企业邮箱使用管理规定

江苏熔盛重工有限公司标准

Jiangsu Rongsheng Heavy Industries Co., Ltd.

Q/RS.3.IT.00X

企业邮箱使用管理规定

[版本1/修改0]

年月日发布年月日实施编制：校对：审核：编制单位：信息技术部会签：审定：批准：

1.范围

本文件规定了公司企业邮箱使用者的权利和义务。

本文件适用于公司各部门。

2. 引用标准

《通讯设施控制程序》……………………………………………………Q/RS.2.11

《企业邮箱使用介绍》……………………………………………………

3. 术语和定义

无

4. 培训和资格

公司企业邮箱使用人员和各部门信息员应学习和掌握本规定。

5. 职责

信息技术部负责企业邮箱的审批、开通和维护事宜。

6. 企业邮箱的账号构成

6.1 企业邮箱域名后缀如下：

用户名@

6.2 用户命名规则如下：

姓名的拼音+邮箱域名后缀，如：

王强：*****************

张荣威：********************

重名或重音的命名规则：

先注册的用户按上述规则命名，重名或重音用户，在上述规则后增数字1、3、5、6、7、

8、9……加以区分。

6.3 企业邮箱初始密码为：全拼的首字母+123组成，用户初次登陆后请立刻修改密码并完善

个人信息，防止邮件被其他人恶意篡改。

7. 企业邮箱收发参数设定

7.1 浏览器访问：

/

7.2 邮件客户端软件访问（建议使用Outlook,Foxmail）：

接收服务器（POP3）地址：

发送服务器（SMTP）地址：

相关指导：:8080/know/

8．企业邮箱使用管理办法

8.1频繁与外单位有业务往来的员工可以申请企业邮箱，申请时请填写“企业邮箱申请表

（)（附录B）”,同时按照“企业邮箱申请流程（附录A）”严格执行。

8.2 由于实际业务调整不再需要邮箱，需由员工所在部门信息员通知信息技术部注销邮箱帐

号，经审核确认邮箱无重要信息后，方可注销。员工离职时，将注销已经开通的企业邮箱。

8.3 企业邮箱仅作为业务往来中信息传递使用，禁止将其作为活动存储器使用，信息技术部

不提供邮箱服务器的管理备份，不得长期积压邮件占用企业邮箱空间资源，必须将重要邮件及附件下载保存至本地磁盘。由于未及时保存造成重要信息丢失的，责任由用户自己承担。

8.4 企业邮箱容量是263G，企业邮箱附件最大容量为30M，超大附件容量为600M。

8.5 邮箱空间占用长期保持在高比率（指空间占用率在30天内一直保持在80%）的用户，管

理员将发送通知邮件到该邮箱，此状况一周后仍未整改，管理员有权清理该邮箱邮件。

8.6 企业邮箱管理员定期审查所有企业邮箱的使用情况，对于邮箱使用率低或超过15天未登

录的用户发送邮件通知，7天内未得到使用确认的账户予以注销。

8.7 在使用企业邮箱跟外单位沟通过程中，请邮箱使用人做好信息保密工作，同时信息技术

部管理人员做好邮箱信息的安全管理工作。

8.8禁止通过企业邮箱对外发送公司机密资料以及所有涉密文件，信息技术部做好邮箱发送、

接收状态监督工作，如有违反，将第一时间上报公司严惩。

8.9禁止在企业邮箱内部发送大群组邮件，如有发现此类现象，信息技术部有权收回此邮箱

使用权并通知员工所属部门信息员。

9. 本规定最终解释权属于信息技术部

附录A

企业邮箱申请流程

信息技术部

各部门

信息员向信息部邮

箱管理员提交申请

表

开始

信息员受理后员工填写企业邮箱申请表交由部门长签字

批准

邮箱管理员把申请

表交由领导审批

是否批准

邮箱管理员

向申请部门

信息员通告

处理结果

邮箱管理员

开通新的企

业邮箱用户

是否有遗留问题N

Y

员工向部门信息员

提出需求

Y

结束

N

企业邮箱使用管理规定 Q/RS.3.IT.00X[版本1/修改0]

5

附录B ： 江苏熔盛重工有限公司

企业邮箱申请表（)

部门： 编号：

姓名 工号 二级部门 姓名全拼

性别 电话 职位

申请理由

备注

□ 我已仔细阅读并

同意《企业邮箱使用管理规定》

□ □ □

□ □ □ □ □

□

部门IT 管理员： 部门领导： 信息部部门领导：