办公自动化期末考试复习资料

1.办公自动化定义:

办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务借助于各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种办公目标的人机信息系统。

办公自动化是一门综合性科学技术，它以行为科学为主导，系统科学为理论基础，计算机信息处理是核心，办公设备是重要条件，办公人员是决定因素。2.办公自动化的意义：

办公自动化是科学技术发展、管理效率提高和市场竞争条件下的必然要求。办公事务实现了电子化和自动化，实现“无纸办公”、“电子办公”，减轻劳动强度，改善办公环境，节省办公费用，提高办公效率和质量，促使办公工作规范化、制度化，并为决策人员提供更多的办公信息和决策方案，并将办公业务从繁琐的事务级水平提高到计算机辅助科学决策的管理级水平，是对传统办公方式的一次革命。将朝着数字化、无纸化、集成化、多媒体化、信息一体化的方向发展。

3.办公自动化要素

科学技术：办公自动化的支持理论是行为科学、管理科学、社会科学、系统科学、系统工程学、人际工程学等，直接利用的工程技术是计算机技术、通讯技术、网络技术、自动化技术等，它们是办公自动化的理论和方法。

办公场所：是完成工作任务的场所，俗称办公室。现代的办公场所，是单位内部进行业务信息的共享、交换、组织、分类、传送和处理的一个集合空间，它既可以是具体的，也可以是一个虚拟的空间。

办公业务：办公业务指办公的具体工作内容，包括事务处理(如文书写作编辑、公文传阅审批、通知打印发送、文档资料管理、会议组织安排等)；信息管理(信息的收集、加工、传送、交流、存取、应用和反馈)；咨询决策(收集资料、确定目标、拟订方案、分析评价、选择决定)等，是办公自动化的内容和任务。

办公设备：办公设备是办公自动化的物质条件，关系到办公的质量和效率，其中心设备是计算机，其他设备主要有以下几类：

输入输出设备：扫描仪、打印机。文件复制设备：复印机。数据存储设备：磁盘、光盘等。办公通信设备：如电话机、传真机。其他辅助设备，如空调。

办公人员：办公人员是办公的第一要素，是办公自动化的主体。根据担负工作职能的不同，可以分为文秘档案人员、行政管理人员、职能部门的专业人员和领导干部，办公人员的素质和能力直接影响着办公自动化的水平。

人机信息处理系统：办公自动化又被称为办公信息系统，包括信息采集、信息加工、信息传递，信息保存四个基本环节，办公自动化系统综合体现了人、机器、信息资源三者的关系，信息是加工的对象，机器是加工的手段，人是加工过程的设计者、指挥者和成果的享用者。

4.办公自动化结构层次

事务型办公自动化系统（90%具体事务+10%决策分析）包括

基本办公事务处理和机关行政事务处理两大部分。事务级

OA 系统称为普通办公自动化系统，而信息管理级OA 系统和

决策支持级OA 系统称之为高级办公自动化系统。

辅助管理型办公自动化系统是由事务型办公自动化系统支

持的，以管理控制活动为主的办公自动化系统

决策型办公自动化系统（10%具体事务+90%决策分析）以上述两种系统为基础，是具有决策或辅助决策功能的系统所组成的最高级系统

5.办公自动化类别

从业务类别上划分：政府型办公自动化系统、事业型办公自动化系统、企业型办公自动化系统、专业事务型办公自动化系统、案例型办公自动化系统、控制中心型的办公自动化系统。管理规模上划分，分巨型、大型、中型、小型和微型五种。

6.办公自动化技术

数据处理技术：数据处理是指非科技工程方面的对任何形式的数据资料的各种计算、管理和操作，特点是数据量大，要求准确、快速且实时性强．其关键在于使用什么样的软件，存储设备的容量和存取速度。数据库技术是办公自动化系统进行数据处理的强有力工具，为用户提供了最方便实用的数据共享、检查和修改等数据处理功能。数据库中的数据按其组织结构一般分为层次型、网络型和关系型三种数据模型。数据库技术发展趋势会向两头发展大的越来越大，小的越来越小。 文字处理技术：文字处理指用计算机完成文字工作，核心使用文字处理软件，包括文字信息的输入、编辑、排版、存储、印刷，文字处理的关键是汉字输入方法 语音处理技术：语音处理就是用计算机对语音进行处理的技术，包括语音合成和语音识别两大类。语音合成是给计算机发音的能力，语音识别是给计算机以聆听和理解的能力。

