部门经理不在可以直接由中心总监进行审核。
公司员工不能将未经审核的文件传真出去，否则，造成的后果完全由当事人本人承担。
七、各部门应在每月25日将本部门的《长途电话记录》送交人力资源部。
八、人力资源部负责将各部门的《长途电话记录》备案，并根据记录内容，计算员工应当扣减的话费。
维修与报停
一、各部门电话与传真的报停由部门经理或其指定人员负责。
二、电话或传真出现故障部门经理或其指定人员应马上通知人力资源部，由人力资源部安排专业人员进行维修，部门非专业人员维修导致机器报废或主要部件人为损坏的，由当事人与该部门经理共同承担责任。
三、各部门长途电话或传真需要报停时，应由部门经理或其指定人员提前3天通知人力资源部经理，由人力资源部指定行政专员处理。
本制度由人力资源部负责解释，总经理批准即日颁行。