图形图像处理技术：

计算机的图形处理是指在计算机上进行图形设计与处理，按设计者的要求生成各种图形。图像处理是指利用计算机将照片等图像以数字形式输入、分析和处理。 文档管理技术：

指对文件这一整体形式进行的管理，主要是指对文档资料的存储、分类、归档、检索等，电子文档管理通常使用数据库技术、电子文件柜技术以及缩微技术。 网络通信技术：

现代通信主要是通过模拟交换网络和数字交换网络进行信息交换和传输的。在模拟交换网络传输的是模拟信号，在数字交换网络传输的是数字信号， 网络通信技术的主要应用有：1．电子邮件2．远程会议3．IP 电话4.Intranet(内联网)。 决策型 管理型 事务型

7.办公自动化发展历程：在中国已20多年的发展历史，20世纪产生已逐步实现。

70年代，办公自动化技术开始传入我国。80年代初微型机也进入我国。1985年

以前是我国发展的第一阶段，是准备期。1986～1995年为发展期。建立了国家

级的办公自动化系统。国务院组织开发了“政务办公自动化系统”。1995年以后

为逐渐成熟阶段。在近年来实施办公自动化过程中，也暴露了很多问题，归纳起

来就是“重硬件，轻软件”、“重使用，轻开发”、“重技术，轻管理”。造成这些

问题的主要原因有三个：一是对办公自动化的本质作用理解不深，二是忽视了办

公自动化发展的基础，三是技术条件的制约也使得办公自动化建设难以达到预期

的目的，

8.办公自动化系统发展历程：从实现个体工作自动化，到实现工作流程自动化，

从知识管理为核心走向门户管理为核心。

第一代办公自动化系统：实现个体工作自动化（20世纪80年代至90年代中期）

是以数据处理为中心的传统M1S系统，存在许多不足：个自为政，松散偶合

第二代办公自动化系统：实现工作流程自动化（20世纪90年代中期开始）

工作流是指业务在点到点之间的流动和处理。办公流程采用工作流的方式来运作

特点：以网络为基础，强调协同工作，把工作流作为实现业务自动化的技术手段。

第三代办公自动化系统：融信息处理、业务流程和知识管理于一体

是以知识管理为核心的办公自动化系统。知识管理就是在恰当的时间，将正确的

知识传给合适的人，让他们采取最恰当的行动，帮助企业提高整体业务水平，避

免重复错误和重复工作。知识管理的要素有实时交流、信息集成和门户建设

第三代办公自动化系统是以知识管理为核心新一代办公应用平台，突出特点是：

实时通信、实时交流，具有三个明显的特征：1.功能丰富、来源丰富的数据信息

处理功能。2.充分利用各种协同工作手段 3.办公自动化系统起到“知识管理”

的平台与门户作用。

第四代以门户管理为核心的信息一体化系统:特点：门户整合，统一入口、统一平台、对外与对内信息合理融合和分布，企业与员工、员工与员工、企业与合作伙伴、企业与客户信息一体化。

9.办公自动化系统的展望:办公自动化设备向高性能、多功能、复合化和系统化发展；办公系统向数字化、智能化、无纸化、综合化发展；多媒体技术在办公自动化领域中将得到进一步发展；网络通信在办公自动化系统中的地位进一步加强，全球网络体系逐步完善。

10.我国未来政府办公自动化系统特点：具备强大的数据信息处理功能。具备多种共享方式和强大共享能力。办公自动化系统起到“知识管理”的平台作用。集中体现在政府业务流程优化、管理和决策水平提升方面。

11.办公自动化面临的安全问题：信息泄露，假冒用户，篡改信息，恶意攻击

建立办公自动化系统的安全防护体系，应该采取行政、法律和技术三方面措施，

从办公自动化系统各个环节着手，特别是要提高计算机网络的安全性。